営業日報の作成を効率化して活用するコツは？全体のシステム化が鍵！
目次
1日の営業活動を振り返り、学んだ事柄を次の日に生かすために営業日報を作成している方もいるのではないでしょうか。営業日報に効果があるとは言えど「作成するのが面倒だ」「うまく活用できていないから必要ないのでは」と思うこともあるものです。
そこでこの記事では、営業日報の作成を効率化する方法と効果的に活用する方法を紹介します。営業報告書に関する悩みを解決する方法を学び、さらなる業務効率化につなげましょう。
営業日報（営業報告書）とは？
営業日報は営業報告書と呼ばれることもあり、日々の活動を振り返るために作成する文書です。記載事項や書き方は企業によって異なりますが、主に以下の内容を盛り込みます。
・日ごとの目標
・1日の活動内容
・活動の結果
・反省や改善点
・翌営業日の目標
必要な内容をコンパクトに盛り込み、今後の活動に生かせるような営業日報を作成できるようになると効果的です。
営業日報を作成する目的
次に、営業日報を作成する目的について詳しく見ていきましょう。報告書とはいえ、会社に対して日々の営業活動の内容を報告するためだけの書類ではありません。
きちんと活用することで自身の成長にもつながります。目的を理解した上で役立つ営業日報を作成することが大切です。
業務報告・情報共有
営業日報を作成する主目的は「業務報告・情報共有」です。営業活動でアプローチした企業の情報や商談の内容、進捗状況、成約見込みなどを報告し、営業チーム全体に共有します。
状況を正確に報告することで営業活動を可視化し、別のスタッフが重複して営業することを防げます。何らかの理由で同僚や上司の助けが必要な場合には、フォローしてもらいやすくなるでしょう。
営業活動の振り返り
日次目標に対してどのような行動を取り、どの程度の成果が出たかを振り返る目的もあります。活動内容を振り返ることで、目標を達成できたかどうかを明確にできるでしょう。
長期的な目標がある場合、達成するのにどのようなアクションを起こせばよいのか判断しやすくなります。日次目標が未達成になったときは、どのように改善するかを考えて記入しましょう。
フィードバックと改善
営業日報に記載された内容に問題がある場合や、改善点が見つかった場合は上司がフィードバックできます。
なかなか成果が上がらないなど、営業活動の進め方で悩んだときは自分からアドバイスを求めても良いでしょう。営業日報に活動内容を細かく記載していれば、上司から実情に即した的確なアドバイスをもらいやすくなります。
ノウハウの共有
営業ノウハウの共有も営業日報を作成する目的のひとつです。営業先にどのようにアプローチし、相手の反応がどうだったかを記すことで効果的な営業方法が見えてくるでしょう。
チーム内でノウハウを共有することは、全体の営業成績を高めることにつながります。これを実現するには、営業日報に蓄積されたノウハウを活用できる環境を整えることも大切です。
営業日報を適正に作成するメリット
営業日報の目的を理解しても、どのようなメリットがあるのかわからないと定着しないリスクがあります。チーム内に営業日報の大切さを意識してもらうためにも、メリットをきちんと伝えましょう。
スタッフが営業日報を作成するメリットを学び、自分の成長にもつながることを理解すれば日々の業務ルーティンに組み込みやすくなります。
営業スタッフの活動状況を可視化できる
営業日報を作成してデータを活用することで、各スタッフの活動状況を可視化できます。誰がどのエリアで営業しているのか、成約しそうな見込み顧客がどの程度存在するのかなどを明らかにできるでしょう。
営業活動を可視化することで、2人以上のスタッフが同じエリアで営業するなどの非効率的な活動も減少します。効率的な営業活動にはブラックボックスをなくすことが大切なので、営業日報を十分に活用しましょう。
マネジメントしやすくなる
毎日作成する営業日報を上司がチェックすることで、成約しそうな案件や低迷している案件が分かるようになります。日々の営業活動で改善したほうがよいポイントも明らかになるでしょう。
管理者側にとっては、スタッフひとりひとりをマネジメントしやすくなるメリットがあります。必要な改善策を提示するなど、適切にマネジメントすることで、営業チーム全体の成績を上げられるでしょう。
営業活動の記録を残せる
営業日報は日々の営業活動の記録です。記録を残すことで、アプローチした相手の情報や細かい進捗状況を後から確認できます。
継続的にアプローチする顧客の情報を記録として残し、振り返ることで翌日以降の活動でどのように発展させればよいか分かるでしょう。相手のニーズにマッチした営業活動を展開することにもつながります。
ほかにも、成約した案件としなかった案件の違いを分析し、効果が出やすいアプローチ方法を探るためにも有用です。
営業日報の作成・活用で注意したいリスク
営業日報は正しく活用すれば効果が見えてくるものですが、ただ単に作成すれば良いわけではありません。また、手間をかけて作成しても、きちんと活用できない可能性もあります。
業務に活用できる状況を作り出すためにも、営業日報を作成・活用する上でリスクとなるポイントを覚えておきましょう。予想されるリスクに対して適切に対策することが大切です。
作成に多大な手間がかかる
営業日報の作成自体に多大な手間がかかるのは大きなデメリットです。日次目標や活動内容、成果など書くことが非常に多く、毎日のこととなると時間がかかってしまいます。
場合によっては、報告書を作成するためだけにオフィスに戻らなければならないというケースもあるでしょう。手間がかかりすぎるとコア業務に充てる時間が少なくなり、業務効率が低下するリスクがあります。
作成しただけで満足する
作成する目的や活用方法が明確になっていないと、営業日報を作成すること自体が目的になることがあるので注意しましょう。営業日報は記されている情報を活用することが目的で、作成することはそのための手段です。
手段が目的になってしまうと営業日報を作成する意味がなくなります。形骸化にもつながるので、活用方法を明確に定めてから営業日報を導入しましょう。
形骸化によるモチベーション低下
きちんと営業日報を作成しているのに活用できていないとなると、営業スタッフは「手間だけかかる無駄な業務」と感じてしまうでしょう。多大な手間をかけているのに使われないならそう感じるのも無理はありません。
この状態が続くとモチベーションが低下し、いずれ作成しなくなるリスクがあります。一度作成しなくなると活用方法が見つかっても再導入するのが難しくなるため、最初から形骸化しないように注意しましょう。
効果的な営業日報を作成するプロセス
活用しやすく効果的な営業日報を作成するには、記す内容も大切ですが作成するプロセスも大切です。営業日報は1日の終わりに作成するものと考えている人もいますが、実際にはそうではありません。中身が濃いものにするためにも、以下のプロセスを参考にするのがおすすめです。
1. 業務開始前に目標を記す
2. 業務終了時にその日の実績を具体的に記す
3. 目標の達成状況を振り返る
4. よかった点と改善点を考える
5. 翌日の目標を考える
最初に目標を記すことで、達成するためにどのような営業活動を展開すればよいか考えられるようになります。要点を押さえて簡潔に記すことで、分かりやすく活用しやすい営業日報を作成できるようになるでしょう。
営業日報を活用するためにできること
作成した営業日報は、使ってこそ意味があるものです。作成しただけで自動的に活用できるものではないため、活用するための体制を整えましょう。
営業日報を効果的に使えずに困っている方は、ここで紹介する3つのポイントを意識することをおすすめします。
テンプレート化する
営業日報の記載事項やレイアウトはテンプレート化しましょう。特にWordやGoogle Docsを使用して作成している場合は、毎日白紙の状態から作成していると膨大な手間がかかって非効率です。
効率的に作成するためにも、レイアウトをテンプレート化して穴埋めするだけで完成するようにするとよいでしょう。システム化してオンラインで簡単に作成できるようにすると、さらに効率化できます。
レイアウトを考えるときは、日次目標や営業活動の概要、成果の振り返り、課題点、解決策、翌日の目標をスムーズに記入できるようにしましょう。
上司がフィードバックする
提出された営業日報は毎日上司が目を通し、必要に応じてフィードバックすることが大切です。適切なフィードバックがあればよかった点と改善点を意識できるようになり、より効果的な営業活動を展開できるようになります。
フィードバックがないと何がよくて何に問題があるのかわからなくなってしまうので、全体のレベルを上げるためにもきちんと目を通すことが大切です。
データベース化して活用する
記されている内容はデータベース化し、分析・活用しましょう。営業日報を読むと、どのようにアプローチすれば成果につながりやすいのか、どのような顧客層に自社の製品が受け入れられているのかが見えてくるものです。
これらのデータを蓄積することで、営業のノウハウを全体で共有して生産性向上につなげられます。
デメリットを減らすにはSFAの活用がおすすめ
営業日報の作成には手間がかかり、活用されなくなることもあるのがデメリットです。これらのデメリットを大きく減らせる方法として、SFAの活用が挙げられます。
SFAは営業日報を作成しやすくする以外にも多くの機能があり、営業活動をトータルサポートしてくれるツールです。ここからは、SFAを導入するメリットについて見ていきましょう。
どこからでも営業日報を作成・提出できる
SFAにはクラウドで動作するタイプのものがあり、インターネット環境があれば外出先からでもアクセスできます。スマホからも使えるものを選べば、報告書を作成するためだけにオフィスに戻る必要はありません。
出先から空いた時間を活用して営業日報を作成・提出できるので、紙やWordなどを使用するより大幅に効率化できます。チェックする上司側もSFAにアクセスするだけで内容を確認できるようになるため、営業スタッフ・管理者双方の業務を効率化できるツールです。
案件・顧客・スタッフの各活動を可視化できる
SFAは営業活動のさまざまな場面をサポートするための機能を多く搭載しています。SFAの主な機能は以下の通りです。
・案件ごとの進捗管理
・顧客情報の一元管理
・営業スタッフの活動状況管理
・成約率が高いと見込まれる案件の抽出
進行中の商談がどの程度なのか、停滞していてフォローの必要な案件があるのか、各スタッフの成績はどうなのかをひと目でチェックできます。実情を把握してスピーディに次の手を打てるようになるため、業務全体を大幅に効率化できるでしょう。
【関連記事】SFAとは何か？CRMとの違いや導入のメリット・デメリットも紹介
営業活動のシステム化にはイッツコムの「ホットプロファイル」が最適！
SFAの導入を検討する際は、社内に定着させるためにも必要な機能を備えていて使いやすいシステムを選ぶと良いでしょう。
イッツコムでは「ホットプロファイル」というSFAを提供しており、導入することで営業活動を強力にサポートします。ここではホットプロファイルの特徴を紹介しますので、この機会にぜひ導入をご検討ください。
顧客情報を1画面に集約できる
ホットプロファイルには顧客情報を一元管理する機能を搭載しており、ユーザーは「お客様カルテ」をチェックするだけで必要な情報をすぐに入手できます。基本情報だけでなく興味・関心・過去のアプローチ履歴などをひと目で把握できるのがメリットです。
情報の確認がスピーディになり、時間の無駄を削減できます。削減できた時間をコア業務に充当できれば、営業効率をアップできるでしょう。
商談の変化を把握しやすい
ホットプロファイルにはアラート機能があり、商談が停滞しているときや大型案件が発生したときに通知してくれます。アラートが発生したときに必要なフォローができれば、受注につなげやすくなるでしょう。
商談のリストは「商談管理画面」を見ることでチェックでき、受注確度や金額の推移を確認できます。これらが大きく下がった場合もアラートを発するので、フォローしやすいのがメリットです。
リアルタイムで商談履歴を把握することで、より効率的にマネジメントできるようになります。
入力にかかる工数が少ない
入力が手軽で簡単に使え、余計な手間がかからないのもホットプロファイルのメリットです。SFAが効果的なツールでも、入力に手間がかかると営業スタッフは面倒に感じ、いずれ使われなくなってしまうというリスクがあります。
ホットプロファイルなら手軽に使えるので、初めて利用する企業でも比較的定着させやすいでしょう。クラウド型のシステムなので、どこからでも使えるのもうれしいポイントです。オフィスに行くことなく、営業時間の合間に入力できます。
タスク管理機能が充実していてフォローしやすい
ホットプロファイルにはタスク管理機能もあり、対応しなければならないタスクを登録して担当者にアサインすることが可能です。この機能を利用することで、フォローが必要な案件を見逃さずに適切に対応できるでしょう。
タスクに顧客情報や商談情報、過去の報告などを関連付ける機能もあり、必要な情報にすぐアクセスできます。効率的にタスクを処理する助けになるため、こちらも活用すればさらに生産性を高められるでしょう。
ホットプロファイルとセットで使うと便利なツール
イッツコムでは、ホットプロファイルとセットで使うことで業務生産性を高めるツールを複数提供しています。今回は営業に活用しやすい「Box」と「法人データSIM」についてチェックしていきましょう。
いずれもうまく活用すれば営業活動を大幅に効率化できます。これらのツールに関心をお持ちの方は、ぜひ一度イッツコムにご相談ください。
資料の集約・管理を効率化できる「Box」
Boxは、ビジネスシーンで使うことを前提としたクラウドストレージです。国際規格に準拠したセキュリティを備えているので、さまざまな用途に活用できます。Boxの主な活用方法は以下の通りです。
・機密情報や顧客情報が記された資料 を安全に保管する
・営業スタッフや取引先にBox経由で資料を渡す
・Boxのプレビュー機能を利用し外出先からスマホで提案資料を確認する
・Boxタスクセンターを使用してタスクを管理する
インターネット経由でさまざまな機能にアクセスできる特性を利用し、営業スタッフにBox経由で資料を渡すという使い方がおすすめです。
また、ホットプロファイルで営業報告をする際に、Boxに保管された提案資料や見積書などの関連コンテンツの共有リンク（Box上のファイル1つ1つに付与されるURL）を貼っておくことで、関連する資料にシームレスにアクセスできるので業務効率がアップします。
営業スタッフの通信環境を確保するのに役立つ「法人データSIM」
イッツコムの法人データSIMをご契約いただくと、発行したSIM同士でデータ容量をシェアできます。SIMをモバイルルータやスマホに挿して営業スタッフに支給することで、通信手段の確保と一元管理が可能です。
外出先で営業スタッフがホットプロファイルを使用するためには、安定した通信手段を確保することが大切です。法人データSIMは、月間データ容量や発行するSIMの枚数は必要に応じて調整でき、本格導入前のトライアルも実施しています。実際に試すことで必要なデータ使用量を見積もることも可能です。
まとめ
営業日報は日々の活動状況を振り返る文書で、検証・改善の材料にすることで営業成績アップを目指せます。営業日報を社内に定着させるには、きちんと体制を整えて活用できる環境を整えることが大切です。
営業日報の作成を効率化し、活用しやすくしたいならICTツールを活用することをおすすめします。イッツコムでは、ホットプロファイルというSFAを提供しています。使いやすい営業支援システムをお探しの方はぜひご検討ください。
他のICTツールとセットでご活用いただくことで、さらなる業務効率アップも目指せます。
