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Excelでのタスク管理とは?管理表の作成方法や注意点、便利ツールを解説

業務効率化や生産性向上のためには、個人単位またはチーム単位・プロジェクト単位のタスク管理が重要です。使いやすいExcelによるタスク管理を検討しており、タスク管理表の作成方法やポイントが知りたい方もいるのではないでしょうか。

個人のタスク管理にExcelを用いることも多いですが、チームのタスク管理をExcelで行う場合は機能的に不十分です。タスク管理を効率化するツール整備を知ることで、タスク管理の仕組み作りを具体的に検討できます。クラウド型サービスの運用にも目を向け、効率的なタスク管理による業務効率化や生産性向上を目指しましょう。

そこでこの記事では、Excelによるタスク管理のメリットやタスク管理表の作成方法、注意点や効率化に役立つツールについてご紹介します。

Excelによるタスク管理のメリットとは


タスク管理には業務の可視化や抜け漏れ防止など、個人・チームの業務遂行を効率化するさまざまなメリットがあります。Excelは導入コストの低さもあり、タスク管理に用いられる最も一般的なツールです。まずは「Excelによるタスク管理とは何か」という基礎知識を見ていきましょう。

タスク管理とは

タスク管理とは、ジョブを個々のタスクに細分化し、「誰が」「いつまでに」「何を」処理するか管理することです。

例えば「A社のWebサイト制作」というジョブには、「サイトマップ作成」「色彩設計」「フォーマットデザイン作成」といったタスクがあります。こういったタスクをExcelなどのツールで可視化・リスト化し、個人単位またはチーム単位・プロジェクト単位で進捗管理するのがタスク管理です。

タスク管理のメリット

仕事にはプロセスがあり、また複数の仕事を同時に抱えるケースも珍しくありません。個人レベルでマルチタスキングをする場合や、チームレベルのタスクが複雑に絡み合うケースもあります。そこで取り入れたいのが、以下のようなメリットを享受できるタスク管理です。

・作業が可視化される
・タスクの優先順位が明確になる
・チームマネジメントがしやすくなる
・タスクの対応漏れがなくなる

Excelでタスク管理をするメリット

タスク管理は何らかのツールを用いて実施しますが、最も一般的なツールはExcelです。Excelによるタスク管理には以下のようなメリットがあります。

・Officeを導入済みなら導入コストがかからない
・Webで公開されている無料テンプレートから、好みのものを利用できる
・Excelに慣れていれば自由にカスタマイズできる

個人|Excelによるタスク管理方法


Excelによる個人レベルのタスク管理は、必要な項目を網羅したシンプルな表を作成し、運用ルールを設定すれば開始できます。タスク管理表を使いやすくするなら、ドロップダウンリストの設定や条件付き書式の設定が有効です。ここでは、Excelによる個人レベルのタスク管理方法を解説します。

個人のタスク管理をする目的

Excelによる個人レベルのタスク管理には以下のような目的があります。

・自身の業務の抜け漏れ防止
・自身の業務の優先順位付けや段取り

タスクを可視化・リスト化することにより、業務上のミスを防ぎ、業務効率化につながります。

個人のタスク管理表を作るポイント

Excelによる個人レベルのタスク管理のポイントは以下の通りです。

・ひとつのシートにタスクを網羅する:タスクの情報が分散するとタスク管理の効果は薄れる
・期限、優先度、ステータスを一覧できるようにする:タスクの優先順位付けや段取りには必須
・タスクを継続的にチェック・更新する:ステータスを更新し、進捗状況を把握することが必要

個人のタスク管理表に設定する項目

Excelによるタスク管理表の列には、タスク名・開始日・終了日・優先度・ステータスを設定します。優先度は「高・中・低」、ステータスは「完了・進行中・未着手」など、自身でタスクを把握しやすいルールを設定しましょう。

ドロップダウンリストの設定方法

優先度・ステータスはドロップダウンリストにすると入力・管理が容易です。以下の手順でドロップダウンリストを設定できます。

1.メニューバーの[データ]タブ下の[入力規則]をクリック
2.ポップアップウィンドウの[許可]欄を[リスト]にし、[元の値]欄に「,未着手,進行中,完了」などコンマで区切って入力
3.[OK]をクリック

条件付き書式の設定方法

条件付き書式を設定すると、ステータスや優先度に応じて表示色やフォントを変えられます。表示色・フォントは自動的に反映されるため、手動でセルの色を変える必要はありません。設定の手順は以下の通りです。

1.設定したいセルを選択し、メニューバーの[ホーム]タブ下[条件付き書式]をクリック
2.[新しいルール]をクリック
3.ポップアップウィンドウの[スタイル]欄を[クラシック]にする
4. [指定の値を含むセルだけを書式設定][セルの値][次の値に等しい]を選択し、[書式]欄で表示色やフォントを設定する
5.[OK]をクリック

チーム|Excelによるタスク管理の方法


Excelによるチームレベルのタスク管理は個人レベルのものより項目数が多くなり、またチーム内での運用ルールの統一が必要です。業務進捗を可視化・管理しやすくするには、ガントチャートの作成も視野に入れましょう。ここでは、Excelによるチームレベルのタスク管理方法を解説します。

チームのタスク管理をする目的

Excelによるチームレベルのタスク管理には、以下のような目的があります。

・チーム内の業務の抜け漏れを防止
・チーム内の業務の重複を防止
・特定メンバーの業務の偏りを防止
・チームワークの段取りを効率化

チーム内で業務進捗を可視化・共有することで、業務上のミスを防止でき、業務効率化につながります。

チームのタスク管理表を作るポイント

チームレベルのタスク管理はチームワークの効率化を目的としているため、以下のようなポイントを押さえることが大切です。

・全メンバーがひとつのシートでタスク管理する
・業務プロセスの工程表として使えるように工夫する
・全メンバーがタスク情報を更新し続ける体制を整える

シンプルなタスク管理表の作成方法

チームレベルのタスク管理表は個人レベルのものより複雑になりますが、シンプルに実現するなら、個人レベルのタスク管理表に「担当者」の列を加える方法があります。

つまり、列にタスク名・開始日・終了日・優先度・ステータス・担当者を設定する形です。優先度は「高・中・低」、ステータスは「完了・進行中・未着手」などをドロップダウンリストで設定しましょう。

本格運用ならガントチャートの作成がおすすめ

より本格的で使いやすいタスク管理表を求めるなら、Excelでガントチャートを作成しましょう。ガントチャートは工程管理やプロジェクト管理に使われる表です。左側の列にタスク名・担当者名・期間などのリストを設定し、右側の列をカレンダーとします。

タスクの開始日・終了日に合わせてカレンダーの該当期間が色付けされ、チーム・プロジェクト単位のタスク進捗を一望できるのが利点です。通常のタスク管理表より複雑ですが、Webで公開されている無料テンプレートも利用できます。

Excelによるタスク管理の注意点


タスク管理はExcelでも可能ですが、基本的にExcelは汎用表計算ソフトであるため、以下のような注意点があります。

・情報共有に不向き
・PCでの利用が前提
・表計算の知識が必要

Excelの弱点をカバーするタスク管理方法が必要であることに目を向けましょう。

情報共有に不向き

Excelは自由に項目を設定できるため、複数ユーザーでタスク管理表を作成すると仕様統一が困難になります。また共同編集するためには、Microsoft365サブスクリプションに加入したり、ファイルサーバー上で編集したりするなどの条件が必要ということも懸念点です。

加えてExcelファイルをコピーすると最新版が分からなくなり、進捗状況の管理に支障をきたします。

PCでの利用が前提

Excelは多機能で汎用性の高い表計算ソフトですが、PCでの利用を前提としています。スマホ版には機能制限があり、表示崩れなどのエラーも発生しやすく、モバイル環境で使いにくいことも考えられます。

Excelで作成したタスク管理表はモバイル端末の利用が多い営業担当者などには不向きで、使いやすいシーンは限られてしまうでしょう。

表計算の知識が必要

Excelはタスク管理に特化したツールではありません。「タスク管理表を作る」というところから着手する必要があり、より使いやすいタスク管理表を作成するには、ある程度の表計算の知識が求められます。

使いやすさにこだわると「Excelが得意な社員」が必要になり、誰でも簡単に運用できるわけではありません。

チームのタスク管理を効率化するツール


Excelによるタスク管理の問題が生じやすいのは、進捗管理が複雑になりやすいチームレベルの場合です。そこでSFA(営業支援ツール)やクラウドストレージによるタスク管理の効率化が求められます。ここでは、チームレベルのタスク管理を効率化するSFAやクラウドストレージの概要を解説します。

SFA

Excelによるタスク管理はデスクトップでの運用が基本で、モバイル端末の利用が多い営業担当者には向きません。この問題をクラウド型のSFAなら解決できます。

SFAは組織的な営業活動を支援するツールです。案件ごとや商談ごとのタスクを営業チームで共有し、抜け漏れのない営業活動を支援します。営業関連の情報は属人化しやすい問題がありますが、SFAを活用すればチームワークによる進捗管理やサポートが可能です。

(関連記事:「SFAとは何のために使うもの?混同しがちなMAとの違いもチェック」

クラウドストレージ

Excelによるタスク管理表をテレワーカーなどと遠隔でやり取りする場合、Excelファイルをコピーすると最新情報が分からなくなることも多々あります。この問題をクラウドストレージなら解決できます。

クラウドストレージはインターネット経由で利用できるストレージサービスです。Excelファイルをクラウド上に保存すれば、チームメンバーの所在にかかわらず、常に最新版の進捗状況を共有できます。

タスク管理を効率化するツール整備はイッツコム!


イッツコムが提供する「ホットプロファイル」は営業チームのタスク管理に効果的で、「Box」は外部人材を含めたタスク管理・コラボレーションに活用できます。ここでは、それぞれのツールの魅力を見ていきましょう。

営業チームのタスク管理には「ホットプロファイル」

「ホットプロファイル」は名刺管理・SFA・MA(マーケティングオートメーション)が一体型の、クラウド型営業支援ツールです。名刺をスキャンするだけで顧客データベースを自動作成し、社内人脈・タスク・営業履歴などを営業チームで共有できます。

営業チームは、お互いに個々のタスクを共有・可視化することが大切です。ホットプロファイルのタスク管理機能により、営業フォローが必要な案件をタスク登録することで、対応漏れを防止し、個人だけでなくチームでの営業活動が可能となります。

また、タスクに関連する顧客情報や商談履歴なども紐づけが可能なので、必要な情報がひと目で確認でき、他部署へのタスク依頼もスムーズにできます。

外部人材を含めたタスク管理とコラボレーションには「Box」

「Box」は世界最高峰のセキュリティレベルと容量無制限が魅力のクラウドストレージです。あらゆるファイルを安全に保存・共有でき、社外人材の安全な招待とコラボレーションにも対応します。

Excelによるタスク管理表の共有ができる他、Box単体でタスク管理ツールとしても活用できます。Box単体のタスク管理として、Boxタスクセンターがあります。タスクセンターには、タスクの概要やタスクに関連するファイルや期日、タスクのステータスが表示されます。また、一般タスクや承認タスクの割り当ても可能です。

Box上のファイルは50以上のバージョンを自動保存し、ファイルの追加・閲覧・コピー・ダウンロードなどのアクションがあれば自動通知できます。さらに70種類以上のログを監視できるため、誰がいつファイルにアクセスしたか完全に把握でき、ファイル・フォルダを常にクリーンな状態に保てるのもメリットです。

まとめ


タスク管理はExcelでも可能ですが、チームレベルのタスク管理にはさまざまな無理が生じます。この課題解決にはクラウド型のサービスが向いており、移動の多い営業チームにはSFA、外部人材も含めたタスク管理にはクラウドストレージの導入が効果的です。

イッツコムなら、営業支援ツール「ホットプロファイル」やクラウドストレージ「Box」により、タスク管理の悩みを一挙解決できます。効率的なタスク管理の仕組み作りをお求めなら、クラウド型サービスでコラボレーションを加速できるイッツコムにご相談ください。