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タスク管理を効率化する方法は?確実にタスクを把握し処理できるコツを解説

日々の業務を進める上で、大小さまざまなタスクが発生します。効率的に作業を遂行し予定通りにビジネスを進めるためには、多くのタスクをスムーズに処理しなければなりません。

タスク管理をしているつもりでも、「タスクが多すぎてうまく進められない」とお悩みの方も多いでしょう。そこでこの記事では、タスク管理を効率化するために役立つ方法を紹介します。

タスク管理を効率化する方法を学んで実践すれば、無駄な業務を減らして本当に必要な業務に充てる時間を確保できるようになるでしょう。

タスク管理方法が分からない!業務に及ぶ悪影響とは


効果的なタスク管理方法が分からず、適切に管理できていないと業務全体に悪影響を及ぼすことがあります。プロジェクトの遅延が頻発したり、業務がうまく回らずに長時間労働が発生したりする傾向がある場合、タスクの管理方法を見直す必要があるでしょう。

タスク管理が全体に大きく影響することを考えると、それ自体が重要な業務のひとつと言えます。

業務効率が低下する

タスク管理がうまくいっていないと次々にタスクがたまって処理しきれなくなります。タスクが処理しきれなくなると、業務がスムーズに進まなくなりスピードが低下するでしょう。

たまったタスクを順番に処理しなければならない状況に陥ることもあり、重要なタスクに充てる時間を確保できなくなるケースもあります。業務効率が低下するだけではなく、仕事のクオリティが下がることにもつながりかねないので注意が必要です。

プロジェクトの遅延につながる

チームで協力して進めていくタイプのビジネスの場合、タスク管理がうまくできていないために発生した遅延が全体に影響することもあります。製造業やソフトウェア開発など、前段階の工程が終わらないと次のプロセスに移れない職種ならなおさらです。

1か所で発生した遅延がプロジェクト全体の遅延につながるケースも多いことを考えると、チーム内でタスクを共有して効率的に処理する必要があります。プロセス全体を通して適切な時間を確保するためにも、タスクの管理の適正化は欠かせません。

長時間労働の原因になる

タスクの管理方法に問題があると、「今日終わらせなければならない業務が終わっていない」「進捗が極端に遅れていて期日までに終わりそうもない」というトラブルに遭遇してしまうこともあります。

終わらせなければならない業務が終わっていないと、無理やり終わらせるために長時間労働が発生するケースもあるでしょう。 優先順位が低いタスクを先に処理し、優先しなければならないものを後回しにしているとこのような状況に陥りがちです。

長時間労働に陥らないためにも、タスクの優先順位と期日を明確にして順番に処理しましょう。

注意!タスク管理に失敗してしまう原因


タスク管理の重要性を認識した上で正しく管理しようと思っていても、うまく管理できないケースも多く見受けられます。「タスク管理がどうしてもうまくできない」とお悩みの方は、ここで紹介する4つのポイントを意識してタスクの管理方法を見直すことをおすすめします。

やり方を少し変えるだけでタスク管理を効率化できる可能性があるので、この機会にぜひ取り組んでみましょう。

ひとつひとつのタスクの粒度が大きい

ひとつひとつのタスクの粒度が大きすぎると、工数や時間を見積もるのが大変になります。達成しなければならない最終的な目標をタスクにするのではなく、いくつかのマイルストーンを決めてそれぞれをタスクとして設定するのが良いでしょう。

目標を達成するためにどのようなプロセスが必要かを考え、それぞれのプロセスを設定します。そうすることで、それぞれのタスクを処理するのにかかる時間や必要なリソースをイメージしやすくなるでしょう。

時間管理が不十分

タスクの量と配分したリソースには問題がないものの、時間管理が不十分なために終わらないケースもあります。この場合は、時間の管理方法を見直しましょう。

ひとつひとつのタスクにかかった時間を記録し、それにもとづいてタスクを処理するのに必要な時間を算出します。少し余裕をもった時間を設定することで、遅延を防げるでしょう。

タスクを可視化していない

タスクの可視化が不十分で、隠れたタスクが大量に存在していると予定通りに処理できなくなります。タスクの処理が予定通りに進んだとしても、新たなタスクが発生すればそこに割り当てるリソースが必要です。

全体の進捗が遅れることにもつながるため、最初の段階で全てのタスクを可視化しておきましょう。

チームのタスクと個人のタスクを分けていない

チームで業務を遂行する場合は、個人のタスクとチームのタスクを明確に分けることが大切です。タスクをきちんと分けていないと、チーム内でタスクを抱え込むスタッフが発生して処理しきれなくなるケースもあります。

チーム全体で処理しなければならないタスク、自分が処理するタスク、他人に依頼するタスクの3つに分けて適切に分担するのがおすすめです。

タスク管理を可視化・効率化するメリット


タスク管理を効率化すると、業務全体の効率が上がってビジネスがスピーディに進むようになります。他にもさまざまなメリットを享受できるので、この機会にタスクの管理方法を見直してはいかがでしょうか。

「タスクごとの優先順位が決められず、何から手を付ければよいのかわからない」などのよくある悩みを解決することにもつながります。

プロジェクトの全体像が把握できる

タスク管理を的確に行うためには、プロジェクトを完了するために必要なタスクを全て洗い出して各メンバーに割り当てなければなりません。タスクをリストアップすることでプロジェクトの全体像が明らかになります。

日々の業務においては、タスクの進捗状況を細かく把握することが可能です。メンバーごとの進捗状況を可視化できるようになるので、進捗確認や調整に必要以上に時間を取られることを防げるでしょう。

プロジェクト全体が予定通りに進んでいるのか、それとも遅れているのかも明らかになります。

優先順位が明確になる

全てのタスクを洗い出してリストアップすることで、タスクの優先順位が明確になります。優先的に処理しなければならないタスクだけでなく、やらなくてもよいタスクが明確になるのもメリットです。

優先順位が明確になれば、不要な仕事に時間を取られて重要な仕事が進まないというトラブルを防げます。重要なものから優先的に時間を配分し、期日までに終わらせられるようにしましょう。

業務効率UPにつながる

タスク管理の効率化は、業務全体の効率UPにつながります。タスクを明確化して適切に割り振り、進捗を管理することでどこまで進んでいるのかひと目で理解できるようになるためです。

チームで仕事を進める場合は、タスクの処理漏れによる業務の停滞、オーバーワークによる効率低下を防げます。やらなければいけないタスクに誰も取り組んでいなかったというトラブルも予防できるでしょう。

各メンバーの役割を明確にできるため、進捗確認に時間を取られることもなくなります。本当に必要な仕事に集中し、無駄・無理を省くことは業務効率UPの鍵です。

タスク管理を効率化する方法とコツ


一言でタスクを可視化・効率化するといっても、具体的にどのように取り組めばよいか分からないこともあります。そこでここからは、効率的にタスクを管理するために欠かせないコツをチェックしていきましょう。

タスクの工数が分かるように具体化する

最初に、タスクの工数が明確になるように具体化するところから始めましょう。タスクの具体化とは、粒度が大きすぎるタスクを分解して分かりやすくする工程です。

一例として「営業施策の改善策を立案する」という業務があるとします。そのままタスクに組み込むと、粒度が大きすぎてかかる時間や工数を見積もれなくなるため、以下のように細分化しましょう。

・営業施策を分析して課題点を洗い出す
・課題点を解決するための方法をリサーチする
・リサーチ結果に応じて改善策を策定する

3段階に分けることで、それぞれの段階にかかる時間や工数を明確にして必要な業務時間、リソースを確保しやすくなります。タスクを具体化したら、全てリストアップして次の工程に進みましょう。

優先順位を定める

リストアップしたタスク一覧をチェックし、優先順位を定めます。優先順位を決めるときには、以下のように分類しましょう。

1. 重要度・緊急度が高いタスク
2. 重要度は高いが緊急度が低いタスク
3. 緊急度が高いが重要度が低いタスク
4. 重要度・緊急度が低いタスク

分類が完了したら1~4の順番で処理します。4の「重要度・緊急度が低いタスク」はあえてやらないという選択をしてもよいでしょう。

タスクをスケジュールに組み込む

やらなければならないタスクが決まったら、ひとつひとつのタスクを処理するのにかかる時間や必要な人員を見積もります。その後、自身のスケジュールに組み込みましょう。

チームで取り組むタスクの場合は、共有のカレンダーにスケジュールを記入すると分かりやすくなります。業務が進むにつれて修正が必要になった場合は、都度修正を加えて軌道修正するとよいでしょう。

タスクと必要な情報を紐づける

タスクを処理するのに必要な資料やデータなどの情報は、一緒にまとめて保管するのがおすすめです。タスクと資料をまとめておくことでスムーズにアクセスでき、資料探しや確認にかかる時間を削減できます。

カレンダーにタスクを記入する際に資料を保存するフォルダのリンクを貼る、クラウドストレージの同じフォルダにまとめて保管するなどの対策が有効になるでしょう。

マルチタスクを避ける

ひとつひとつのタスクを効率的に処理するには、可能な限りマルチタスクを避けることが大切です。2つのタスクを同時に処理しようとすると、脳内で切り替えが必要になるので効率が低下してしまいます。

集中力が低下してミスを誘発することにもつながるので、あらかじめ定めた優先順位に従ってひとつひとつ確実に処理するようにしましょう。

タスク管理ツールを活用する

業務内容によっては、膨大なタスクを管理して的確に処理しなければなりません。タスクの数が多いと、スケジュール帳やノートを使用して管理するのは難しくなるでしょう。

タスク管理ツールを導入すれば、多くのタスクを効率的に管理できるだけでなく、進捗状況を可視化しやすくなるのでおすすめです。カレンダーアプリやリマインダーアプリをはじめとしたビジネス向けのICTツールにはタスク管理機能を搭載しているものがあるため、ぜひ積極的に活用しましょう。

タスク管理ツールを活用するメリット


タスク管理ツールを活用するメリットについて詳しく知りたいと思っている方もいるのではないでしょうか。従来のノートやホワイトボードを使ったタスク管理に不便さを感じている場合は、この機会にタスク管理ツールの機能についてチェックしてみましょう。

最近では、業務効率化を図るべくタスク管理ツールを導入する企業も増えています。また、テレワークの普及とともに導入を検討する企業も多いようです。ここからは、タスク管理ツールが多くの企業から注目される理由について見ていきましょう。

多くのタスクの進捗状況が可視化できる

タスク管理ツールを使用すると、膨大なタスクひとつひとつの進捗状況を可視化できます。ツール内には進捗管理機能を実装していることが多く、チェックした時点でタスクがどこまで完了したか、残りのタスクは何かがひと目で確認できます。

プロジェクトを始める前に行うスケジューリングの時点でも、タスクを可視化することで担当者のアサインや納期設定がしやすくなります。

ノートやホワイトボードではリアルタイムで進捗を確認しにくいことを考えると、タスク管理ツールを使用する大きなメリットといえるでしょう。

チーム全体のスケジュールが管理できる

チーム全体のスケジュールを管理しやすくなるのは、専用のタスク管理ツールを使用する大きなメリットのひとつです。タスクの内容や細かい進捗を共有することで、以下のようなことが分かるようになります。

・遅延が発生している部分がないか
・担当者のアサインが適切か
・オーバーワークになっているところがないか
・フォローの必要なところがないか

外出先からもチェックできる

タスク管理ツールにはクラウドで動作するものもあり、インターネット環境があれば外出先からでも進捗状況を確認できます。フィールドセールスを行う営業担当者や、各チームの進捗状況を把握しなければならないマネージャ層にとってはうれしいポイントです。

外出先からタスクを調整することも可能なので、よりビジネスをスピーディに進められるでしょう。タスクの進捗状況を確認するためだけに担当者にヒアリングする必要がなくなり、管理者側・ワーカー側双方の業務効率をアップできます。

業務効率化も期待できる!タスク管理ツールならイッツコム


イッツコムでは、タスク管理機能を併せ持ったビジネス向けのICTツールをいくつか提供しています。いずれもタスク管理に使えるだけではなく、業務効率化にも役立ちます。

ここでは特におすすめのICTツールとして、「ホットプロファイル」「Box」「Zoom」の3つを紹介します。

マーケティングと営業の効率化にも「ホットプロファイル」

ホットプロファイルは、マーケティングと営業を効率化するのに役立つ名刺管理ツールです。主に以下の機能を備えています。

名刺管理(顧客管理)・名刺のデータ化
・オンライン名刺交換
・組織図生成
SFA(営業支援)・商談/案件管理
・営業報告
・レポート出力
MA(自動マーケティング)・メール配信
・Webアクセス解析
・営業アプローチリスト作成
タスク管理・担当者へのタスクアサイン
・タスクと顧客情報の関連付け

ホットプロファイルは、顧客データ集約、マーケティング業務、営業活動をまとめて効率化できるだけでなく、タスク管理機能も搭載しています。他のスタッフにタスクを割り当てたり、必要な情報や商談の履歴を関連付けたりすることも可能なので、より効率的に仕事を進められるでしょう。

資料共有にも最適「Box」

Boxは高いセキュリティを備えたクラウドストレージで、社内で共有するさまざまな資料を保存するのに便利です。容量無制限でファイルを保存でき、機密情報を保存するためにもお使いいただけます。

さらに、「Boxタスクセンター」というタスク管理機能を搭載しており、プレビューウィンドウからタスクの追加を選択することで担当者にアサイン可能です。メッセージ機能を活用すれば、コメントを残したり資料のリンクを貼ったりできます。

資料共有からタスクの進捗確認までをBoxひとつで行えます。イッツコムでは1か月無料トライアルも実施していますので、ぜひ使用感を確かめた上で導入をご検討ください。

組み合わせて便利な「Zoom」

Zoomは簡単に使えて便利なWeb会議システムです。外出先をはじめとして離れた場所からミーティングに参加できるので、1箇所に集まることなく効率的にミーティングを行えます。最大1,000人までのミーティングに対応しており、大人数でのミーティングも可能です。

ZoomにはGoogle Calendarと連携してミーティングのスケジュールを管理する機能が搭載されているため、タスク管理にも役立ちます。取引先とのオンライン商談にも利用でき、Boxと組み合わせることで、Box内に保存した営業資料やカタログを簡単に画面共有できます。

イッツコムではZoomの1か月無料トライアルも取り扱っています。使い勝手を試したい方や他のWeb会議システムと比較したい方は、こちらをご利用ください。

まとめ


ビジネスを円滑に進めるには、膨大なタスクを適切に管理することが欠かせません。リソースを適切に配分し、重要なタスクから優先的に片付ける必要があります。ノートやホワイトボードを使った従来型の管理方法では限界があるため、タスク管理を効率化するにはICTツールを活用するのがおすすめです。

イッツコムでは、タスク管理を円滑にするものやビジネスを効率化するものなど、多種多様なICTツールを提供しています。ビジネススタイルや自社のニーズに併せてご利用いただけますので、業務効率化でお悩みの方はぜひ一度お問い合わせください。

(参考: 『新規:イッツコム 法人向けサービス お問い合わせ専用フォーム』