テレワークの導入方法は？確認するポイントや成功のコツ

場所や時間にとらわれない働き方のことをテレワークといいます。業務が効率化できること、人材を確保しやすいことなどから導入を検討中の方もいるのではないでしょうか。

そこでこの記事では、テレワークの導入方法について詳しく紹介します。テレワークの導入には、成功させるためのコツも必要です。自社に適した方法でテレワークを導入しましょう。

オフィス以外で作業できればテレワーク

テレワークとは、インターネットなどの情報通信技術を活用した、場所や時間にとらわれない自由な働き方のことです。自宅や出張先・シェアオフィスやサテライトオフィスなど、オフィス以外の場所で働く場合は、すべてテレワークに該当します。フリーランスなどの個人ワーカーの場合、オフィス以外の場所で作業することに特に大きな障害はないでしょう。

しかし、企業でテレワークを導入しようと思った場合にはさまざまな障害があります。代表的なものとして、通信環境やセキュリティ対策、勤怠管理やコミュニケーション不足などが挙げられるでしょう。

テレワークを導入する方法は？流れを解説！

テレワークを導入するには、まず何から始めればよいのでしょうか。ここでは、テレワーク導入までの流れを詳しく紹介します。テレワーク導入を失敗に終わらせないためにも、各工程を順序だてて進めましょう。社員研修などを行い、導入の目的・方針を周知することも大切です。

1.導入目的や方針を明確にする

テレワーク導入にあたって、それ自体を目的にするのはおすすめできせん。導入前に、「導入することで何を実現したいのか」といった目的を明確にしておきましょう。例えば、「人材の確保」や「生産性の向上」などが挙げられます。

その後、労使と相談しながら方針やガイドラインを決めていきましょう。導入の時期やシステム、テレワークの対象となる部署や人などについても計画を立てます。

2.現状の課題を把握する

方針を決めると同時に、社内の課題についても把握しておきましょう。例えば「勤怠管理や人事評価はどのように行うか」「ICT環境は整えられるか」「日常の仕事をどのように進めるか」などの課題が考えられます。

また、テレワークの必要性や、導入のメリットについても今一度吟味しましょう。対象者のITスキルや、場所が変わっても今までと同じ業務ができるかどうかなども検討する必要があります。

3.推進体制を構築する

課題の洗い出しができたら、社内の各部署にテレワーク導入を周知し、推進体制を構築しましょう。その際には、プロジェクトチームを発足させるのがおすすめです。

チームができたら研修の準備や社内制度の見直し、規定の作成などに取り掛かります。規定には、セキュリティや権限についても盛り込みましょう。導入後「うまく活用できなかった」という事態を防ぐためにも、しっかりとした推進体制を構築することが大切です。

4.システムを確立させる

テレワークで使うシステムを確立しましょう。情報通信システムや、データのやり取りの手段について決めていきます。新しくシステムを導入するか、既存のシステムを使うのか、それぞれのメリット・デメリットを見直しながら検討しましょう。テレワーク導入に必要な、勤怠管理システムやコミュニケーションツールについても話し合います。

5.トライアル期間を設けたうえで導入する

ここまでの準備が整ったら、テレワークを導入してみましょう。まずはトライアル期間を設けて運用を始めます。システムの問題や通信障害など、さまざまな問題が浮かび上がるでしょう。それらの対策法を講じた上で、本格的な導入へと移行します。最初は一部の限られた部署から始めて、問題がなくなったタイミングで全体をスタートさせるのがおすすめです。

テレワーク導入前のポイント

テレワークを導入する前には、多角度からの検証が必要です。ここでは、テレワーク導入前にチェックしておくべきポイントを紹介します。コミュニケーション不足やセキュリティ対策は、テレワーク時に浮上しやすい問題です。事前に確認し、問題点を解決してから導入しましょう。

コミュニケーションが問題なく取れるか

テレワーク導入後に、社内で仕事するのと同様にコミュニケーションが取れるかどうかを確認しておきましょう。

テレワークにおいて、コミュニケーションを円滑に行うには、通信システムの確立・統一が不可欠です。連絡手段としてどのツールを使うのかを決め、全社員が問題なく使えるツールを用いましょう。最近では、社内のコミュニケーションに共通の社内チャットツールを用いる企業が増えています。

セキュリティ面に不足はないか

情報通信システムを介して社外秘データをやり取りする場合には、システムにセキュリティ上の問題がないかを確認する必要があります。システムとセキュリティツールとの適合性もチェックしましょう。

テレワークの場合、オフィス以外の場所にパソコンやタブレットなどを持ち出すことになります。紛失や盗難などのリスクもあるでしょう。社員教育を徹底するとともに、紛失した場合の対応策なども決めておく必要があります。

テレワーク先の経費の取り決めに問題はないか

テレワーク時にかかる通信費や光熱費などの経費については、原則として会社が負担するのが一般的です。ただし、自宅のインターネット環境を仕事で使う場合や、水道光熱費などは「どこからが経費になるか」の線引きが難しいでしょう。その場合は「在宅勤務手当」として、ほかの経費とまとめて一定額を支給する企業が多いようです。

経費の取り決めに関しては、テレワーク対象者だけでなく、オフィスで働く社員にも共通認識として周知しておきましょう。

テレワークを成功させる5つのコツ

テレワークを導入したものの、思っていたほどの効果が得られない結果になる企業も中にはあります。ここからは、テレワークを成功させるコツを５つのポイントに絞って紹介します。スムーズな導入・成功に導くためには、会社全体の理解を得ながら、一歩一歩確実に進めていくことが大切です。

プロジェクトチームを作る

テレワークを成功させるには、当事者だけでなく、会社の全部門を巻き込むことが大切です。経営企画部門や人事・労務部門・情報通信部門などにもテレワークについて認識してもらい、各部門から代表者を選んでプロジェクトチームを作ります。各部門同士が意見を交換し合うことで、テレワークの成功率が高くなるでしょう。

基本方針を明確にする

プロジェクトチームを結成したら、テレワーク導入にあたっての基本方針を決めていきましょう。導入の目的やどの部署の誰を対象者にするか、テレワークで行う業務内容などについて明確にします。導入コストや導入頻度についても明確化しておきましょう。

課題の洗い出しと対策を徹底する

基本方針が決定したら、実際にテレワークを導入した際に起こりうる課題を洗い出します。例えば、テレワーク対象者の労働時間が増えてしまう可能性や、社外秘ファイルや個人情報が漏洩する可能性などです。考えられる課題に対しては、それぞれに対策を徹底しましょう。これを怠ると「テレワーク導入は失敗だった」という結果になりかねません。

社内の合意を得る

課題への対策が講じられたら、社内の合意を得ましょう。まずは経営トップに基本方針を提出するとともに、テレワーク導入の理解を得ます。

次に、労務・人事管理部門に基本方針と社内規定との相違がないかの確認を取りましょう。後々、労使トラブルに発展しないためにも重要です。その後、全社員に周知します。研修などを行い、テレワークへの理解を積極的に促しましょう。

効果の検証と改善を繰り返し行う

本格的な導入の前に、試験的にテレワークを導入しましょう。効果を検証するためにも３ヶ月程度のトライアル期間を設けることをおすすめします。トライアル期間を経たら、コスト面や成果・業績面などの評価を実施し、改善点を探りましょう。これをしばらく繰り返すことが、テレワーク成功のコツです。

イッツコムならテレワーク導入をフルサポート！

テレワーク導入にあたって、重要なのが安全なシステムやリモートで使いやすいツールです。イッツコムでは、テレワークにぴったりなサービスを多数ご用意しています。各サービスを組み合わせることも可能です。快適かつ安全なテレワークが実現できるでしょう。

安くて便利｜法人データSIMで回線シェア

テレワークでは、ネットワークが不安定になりがちです。自宅や公衆のインターネット環境を利用した場合などは、経費計算もしづらくなります。

そんなときに便利なのが法人データSIMです。法人データSIMを導入することで、安定した回線を複数人でシェアできます。シェアしたメンバーの中に、使用量が多い人・少ない人の差があっても、会社として支払う費用は一定額なのでお得です。

セキュリティ抜群｜モバイル閉域接続とクラウドストレージ

テレワークでもっとも懸念されるのが、セキュリティの脆弱性ではないでしょうか。安全と言われるVPNであっても、情報漏洩リスクがゼロとは言えません。

より高いセキュリティを求める場合には、モバイル閉域接続がおすすめです。インターネットとは完全に分離した経路を使うため、第三者には通信の存在すら知られることがなく、安全です。さらに、クラウドストレージ「box」を組み合わせることで、大容量ファイルのやり取りも簡単に行うことができます。

営業効率アップ｜名刺管理システムとSFA機能

名刺管理やマーケティング・SFAなどの機能を持つ営業支援システムが「ホットプロファイル」です。オフィスにいないと共有しづらいことも効率よく共有でき、蓄積されたデータはアウトバウンドに活用できます。

SFA機能により、テレワークでの営業力アップに貢献してくれるでしょう。営業活動に必要な情報をひとつのプラットフォームで一元管理できるため、コスト削減にもつながります。

まとめ

テレワークを導入するには、目的を明確にした後に、社内の推進体制構築・システム確立などを順序立てて行いましょう。導入前にはトライアル期間を設け、出てきた問題点に対して対策を講じることも必要です。

イッツコムでは、テレワーク導入に必要なサービスを各種ご提案しています。高セキュリティなモバイル閉域接続や安くて便利な法人データSIMなど、安全かつコスト削減につながるサービスばかりです。テレワーク導入をご検討の方・企業のご担当者様は、ぜひイッツコムにご相談ください。