業務の属人化はとても危険！いざというときに困らないように対策しよう

こんにちは！イッツコムの佐藤です！

「取引先との商談ってどこまで進んでいるの？」
「担当者がいないと進捗状況が分からず、何もできない」

日々の業務でこのようなお悩みを抱えている方も多いでしょう。業務が担当者に依存し、いなくなると途端に業務が止まってしまう現象を「属人化」といいます。

業務の属人化は、予期せぬトラブルに繋がる可能性が高くとても危険です。そこで、この記事では業務が属人化する原因と有効な対策についてご紹介します。営業やマーケティングなど、特定の業務が属人化して困っている企業担当の方は必見ですよ。

要注意！特に属人化しやすい業務

一言で「業務」といってもその内容は多岐にわたり、属人化しやすいものとそうでないものがあります。やり方が確立されていたり、パターンが少なかったりすると属人化しにくいと言えるでしょう。

しかし、スタッフの裁量権が大きかったり、ひとりで特定の業務を担当していたりすると属人化してしまいがちです。属人化しやすい主な業務を以下に4つピックアップしました。

・Webサイト、イラスト作成、シナリオライターなどのクリエイティブな業務
・アプリ開発、プログラミングなどの専門性が高い業務
・営業
・マーケティング

あなたの会社でもこれらの業務が属人化していませんか？属人化に対処するためには、何の業務がどのような原因で属人化しているか把握することが大切です。

業務が属人化する原因は？

「そもそもなぜ業務が属人化するのだろうか？」と疑問に思う方も多いでしょう？属人化にはさまざまな原因がありますが、今回はその中でもありがちな4つの原因をピックアップしました。

属人化を防げない分野もあれば、環境を整備すれば防げる分野もあるので、一通りチェックして適切に対策しましょう。

業務の専門性が高い

アプリ開発、プログラミング、職人など、業務の専門性が高い分野は高度なスキルや豊富な経験が求められるので属人化しやすくなります。

もし、あなたの会社で専門性が高い分野の仕事を手掛けている場合、属人化を防ぐための社内教育に力を入れるのがおすすめです。蓄積したノウハウを適切に共有すれば後続のスタッフが育ち、専門性が高い分野で力を発揮できるようになります。

個性やセンスが求められる

クリエイターのように個性やセンスが重視される分野では、属人化を防げないことがあります。仕事をする上で、その人ならではの感性が求められるためです。

クリエイティブな仕事が多い場合は、属人化を防ぐより優秀なクリエイターを繋ぎ止めつつ、さらに優秀なクリエイターを採用することを意識したほうが良いでしょう。

長期間同じ人材が担当している

一般的な業務が属人化してしまう背景には、特定の人材が長期間同じ業務を担当しているケースが多々あります。意図しなくてもこのような状況に陥ることもあり、気づかないうちに属人化してしまっていることもあるでしょう。

日々の業務がきちんと回っていればいるほど属人化による弊害に気づきにくく、そのまま業務を進めてしまうことも。定期的に業務状況を確認し「ノウハウが共有されているか」をチェックするのがおすすめですよ。

情報共有する仕組みがない

業務のノウハウを共有したいと思っても、そのための仕組みがないこともあるでしょう。特定の人材が長期間担当しているときと同様に、現時点で特に問題が発生していなければ問題だと認識できないケースも多いものです。

「原因は分からないけど担当者がいないと業務が進まなくなる」と感じている場合、情報共有する仕組みがあるか、その仕組みは適切に機能しているかチェックしましょう。

属人化を防ぐためにできる3つのこと

属人化の原因について知り、自社の状況に当てはめて考えると「なぜ自社の業務が属人化したのか」が見えてきます。原因を突き止められたら、あとはそれを解決するように努力しましょう。

ここからは属人化を防ぐためにできることを3つ解説します。もちろん、すでに属人化している業務をマニュアル化するためにも役立ちますので、ぜひチェックしてみてくださいね。

情報共有の手段を作る

まずは、日々の業務で培ったノウハウや情報を共有するための手段を作りましょう。業務の進捗状況や結果を簡単に共有するためのツールを導入するのもおすすめです。

しかし、情報共有のための手段が複雑な場合、使われなくなる可能性があったり業務効率が落ちてしまったりすることも考えられます。そのため、いかにシンプルに必要な情報を共有するかを意識することが大切ですよ。

業務をマニュアル化する

属人化の反対は「マニュアル化」です。属人化すると、業務をどのように進めるのか、トラブルの際にどう判断するのかが全て「特定の人」に依存してしまいます。

業務がマニュアル化すると、これらの対応や判断が全て「作成したマニュアル」に依存するようになります。各スタッフがマニュアルを見ることで対応ができるようになるため、属人化を防ぐ手段としてとても有効です。

もちろん、イレギュラー対応などマニュアル化しきれないこともあるでしょう。しかし、マニュアルがそもそも存在しないのと一部がマニュアル化されていないのでは天と地ほどの差があるのが事実です。

マニュアルを作成してマイナスに働くことは少ないため、この機会に作成を検討してみてくださいね。

ナレッジマネジメントツールを導入する

スタッフひとりひとりが持っているノウハウや知識、経験を全社的に共有する仕組みのことを「ナレッジマネジメント」と呼びます。ナレッジマネジメントは属人化を防ぐ有効な手段ですが、効果的に行うためには専用ツールの活用が欠かせません。

ナレッジマネジメントツールを導入すれば、専門知識や業務プロセスの共有がとてもスムーズになるので、この機会に検討するのがおすすめです。

イッツコムが提供している属人化予防に効果的なツール

情報共有や業務のマニュアル化などが属人化予防に効果的とはいっても、そのためのツールをどのように選び、どのように活用すればいいか分からない方も多いでしょう。

イッツコムでは、業務を効率的に管理して属人化を防ぐのに役立つツールを提供しています。今回は特におすすめのツールとして「ホットプロファイル」と「box」をご紹介しますので、属人化でお困りの方はぜひご検討ください。

マーケティング・営業に関する情報を透明化できる「ホットプロファイル」

ホットプロファイルは、名刺管理やマーケティング・営業の効率化・自動化に役立つツールです。ホットプロファイルを利用することで、以下のようなお悩みをまとめて解決できます。

・受け取った名刺を整理整頓できずに活用できていない
・マーケティング施策の効果を分析できなくて困っている
・営業や商談の進捗が担当者じゃないと分からない

ホットプロファイルは、名刺のデータやマーケティングのデータ、案件ごとの進捗状況などをシステムに登録して一元管理できます。操作も簡単で、属人化を防ぐだけでなく、顧客情報をデジタル化することによる生産性アップなども期待できます。

イッツコムではホットプロファイルの導入サポートも提供中！オプションで運用サポートもしていますので、業務の属人化を防ぎ、さらなる効率化をご検討中の企業担当の方はイッツコムにぜひご相談ください。

さまざまなコンテンツをまとめて管理できる「box」

業務の属人化を防ぐにはさまざまな資料の共有が必要となります。しかし、増え続ける資料を整理して管理するのには人手も時間も必要となります。そこでおすすめなのが「box」です。

boxはビジネスで使うことを想定して開発されたクラウドストレージです。資料を整理して管理し、多くのユーザーで共有できます。もちろんセキュリティも万全！部署ごとにアクセス権限を設定すれば、重要な資料を必要ではないユーザーに公開することを防げます。

boxは資料を管理・利用しやすくするだけではなく、安全に守るのにも役立つ便利なツールです。また、容量は無制限なので容量オーバーに悩まされることはありません。

boxはイッツコムでも取り扱っています。ホットプロファイルとセットで導入していただくのもおすすめです。どちらも業務改革に有効なツールなので、ぜひ導入をご検討ください。

情報セキュリティを向上させたいなら「モバイル閉域接続」もおすすめ

業務でクラウドを活用したITツールを活用するとなると、どうしても通信面のセキュリティが気になるものです。テレワークが普及したこともあり「どこからアクセスしても一定のセキュリティを確保したい」と考える企業担当の方も多いでしょう。

そんなときに役立つのが「モバイル閉域接続」です。モバイル閉域接続はイッツコム独自のサービスで、専用SIMでNTTドコモの閉域網にアクセスし、そこからイッツコムの閉域網を介して社内ネットワークにアクセスできる高セキュアなネットワークシステムです。

外出先やテレワークの際も、インターネットを使わずに社内ネットワークに保管している資料にアクセスできるので、安全性がとても高く情報漏えいなどのリスクを回避できます。「営業先から顧客データにアクセスしたい」「資料を確認したい」というニーズにも、もちろんお応え可能です！

モバイル閉域接続も他のツールとセットでご利用いただけますので、社内ネットワークにアクセスする際のセキュリティ面にお悩みの企業担当の方はイッツコムにご相談ください。

まとめ

業務の属人化はビジネス効率を考えると避けるべき現象です。クリエイティブな業務など属人化を避けられない業務もありますが、そうでない業務の場合はITツールを活用することでマニュアル化できます。

イッツコムでは、業務のマニュアル化や情報共有に役立つ「ホットプロファイル」や「box」といったITツールを提供しています。これらをご利用いただくことで業務がスムーズになり、作業効率もアップするでしょう。

属人化を防ぐ効果だけでなく、スムーズな業務遂行や顧客情報をデジタル化することにより売り上げの向上も期待できます。活用方法はさまざまで操作も簡単なので、ぜひ日々の業務にご活用ください。