名刺管理の方法はデジタルがおすすめ！生産性向上につながる名刺管理とは

名刺管理について、どのような管理方法があるのか情報収集している方もいるのではないでしょうか。名刺の管理方法は大きく分けてアナログ式とデジタル式の2つがあり、それぞれに利点と注意すべき点があります。

そこでこの記事では、名刺管理の方法を徹底的に解説します。この記事を読めばアナログ式とデジタル式の違いやメリット・デメリットについて把握できるでしょう。従来の名刺管理方法で不備に感じていた点と見合わせチェックしてください。ビジネスにおいての生産性をアップできるヒントが隠れているかもしれません。

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名刺管理は紙とデジタルを両立させるハイブリッド型が人気

コロナ禍の影響で商談や会議のオンライン化が進展し、紙の名刺にこだわらないビジネスパーソンが増え、オンライン名刺が普及しています。

2021年11月に発表された統計情報によると、「今後紙の名刺がなくなる」と考えているビジネスパーソンは約半数にあたる46.4％となる一方、60.9％が「名刺の文化自体は継続する」と考えている状況です。

今後使いたい名刺の形式は「紙の名刺とオンライン名刺のどちらも併用」と回答したビジネスパーソンが42.2％で最多となり、オフライン・オンライン両方のコミュニケーション方法に対応する名刺管理が求められています。

参考:『「コロナ禍における名刺文化に関する意識調査」を発表｜FNNプライムオンライン』

デジタル式の名刺管理方法の種類

デジタル式の名刺管理方法の種類にはエクセルやスマートフォンアプリ、市販ソフトなど、さまざまな方法があります。また、名刺が多くなりすぎて管理しきれないという場合には、外注サービスに頼るというのも手段のひとつです。

最初の項目では、デジタル式の名刺管理方法の種類についてご紹介します。各方法の特徴について触れていきますので、しっかりと把握しておきましょう。

エクセル

名刺をデータ化して管理するために、エクセルを使用している企業や個人も少なくありません。通常の業務にも使用しておりエクセルには馴染みがある、という方も多いでしょう。任意の条件での検索やほかのソフトへのデータエクスポートができるので、非常に便利です。

フォーム機能でTabキーや矢印キーを使わずに連続で名刺の入力ができるようにしたり、PHONETIC関数でふりがなを自動で別のセルに表示したりできるなど、カスタマイズ性に優れていることがメリットです。自分が把握しやすいように名刺の管理ができます。

スマートフォンアプリ

近年では、iPhone・Android双方にさまざまな名刺管理用のスマートフォンアプリが登場しています。会社に帰ってからパソコンに打ち込むなどの手間をかける必要がなく、スマートフォンさえあればいつでもどこでも名刺管理できることが魅力のひとつです。

カメラ機能を使って名刺を撮影するだけで、名刺に書かれている名前や企業名などの情報がアプリに自動的に登録できる機能をもつタイプもあります。利便性に優れていることもメリットです。

外注

名刺データをスキャンして送り、外部オペレーターに修正や管理をしてもらう方法が外注です。人件費や設備費などの固定費が節約できるほか、社員が生産的な業務に集中できることも外注のメリットと言えるでしょう。

また、近年では名刺データのスキャンも行う出張型の外注サービスも存在します。管理できていない名刺が大量にあり、そのままになっているという場合には、外注サービスに頼るというのもひとつの手です。

市販ソフト

名刺をスキャンして、市販の名刺整理ソフトを使ってパソコンで管理するというのも有効な手段です。検索機能が備わっているソフトが多いため、名刺検索の手間が省けます。また名刺交換する度に情報がアップデートされるため、常に最新の情報を保てることもメリットです。

名刺管理に特化したソフトであるため、自分で複雑な設定をしなくても基本的な機能はすぐに利用できます。さらに、一度導入すればそれ以上の費用が発生しないことも特長のひとつと言えるでしょう。

【名刺管理方法】デジタル式のメリット

では、デジタル式の名刺管理方法を採用することには、どのようなメリットがあるのでしょうか。ここからは、名刺を紙媒体のままではなくデジタルデータ化して管理することによるメリットについて解説します。

保管スペースが省ける

名刺は紙媒体です。紙のまま保管すると、保管のためのスペースがどうしても必要になります。名刺一枚は大きなサイズではないので、数枚であれば気にならないかもしれません。

しかし数千枚や数万枚という数ともなると、保管スペースを確保するために作業用スペースがひっ迫されてしまうという可能性もあります。

名刺に書かれている情報をデータ化してしまえば、いくら名刺の数が大量になってもかさばることなく管理することが可能です。今まで名刺の保管に使用していたスペースを、作業用スペースや別のものの保管場所などとして、有効活用できます。

データの検索が簡単

名刺の数が数千枚や数万枚という数に膨らんでしまった場合、紙媒体のまま管理しておくと、目的の連絡先になかなかたどり着けない可能性があるので注意が必要です。場合によっては名刺の検索に時間がかかってしまい、本来の業務に支障が出てしまうことがあるでしょう。

しかし、デジタルデータで名刺を管理している場合は、検索機能などを使用することで目的の名刺をすぐに検索することが可能です。目当ての名刺を探すまでの時間が短縮できるので、その分の時間を本来の業務にあてられます。

デジタルデータで名刺を管理することで余計なことに時間を取られてしまうことが少なくなるので、本来やるべき業務の効率化を図れることもメリットのひとつです。

またデジタル式であれば、情報追加や削除を後から簡単にできます。初アプローチから商談が進むまでのプロセスごとに情報を追加しておけば、そちらの情報からも検索が可能です。

どこでもデータが閲覧できる

紙媒体のまま名刺を管理している場合、名刺そのものがなければ連絡先や担当者の名前などを確認できません。そのため出先や外出先で、連絡先や担当者の名前などを確認したくてもできない可能性があります。電話などで社内にいる別の社員に名刺を確認してもらったとしても、その分の時間が無駄になってしまうので注意が必要です。

デジタルデータで名刺を管理すれば、クラウドサービスなどを利用してスマートフォンやパソコンなどさまざまなツールからいつでも名刺の内容を閲覧できます。利便性に優れていることはもちろん、ほかの社員に迷惑をかけてしまうこともありません。

【名刺管理方法】デジタル式のデメリット

名刺を紙媒体のままではなくデジタルデータ化して管理することにはメリットが多くありますが、デメリットも存在します。ここでは、名刺をデジタルデータ化して管理することのデメリットについて解説します。

セキュリティ対策が必要

名刺をデータ化してクラウドやパソコンに保管する場合は、情報漏洩を防ぐためのセキュリティ対策が必要です。特に、名刺情報をクラウドやインターネットを介して名刺のデータを社員同士でシェアしている場合は注意しましょう。

セキュリティソフトの導入には、別途費用が発生するケースがあることや社員へのセキュリティ研修が必要になることがデメリットと言えます。

名刺に記載されている事項は個人情報です。仮に漏洩してしまうと名刺を交換した先方の企業に多大な迷惑をかけ、場合によっては損害賠償が請求される可能性もあります。名刺をデジタルデータで管理するのであれば、セキュリティ対策に抜けがないように万全にしておく必要があります。

データの破損リスクがある

名刺を紙媒体のまま管理しておく場合、その名刺を破棄しない限りは名刺に書かれている名前や連絡先が消えることはありません。紙媒体はかさばることがデメリットである一方で、能動的に破棄などの行為をしなければデータが消える可能性が極端に少ないことがメリットです。

しかしデジタルデータで名刺を管理している場合は、削除するつもりはなかったのに意図せずにデータが消えてしまう可能性があります。復元できずに、大事な取引先の連絡先が消えてしまうこともあるので注意が必要です。

そのためデジタルデータで名刺を管理する場合は、データの喪失を避けるためにバックアップを取っておくことが大切です。デジタルデータで名刺を管理する以上は、データの破損リスクがあるということを頭に入れておきましょう。

アナログ式の名刺管理方法の種類

名刺の管理方法は、近年ではデジタルデータに変換して保管することが主流となりつつあります。しかし、昔ながらのビジネスを好む方の中には、紙媒体のまま名刺を管理するアナログ式の方法を選ぶこともあるでしょう。ここでは、アナログ式の名刺管理方法にはどのような種類があるのかを解説します。

名刺ホルダー

名刺を管理するのに一番オーソドックスな方法が、名刺ホルダーです。先方からいただいた名刺をきれいな状態で保管できます。名刺ホルダーにはファイル型やケース型などがあり、どのタイプが合っているのか、どれくらいの量の名刺を収納するのか、持ち運ぶ機会があるのかなどで選択することが一般的です。

名刺ホルダーは、先方からいただいた名刺をそのままの状態で保管できることがメリットである一方、収納できる枚数が限られてしまうというデメリットもあります。

名刺ボックス

名刺ボックスは机の上や引き出しに入れやすいため、席を離れることなく名刺を取り出せることがメリットのひとつです。また、五十音順のインデックスが付属されていたりカテゴリー別に収納できたりするので、目的の名刺をすぐに取り出せます。

また、名刺ホルダーと比較して容量が大きいため数多くの名刺が保管できる点にも注目です。一方で携帯性に優れていない点には留意しておかなければなりません。

バインダー

バインダーで管理すれば、名刺の差し替えや追加などの作業を簡単に行えます。五十順やカテゴリー順など、自身が管理しやすい方法で名刺を管理できることが魅力のひとつです。

また、先方からいただいた名刺の順番を好きなように入れ替えられるため、細かく整理したい方におすすめの管理方法と言えます。資料のような感覚でカバンの中に収納して持ち運びもできるので、利便性にも優れている方法です。

【名刺管理方法】アナログ式のメリット

では、アナログ式の名刺管理のメリットはどのような点なのでしょうか。デジタル化が進む中、従来の方法で名刺管理をしている方がメリットとして感じる点は主に以下の2点になります。

名刺にメモ書きできる

いただいた名刺に直接情報を書き込んで保管しておけることは、アナログ形式の名刺管理のメリットです。名刺交換した際の印象や顔立ちなど相手の情報を残しておけるので、先方を思い出しやすくなります。

デジタルデータほどの情報量は記載できませんが、パソコンやスマートフォンを起動させることなくその場でサッとメモが書き込めるため記憶が新鮮なうちにどのような人だったかを詳細に記載できるでしょう。

また、パソコンやスマートフォンはバッテリー切れの可能性をはらんでいますが、アナログ式での管理であれば筆記用具さえあれば書き込み可能です。

低コストで管理できる

デジタルデータで名刺を管理する場合、アプリや市販ソフト、外注費用など、何かとコストが発生してしまいます。名刺を管理するソフトやアプリを導入することで、予算がひっ迫してしまっては本末転倒です。

また、専用ソフトやアプリでデジタルデータを管理せず、エクセルで管理するにしてもセキュリティソフトは導入しなければなりません。エクセルで管理する場合でもセキュリティソフト分の費用が発生してしまうことについて留意が必要です。

一方、アナログ式で名刺を管理する場合はアプリやソフトを使用しないので、その分の費用がかかりません。また、セキュリティソフト導入の必要がないこともメリットのひとつです。すべて手作業のため金銭的なコストは低く、自分の好きなときに整理ができます。

【名刺管理方法】アナログ式のデメリット

もちろんアナログ式で名刺を管理することはメリットだけでなく、同様にデメリットが存在します。いただいた名刺に直接情報を書き留めておく作業が好きという方もいますが、アナログ式ならではの注意点も把握しておきましょう。

検索性を高める必要がある

デジタルデータで名刺を管理している場合、アプリやソフト、エクセルに検索データやソート機能が備わっています。ランダムに入力をしたとしても、目当ての名刺をすぐに見つけ出すことが可能です。

アナログ式では、検索機能やソート機能が備わっていません。五十音順やカテゴリー別にするなど、目的の名刺がすぐにピックアップできるように検索性を高める工夫を施す必要があります。

またアナログ式で名刺を管理していると、紙媒体ですので擦れてしまったり折れ曲がってしまったりと劣化してしまう可能性も留意しておきましょう。ずさんに管理していると名刺の情報が読めなくなってしまうことも考えられます。

保管スペースの確保

デジタルデータで名刺を管理している場合、たとえ何千枚、何万枚と名刺があってもアプリやソフト内にデータが納められているので、場所を取りません。ツール内で完結することがメリットのひとつです。

一方アナログ式で名刺を管理している場合は、名刺の数が多くなるにつれて保管スペースの確保が必要です。場合によっては名刺を保管するスペースを確保したことにより、作業用のスペースが狭くなってしまうこともあります。

また、枚数が増えるごとに名刺の整理も必要になります。重複している名刺がないか、しばらく連絡を取っていない相手の名刺があるかなどを把握し、必要に応じて個人情報が漏れないように破棄するなど手間がかかります。

名刺管理方法はデジタル式がおすすめ！期待される3つの効果

ここまではアナログ式、デジタル式それぞれのメリット・デメリットについて解説しました。いずれの方法で名刺を保管するにしても、ビジネスに生かせるよう効率的に名刺を管理しておくことが重要です。

ここでは、効率的な名刺管理がもたらす3つの効果について解説します。名刺は相手の情報が詰まったビジネスに活用できる大事なアイテムです。効率的な名刺管理は以下の効果が期待できます。これらの効果を実感するにはデジタル式での名刺管理が適切だと言えるでしょう。

営業戦略が活性化する

名刺を適切な方法で管理することで、財産である情報を有効利用できます。名刺を蓄積していけば、人脈を増やすことが可能です。適切な保管・管理によって、営業チャンスがどんどん広がっていくことが効率的な名刺管理のもたらす効果のひとつです。

財産である情報を有効活用できれば、顧客に初めてアプローチするところから契約成立するまでの過程を可視化し、会社内でその情報を蓄積できます。蓄積されたナレッジを使用して、新たに営業戦略を練ることができるのもポイントです。

また、上司が営業担当の部下へ指導やフォローする際の材料としても使えます。そのためアナログ式でもデジタル式でも、個人ではなく会社単位で名刺を管理する企業も増加している傾向です。

業務の生産性が上がる

名刺が適切に管理されていないと目当ての名刺を探すのに時間がかかり、本来行うべき業務の時間がひっ迫しかねません。効率的に名刺を管理しておくことで、欲しいデータがすぐに見つかります。検索時間の短縮になることも効果のひとつです。

名刺を探す時間が短くなる分、営業や営業の準備の時間にあてられます。名刺を探す手間を省くことによる短縮時間は、微々たるものだと思うかもしれません。しかし、その時間で契約が1件取れるかもしれないと考えると、大切な時間です。

名刺を探す時間が100人、1,000人の社員に当てはまるとすれば、企業としても無視できる時間ではないでしょう。名刺を適切に管理し、欲しいデータがすぐに見るかる状態にしておくことは会社の成長にもつながります。

会社全体で人脈の把握ができる

効率的な名刺管理により、会社全体で人脈の共有ができることもメリットです。情報が全体にシェアできれば、部署の垣根を越えたアプローチができます。

たとえば、うっかりと他部門が接触している取引先に営業をかけてしまうミスも防げます。ささいなことに感じるかもしれませんが、同一企業からの営業バッティングは失礼な印象を与えかねません。

また、名刺交換をした相手が自部署との関連が薄くても、他部署にとってはアプローチをしたい相手かもしれません。社内の口コミで探し出すのは難しくても、データ化して情報を共有しておけば必要なときに検索をかけて探し当てられます。

さらに、部署をまたいで協力して営業活動を行うことも可能になります。これまでは営業を担当する社員のみが営業に赴くことが多く、趣向を凝らす努力をしてもある程度決まった型のアプローチしかできないこともめずらしくありませんでした。

たとえば、情報を共有した上で開発担当者を同行させて営業に行き、製品の詳細な説明をしながら先方にアプローチするといった新しい形の営業方法が可能です。

部署の垣根を越えたアプローチをすることは、会社全体の成約向上につながります。会社全体の成約が向上すると社員のモチベーションもアップしますので、さらなる成約が見込めるという好循環が生まれることもメリットのひとつです。

さらに効率化を図るならSFAやMAとの連携を

デジタル式の名刺管理によって顧客データを効率的に管理すると、営業やマーケティングにデータ活用できます。名刺管理ツールと「SFA（セールスフォースオートメーション/営業支援システム）」や「MA（マーケティングオートメーション）」を連携させることで、名刺情報を起点とした生産性・売上の向上が可能です。

・SFA：顧客情報の一元管理とリアルタイム更新、営業活動のノウハウ共有や営業プロセスのリアルタイムな可視化など、名刺情報と関連付けた営業支援ができるシステム
・MA：見込み顧客（リード）の管理・スコアリングやメールの自動配信と効果測定など、見込み顧客の発掘（リードジェネレーション）から育成（リードナーチャリング）まで、マーケティング活動を自動化・支援するシステム

名刺は宝の山！イッツコムのサービスで管理して生産性アップ！

名刺をデジタル管理する大きな利点は、名刺管理ツールで顧客データを活用し、営業活動を効率化できることです。イッツコムの「モバイル閉域接続」なら名刺管理・SFA・MA一体型で、名刺情報を営業やマーケティングの業務効率化・生産性向上に生かせます。

さらに「Zoom」や「モバイル閉域接続」と組み合わせれば、オンライン商談・オンライン名刺交換に対応できる上、出先でも安全なデータ活用が可能です。

名刺管理・SFA・MAならホットプロファイル

一般的な名刺管理ツールは名刺情報のデジタル管理に特化しており、営業やマーケティングに情報活用するならSFAやMAを別途用意する必要があります。そこで大きな導入効果を発揮するのが、名刺管理・SFA・MAがオールインワンの「ホットプロファイル」です。

ユーザーがスマホ・スキャナー・複合機などで取り込んだ名刺画像をサービス事業者側が高精度で入力し、企業が抱える全名刺データの統合と名寄せ・分類を自動化できます。地図連携による顧客属性・営業ルートの可視化やGPSと連動した営業報告、商談・案件管理やホットリードへのOne To Oneメールの送信も可能です。

他にも名刺情報を起点とした営業・マーケティングの生産性向上に役立つ機能は豊富で、名刺管理のベストソリューションとして多くの企業に重宝されています。

オンライン商談とオンライン名刺交換はZoom × ホットプロファイル

ビジネスのオンライン化が進展する中、オンライン商談の機会は増えています。オンライン商談にはWeb会議システムを用いますが、顧客と同じツールを使わなければ商談の場を作れません。

「Zoom」はビジネスシーンで圧倒的シェアを誇るWeb会議システムです。参加者側にライセンス登録は必要ない上、Webブラウザ版も利用できるので、機会損失のリスクを最小限に抑えられます。

有料版Zoomなら時間無制限で利用でき、大規模ミーティングやウェビナーの開催・運営も可能です。さらにホットプロファイルと連携すると、Zoom内チャット画面でのオンライン名刺交換や、ホットプロファイル内でのZoomビデオウェビナーのスケジュール管理もできます。

モバイル閉域接続 × Zoom × ホットプロファイルで生産性向上と情報漏えい対策

営業担当者はオフィスや自宅だけでなく、移動中の車内やカフェなどでも名刺や営業履歴を確認し、出先でWeb会議システムを使用する場合もあります。しかし、フリーWi-Fiを利用すると不正アクセスや情報漏えいの恐れがあり、デジタル管理する名刺情報へのアクセス自体にリスクがあるのは懸念点です。

営業担当者がホットプロファイルやZoomを最大限活用するなら、安全なモバイルデータ通信環境が求められます。そこで組み合わせたいのが、誰でも簡単に利用できる安全なモバイルデータ通信サービス「モバイル閉域接続」です。

スマホやノートパソコンに専用SIMを挿入するだけで経路判別し、閉域網を経由して社内LANとのVPN接続を確立して、インターネット接続の際は社内LANを経由します。これによりいつでもどこでもホットプロファイルやZoomを安全に利用でき、営業担当者の生産性向上と情報漏えい対策の両立が可能です。

まとめ

名刺管理には大きく分けてアナログ式とデジタル式の2種類があり、それぞれにメリットとデメリットがあります。特にデジタル式では管理が容易で場所を選ばないことがメリットです。部署を越えて、情報がシェアしやすいこともおすすめポイントになります。

デジタル式での名刺管理を検討しているという方は、ぜひイッツコムのホットプロファイルサービスをご利用ください。ホットプロファイルサービスでは、名刺管理のみの基本パックのほか、営業進捗管理（SFA）やマーケティング機能もセットになっているお得なパックもご提供しています。

初期導入支援も行っていますので、他社の名刺管理システムを検討している方もぜひお気軽にご相談ください。