在宅勤務とは？テレワークとの違いやICTツール活用のポイントを解説
目次
在宅勤務制度は、働き方の多様性を取り入れるうえで重要な取り組みです。近年では実際に導入する企業も増えており、「これから本格的に取り入れたい」と考えている企業担当の方もいるのではないでしょうか。
そこでこの記事では、在宅勤務の働き方について経営者や人事担当者が参考にできる情報をご紹介します。基本的なメリットだけではなく、導入する前に把握しておきたい注意点も知ることが可能です。リスクを回避するための対策も詳しく解説します。
在宅勤務とは？テレワークと何が違う？
在宅勤務は政府が定義するテレワークの一種です。テレワークは「ICT（情報通信技術）を活用した、時間や場所にとらわれない柔軟な働き方」を指します。テレワークは働く場所によって在宅勤務・モバイルワーク・サテライトオフィス勤務の3つに分類され、これらのうち最も一般的な働き方が在宅勤務です。
・在宅勤務：テレワーカーの自宅で仕事をする働き方
・モバイルワーク：移動中の車内やカフェなどで仕事をする働き方
・サテライトオフィス勤務：コワーキングスペースやシェアオフィスなど、企業が用意した遠隔地のワークプレイスで仕事をする働き方
在宅勤務が増えている背景とは
在宅勤務を含むテレワークは、政府が主導する働き方改革で導入が推奨されています。在宅勤務は育児者・介護者の離職防止に役立ち、また地方人材を雇用しやすくなるなど、多様な人材の確保に役立つ働き方です。少子高齢化で人材獲得競争が過熱する中、在宅勤務への対応が競争優位性に与える影響も大きくなっています。
さらに新型コロナウイルス感染症の影響で在宅勤務制度の導入を余儀なくされ、始めてみると意外なメリットに気付く企業も珍しくありません。在宅勤務はすでに一般的な働き方のひとつとなっており、各企業が効果的な導入・運用方法を模索しています。
在宅勤務を導入するメリットとは
在宅勤務制度を効果的に運用すると、企業・社員はさまざまなメリットを享受できます。主なメリットは以下の通りです。
・社員のワークライフバランス向上
・業務効率・生産性の向上
・企業イメージの向上
・優秀な人材を確保しやすくなる
・トータルコストの削減
・事業継続性を担保できる
これらのメリットを享受するにはICT環境の整備が前提という意識を持ちましょう。
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社員のワークライフバランス向上
在宅勤務は社員の自宅を就業場所とする働き方なので、在宅勤務者はコアオフィスへの出勤が必要ありません。これにより通勤・帰宅ラッシュのストレスがなくなるうえ、出社準備にかける時間も必要なくなります。
週1・2日程度の在宅勤務でも心理的・時間的な余裕が生まれ、生活の質を向上させやすくなるのはメリットです。また育児者や介護者は仕事と生活を両立させやすくなり、社員のワークライフバランスの向上につながります。
業務効率・生産性の向上
コアオフィス勤務者は本来の業務とは関わりのない雑務に時間を割かれたり、定時までだらだらと仕事をしたりすることもあります。在宅勤務者は自身の業務に集中しやすく、また時間的・心理的な余裕が生まれることで、執務環境さえ整っていれば業務効率・生産性の向上につながることもメリットです。
企業イメージの向上
コロナ禍の影響で企業の将来性に不安を感じる働き手は増えています。これは社員から見た企業イメージという意味だけでなく、求職者から見ても同様です。
「働き方改革に取り組んでいること」は政府だけでなく社員・求職者から見ても重視される傾向にあり、在宅勤務制度の取り組みをアピールすることで、企業イメージのブランディング効果が生まれます。
優秀な人材を確保しやすくなる
在宅勤務は社員にとってワークライフバランスが向上させやすくなるうれしい制度です。「柔軟な働き方に対応している企業で働きたい」という働き手は増えており、在宅勤務の導入・アピールによって人材確保や人材流出の防止につながります。
また都心の企業が地方の人材を、地方の企業が都心の人材を遠隔で雇用することも可能です。これまでは所在地の問題でつながらなかった企業・働き手がICTツールによってつながり、埋もれていた優秀な人材を雇用できる可能性も高まります。
トータルコストの削減
在宅勤務者はコアオフィスへの通勤がなくなるため、企業としては交通費の削減につながります。Web会議システムを導入して会議をオンライン化すれば、会議開催にかかる会場レンタル費や宿泊費などの削減も可能です。またコアオフィスで働く社員が減ることで、オフィスの省電力化や省スペース化にもつなげられます。
ICT環境の整備にコストはかかりますが、これまでかかっていたコストを圧縮することで、トータルコストの削減が可能です。
事業継続性を担保できる
2020年5月ごろに在宅勤務の導入率は急上昇しましたが、これは新型コロナウイルス感染症の感染爆発と緊急事態宣言の発令が大きな原因です。感染爆発や災害、テロなどが起こると、出社制限がかかったりサプライチェーンの破綻を招いたりするケースもあります。
在宅勤務制度を取り入れ、オンラインで業務遂行できる仕組みを整えることで、人・モノの移動制限があっても業務を継続しやすくなるのはメリットです。
在宅勤務導入の注意点・対策とは
コスト削減・ストレス軽減といったメリットだけではなく、在宅勤務によるリスクも理解しなければなりません。セキュリティに関する対策に加え、社内コミュニケーションの減少や報告の遅れが原因でトラブルに発展する可能性もあります。会社と社員の双方が満足に業務を続けるため、導入する前に注意点・対策を6つおさえておきましょう。
【関連記事】 在宅勤務の導入する前にすることは？事前に知っておくことを徹底解説
不正アクセスなどによる個人情報や機密情報の漏洩
社員や顧客の個人情報など、漏洩のリスクを考慮しなければなりません。書面として保管するのであれば場所を見極めるだけで問題ありませんが、ネットワークを介して管理する企業がほとんどでしょう。
重要な情報が漏洩する原因は、外部からの不正アクセスのみではありません。社員の操作ミスが大規模な被害に発展するケースもあります。機器の不具合による漏洩も原因のひとつです。
情報漏洩のリスクを軽減するためには、セキュリティ対策を万全にする必要があります。「どのようなシステムがよいか分からない」という方は、専門業者に依頼してアドバイスを求めましょう。適切な対策を講じられれば、自然災害のように避けられない事態が発生した場合でも被害を低減できます。
社内コミュニケーションの減少による疎外感や気兼ね
人的ストレスが軽減できるメリットがある反面、コミュニケーションをとる機会も少なくなる点に注意が必要です。社員によっては「社内勤務の同僚から取り残されている」「在宅勤務を理由に疎外されている」と感じる可能性があります。
疎外感が増幅すると、業務に対する熱意が減少する可能性もあります。在宅勤務のメリットがそのままデメリットになるリスクもあるため、コミュニケーションに対する取り組みは徹底したほうがよいと言えます。
社内勤務と在宅勤務の社員の関係性を平等にするためには、Webミーティングを定期的に行うのがおすすめです。曜日と時間帯を決めておくと参加率もあげられます。在宅勤務中でも気軽に相談を投げかけられるよう、常にチャットツールをオープンにしておくのも有益な方法です。
個人によって異なる自宅のネット環境
特定の場所に限定してネットワークを利用している場合、在宅勤務の社員のみ異なる環境で接続しなければなりません。ネット環境が異なると不正アクセスのリスクが高まり、個人情報や機密情報が漏洩するきっかけにもなります。
自宅にネット環境がない社員は在宅勤務ができないため、場所を問わず利用できる通信システムを導入するのがおすすめです。オフィス・自宅など場所を問わずアクセスが可能で、セキュリティ対策によって漏洩のリスクも軽減できます。
本来の勤務場所で利用しているネットワークと同様の環境で作業できるため、回線の混雑や中断といったトラブルも回避しやすくなるでしょう。セキュリティ面だけではなく利便性の観点でもメリットを実感できます。
報告・連絡・相談・確認の遅れ
在宅勤務を導入するうえで把握しておきたいのは、社内勤務と在宅勤務で報告・連絡といった情報伝達に時差がある点です。社内で決定した変更内容を在宅勤務者に伝える場合、メールのようなツールでは遅れが生じるでしょう。自宅から社内への納品報告なども同様です。
遅れを許容できる内容であれば問題ありませんが、全体での共有が遅れると重大なトラブルに発展する可能性もあります。勤務場所を問わずリアルタイムに情報伝達を行うには、メール以外のツールを導入するのがおすすめです。
チャットのような複数人が同時に確認できるツールを活用すると、早急に判断したい相談内容もスムーズにやり取りできます。内容や重要性に合わせて通話・Webカメラなどを導入し、報告や共有事項の遅れを防ぎましょう。
長時間労働につながる可能性
会社に通勤せず自宅で作業を続ける場合、プライベートと仕事の境界線があいまいになるリスクがあります。出勤・退勤という明確な概念がなく、「パソコンの電源をつける」「12時になったら休憩に入る」など社員自身の行動にゆだねられるためです。
退勤時間までに作業が終わらなかった場合でも、残業として認識されないまま勤務を続けることもあるでしょう。このような長時間労働に発展するリスクを避けるには、勤怠管理システムの導入が重要です。全社員の出勤・退勤時間をクラウドで管理すると、勤務場所を問わず社内規則に沿って業務を担えるようになります。
導入時のコストや費用対効果
社員の通勤コストを削減できる点は在宅勤務ならではのメリットです。しかし、制度を導入する際の初期コストが高額になる可能性も理解しなければなりません。効果を予測しないまま本格的な導入を始めた場合、結果的に赤字となるリスクもあります。
企業で在宅勤務を取り入れる際は、費用対効果の高さを重視してシステムを選定しましょう。企業の規模や事業内容によって適切なシステムが異なるためです。充実した内容にこだわって選んだものの、使わない機能が多ければ初期コストを無駄に費やすことになります。
「メリットを活かせるかどうか不安……」と感じる方もいるかもしれませんが、交通費の削減や労災リスクの軽減は実現しやすい効果と言えるでしょう。ひとつでも多くのメリットを具現化できるよう意識することが大切です。
評価方法を明確にする
在宅勤務者の仕事のプロセスは上司から見えにくく、結果的に成果型の評価基準になりがちです。また在宅勤務者は「正当な評価を受けられるか分からない」「がんばりが評価されない」という不満を持つケースも珍しくありません。
仕事の評価は収入に影響するため、評価方法があいまいだとモチベーションダウンの原因になります。社員の間に「在宅勤務をすると損をする」という意識が生まれると在宅勤務は定着せず、最悪の場合、転職を意識させるきっかけになりかねません。そこで評価方法を事前に明文化し、社員の理解を得ることも大切です。
在宅勤務はICTツール先行型のクイックスタートがおすすめ
在宅勤務は多くの企業で週1・2日程度の導入が一般的です。導入前から在宅勤務への完全移行を検討する必要はなく、また週1・2日程度なら就業規則の大幅変更も必要ありません。在宅勤務制度への対応は人材流出の防止という意味でも重要なので、まずは始めてみることが大切です。
中小企業ではコスト増の不安から在宅勤務が進みにくい面もありますが、クラウド型のICTツールを導入すれば運用管理費を圧縮できます。業務報告の方法など最低限のルールを設定し、コミュニケーションツールやファイル共有システムなど在宅勤務に必要なICT環境を整備しましょう。
在宅勤務のクイックスタートならイッツコム！
在宅勤務制度の導入はICT環境整備にかかるコストがネックという企業は珍しくありません。イッツコムが提供する3つのサービス「Box」「Zoom」「モバイル閉域接続」を導入すれば、低コストで情報共有・コラボレーション・セキュリティの問題を解決でき、クイックスタートの準備が整います。
業務データの安全な共有なら box
在宅勤務制度の導入に当たってICT環境の基盤となるのは、ファイル・タスク・プロジェクトなどをオンライン管理でき、離れた場所からでも共同編集ができるシステムです。こういった環境はクラウド型コンテンツマネジメントシステム「Box」を導入すれば一括整備できます。
有料版Boxは容量無制限のクラウドストレージとして利用できるうえ、タスクやプロジェクトまで一元管理でき、さらにファイルのリアルタイム共同編集も可能です。Boxは世界最高峰のセキュリティ基盤を備えるため、社内情報を安全に管理できます。高額なセキュリティ対策費の投下は必要ありません。
非常に多機能・高性能ですがインターフェースはシンプルで、スマホやPCの専用アプリから簡単に利用できます。1,500以上のアプリと連携できることも魅力で、まずは導入して将来的に機能拡張させることも考えやすく、在宅勤務のクイックスタートに最適なシステムです。
対面コミュニケーションの課題解決には Zoom
Boxを導入すると業務データの保存・共有・バックアップのシステムは整いますが、コミュニケーションの課題は残ります。そこで導入したいのがWeb会議システム「Zoom」です。
無料版Zoomにはグループミーティングの40分制限など機能制限がありますが、有料版Zoomなら最大30時間 の大規模ミーティングにも対応できます。ミーティングのホスト（主催者）以外に有料ライセンスは必要ありません。
Zoomを使えば顔の見えるコミュニケーションができるうえ、B ox内のファイルを自由に画面共有でき、オンライン会議の生産性を高められます。オンライン商談や上司・部下の1on1ミーティング、昼食会や社員教育などにも活用できるので、対面コミュニケーションの課題解決に最適です。
また、Zoomには有料版、無料版問わず利用できる「Zoom chat」というチャットツールが備わっています。社員同士が気軽にダイレクトメッセージやグループメッセージでき、ファイルの送受信も可能です。 また、宛先を自分にすることで備忘録として利用することができます。ミーティング中にメモをしたい際などにも便利な機能です。
どちらも在宅勤務によるコミュニケーション不足を解消するツールとして重宝するでしょう。
在宅勤務者の安全なデータ通信には モバイル閉域接続
在宅勤務では通信経路のセキュリティ対策は課題です。また、在宅勤務者の執務環境整備として、通信回線の標準化も求められます。
そこで有効なのが「モバイル閉域接続」です。モバイル閉域接続はPCやスマホに専用SIMを挿入するだけで経路判別し、インターネットを経由せずに社内LANへアクセスすることが可能です。
自宅のインターネット回線やカフェのフリーWi-Fiなどを利用する必要がなくなるので、在宅勤務者はもちろん外周りの営業担当者にも最適なモバイルデータ通信サービスです。複数SIMで通信容量をシェアする「シェアプラン」も利用できるので、週1・2日の在宅勤務でもコストの無駄は生じません。
まとめ
在宅勤務とは、本来の勤務場所から離れて自宅で作業を行う取り組みです。会社にはコスト削減や生産性の向上、社員にはストレス軽減やワークライフバランスの向上といったメリットがあります。
魅力的な制度ですが、導入の前にリスクも把握しなければなりません。対策を練っておくとトラブルの回避につながるため、あらゆる可能性を考慮して準備を進めましょう。
イッツコムでは在宅勤務で活用できる法人向けサービスを展開しています。導入を検討している方や在宅勤務について不安を抱えている方は、ぜひこの機会にお問い合わせください。
