SFA導入のポイント！失敗パターンを回避して効果を発揮させよう

SFAとは営業内容の情報や進捗を管理して効率化させるためのシステムです。一般社員から経営者まで企業全体で便利に活用できますが、本格的な導入の前に詳しい情報を集めたいという方もいるのではないでしょうか。

そこでこの記事では、SFAの導入を検討している方に役立つ情報をご紹介します。失敗パターンを回避するためのポイントも解説するので、より効果的に活用できます。ぜひ参考にしてみてください。

SFAの定義と導入によりできること

SFAをはじめるにあたり、定義や効果といった概要を理解することが大切です。さらに、ひとつひとつ具体的なメリットや目的も把握しましょう。SFAの概要を知れば、実際に導入する際に何を重視すべきかが明確になります。ここでは、SFAの定義と期待できる効果について解説します。

SFAとは？

現場の販売組織を支援し、効率的な事業に発展させるためのシステムが「SFA」です。正式名称は「Sales Force Automation」ですが、多くの場合、略称が用いられます。導入することで管理できる内容は以下のとおりです。

・過去の商談履歴
・進行中案件の進捗状況
・取引先の企業・担当者情報
・営業に関するスケジュール
・電話の記録

このように、営業に関する情報や取引内容を記録して管理するのがSFAの目的です。取引先の企業とどのようなかかわりをもっているかを明確にできます。

混同されやすい言葉として「CRM（Customer Relationship Management）」がありますが、こちらは営業を管理するのではなく顧客側へのアプローチを目的としたシステムです。根本的な概念に違いがある点を理解しましょう。

機能1.顧客管理

SFAを導入すれば、取引先の企業情報や商談内容を記録・管理できます。具体的には、おもに以下のような情報です。

・商談の進捗状況を管理
・契約が成立した案件をレポート
・予算・実績のバランスをリアルタイムで管理

顧客情報と取引内容を徹底的に管理することで、誰がどのような商談を進めているかを明確にできるでしょう。営業部門全体の進捗状況が可視化されると、予算と実績が適切に維持できているかどうかもわかりやすくなります。

また、商談が成立しなかったときに「なぜ契約できなかったのか」「成功に向けて何を行うべきか」といったプランニングにも役立てられます。顧客の担当者情報を紐づけるために、名刺管理機能を付帯する場合もあります。

機能2.日報作成

SFAを活用すると、営業に関する報告書をまとめる手間を省略できます。営業の担当者は毎日報告書を作成する場合もあるため、日報作成に多くの時間を費やしているという方もいるでしょう。

具体的には、必要事項を入力すれば報告書が完成するフォーマットが利用できます。営業の内容によって自由に項目を変えられるツールもあり、時間的コストの削減に効果的です。

パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットに対応したフォーマットもあります。移動中の電車などでも利用できるので、勤務場所に縛られることなく作業を進められます。従業員の負担を軽減するシステムといえるでしょう。

機能3.活動管理

SFAでは従業員の営業活動履歴や実績を管理できます。たとえば、以下のような情報を一括で記録・管理します。

・テレアポでのコンタクト数
・アポイント件数
・訪問した件数
・顧客に提案した商材の数
・契約が成立した数
・従業員の受注率

管理に利用するのはMicrosoft Excelのような表計算アプリです。すでに活動内容を記録している企業も存在しますが、従業員の情報を手作業で反映するには多くの時間がかかります。SFAではひとつひとつの情報を紐づけることができるので、過去の活動内容を探す際にも見つけやすくなります。

活動管理システムは、従業員の課題や評価すべき部分を可視化するのにも効果的です。契約を成立させるために戦略を立てるきっかけにもなるでしょう。

機能4.データ分析

日報や顧客情報から集めた膨大なデータを複数の観点から分析できる点もSFAの特徴です。データ分析を活用することで得られる効果は、従業員の作業効率化や課題のプランニングだけではありません。

たとえば、契約が成立した事例をもとに、成約につながるパターンを分析します。営業のプロセスをグラフやチャートで可視化して営業部全体で共有すれば、成約率の向上が期待できます。

失敗した案件もあわせて分析すると、次の課題や改善すべきポイントも明らかになるでしょう。分析したデータを保存し、案件を引き継ぐ際の参考資料として活用することも可能です。

SFAの導入目的とは？

SFAを導入するとさまざまな効果が期待できます。たとえば、営業部門の効率化、売上や成約率の向上、さらに時間的・金銭的コストの削減にも効果的です。ここでは、SFAを導入する3つの目的について詳しく解説します。

営業工程の効率化で売上を上げる

商談を成功させるためのプランがあるにもかかわらず思うような効果が出ない場合、SFAによるデータ分析が役に立ちます。従業員の努力だけでは結果につながらず、なぜ売上が伸びないのかわからないということもあるでしょう。SFAで以下のようなデータを可視化することで、プランニングがしやすくなります。

・契約が成立した理由
・契約にいたらなかった理由
・営業担当者のスキル
・顧客情報
・顧客がもつ自社の関心度

商談が思うように進まなかった事例を参考に、理由や課題を明確にすることが重要です。SFAのデータ分析では、このような情報がグラフやチャートで共有できます。失敗にいたるアプローチを避け、成功へと向かう商談を意識することで売上の増加が見込めるでしょう。

統計データを取り営業活動を管理

従来の情報管理方法では、従業員が個別で営業内容を記録したり管理者が聴取したりしてデータを集めなければなりません。従業員の数が多いほど情報量は膨大になり、時間的な負担も増えるでしょう。

SFAを導入すると、従業員がフォーマットに沿って記録するだけでリアルタイムなデータを収集できます。管理者が営業内容をチェックし、1人1人の実績や進捗状況を把握することも可能です。

個別に聴取する時間が必要ないので、管理者と従業員双方にとって効率が実感できるシステムといえるでしょう。収集したデータは各人が自由なタイミングで閲覧できます。膨大な量のデータから瞬時に検索できる点も、SFA導入目的のひとつです。

人件費・教育コストの削減

SFAは営業を行った従業員がフォーマットを利用してデータを記録するシステムです。記録したデータは個人で管理するのではなく、ほかの従業員から管理者まで全体に共有されます。したがって、データ分析の際に改めてデータを集める必要がありません。

情報を収集する工程を減らすことは、人件費や教育コストの削減にもつながります。システムを通じて情報を共有するため、リアルタイムなデータが社内全体に拡散できます。

教育のために費やす時間が減り、その分、営業戦略を練る時間が作れるでしょう。データ収集や分析の効率化は、SFAを導入する重要な目的といえます。

導入前に知っておきたい！SFAの失敗事例

SFAを導入するなら失敗した事例を知ることも重要です。システムの魅力をうまく活かせなければ効果はじゅうぶんに発揮できません。万が一、思うようにならなかった場合にも臨機応変に対応できるよう、失敗が起こりうるケースを想定しておきましょう。ここでは、SFAの失敗事例を3つご紹介します。

現場の社員に浸透しなかった

SFAの失敗事例として多いといわれているのは、営業に直接かかわる従業員に浸透しなかったケースです。企業の役員や営業部長といった上層部のみで話を進めるのは賢明とはいえません。

たとえば、従業員にSFAを検討している旨を伝えないまま本格導入した場合、導入直後から柔軟に対応するのは困難です。スケジュールや名刺を手帳で管理している従業員は多くいるでしょう。

これまでアナログで行っていたものを突然SFAに切り替えると、かえって効率が悪化する恐れがあります。以前のほうがよかったと感じる従業員が増えると、SFAを廃止する事態にもなりかねません。SFAの効果だけに注目するのではなく、現場の従業員から意見を求めることが大切です。

導入によりさらに仕事が増えた

SFAにはたくさんのシステムがあるため、企業の事業内容や使い勝手のよさを重視して選ぶ必要があります。以下のような欠点があるシステムを導入した場合、従業員の負担を増やす結果になるかもしれません。

・UI（ユーザーインターフェース）が見づらい
・メニューが探しづらい
・入力すべき項目が多すぎる
・同じ情報を何度も入力させられる

システム自体の使いやすさは、SFAが効果を発揮するための重要な要素です。従業員すべてが効率的に活用できなければ、時間的・金銭的コストの削減も期待できないでしょう。

たとえば、情報同士が連携していない場合、同じ情報を複数回入力しなければなりません。SFAの導入によって作業時間が以前よりも増えたということがないよう慎重に選択しましょう。

収集データを活用できなかった

顧客データや営業実績といった情報を収集しやすいのがSFAのメリットです。しかし、収集するだけでは効果をじゅうぶんに発揮したとはいえません。収集データを存分に活用し、今後の売上向上につなげるのが導入の目的です。

実際にSFAを導入した企業のなかには、収集したデータの活用方法がわからず結局使っていないというケースもあるようです。分析したデータを活用してこそ、SFAの効果が実感できます。

収集データを活用せずに営業するとなると、SFAを導入した本来の目的を見失います。データを集めたあと、どのようなプロセスで戦略を立てるかといったプランニングにつなげることが重要です。

SFA導入を成功させるためのポイント

SFAの導入を成功させるためには、導入前にいくつかのポイントをおさえておくとよいでしょう。成功につながるコツを知れば、予想よりも多くの効果を得られるかもしれません。ここでは、SFA導入における重要なポイントを4つご紹介します。

導入前に現場と合意形成を行う

SFA導入の最終的な決定権は上層部にありますが、まずは従業員からの意見を反映することが大切です。たとえば、従業員が効率化できず困っている作業がある場合、SFAによって解決できる可能性もあります。

一方、導入前に不安を抱える従業員がいた場合、導入に積極的な印象を与えられるような話し合いの場を設けるとよいでしょう。SFAがもたらす効果やリスクについて詳しく説明し、導入する経緯も共有しましょう。

従業員から反対の声があがったときには、導入後に解決できるかどうか考慮しながら計画を立てます。万が一トラブルに発展した際にも冷静に対処できるよう、あらゆるシーンを想定して合意形成まで進めましょう。

必要な機能が付いたSFAを探す

SFAのシステムを選ぶ際には、営業部門全体が便利に活用できるかどうかが重要なポイントとなります。ほかの企業にとっては使い勝手がよく魅力的なシステムでも、思うように使いこなせなかったり効率化につながらなかったりする恐れがあります。

これまで導入経験がある企業であれば、基本的な機能に加えて、より多くの機能が組み込まれたシステムを選ぶとよいでしょう。すべての従業員が使いこなせるような簡単なインターフェースなら、さらに効果的に活用できます。

新しく導入する企業の場合、最低限の作業を効率化できるシステムを選ぶのもひとつの方法です。効率化や売上向上につなげたい機能をピックアップし、優先順位を決めたうえで選択肢を絞ると選びやすくなるでしょう。

データ分析の担当者を決める

収集した膨大なデータは分析して営業戦略に活用します。分析する従業員がいなければ、SFAの効果は思うように発揮できません。導入したシステムを有効活用するためにも、データ分析の担当者を決めましょう。具体的には、以下のような内容で分析します。

・契約が成立するまでの訪問回数
・初回訪問から契約成立までの時間
・取引先の業種と商材の関係性
・企業別の自社に対する関心度

このほかにもさまざまな分析項目がありますが、導入後に何を分析したいのかを明確にしておくと効率的です。すべてを担当者に任せるのではなく、分析後の取り組みや経営戦略のプランニングは営業部門全体で共有しましょう。

優先順位を付けて段階的に導入する

企業全体で一気にSFAを導入した場合、うまく活用できず効果が発揮できない恐れがあります。発覚したデメリットを解消しながら導入を進めるには、段階的に導入するのもひとつの方法です。

まずは各部門の優先順位を把握し、SFAを有効活用できそうな部門から導入します。システムを利用して実感できたメリットとデメリットを企業全体で共有し、じゅうぶんな効果が得られるかどうか判断しましょう。

段階的な導入は、リスクの分散にもつながります。万が一トラブルが発生した場合も対処しやすいため、リスクを軽減しながら成功に導く方法ともいえるでしょう。SFAによって得られた効果や不安要素を把握したうえで導入を進めることが重要です。

まとめ

SFAを導入する際には、期待できる効果や導入する目的を理解しましょう。SFAは営業活動を効率化するだけでなく、データを分析して売上を向上させる効果もあります。導入後に失敗が重なって廃止したといった事態にならないよう、過去の失敗事例から学ぶことも大切です。

SFAを効果的に活用するには、事前の準備を入念に進めましょう。成功させるためのポイントをおさえておくと、混乱を招くことなくスムーズに導入できます。SFAの導入を検討中の方は、法人向けのオフィスサービスをご提供しているイッツコムへぜひご相談ください。