営業電話を成功させるコツは？意識するだけで成功率がアップするポイントを紹介
目次
営業電話は新規顧客を獲得したり既存顧客に新しい商品のアナウンスをしたりと、営業活動のさまざまな場面で用いられます。顧客にアプローチする主要な方法のひとつなので、活用している方も多いでしょう。
しかし、「営業電話を掛けてもなかなか次のステップにつながらない」「話すら聞いてもらえない」とお悩みの方もいるのではないでしょうか。そこでこの記事では、営業電話を成功させる4つのコツを紹介します。
重要なポイントを押さえた上で電話をかければ、営業電話の成果を高められるでしょう。
営業電話の成約率を上げるために意識したい4つのコツ
営業電話は用意したリストにもとづいて電話を掛ける営業スタイルで、主に新規顧客を獲得するために用いられています。しかし、1日に数十件から数百件の電話をかけることも多く、「テレアポはきつい・つらい」と感じている方もいるでしょう。成果がなかなか上がらないと特にそのように感じてしまいます。
営業電話の成果を上げるためには、「事前準備」「基本マナー」「トーク内容」「データ活用」の4つのポイントを意識することが大切です。
【営業電話を成功させるコツ1】事前準備を整える
営業電話をかけるときだけではなく、かける前からきちんと準備することが成功につながるコツのひとつです。
電話をかける前にやっておきたい準備は主に5つあります。これらの準備を事前にすることで、今まで闇雲に電話をかけていた場合でも、準備を整えることで効果改善に期待できます。
優先順位を記したリストを用意する
営業電話は新規顧客を獲得するためのものとはいえ、リストに載っている顧客に対して手当たり次第に電話をかけるのは非効率です。成約率が高い顧客に優先的にアプローチするためにも、リストに優先順位を記しておきましょう。
これまでの受注実績を分析し、受注確率が高い業種や企業の規模などを考慮して優先順位を定めると効果が高まります。
営業先の情報・履歴をきちんと調べる
電話を掛ける相手の企業をリサーチするのも効果的なトークを展開するのに有効です。どのような業種の企業なのか、具体的に何を手掛けているのかをリサーチすることで相手先企業の興味・関心に合わせて会話を展開できます。
ただし、きちんとリサーチしても断られる可能性がある点を意識しましょう。リサーチに時間をかけすぎると、逆に業務効率が低下してしまうのでバランスを見ながら作業しましょう。
ゴールを設定する
営業電話をかける目的やゴールは明確にしましょう。一言で営業電話といっても、その目的は「契約を獲得すること」「訪問営業のアポイントを獲得すること」「資料を送付すること」などさまざまです。
場合によっては、「1週間で1人あたり500件かける」といった数値目標が設定されていることもあります。1件1件の目標や全体の数値目標などを意識し、適切なゴールを設定することが大切です。
事前にゴールが明らかになっていることで、営業電話をかけている間に会話の焦点がずれなくなります。
トークスクリプトを作成する
実際に電話をかける前には、トークスクリプトを準備しましょう。トークスクリプトは会話で何を話すかをまとめた資料で、電話をかけるときは書いてあるストーリーに沿って展開します。
オープニングからクロージングまで一連の流れをトークスクリプトに記載し、スムーズに会話できるようにしましょう。よくある断り文句に対して切り返す方法も盛り込んでおくとさらに効果的です。
Q&Aを作成する
自社の商品を紹介していると、興味をもったユーザーから質問を受けることがあります。同じ商材を多くのユーザーに紹介していると、ある程度質問や相手の反応がパターン化するものです。
そのため、よくある質問と効果的な答えをまとめたQ&Aを作成しましょう。営業電話をかけるスタッフ全員に共有しておけば、相手の質問や反応に効果的に返答できるようになります。
【営業電話を成功させるコツ2】基本マナーを意識する
営業電話で注意したいのは話す内容だけではありません。基本的なマナーを押さえて電話しているかどうかで相手からの印象が変わり、成約率に影響することもあります。
そのため、ここで紹介する4つのマナーを意識するのがおすすめです。相手のことをよく考え、迷惑にならないことを念頭に電話をかけましょう。
時間帯を考える
どこの職場にも忙しい時間帯とそうでない時間帯があります。忙しい時間帯に電話をかけても話を聞いてもらえず、常識をわきまえていないと思われてしまうかもしれません。
相手企業の業種によって電話をかけるのに最適な時間帯は異なりますので、以下の表を参考にしてタイミングを考慮することをおすすめします。
| 避けたほうがよい時間帯 | おすすめの時間帯 |
| 始業時刻直後 就業時刻直前 営業時間外 業種ごとのピークタイム | 始業1時間後以降（一般企業） 15:00~16:00頃（飲食店） |
迷惑にならない時間帯を考えるポイントは「相手先で自分が働いていたらいつ電話をかけてほしいだろうか」と考えると良いでしょう。
聞き取りやすいトーンで話す
電話は声だけで情報を伝える通信手段なので、聞き取りやすいトーンで話すことが大切です。声のトーンによって相手からの印象が大きく変わり、会社に対する印象を左右することさえあるでしょう。
言葉をハッキリ発音して十分なボリュームで話すなど、容易に聞き取れるようにすることが大切です。
自己紹介と要件を早めに伝える
相手先に電話がつながったら、早い段階で自己紹介して要件を伝えましょう。相手も仕事の合間で電話に対応しているため、早く要件を知りたいと思うものです。
すぐに社名や要件を伝えることで相手を安心させ、電話の要点がぶれないようになります。簡潔に話せば相手も内容を理解しやすくなるため、次につなげやすくなるでしょう。
丁寧に対応する
営業電話をかけたときは、相手の反応にかかわらず丁寧に対応するのが基本です。営業電話はかけても断られるケースが多いものです。終始丁寧に対応することで相手によい印象を与えられます。
電話の印象は会社の印象に直結するので、相手の反応がよくても悪くても最後まできちんと対応しましょう。会社の印象がよくなれば、今は断られたとしても次の機会に成果につなげられる可能性も出てきます。
【営業電話を成功させるコツ3】トークのクオリティを高める
営業電話で重要なのはトークのクオリティです。いくら丁寧に話して印象がよくても、トークの内容が理解しにくいと相手に肝心な情報が伝わりません。
トーク内容は伝えたいことを簡潔・明快に伝えられるようにしましょう。他にもいくつかコツがあるので、電話をかけるときはこれから紹介するポイントを意識することをおすすめします。
要点を簡潔に伝える
営業電話におけるトークの基本は要点を簡潔に伝えることです。相手と話すときは、PREPを意識するとよいでしょう。PREPとは、要点→理由→具体例→要点の順に構成する説明のことを指します。営業電話では、まず電話をかけている理由・目的（結論）を明確に伝え、次にその理由に言及します。
この方法なら要点を明確にして簡潔に伝えられるだけではなく、説得力も高められるので営業電話に最適です。
相手にとってのメリットをアピールする
会話の中で自社製品を利用することのメリットをアピールできれば聞いてもらいやすくなり、アポイントにつなげやすくなります。ここでアピールするのは、自社にとってのメリットではなく相手にとってのメリットです。
「商品を購入することでどのようなメリットをもたらすのか」を理解できれば、購入するか判断するのに役立つでしょう。相手の悩みをヒアリングし、解決できるような商品を提案できればなおよいといえます。
切り返しを活用する
営業電話は断られることがほとんどです。しかし、相手の反応に対して適切に切り返せばアポイントにつながる可能性が高まります。切り返しとは、「価格が高い」といった相手により安価に使えるプランがあることを提示するなど、相手の懸念を払拭するトークのことです。
ただし、あまり切り返しすぎると相手の負担になってしまうこともあるため注意が必要です。
効果的な質問を活用する
アポイントにつなげるためには、効果的な質問を活用して相手のニーズを聞き出すことが大切です。特定のICTツールを進めるシーンを例にすると、具体的な質問には以下のようなものがあります。
| 相手の返答 | 返す質問 |
| すでに別のツールを導入している | 今使っているツールに何らかの課題を感じていないか |
| 自社には必要ない | なぜ必要ないと思うのか |
相手の考えや課題を聞き出す質問ができれば、解決に役立つ方法を提案しやすくなるでしょう。
選択肢を提示する
興味がある顧客に対しては、クロージングで訪問営業のアポイントを取って次のステップにつなげます。アポイントを取るときのトークによっては最後に断られてしまうケースもあるため、選択肢を提示してその中から選んでもらうスタイルがおすすめです。
「○日と■日ならどちらがよいですか」など、いくつかの選択肢から選べるように提案すると断られにくくなります。
【営業電話を成功させるコツ4】蓄積したデータを活用する
営業電話をかけつづけていると、成約につながった顧客や断られた顧客など、多くのデータが集まります。これらのデータは顧客を知るための大切な情報なので、適切に管理・分析して活用するのがおすすめです。
データを活用することで、より効果的な営業電話のかけ方を知れます。会話のクオリティを高めることにもつながるでしょう。
会話の内容を記録する
会話の内容を記録することは、データ活用におけるはじめの1歩です。会話の内容はどのようなものだったか、相手が何に興味を示したのかを記録し、次回電話をかけるときは前回の内容を発展させるようにするとよいでしょう。
内容を忘れて同じ話をもう一度してしまうと、相手は話を聞いていないように感じるため印象が悪化します。
電話の内容を録音できるツールもあるため、コールログを保管しておいて必要に応じて聴き直すのもおすすめです。
成果を振り返り改善点を洗い出す
データが集まったら、案件ごとに成果を振り返りましょう。成果につながった案件とつながらなかった案件を分析することで、効果的なトーク内容やアプローチ方法がどのようなものかを理解できます。
成果につながる顧客の特徴や傾向をつかむことも可能です。効果的なトークの内容や改善点が明らかになったら、トークスクリプトを修正して次回以降の機会に生かしましょう。
定期的にデータ分析と改善を繰り返すことで、徐々に営業電話のクオリティを高められます。
営業データ管理に役立つ「ホットプロファイル」ならイッツコム！
営業電話の履歴を集約し、分析して活用するにはICTツールを活用するのがおすすめです。すべてを手動で行おうとすると大きな手間がかかり、業務効率が低下してしまいます。
営業電話の履歴をはじめとして、データ管理・分析・活用の面で課題を感じている場合、ぜひイッツコムのホットプロファイルをご検討ください。
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顧客情報をシステム上で一元管理できる
ホットプロファイルを活用すると、社内の情報をシステム上に集約できます。ExcelやAccessで顧客情報を管理していると、社内データが分散して活用しにくくなるでしょう。
ひとつのシステム上にデータを集約すれば内容を可視化でき、社内の人脈がひと目で分かるようになります。
また、ホットプロファイルは名刺管理機能を搭載しており、頂いた名刺をスキャンするだけでデータベース化できるのも特徴です。名刺管理は手間がかかるので、自動化して効率アップを目指しましょう。
使用感を試せるトライアルも受け付けていますので、まずは試してみたいと思っている方もぜひご相談ください。
案件ごとの進捗状況を可視化できる
ホットプロファイルには、案件ごとの進捗状況を管理する機能を搭載しています。特定の案件がどこまで進んでいるのか、商談が停滞していないかなどを可視化できるので、きめ細やかなフォローが可能です。
顧客ごとの管理も可能なので、ひとりひとりが何に興味・関心があるのかを明確にした上で最適なアプローチができるようになります。電話営業はもちろん、訪問営業やオンライン営業にも活用できるのでおすすめです。
チーム間の共有がスムーズになる
システム上で情報を一元管理することで、チーム間で必要な情報をスムーズに共有できるようになります。営業電話のデータをフィールドセールスチームが確認し、相手の関心に応じて商談を進めることも可能です。
成約につながった顧客の情報を経営層が分析し、全社的な戦略を策定する参考資料として使うことも可能になるでしょう。顧客情報という貴重な情報資産をチームや部署の垣根を超えて活用できるようになります。
ホットプロファイルとセットで使うと便利な「Box」も提供中
これからホットプロファイルを導入するなら、セットでBoxも利用することをおすすめします。Boxはさまざまなデータをオンライン上で管理できるクラウドストレージサービスで、営業活動を円滑に進めるために有用です。
機密情報を安全に管理できる
Boxはビジネスユースでも安心して使えるレベルのセキュリティを備えています。ISO27001に準拠しており、政府機関や金融機関からも支持されているクラウドストレージです。
Boxは容量無制限で使用でき、途中で容量がいっぱいになって保管できなくなるリスクはありません。
Box内のフォルダは個別でアクセス権を設定できるため、「経営層向け」「営業担当者向け」「テレアポ担当者向け」「取引先向け」などのように分けられます。セキュリティレベルを低下させることなくさまざまな資料を保存できます。
営業資料の共有が円滑になる
Boxはインターネット上に資料を保存する仕組みなので、インターネットにつながる環境があればどこからでも内部の資料にアクセスできます。外出中の営業担当者に緊急で資料を共有するときには、社内のユーザーがアップロードするだけなので簡単です。
また、有料版Boxは容量無制限のクラウドストレージとして利用できます。プレビュー機能を活用すればスマホに専用ソフトが入っていなくても、WordやPowerPoint、PDF、動画ファイルなどの各種コンテンツの中身をBoxアプリ上で閲覧可能です。データのダウンロードが不要なので社用携帯へのデータ保存を最小限に抑えられると同時に、セキュリティ面でも安心です。
まとめ
営業電話は新規顧客の開拓における主要な方法のひとつですが、効果を高めるにはいくつかのコツを抑える必要があります。営業電話をかけるときは、事前に十分な準備をしてマナーを守り、トークの内容を練りましょう。
成果をさらに高めるには、データを分析してより効果的なアプローチ方法を検討しなければなりません。
イッツコムでは、社内のデータを集約して管理・分析・活用するのに役立つICTツールを提供しています。導入から運用までをトータルサポートしていますので、ぜひこの機会にご検討ください。
