テレワークでは社員のサボりが心配？信頼関係を築くにはどうする？

こんにちは！イッツコムの佐藤です！

「テレワーク中に、部下がサボっていないか気になる」
「上司からサボっていると思われているようで働きにくい」

働き方改革の一環としてテレワークを導入したものの、このようにテレワーク中の勤務実態について不満を感じている方は多いでしょう。社員ひとりひとりがお互いに目の届かないところで働いていると、どうしてもサボっていないか気になってしまったり、いい加減に仕事をしていると思われていかないか不安になったりしてしまいます。

そこで、今回はテレワークにおける社員のサボりを防止し、社員同士の信頼関係を築く方法をご紹介します。快適で働きやすいテレワーク環境を実現するために、ぜひチェックしてください！

テレワークでのサボりを不安視している人は多い

テレワークは快適な働き方のように見えますが、社員同士顔を合わせないことによってサボりが発生するのではないかと不安に感じる方も多いでしょう。これは、管理者側だけではなく、ワーカー側も同様に感じていることです。

管理者側の不安要素

管理者側は「社員がサボってやるべき仕事をやらないのでは？」と心配になることが多いでしょう。テレワークでは働いている姿が見えず、進捗状況を共有されない限りどこまで進んでいるのか分かりません。

不安の気持ちが強くなることにより、頻繁に進捗報告を求めたいと思うこともあるでしょう。この不安要素を解消するには、仕事の進捗状況を把握する手段を用意する必要があります。

ワーカー側の不安要素

一方でワーカー側は「ちゃんと仕事しているのにサボっていると思われている」と感じてしまうことも多いでしょう。管理者がしきりに進捗報告を求めてきたり、報告会と称したミーティングが頻繁に開催されたりすると、ストレスを感じてしまうこともあります。

「必要なときには報告するから頻繁に報告を求めないでほしい」と思っている方も多いでしょう。これらの不満を解消するには、業務報告に関するルールを作ってそれに従うのが有効です。

そもそもテレワークのサボりとは何を指す？

テレワークでのサボりを防止するといっても、そもそもサボりとは何を指すのかを明確にしておかないと有効な対策はできません。

ここでは、「不可抗力を除いたワーカー側の原因により、期日までに出すべき成果が出ない場合」をサボりと定義して対策を考えます。必要な成果を出して収益につなげることがビジネスの主目的です。特にテレワークでは仕事のプロセスを評価することは難しくなります。成果で評価することで、無駄な業務時間を減らせ生産性のアップにもつながるでしょう。

信頼関係を構築してサボりを防止するのにおすすめの方法

管理者側・ワーカー側双方が快適にテレワークするためには、社員同士が信頼関係をしっかり構築して自主的に仕事を進めてもらうことが大切です。よいビジネスは適切な信頼関係の上に構築されるものです。

信頼関係を構築するためには、仕事を任せて自主性に期待することも含まれます。とはいえ、具体的にどうすればよいのかわかりにくく感じることも多いでしょう。

ここからは社員同士が信頼関係を構築して円滑にテレワークを行うために必要なポイントを6つ解説します。テレワークにおけるサボりに関して不安を感じている方は、ひとつひとつチェックしていきましょう。

円滑にコミュニケーションを取れるようにする

業務で必要なコミュニケーションをスムーズに取れるようにすることはとても大切です。テレワークでは直接対面で仕事するわけではないため、ビジネスチャットやWeb会議システムの活用が必須となります。どの社員でも利用できるよう、操作はできるだけシンプルで使いやすいものを選ぶと良いでしょう。

無駄な仕事を削減して快適に働けるようにする

テレワークにおいて無駄な仕事が多いと、モチベーションが下がる原因となります。報告書の作成に時間がかかったり、何も決定しない会議が多かったりすると、それらの業務を行う意味が不明確になります。そうなると「面倒だからサボろう」と考える社員も出てきてしまいます。

無駄な仕事はそもそも生産性を低下させる原因になります。生産性向上のためにも、この機会に業務全体を見直すのがおすすめです。「何か無駄な業務はないか」「もっと効率的にできないか」と考え、業務改善を進めましょう。

日々の報告を義務化する

社員がしっかり働いて円滑に仕事が進んでいても、情報が共有されていないと「ちゃんと仕事が進んでいるのか？」と不安になってしまうものです。そこでおすすめなのが、定期的な報告を義務化するという方法です。

しかし、必要以上に頻繁に報告を求めるのは信頼されていないように思われてしまうので逆効果です。1日1回業務終了時に報告するのを義務化するなど、実際的な範囲にとどめましょう。

業務範囲・量を明確化する

各社員の業務範囲・量を明確化して期日を定めるのもおすすめの方法です。やるべき仕事が明確になっていると「今日はここまで進めなければならない」と目標をクリアに定められます。

各社員はやるべき仕事が可視化されているので、効率化にも役立ちます。

定量評価を重視する

テレワークと相性がよい評価システムは「定量評価」です。定量評価とは、各社員が仕事においてどの程度の成果を出したかを基準に評価する仕組みを指します。

定量評価を導入すると、社員ひとりひとりがサボっているかどうかはあまり関係なくなります。

「自分がやるべき仕事を期日までにしっかり果たしたか」という考えにもとづいて評価できるようになり、「やるべきことをやれば評価につながる」と考えられるのがメリットです。「成果主義」の考え方を取り入れることで「社員がサボっていないか」を気にする必要はありません。

定量評価の重視は、テレワークは自主性に任せる働き方であることを認め、ある程度のサボりが発生することを許容するスタイルです。いかに効率的に成果を上げるかを重要視するため、全体の生産性を高めることにもつながります。

マネジメント能力を強化する

円滑なテレワークには、管理者のマネジメント能力が求められます。各社員に明確に仕事を割り当て、進捗を確認し、必要に応じて調整する必要があります。実際に働いている姿が見えない中でマネジメントしなければならないため、オフィスワークのときより高い能力が必要になるでしょう。

管理者のマネジメント能力が高ければ、社員からの信頼も得られます。信頼関係に基づいて目標を設定し、役割を分担しつつ組織として仕事を進めることが重要です。

テレワークのサボり防止におすすめできない方法

サボり防止に有効な対策方法はいくつもありますが、その中にはあまりおすすめできないものもあります。ここでは、採用しがちなサボり防止策ですが意外にも悪手になる2つをピックアップしました。テレワークにおいて社員がストレスなく快適に仕事が進められるよう、以下の対処法は避けるべきでしょう。

監視を強化する

「サボりが心配だから働きぶりを見えるようにしたい」と考える管理者も多いでしょう。中には、Web会議を常時接続して働いている様子を見えるようにしている企業もあります。

しかし、これはただの監視にほかなりません。常に監視されている状態では社員も「やらされている」ということを強く感じてしまい、自主的に仕事を進める気も失ってしまうでしょう。

役割分担の明確化と定量評価の導入を行っていれば、働きぶりを逐一監視する必要はありません。社員に自主的に仕事を進めてもらい、生産性を高めるためにも過度に監視するのは避けましょう。

労働時間ベースで評価する

労働時間ベースで評価するのも避けたほうがよいシステムです。労働時間ベースの評価では「長時間働いている社員はサボっていない」という評価になりがちで、短時間で成果を上げる社員より長時間かけても成果が上がらない社員のほうが高評価になるケースも考えられます。

企業の利益につながるものは成果である「成果主義」をベースに考えると、この評価システムは不公平になりうるでしょう。信頼関係を築く上で公平性は極めて重要なので、労働時間ベースの評価は避けるのがおすすめです。

生産性が高いテレワークには快適な仕事環境を整えることも大切

テレワークの生産性を高めるためには、快適な仕事環境を整えることも大切です。快適な仕事環境と聞くと漠然としていてイメージしにくいかもしれませんが、以下のような環境が快適とされる環境です。

・集中できるスペースやデスクワークしやすい作業環境
・必要なコミュニケーションをスムーズに取れる環境
・無駄な業務がない環境

集中できるスペースやデスクワークしやすい仕事環境については、各社員に委ねるしかないこともありますが、これらを解消するために企業が在宅勤務手当を支給する企業も増えています。

また、必要なコミュニケーションをスムーズに取れる環境や、業務の無駄をなくす点についてはITツールを活用するのがおすすめです。

環境整備に役立つイッツコムのテレワーク向けツール

イッツコムでは、テレワークを始めるにあたって導入したい数々のITツールを提供しています。特におすすめのITツールは以下のツールになります。

ツール名	種類	特徴
Zoom	Web会議システム	・1:1でも多人数でも快適に利用できる ・1回の接続で30時間まで利用可能 ・社内ミーティング・取引先との商談のいずれにも利用できる ・Boxと連携できて資料共有も容易
Box	クラウドストレージ	・セキュリティが強固で機密情報も安全に保管できる ・インターネットさえあればどこからでもアクセス可能 ・容量無制限で大容量ファイルでも安心 ・ビジネスチャットやWeb会議システムとも連携可能
ホットプロファイル	CRMシステム SFA MA	・名刺をスムーズにデータベース化できる ・Webサイトと連携してマーケティングに活用できる ・営業力強化に役立つ機能を搭載している

また、Zoomでは「Zoom chat」というビジネスチャット機能も搭載しています。Web会議をつなぐほどでもないという些細なことや雑談もチャットできるので、社員同士のコミュニケーション不足にも役立つでしょう。

イッツコムではほかにもインターネット回線や閉域網アクセスサービスなども提供しています。テレワークには、快適なインターネット回線や、場所を選ばす外出先でもセキュアに社内ネットワークに接続できる回線は必須です。

イッツコムにご相談いただければ、状況や会社のニーズをヒアリングした上で、最適なサービス・プランをご提案いたします！

テレワークのサボりを防止して生産性を高めよう！

テレワークは社員同士が働いている姿が見えなくなり、「サボっているのではないか」と不安に思ってしまうものです。しかし、疑心暗鬼になり空回りの対策を取ってしまうと信頼関係を破壊し、生産性が下がってしまったり社員がストレスを感じてしまったりと、大きな影響を及ぼしてしまいます。

働き方改革でテレワークを導入する際は、ITツールを活用して快適に働ける環境を整えましょう。イッツコムではテレワーク環境整備のお手伝いをしています。これからテレワークを始める企業はもちろん、すでにテレワークを導入している企業の環境改善にも役立ちます。

テレワークに関して「働きにくさ」を感じている企業担当の方は、ぜひこの機会に一度イッツコムにご相談ください！