仕事を効率化するコツとは？優秀な社員の特徴や効率化に役立つツールも解説

社員によるパフォーマンスや成果のムラに悩んでおり、仕事の効率化について理解を深めたい方もいるのではないでしょうか。

仕事の効率化を個人レベル・部門レベルで進める方法や、ICTツール活用による組織の垣根を越えたコラボレーション方法を知ることで、業務効率化や生産性向上に向けた施策を具体的に検討できます。仕事環境のデジタル化にも目を向け、スマートにビジネス課題を解決しましょう。

そこでこの記事では、仕事の効率化が上手い社員の特徴や効率化のポイント、効果的なICTツールについてご紹介します。

仕事の効率化は生産性向上が目的

仕事を効率化するのは、人的・時間的リソースを有効活用し、生産性を向上させることが目的です。生産性は「アウトプット（生産量や付加価値）÷インプット（投入した人数や時間）」で表される指標で、1時間に10個生産すれば1時間に5個生産するより生産性は2倍と考えます。生産性が向上するのは以下のようなケースです。

・同じ成果量をより短時間で達成する
・同じ時間でより多くの成果量を達成する

生産性が高い社員はより多くの付加価値（粗利）を生むため、業績に対する貢献度が高く、企業にとって重要な人材です。仕事の効率化を考える上で、単に仕事を早く終わらせることは本質的ではありません。最小の工数で最大の成果を出すのが「仕事がデキる」ということです。そのためには仕事の効率化が必要となります。

仕事の効率化が上手い社員の特徴

仕事を効率化できている社員には以下のような特徴があります。

・仕事の意味を理解している
・マルチタスクを避けている
・60点~80点で仕事を切り上げる

それぞれの特徴の意味を理解し、何が生産性の向上につながるのかをよりクリアにイメージしましょう。

仕事の意味を理解している

仕事の効率が良い社員・悪い社員の大きな違いのひとつは、「何のためにする仕事か」を理解しているかどうかです。業務にはプロセスがあり、担当業務はある成果物に結実させるための通過点というケースは珍しくありません。

仕事の意味を理解していない社員は、後の工程をイメージしないために間違いを起こしやすく、また基本的に「言われたことをやるだけ」です。プロジェクトの目的や求められる完成形を理解することで、自身が担当業務の中ですべきことをクリアにイメージしやすくなり、迷いなく的確に仕事をこなせます。

マルチタスクを避けている

1人で複数タスクを同時進行することをマルチタスクと呼びます。マルチタスクをこなせる社員はいかにも「仕事がデキる」ように見えますが、マルチタスクは個々のタスクの集中力を欠きやすく、全てのタスクでクオリティを下げがちです。

「こちらにフォーカスしたいがあちらも気になる」という状況は生産性に悪影響を及ぼし、またミスを起こしやすくなります。極力シングルタスクに集中できるように、ムリのない仕事を選んだりスケジュール調整をしたりすることで、仕事の効率化と生産性向上が可能です。

60点~80点で仕事を切り上げる

仕事に集中すればするほど100点の結果を求めがちですが、すでに十分な品質になっているにもかかわらず、成果に影響しないわずかなミスを修正するために時間をかけるのはムダです。100点に近付けようとするほど、わずかな成果量の差のために多大な時間を浪費することになり、生産性は低下します。

更に言えば、個人的に100点と信じている結果が、その業務に求められている完璧な姿とは限りません。60点~80点程度で切り上げることで仕事は効率化でき、結果的に生産性も向上します。

仕事を効率化する5つのポイント

仕事の効率化と生産性向上には、以下のような取り組みが効果を発揮します。

・仕事の段取りをつける
・制限時間を設ける
・ミスの許容範囲を持つ
・チームで情報共有する
・業務自動化でコア業務へ集中する

これらのポイントを押さえて効率化を図りましょう。

仕事の段取りをつける

無計画に仕事をするのはやめましょう。業務にはさまざまな工程があるため、段取りが悪いと後の工程にしわ寄せがいきます。業務プロセスを把握した上で先回りしてできる配慮はしておくことで、チーム単位やプロジェクト単位で生産性が向上し、ムダな手戻りも生じません。段取りがよければ業務プロセスを短縮できる場合もあります。

制限時間を設ける

仕事に制限時間を設けることもポイントです。制限時間を設定しなければ100点に近付けるムダな労力を割きやすい上、後の工程を圧迫し、チーム単位やプロジェクト単位の生産性を低下させます。

ジョブ・タスクごとに適切な制限時間を設定するためには、スケジュール管理・タスク管理を徹底し、「どの仕事から片付けるべきか」という優先順位をつけることが大切です。

ミスの許容範囲を持つ

仕事を効率化するには「ここまではミスしていい」という許容範囲を持っておくこともポイントです。ヒューマンエラーは誰でも起こすため、ミスは起こるものと想定し、後で挽回できる程度のミスなら許容します。

これにより「ここまでの品質になれば後の工程に回す」という見切りをつけやすくなり、業務プロセスのスムーズな進行が可能です。また「妥協できる余地がある」と分かっていれば精神的に余裕が生まれ、モチベーション維持や職場の雰囲気作りにも役立ちます。

チームで情報共有する

仕事の効率化には情報共有の仕組み作りも重要です。業務にはプロセスがあるため、各社員が意識していなくてもチーム体制で仕事を進めています。適切な情報共有がなされていなければ、「誰が何をやっているか分からない」「誰がいつ仕事を投げてくるか分からない」という状況に陥りがちです。

そこでタスク管理ツールなどでチームの進捗状況を可視化・把握することが求められます。情報共有はノウハウの伝達と業務レベルの底上げという意味でも重要です。特にテレワーク環境では社員間の連携が問題になりやすいので、情報共有システムの活用はマストと考えましょう。

業務自動化でコア業務へ集中する

仕事の効率化にはプログラムによる自動化も効果的です。例えばExcel上の定型作業はマクロで自動化でき、ノンコア業務の手間を省くことでコア業務に集中できます。

他にも、AI搭載ツールによるデータ収集・分析の自動化など、人的・時間的リソースを有効活用できるツールは豊富です。タブレットやスマホで利用できるツールなら、外回りの営業担当者の直行直帰を可能とするなど、ビジネススタイルを変える効果も期待できます。

仕事の効率化に役立つICTツール

仕事の効率化には以下のようなICTツールによるデータ活用・情報共有が効果を発揮します。

・CRMやSFA
・MA
・クラウドストレージ
・Web会議システム

仕事の効率化という観点で、それぞれのツールの有用性を見ていきましょう。

CRMやSFA

営業活動の効率化にはCRM（顧客関係管理システム）やSFA（営業支援システム）が役立ちます。

・CRM：既存顧客の属性・接触履歴を全社で一元管理し、良好な構築・維持することでLTV（顧客生涯価値）の最大化を目指すツール
・SFA：既存顧客・見込み顧客の営業履歴を営業部門内で一元管理し、営業活動の効率化と営業成績の向上を支援するツール

CRMとSFAは機能的に重複する部分が多く、BtoC企業向けのCRM・SFA一体型ツールやBtoB企業向けの名刺管理・SFA一体型ツールも一般化しています。

【関連記事】CRM（顧客関係管理)とは？メリットやSFAとの違いを解説

【関連記事】SFAとは？CRMとの違いや導入のメリットと注意事項を徹底解説！

MA

マーケティング活動の効率化にはMA（マーケティングオートメーション）が役立ちます。見込み顧客（リード）について以下3つのプロセスを自動化・支援するツールです。

1.リードジェネレーション：見込み顧客の獲得。登録フォーム・ランディングページの作成やリード管理機能
2.リードナーチャリング：見込み顧客の育成。ターゲット分析やOne To Oneメールの送信機能
3.リードクオリフィケーション：購入可能性の高い見込み顧客の発掘。ホットリードのスコアリングと通知機能

【関連記事】マーケティングオートメーション(MA)の活用で営業効率UPする！

クラウドストレージ

情報共有システムとして必須といえるのがクラウドストレージです。紙資料による情報共有 は手間・コスト・即時性・検索効率などに懸念があり、多くのムダが業務効率化を阻害します。また、データの保存については自社構築のファイルサーバーを運用する方法もありますが、サーバーを自社で調達・運用・保守・管理するため、コストや可用性がネックです。

クラウドストレージならインターネット経由でいつでもどこからでも必要なファイルにアクセスでき、自社でサーバー関連の資産を抱える必要もありません。スマホアプリ版も利用できるサービスなら出先からでも素早く目的のファイルにアクセスできます。

Web会議システム

テレワークが一般化する中、対面コミュニケーションをオンライン化できるWeb会議システムも仕事の効率化にとって重要です。

オンライン会議なら紙資料の印刷や会議室の準備が必要なく、移動時間のムダも排除できます。会議が大規模になるほど効率化の恩恵は大きく、参加者全員のムダをなくし、年間で大きなコスト削減や生産性向上につながるのが利点です。

また上司・部下の1on1ミーティングやリモート昼食会などにも活用できるため、心理面のケアによるモチベーション維持・パフォーマンス向上にも効果を発揮します。

仕事の効率化に効くICTツール導入はイッツコム！

ICTツールを活用すると、社員のスキルレベルやノウハウにかかわらず仕事を効率化できます。イッツコムが提供する「ホットプロファイル」「Box」「Zoom」を組み合わせれば、仕事環境のデジタル化により、大幅な業務効率化や生産性向上が可能です。

営業活動の効率化には「ホットプロファイル」

営業担当者の仕事の効率化、特にマーケティング専任者が不在の場合に効果的なのが、名刺管理・SFA・MA一体型の「ホットプロファイル」です。

名刺のスキャンやCSVファイルの読み込みだけで顧客データベースを自動作成し、システム利用者全員が社内人脈や営業履歴を共有できる上、Web行動履歴やメール開封履歴のAI分析により「いまホットな顧客」を自動通知します。

地図連携による営業ルートの最適化やGPS連携による営業報告にも対応し、商談件数の増加や直行直帰に役立つのも利点です。またWebフォーム・ランディングページの作成機能やOne To Oneメールの送信機能も備えるため、マーケティングの専門知識がなくても見込み顧客の獲得・育成に対応できます。

情報共有の効率化には「Box」

情報共有の効率化には、クラウド型のコンテンツマネジメントシステム「Box」が効果的です。有料版Boxは容量無制限のファイル共有システムとして活用できる他、オンライン共同編集やタスク管理・プロジェクト管理にも対応し、1,500以上のアプリのファイルマネージャーとしても活用できます。

米国政府をはじめとする各国の政府機関が採用するほど高セキュアであることも利点で、情報共有のハブとして最適なシステムです。あらゆるコンテンツをセキュアなクラウド上で一元管理することで、情報の一覧性や検索効率を大幅に向上させられます。また50以上の自動バージョン管理（上書き保存した場合、古いバージョンのファイルを完全に破棄するのではなく、以前のバージョンのファイルを参照したり、復元したりすることができる機能）にも対応するため、ファイルの乱立を防止できるのも利点です。

コミュニケーションの効率化には「Zoom」

コミュニケーションの効率化には、オンライン会議とウェビナー開催に対応できる有料版「Zoom」が効果的です。

有料版Zoomは実質無制限で利用でき、複数名の共同ホストで管理する大規模ミーティングに対応できる上、ウェビナーアドオンを購入すれば最大1万名参加のウェビナーも開催できます。Web会議時以外でも チャット機能「Zoom chat」も利用できるので、別途ビジネスチャットツールを用意する必要はありません。

Box内のファイルを画面共有できるため、会議資料の作成・配布・再利用を効率化できるのも利点です。またホットプロファイルでウェビナーの告知ページ作成やスケジュール管理もでき、あらゆる会議・セミナーの運営を効率化できます。

さらに無料版、有料版関わらず利用できるチャットツール機能「Zoom chat」は、ミーティングするほどでもない社員同士の雑談などの際に有効です。社員同士のコミュニケーションが活発化することで、業務で協力が必要な場面の連携が取りやすくなります。

まとめ

仕事の効率化は生産性向上を目的とした取り組みですが、個人のスキルレベルやノウハウに依存したアプローチは適用しにくい場合があります。ICTツールの活用であればどのような企業でも適用でき、仕事環境のデジタル化により、さまざまな面で業務効率化・生産性向上が可能です。

イッツコムが提供するホットプロファイル・Box・Zoomを活用すれば、部門・組織の垣根を越えたコラボレーションを加速でき、さまざまな業務を効率化できます。ICTツール活用による業務効率化や生産性向上をお求めなら、複数ツールの組み合わせで仕事環境を変革できるイッツコムにご相談ください。