請求書業務を効率化するBoxの機能と活用事例を紹介

Boxを用いて請求書関連の業務を効率化したいけれど、どのように活用すればよいか、具体的な方法が分からない方もいるのではないでしょうか。Boxの便利機能を理解すれば、活用方法のイメージが湧くでしょう。

本記事では、Boxを用いて請求書業務を効率化する方法やその活用事例を紹介します。電子帳簿保存法やインボイス制度にどのように対応できるのかも見ていきましょう。

Boxを活用すれば対応できる業務

Boxは電子帳簿保存法やインボイス制度など、法的要件を満たすためのクラウドストレージサービスとして活用できます。これらの制度では、ファイルの保存形式や期間、アクセス管理など、一定の条件を満たす必要があります。

電子帳簿保存法の運用

電子帳簿保存法は、請求書などの税務書類のデータ保存を認める法律です。保存する際は、ファイルの改ざん防止や、日付・金額・取引先による検索機能が義務付けられています。

Boxではファイルのバージョン管理が行われ、編集履歴が残るため改ざんを防げます。また、アクセス権限の設定と組み合わせることで、不正アクセスからデータを守ることができます。さらに、Boxの検索機能を活用すれば、法令で定められた項目による検索も可能です。

インボイス制度への対応

Boxはインボイス制度に基づく電子請求書の保存にも対応しています。インボイス制度とは、適格請求書を発行し、適用税率や消費税額を記載する制度です。発行者と受領者はそれぞれ請求書の写しを保存する必要があり、ファイルの改ざんを防がなければなりません。

Boxではバージョン管理とアクセス権限の機能により、改ざん防止が可能です。また、法令で定められた7年間の保存期間についても、Boxはデータセンターに分散保存するため、災害時などの事態でも紛失リスクを低減できます。

【関連記事：【インボイス制度と電子帳簿保存法】売り手・買い手の保存方法を解説】

請求書業務を効率化するBoxの機能

Boxが経理業務の負担を軽減できる理由は、ファイル保存に関する便利機能を多く有しているためです。これらを駆使すれば、データの完全性を保ちながら業務を効率化できるでしょう。請求業務の負担を減らせる、Boxの機能や仕様を紹介します。

ファイルを検索できるメタデータ機能

Boxのメタデータ機能では、保存するファイルに属性情報を付与できます。電子帳簿保存法で義務付けられている日付・金額・取引先などの項目を含め、さまざまな情報を設定可能です。付与したメタデータを活用すれば、目的のファイルを簡単に検索できます。

検索範囲の指定やAND条件の併用も可能です。さらに、一部の文書管理システムでは、BoxのファイルにOCR機能を適用し、テキスト情報からメタデータを自動生成して保存できます。

タイムスタンプとバージョン管理機能

Boxはファイル保存時にタイムスタンプを自動付与し、ファイルの編集履歴をバージョン管理するため、不正な改ざんは困難です。バージョン保持数はプランにより異なり、最大100バージョンまで保持可能です。

Boxの無制限の容量を活用することで、長期間のバージョン管理も可能になります。これらの機能を合わせれば、電子帳簿保存法が定める「データの完全性」の要件を満たせます。

さらに、税務関連ファイルを保存するフォルダに対して、適切なアクセス権限を設定すれば、改ざんのリスクを最小限に抑えられるでしょう。

多くの電子データを容量無制限で保存できる

電子帳簿保存法の対象は請求書だけでなく、領収書、契約書、納品書などさまざまな書類が含まれます。これらを長期間保存すると膨大な容量が必要になりますが、前述の通り、Boxは無制限の容量を提供しており、保存容量を気にする必要がありません。

他のクラウドストレージでは容量に応じて料金が高くなる傾向がありますが、Boxはビジネスプランであれば容量無制限のため、コスト削減も期待できるでしょう。

文書管理システムなど、他システムとの連携

Boxは他システムとの連携に対応しており、既存の文書管理システムなどと組み合わせることで、業務効率化が図れます。

一部の文書管理システムでは、BoxのファイルをOCR機能で読み取り、自動で指定フォルダに振り分けることができます。AIを搭載したOCRを利用するため、より高い精度を期待できるでしょう。

また、請求書や取引先、年月日ごとの自動振り分けも可能です。この際、タイムスタンプも自動付与され、元ファイルはBoxに保管されます。このように、Boxは単体ではできない業務も、他システムと連携することで自動化や効率化を目指せます。

請求書業務に対するBoxの活用事例

ある会社では、郵送で届く請求書への対応や押印依頼のために、従業員が出社せざるを得ませんでした。しかし、BoxとBoxの電子署名サービス（Box Sign）を組み合わせて活用したことで、リモートワーク体制が実現します。

まず、取引先に対して請求書の電子化を依頼し、メールではなくBoxのファイルリクエスト機能を使って直接Boxに保存してもらうよう交渉しました。諸事情で協力が得られない場合は、従業員が郵送された請求書をPDF化してBoxに保存し、Box Relayで関係部署に自動通知するようにしました。

また、Boxのタスク管理機能とBox Signを活用し、決裁文書の回覧や電子署名をオンラインで完結させるように取り組みました。この結果、取引や決裁業務を完全に電子化し、効率化も実現できました。

請求書の処理はイッツコム提供のBoxにおまかせ

イッツコムはBoxの国内代理店であり、導入から運用まで一貫してサポートしています。請求書の電子化・効率化でBoxの導入を検討している方は、ぜひイッツコムにお任せください。ここでは、Boxのビジネスプランでできることや、イッツコムのサポート体制の強みを紹介します。

Business Plusプラン以上でメタデータが活用

イッツコムが提供するBoxサービスでは、Business Plusプラン以上でメタデータ機能が利用できます。このプランは容量無制限で、バージョン管理数は最大50バージョンです。電子帳簿保存法やインボイス制度に対応した運用を行う場合、Business Plusプラン以上がおすすめです。

Businessプランは費用面でお手頃ですが、メタデータ機能はないため、ユーザーアクティビティの完全な追跡ができません。法的要件を満たせない懸念点があります。請求業務の効率化を不備なく図りたい場合は、Business Plusプラン以上を選択するのが適切でしょう。

Box導入・運用のワンストップでサポート

Boxは海外企業が運営するクラウドストレージサービスのため、Boxの直接購入時の問い合わせは英語対応のみとなります。

その点、国内代理店のイッツコムでは、法人向けBoxプランについて日本語でのサポートを提供しています。無償でのユーザーサポートはもとより、有償での導入支援やデータ移行も承っていますので、安心してご利用いただけます。導入から運用まで、ワンストップでサポートができるのはイッツコムの強みです。

まとめ

Boxを活用することで、請求書業務を効率化できます。請求書を電子化し、Boxに保存すれば、電子帳簿保存法やインボイス制度の要件を満たすファイル管理が可能です。Boxにはファイルの改ざん防止やメタデータによる検索機能があり、法的要件を満たしながら運用できます。

イッツコムが提供するBoxサービスであれば、日本語によるお問い合わせ対応・サポート体制を整えています。請求書の電子化や法的要件への対応でお困りの場合は、ぜひBoxの導入をご検討ください。