Boxで電子帳簿保存法に対応する具体的な方法を徹底解説

電子帳簿保存法に基づく電子取引への対応は猶予期間が設けられていましたが、2024年1月から対応が必須となっています。電子取引やスキャナ保存に対応できるコンテンツクラウドとして注目されているのが、各国の政府機関も採用する「Box」です。

各種電子取引で授受したファイルなどを適法に保存するために、Boxを活用する方法が知りたい方もいるのではないでしょうか。そこでこの記事では、電子帳簿保存法の改正点やBoxによる具体的な対応方法を紹介します。

2021年に改正された電子帳簿保存法とは？

電子帳簿保存法は1998年の制定から何度か改正され、2021年の改正で開始のハードルが大幅に引き下げられました。電子帳簿保存には3つの区分がありますが、専用の会計ソフトなどが不要の「電子取引」と「スキャナ保存」に関しては、コンテンツクラウド「Box」を活用すれば対応できます。

企業規模を問わず対応必須の電子帳簿保存法

電子帳簿保存法とは、原則、紙での保存が義務付けられている国税関係の帳簿や書類について、「一定の要件を満たした上で電子データによる保存を可能とすること」や「電子的に授受した取引情報の保存義務」などを定めた法律です。

経理の電子化による生産性向上や記帳水準の向上を目的として、2021年に改正（2022年1月1日から施行）されたため、対応ハードルは大幅に引き下げられました。一部義務化されたことで企業規模を問わず対応必須となりましたが、法律に対応することでペーパーレス化や実務の効率化などの恩恵を享受できます。

3つの区分のうち2つは「Box」で対応可能

電子帳簿保存法には、以下3つの区分があります。

電子帳簿等保存	電子的に作成した帳簿や決算関係書類をデータのまま、要件を満たした専用システムで保存するもの。 仕訳帳・総勘定元帳・貸借対照表・損益計算書など
スキャナ保存	紙で受領・作成した国税関係書類を電子データ化し、要件を満たしたクラウドストレージなどで保存するもの。 郵送で授受した見積書・契約書・請求書・領収書など
電子取引	電子的に授受した取引情報をデータのまま、要件を満たしたクラウドストレージなどで保存するもの。 電子メール取引・クラウド取引・インターネット取引・EDI取引など

「電子帳簿等保存」に関しては、会計ソフトなど専用システムでの対応が推奨されます。「スキャナ保存」と「電子取引」に関しては、容量無制限のコンテンツクラウド「Box」で対応可能です。

【関連記事：Boxとは？クラウドコンテンツ管理の魅力や解決できる課題を解説】

電子帳簿保存法の改正のポイント

電子帳簿保存法は2021年の改正で複数の要件が緩和されました。主な改正点は、全ての区分で税務署長の事前承認が不要になったことや、タイムスタンプ要件・検索要件が緩和されたことです。一方で、電子取引のデータについては紙保存が禁止され、2024年1月以降は原則として対応必須となっています。

税務署長の事前承認が不要になった

電子帳簿保存法の改正前は、電子帳簿等保存やスキャナ保存を開始する場合、事前に税務署長の承認が必要でした。改正後は事前承認不要となり、事務負担を軽減して開始できるようになっています。

電子取引の電子帳簿保存法対応に関しては、改正前から事前承認は不要です。改正後は電子帳簿等保存・スキャナ保存を含め、必要なシステムさえ準備すれば開始できるようになりました。

タイムスタンプ要件が緩和された

スキャナ保存をする場合、電子帳簿保存法の改正前は3営業日以内にタイムスタンプの付与が必要でした。改正後はタイムスタンプ付与期間が「最長約2か月とおおむね7営業日以内」となり、読み取りの際の自著が不要となった他、適正事務処理要件も廃止されています。

加えて、スキャナ保存したデータについて訂正や削除の履歴が確認できる場合、タイムスタンプの付与自体が不要です。

検索要件が緩和された

検索要件が緩和されたことも大きな変化です。スキャナ保存や電子取引において、電子帳簿保存法の改正前は、勘定科目の検索など詳細な検索項目の設定が必要でした。

改正後、検索要件の必須項目は「取引先」「取引金額」「取引年月日」の3つに限定されます。また税務職員による保存データのダウンロード要求に応じるなら、範囲指定（範囲検索）や複数項目を組み合わせた検索（AND検索）の機能を確保することも不要です。

電子取引の紙保存が禁止された

法改正により規制が厳しくなった点として、申告所得税や法人税に関する電子取引のデータについて、紙保存が禁止されたことを挙げられます。

電子帳簿保存法の改正前は、EDI取引や電子メール取引などで受け取ったデータを、紙に印刷して保存することが認められていました。

改正後は紙での保存は廃止され、電子データでの保存が義務化されています。この規制への対応は猶予期間が設けられていましたが、2024年1月以降、原則として全ての企業において電子データでの保存が必要です。

電子取引の2大要件はBoxで対応可能

電子帳簿保存法において、電子帳簿等保存やスキャナ保存を開始するかどうかは任意ですが、電子取引への対応は必須です。電子取引の保存要件として「真実性の確保」と「可視性の確保」が定められています。これら2大要件を満たすクラウドストレージなどを適法に運用する必要がありますが、Boxを活用すれば問題なく対応可能です。

真実性の確保

改正電子帳簿保存法における電子取引の保存要件の1つは、保存データの改ざんを防止し、真実性を確保することです。以下の措置が求められます。

1.タイムスタンプが付与されたデータを授受すること
2.受領データにタイムスタンプを付与し、担当者を特定できること
3.保存データの訂正・削除ができないシステムを利用するか、訂正・削除の事実や内容を確認できるシステムを利用すること
4.正当な理由がない訂正・削除の防止に関する規定を定め、その運用を行うこと

Boxは7段階のアクセス権限設定や70種類以上のログ監査、50世代以上のバージョン管理に対応し、データの改ざん防止と真実性の確保が可能です。

可視性の確保

電子取引による保存データについて、可視性を確保することも必須です。以下全ての措置を行い、必要に応じて出力・検索できることが求められます。

1.データの保存場所にプログラム・ディスプレイ・プリンターやその操作マニュアルを備え付け、速やかに画面や書面に出力できること
2.システムの概要書を備え付けること
3. 「取引先」「取引金額」「取引年月日」について、検索機能を確保すること

ハードウェアや事務処理マニュアルは自社で準備する必要がありますが、Boxのオンラインプレビュー機能・印刷機能やメタデータ機能を用いて、第三者の調査に対して可視性を確保できます。

Boxで電子帳簿保存法に対応する方法

Boxならバージョン管理機能によりタイムスタンプ要件に対応でき、メタデータ機能により検索要件に対応できます。他にも、ファイルリクエスト機能やBox Relayでメタデータ入力のミスを防止するなど、多彩な機能で電子取引やスキャナ保存への対応が可能です。

【関連記事：Boxの使い方をどこよりも詳しく！ Boxの基本機能や拡張機能を解説】

バージョン管理機能によりタイムスタンプ要件に対応

電子帳簿保存法においてスキャナ保存や電子取引にはタイムスタンプ要件が定められていますが、訂正や削除の履歴が確認できれば、保存データにタイムスタンプの付与は不要です。

Boxはバージョン管理機能を標準搭載しており、「Business」プランや「Business Plus」プランなら50世代、「Enterprise」プランなら100世代までのバージョン管理に対応しています。Box上の全てのファイルは自動的に50世代以上のバージョンが保存され、訂正・削除の履歴を確保することが可能です。

またファイルやフォルダのアクセス権限を設定することで、保存データを誤って編集・削除することも防止できます。

メタデータ機能により検索要件に対応

スキャナ保存や電子取引における検索要件として、保存データに対して「取引先」「取引金額」「取引年月日」を設定することが求められます。

Boxはメタデータ機能を利用できるため、管理者がメタデータテンプレートを作成すれば、書類の種類に応じたメタデータの管理が可能です。またBoxのメタデータは範囲検索やAND検索もでき、税務職員による調査が必要な場合にも対応できます。

ファイルリクエスト機能やBox Relayでメタデータ入力のミスを防止

Boxにおいてコンテンツのメタデータは手動入力をしますが、ファイルリクエスト機能や「Box Relay」によって入力の漏れやミスを防止できます。書類の種類に応じてファイルリクエストのリンクを作成することで、アップロード時に手動でのメタデータ付与を必須化することが可能です。

さらにBox Relayでファイルのアップロード時のワークフローを作成すると、承認タスクを割り当てられた担当者がメタデータの内容をチェックし、チェックの完了したファイルを別フォルダへ移動させる運用もできます。

Box APIなどでメタデータ入力を自動化

Boxはメタデータ入力の自動化にも対応できます。例えば大量の請求書をBoxにアップロードする場合、Box APIによって複数ファイルに一括でメタデータを付与することが可能です。

またBoxは1,500以上の外部ツールの連携にも対応しています。メタデータ付与に対応したソリューションと連携することで、メタデータ入力の工数を削減することも可能です。

Box Governanceによる文書保存期間の管理も

電子帳簿保存法において、法人は原則として、国税関係文書を7年間保存することが必要です。また欠損金の繰越控除を受ける場合、帳簿書類の保存期間は10年間となっています。ファイルの保存期間や期間終了後の扱いも検討すべきポイントです。

Boxなら「Box Governance」によりリテンションポリシーを設定でき、「ファイルをアップロードやメタデータ付与から何年間保持するか」といった規制を順守できます。ファイルがごみ箱に入っていても完全削除を防止でき、保持期間の終了後は自動的に削除することも可能です。

Boxでの電子帳簿保存法対応は契約プランに注意

Boxの法人向けプランは主に「Business」「Business Plus」「Enterprise」の3種類ですが、メタデータ機能を利用できるのはBusiness Plusプラン以上です。Boxで改正電子帳簿保存法に対応するならメタデータ機能の活用が基本となるため、Business PlusプランやEnterpriseプランの契約を検討しましょう。

またBusiness Plusプラン以上なら、リテンションポリシーの設定に必須の「Box Governance」もオプション追加できるようになります。Box Governanceを利用するとバージョン管理の世代数は無制限となるため、訂正・削除の履歴を確実に保持するという意味でも有利です。

【関連記事：Boxの料金は？機能・プランの選び方まで一挙解説】

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容量無制限の「Box」であらゆるドキュメントを安全に一元管理

各国の政府機関も採用するBoxは、改正電子帳簿保存法に対応できるコンテンツクラウドとして注目を集めています。バージョン管理機能やメタデータ機能によってスキャナ保存や電子取引に対応できるだけでなく、全ての法人向けプランで容量無制限のクラウドストレージを利用できることも利点です。

法的に保存が必要なファイルはもちろん、日常業務で作成・蓄積されるドキュメントも全て、安全に一元管理できます。ただしメタデータ機能や「Box Governance」を利用する場合、「Business Plus」以上の法人プランの契約が必要です。

イッツコムなら無償のユーザーサポート（電話・メール）とカスタマーサクセス、有償の運用設計やデータ移行にも対応し、Box法人プランの導入・運用をきめ細やかにサポートできます。

まとめ

2024年1月以降は原則として全ての企業において、電子帳簿保存法に基づく電子取引を行うことが必要です。「Box」は真実性と可視性を確保した電子データの保存に対応できる他、スキャナ保存にも対応でき、ペーパーレス化の促進にも役立ちます。

ただしメタデータ機能など重要な機能を利用するには、「Business Plus」以上の法人プランを契約することが必要です。Boxで電子帳簿保存法に対応するなら、関連サービスの導入・運用もサポートできるイッツコムにご相談ください。