ファイル共有におすすめの方法は？セキュリティ重視のサービス5選

企業のペーパーレス化やテレワークの普及に伴い、オンラインでの安全なファイル共有が求められています。従来のメール添付やUSBメモリによる受け渡しは手軽な方法ではありますが、誤送信や紛失、情報漏えいといったセキュリティリスクが課題になることも少なくありません。

セキュリティの向上や業務効率化を目指すのであれば、クラウドストレージがおすすめの手段です。この記事では、クラウドストレージの比較ポイントやおすすめのサービスを紹介します。

代表的なファイル共有の方法

社内外でのファイル共有方法には、メールやチャットツール、ファイルサーバ、クラウドストレージなど、さまざまな手段があります。

それぞれメリット・デメリットがあり、目的に合った手段を選ぶことが大切です。まずは代表的なファイル共有の方法と、その特徴を確認しましょう。

ファイル共有の方法	主な特徴	向いている用途
メール・チャットツール	・手軽に送信できる ・少人数での共有に向く	短期的なファイル共有
ファイルサーバ・NAS	社内ネットワーク内で安全に共有できる	社内メンバーでの共有
ファイル共有サービス	インターネット上で管理・共有できる	社内外での共有、リモートワーク

メール・チャットツール

メリット	デメリット
・特別な準備がいらない ・誰でも簡単に使える	・容量制限が厳しい ・誤送信のリスクがある

メールの場合、ファイルを添付して送信するだけで相手にデータを届けられます。特に社外の取引先など、単発でファイルを共有したい場面では便利な方法です。しかし、メールに添付できるファイルサイズには20MBや25MB、50MBといった上限があり、サイズが大きいファイルは添付できません。

近年では、チャットツールを使ったファイル共有も一般的になっています。チャットツールでは、メッセージのやりとりと同時にファイルを投稿でき、グループ内での共有がスムーズです。

ファイルサーバ・NAS

メリット	デメリット
・セキュリティを高められる ・大容量ファイルをスムーズにやりとりできる	・導入コストがかかる ・外部からアクセスしにくい

ファイルサーバは設置・運用するのにコストがかかりますが、セキュリティを高めやすく、機密情報のやりとりにもおすすめです。しかし、多くのコストがかかる上に、管理・運用に高い技術が求められます。

そこで検討したいのが、「NAS（Network Attached Storage）」です。NASはネットワークに接続して使うストレージ機器で、ファイルサーバのような機能を持ちながら、比較的簡単に導入できるのが特徴です。専用機器をネットワークに接続するだけで利用でき、複雑なネットワーク構築は必要ありません。

また、社内での簡易的なファイル共有であれば、USBメモリを使う方法もあります。小規模な環境では手軽に利用できる手段ですが、紛失や情報漏えいのリスクがあることから、重要なデータを扱う場合は慎重に運用する必要があります。

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ファイル共有サービス

メリット	デメリット
・すぐに導入できる ・簡単に使える ・インターネット経由でどこからでもアクセスできる	・容量制限があるものが多い ・ランニングコストが発生する場合がある

ファイル共有サービスは、インターネット上にデータを保存し、複数人でファイルの共有・編集ができるサービスです。ファイル共有サービスは、大きく以下の2種類に分けられます。

【ファイル転送型】

• 大容量ファイルを相手に送信するためのサービス
• ファイルをアップロードするとURLが発行され、相手はそのURLからデータをダウンロードできる
• 会員登録なしで利用できるものも多く、操作がシンプル
• 保存期間が決められており、期限が切れると再度アップロードが必要
• 代表的なサービスは、GigaFile（ギガファイル）便、firestorage

【クラウドストレージ型】

• データを長期的に保存しながら共有できるサービス
• ファイルのバージョン管理や自動バックアップ、細かなアクセス権限設定などの機能を備えており、チームでの業務効率化に役立つ
• 代表的なサービスは、Box、Google Drive、OneDrive、Dropbox

ファイル共有サービスの多くは、スマートフォンやタブレットなど複数のデバイスに対応しているため、外出先で資料を確認する際にも便利です。

【関連記事：社内外のファイル共有にベストな方法は？ビジネスシーンの最適解を解説】

ファイル共有サービス導入時の比較ポイント

ファイル共有サービスを選ぶ際には、自社の業務内容や利用人数に合っているかを事前に確認することが重要です。導入後に「容量が足りない」「権限管理ができない」「操作が複雑で社内に定着しない」といった問題が発生しないよう、以下の比較ポイントを押さえておきましょう。

データ容量・利用人数

ファイル共有サービスは、利用できるストレージ容量に上限が設けられていることが多く、業務で扱うデータ量に対して十分な容量があるかを確認することが大切です。

例えば、文書やPDFが中心であればそれほど大きな容量は必要ありませんが、画像や動画、設計データなどを扱う場合は数百GB〜数TBの容量が必要になることもあるでしょう。

また、見落としがちなのが利用人数に関する条件です。サービスによっては、ユーザー数に応じて料金が増える「ユーザー課金型」のプランもあります。現在の利用人数だけでなく、今後チームが拡大した場合にどの程度のコストになるのかも確認しておくと安心です。

他にも、同時利用人数の制限があるかどうかもチェックしましょう。部署全体で頻繁にアクセスする場合、同時接続数に制限があると業務に支障が出る可能性があります。

セキュリティ対策の充実度

セキュリティ対策の内容でまずチェックしたいのが、通信データと保存データの暗号化です。現在では多くの主要サービスで暗号化が実装されていますが、海外の無名サービスや新しいサービスの場合は念のため仕様を確認しておくと安心です。

また、アクセス権限を細かく設定できるかどうかも確認しましょう。例えば「閲覧のみ」「編集可能」「ダウンロード禁止」など、ユーザーごとに権限を設定できれば、必要以上に情報が共有されるのを防げます。

その他、以下の点も確認しておきましょう。

• 二段階認証やIP制限などのセキュリティ機能：不正ログインのリスクを減らせる
• 「操作ログ」や「監査ログ」の取得機能：誰が・いつ・どのファイルを操作したのかを確認できる
• バージョン管理機能：誤ってファイルを削除してしまった場合でも過去の状態に戻せる

操作性・検索性

どれだけ機能が充実していても、操作が複雑で使いにくいサービスでは、社内で定着せず使われなくなってしまう可能性があります。

まずはファイル検索のしやすさを確認しましょう。業務では多くのファイルが蓄積されていくため、目的の資料をすぐに見つけられる検索機能がないと、作業効率が下がってしまいます。検索スピードが速く、ファイル名だけでなく内容やタグなどからも検索できるサービスであれば、日々の業務がスムーズになります。
また、フォルダの作成や整理、共有リンクの作成といった基本操作が直感的に行えるかどうかもチェックポイントです。ITに詳しい担当者だけが使えるような複雑なツールではなく、社内のITリテラシーに大きく依存しないシンプルなUIのサービスを選びましょう。

無料トライアル期間が用意されているサービスであれば、実際に操作感を試してみるのもおすすめです。

ファイル共有サービスにおける「無料版」と「有料版」の違い

小規模なチームであれば、無料版でも問題なく利用できる場合もあるでしょう。しかし、ビジネス用途で本格的に運用する場合、無料版では機能や容量が不足することがあります。無料版と有料版の違いを理解した上で、自社の用途に合ったプランを選んでみてください。

比較項目	無料版	有料版
保存容量	数GB〜数十GB程度	数百GB～無制限など大容量
利用人数	個人・少人数向け	企業向け
セキュリティ機能	最低限	IP制限・監査ログなど強化
管理機能	制限あり	ユーザー管理・権限管理が充実
サポート	基本的に自己解決	サポート窓口あり

無料プランで十分なケース（個人・小規模・お試し）

無料プランが適しているのは、主に個人利用や小規模チームでの簡易的なファイル共有です。例えば、数人のチームで資料を共有したり、個人でバックアップ用のストレージとして使ったりする場合であれば、無料プランでも十分に活用できます。

また、これからファイル共有サービスを導入する企業が「まずは試してみたい」と考える場合にも、無料プランは有効な選択肢です。実際の操作感や使い勝手を確認しながら、自社の業務に合うかどうかを判断できます。
ただし、無料プランには容量制限や機能制限があることがほとんどです。加えて、サポート体制が用意されていない場合も多く、トラブルが発生した際には自力で解決しなければならない可能性があります。

有料プランが必要なケース（本格的なビジネス利用）

企業でファイル共有サービスを本格的に運用する場合、無料プランでは対応しきれないケースがあります。有料プランでは、保存容量を大幅に拡張できるだけでなく、ユーザー管理機能やアクセス権限の設定など、ビジネス利用に必要な機能が充実しています。

部署ごとにフォルダの権限を設定したり、特定のメンバーだけが編集できるように制御したりといった細かな管理が可能です。また、セキュリティ面でも強化された機能が利用できることが多く、IP制限や監査ログ、詳細なアクセス管理などを設定できます。さらに、有料プランではトラブル発生時のサポートが受けられる点もメリットです。

ファイル共有におすすめのクラウドストレージ5選

クラウドストレージサービスは数多くあり、容量や料金体系、セキュリティ機能などはサービスによって大きく異なります。

例えば、容量無制限で企業向け機能が充実したサービスもあれば、無料プランから手軽に始められるサービス、国内データセンターでの運用を重視したサービスなど、特徴はさまざまです。自社の利用人数やデータ量、セキュリティ要件に合わせて適切なサービスを選んでみてください。

ここでは、ファイル共有におすすめのクラウドストレージを紹介します。まずは、それぞれの特徴を簡単に比較してみましょう。

サービス名	主な特徴
Box	容量無制限・高度な権限管理など企業向け機能が充実
Google Drive	Googleサービスと連携・リアルタイム共同編集が可能
Dropbox	シンプルな操作性と高い互換性
使えるファイル箱	国内データセンター・ユーザー数無制限
セキュアストレージ	クライアント証明書など強固なセキュリティ

1.Box

Boxは、企業向けのクラウドストレージとして世界中で利用されているサービスで、特に「大容量データの管理」と「高いセキュリティ」が特徴です。Businessプラン以上を契約するとストレージ容量が無制限になるため、資料や画像だけでなく、動画や設計データなどの大容量ファイルを大量に扱う企業でも安心して利用できます。

ただし、総容量は無制限でも1ファイルあたりのアップロード容量には制限があり、Businessプランでは最大5GB、Business Plusプランで15GB、Enterpriseプランで50GBまでです。

セキュリティ面では、アクセス権限を7段階で細かく設定できます。また、誰がどのファイルにアクセスしたのかを確認できるアクセスログ機能も備えており、情報管理の透明性を確保できる点もメリットです。

イッツコムでは、Boxの導入から初期設定、運用サポートまでをワンストップで提供しています。初めてクラウドストレージを導入する企業も、ぜひお気軽にご相談ください。

プラン	月額料金（1人）	ストレージ容量
Business	1,800円	無制限
Business Plus	3,000円	無制限
Enterprise	4,200円	無制限

2.Google Drive

Google Driveは、Google社が提供するクラウドストレージサービスで、シンプルな操作性と高い連携性が特徴です。Googleドキュメントやスプレッドシート、スライドなどと連携し、チームメンバーが同時にファイルを編集できます。

無料プランでも1ユーザーあたり15GBのストレージが利用できるため、個人利用や小規模チームであれば十分に活用できます。有料プランを利用すればストレージ容量を最大5TBまで拡張でき、大量のデータを扱う企業でも柔軟に対応可能です。

セキュリティ面では、AIを活用したウイルス検出機能が魅力です。ファイル共有の際には「編集」「コメント」「閲覧」といった細かな権限設定が可能で、必要な範囲だけにデータを公開できます。まずは無料プランで使い勝手を試し、必要に応じてビジネス向けプランへ移行するのもよいでしょう。

プラン	月額料金（1人）	ストレージ容量
Starter	800円	30GB
Standard	1,600円	2TB
Plus	2,000円	5TB
Enterprise	要問い合わせ	5TB～

（参考：『Google ドライブ/Google』）

3.Dropbox

Dropboxは、ファイルやフォルダの管理画面がシンプルで直感的に操作でき、ITツールに慣れていない人でも使いやすい点が特徴です。

無料プランでは2GBと容量はやや少なめですが、「オンラインのみ」設定を利用すればローカルPCの容量を節約しながらクラウド上でデータを管理できます。また、有料プランでは2TB以上の大容量ストレージを利用でき、ビジネス用途にも十分対応可能です。

ファイルのバージョン管理機能が備わっており、誤ってファイルを削除した場合でも、過去30日〜1年以内の状態に復元できます。PCのファイルを自動的にバックアップできる点も特長です。

プラン	月額料金（1人）	ストレージ容量
Basic	無料	2GB
Plus	1,200円	2TB
Professional	2,000円	3TB
Standard（チーム向け）	1,500円	5TB（チーム合計）
Advanced（企業向け）	2,400円	15TB～

（参考：『Dropbox.com/Dropbox』）

4.使えるファイル箱

使えるファイル箱は、企業向けに設計されたクラウドストレージで、ユーザー数無制限で利用できる点が大きな特徴です。導入実績は3万社以上、継続率は98％と高く、多くの企業で長く利用されている信頼性の高いサービスといえるでしょう。

容量は企業の成長に応じて追加できます。また、国内の自社データセンターでデータを保管している点や、IPアドレス制限・デバイス管理などのセキュリティ機能が充実している点も安心材料です。

さらに、ファイルサイズのアップロード上限がない点も魅力で、大容量データを扱う企業でも安心して利用できます。30日間の無料トライアルも用意されているため、導入前に操作性を試すことも可能です。

プラン	月額料金（1年契約）	ストレージ容量
スタンダード	2万5,520円	1TB
アドバンス	7万2,600円	3TB

（参考：『クラウドストレージ「使えるファイル箱」/使えるねっと株式会社 Tsukaeru.net Co.,Ltd.』）

5.セキュアストレージ

セキュアストレージ（Secure Storage）は、高いセキュリティ対策を特徴とする法人向けクラウドストレージサービスです。ストレージへのアクセス認証にはクライアント証明書を採用しており、インターネット経由でも強固なセキュリティ環境でデータを利用できます。

また、通信の暗号化に加えてウイルス・マルウェア対策やIPS（不正アクセス防御）を標準搭載しており、外部からの攻撃に対しても高い防御力を備えています。データセンターは厳重なセキュリティ体制のもとで運用されており、非接触型IDカードによる入館管理や24時間の警備体制など、物理的なセキュリティも徹底されています。

初期費用に5万5,000円かかりますが、ユーザー数は無制限のため、従業員数の多い企業でも追加コストを抑えて運用可能です。

プラン	月額費用	ストレージ容量
エントリー	4万3,780円	500GB
スタンダード	6万4,680円	1TB
エンタープライズ	9万9,880円	2TB

（参考：『オンラインストレージサービス – Secure Storage/株式会社クロノス』）

【関連記事：大容量ファイル共有のおすすめサービス8選！セキュリティ対策も解説】

まとめ

ファイル共有の方法には、メールやチャット、ファイルサーバ、ファイル共有サービスなどがあります。社内外でのファイル共有を効率化し、業務の生産性向上を目指すのであれば、クラウドストレージがおすすめです。

クラウドストレージを導入すれば、場所やデバイスを問わずファイルにアクセスできるようになり、社内の情報共有がスムーズになります。

中でも企業向けクラウドストレージとして世界中で利用されているBoxは、高度なセキュリティ機能や柔軟な権限管理、さまざまなビジネスツールとの連携機能などを備えており、多くの企業に支持されています。

イッツコムでは、Boxの導入支援や運用サポートを提供しておりますので、お気軽にお問い合わせください。