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在宅勤務の働き方とは?導入する前に注意すべきポイントと対策について

在宅勤務制度は、働き方の多様性を取り入れるうえで重要な取り組みです。近年では実際に導入する企業も増えており、「これから本格的に取り入れたい」と考えている方もいるのではないでしょうか。

そこでこの記事では、在宅勤務の働き方について経営者や人事担当者が参考にできる情報をご紹介します。基本的なメリットだけではなく、導入する前に把握しておきたい注意点も知ることが可能です。リスクを回避するための対策も詳しく解説します。

在宅勤務の導入が急増している背景とは

在宅勤務の導入が急増している背景とは
在宅勤務は、働き方改革の一環として導入される機会の多い制度です。近年本格導入をはじめる企業も増加していますが、背景には労働人口の減少や思考の変化など複数の要因が関係しています。

とくに大きな要因といえるのは、高齢化社会による労働人口の減少でしょう。介護に追われて退職を選択するケースも増加傾向にあります。在宅勤務であれば介護と仕事を両立できるため、ワークライフバランスの向上にも効果的です。従業員のストレスが軽減すると生産性が上がり、結果的に企業側もメリットを実感できます。

ICT(情報通信技術)も発達し、セキュリティ対策に十分配慮されている安心性もひとつの要因です。「働く場所に縛られない」という考え方が一般的になっている点も、制度の導入が急増する理由といえます。

在宅勤務制度のメリットとは

在宅勤務制度のメリットとは
在宅勤務制度は、会社・社員の双方にメリットがあります。具体的な取り組みの内容は企業により異なりますが、コスト削減や生産性の向上といった効果は共通でしょう。人材を確保したうえで社員の負担も軽減できるため、業種を問わず魅力を実感できる制度ともいえます。在宅勤務によって得られるメリットをご紹介します。

会社に与えるメリット

在宅勤務とは、社員をはじめとする従業員が自宅で業務を行う制度です。本来であれば決まった勤務場所で作業しますが、在宅勤務は自宅から移動する必要がありません。通勤のために交通費を負担しなくてよいため、大幅なコスト削減が期待できます。

通勤エリアを問わないことで人材を確保しやすい点もメリットです。募集エリアが広いほど就職を希望する人数も増えるため、優秀な人材を雇用できる可能性が高まります。

社員のストレス軽減によって得られるメリットは、生産性の向上です。社員自身の集中力が高まり、業務に対する熱意や考え方にもよい変化が表れるでしょう。自宅というリラックスしやすい環境で業務に取り組めるためです。

社員に与えるメリット

車や電車、バスなどで通勤している場合、移動のたびにストレスを感じるかもしれません。移動距離が長いほど肉体的・精神的負担を増す要因になります。在宅勤務で通勤の必要性がなくなると、毎日感じていたストレスから解放されるでしょう。

ワークライフバランスの向上は、在宅勤務制度導入の目的としてもあげられます。家で過ごす時間が増えることで家族と触れ合う機会が多くなり、プライベートの充実化にもつながるためです。

社内勤務で感じるストレスを和らげられる点もメリットといえます。従業員の数が多いほど人的ストレスを増しやすいため、「仕事は好きだが環境を好まない」と感じることもあるでしょう。在宅勤務では対面で人と接する機会が少なくなるため、環境が原因で窮屈に感じるリスクを軽減できます。

在宅勤務でできる業務とは

在宅勤務に向いているといわれる業務は、特別な設備を必要としない分野です。機器の使用場所が限られる場合や、工場のような場所で作業する業種は移行も困難でしょう。作業ができるスペースと環境を自宅で整えなければなりません。

パソコンを使った作業であれば、オフィスから自宅への移行も簡単です。デスクスペースなどの基本的な設備は必要ですが、比較的スムーズに移行できるでしょう。ただし、本来の勤務場所と自宅をつなぐネットワークが必要です。

小さな道具を用いた手作業も在宅勤務に向いています。大型の道具を使う業務でなければ限られたスペースでも実行できるためです。在宅勤務を導入している企業のなかには、必要な道具を送付して従業員に手作業を依頼するケースもあります。

在宅勤務の導入率が高い業種とは

在宅勤務の導入対象は限定されていませんが、導入しやすい業種に傾向がある点は理解しておきましょう。代表的な例としては以下のような業種が実際に導入しています。

・システムエンジニア
・プログラマー
・Webデザイナー・Webライター
・データ入力・分析・調査
・図面作成・設計
・営業職

「オフィス勤務に限定されるかどうか」が重要なポイントです。たとえば、プログラマーやWebデザイナーは、インターネット環境と必要なソフトが揃えば業務を完了できます。進捗や納品といった報告もオンラインで完結できるため、在宅勤務でもトラブルが発生しにくい業種といえるでしょう。

膨大な情報を処理する場合は機器を揃えられない可能性もありますが、在宅勤務用に支給する企業も増えています。

在宅勤務制度を導入するときの注意点と対策

在宅勤務制度を導入するときの注意点と対策
コスト削減・ストレス軽減といったメリットだけではなく、在宅勤務によるリスクも理解しなければなりません。セキュリティに関する対策に加え、社内コミュニケーションの減少や報告の遅れが原因でトラブルに発展する可能性もあります。会社と社員の双方が満足に業務を続けるため、導入する前に注意点・対策を6つおさえておきましょう。

不正アクセスなどによる個人情報や機密情報の漏洩

従業員や顧客の個人情報など、漏洩のリスクを考慮しなければなりません。書面として保管するのであれば場所を見極めるだけで問題ありませんが、ネットワークを介して管理する企業がほとんどでしょう。

重要な情報が漏洩する原因は、外部からの不正アクセスのみではありません。従業員の操作ミスが大規模な被害に発展するケースもあります。機器の不具合による漏洩も原因のひとつです。

情報漏洩のリスクを軽減するためには、セキュリティ対策を万全にする必要があります。「どのようなシステムがよいかわからない」という方は、専門業者に依頼してアドバイスを求めましょう。適切な対策を講じることができれば、自然災害のように避けられない事態が発生した場合でも被害を低減できます。

社内コミュニケーションの減少による疎外感や気兼ね

人的ストレスが軽減できるメリットがある反面、コミュニケーションをとる機会も少なくなる点に注意が必要です。従業員によっては「社内勤務の同僚から取り残されている」「在宅勤務を理由に疎外されている」と感じる可能性があります。

疎外感が増幅すると、業務に対する熱意がなくなるかもしれません。在宅勤務のメリットがそのままデメリットになるリスクもあるため、コミュニケーションに対する取り組みは徹底したほうがよいといえます。

社内勤務と在宅勤務の従業員の関係性を平等にするためには、Webミーティングを定期的に行うのがおすすめです。曜日と時間帯を決めておくと参加率もあげられます。在宅勤務中でも気軽に相談を投げかけられるよう、常にチャットツールをオープンにしておくのも有益な方法です。

個人によって異なる自宅のネット環境

特定の場所に限定してネットワークを利用している場合、在宅勤務の従業員のみ異なる環境で接続しなければなりません。ネット環境が異なると不正アクセスのリスクが高まり、個人情報や機密情報が漏洩するきっかけにもなります。

自宅にネット環境がない従業員は在宅勤務ができないため、場所を問わず利用できる通信システムを導入するのがおすすめです。オフィス・自宅など場所を問わずアクセスが可能で、セキュリティ対策によって漏洩のリスクも軽減できます。

本来の勤務場所で利用しているネットワークと同様の環境で作業できるため、回線の混雑や中断といったトラブルも回避しやすくなるでしょう。セキュリティ面だけではなく利便性の観点でもメリットを実感できます。

報告・連絡・相談・確認の遅れ

在宅勤務を導入するうえで把握しておきたいのは、社内勤務と在宅勤務で報告・連絡といった情報伝達に時差がある点です。社内で決定した変更内容を在宅勤務者に伝える場合、メールのようなツールでは遅れが生じるでしょう。自宅から社内への納品報告なども同様です。

遅れを許容できる内容であれば問題ありませんが、全体での共有が遅れると重大なトラブルに発展する可能性もあります。勤務場所を問わずリアルタイムに情報伝達を行うには、メール以外のツールを導入するのがおすすめです。

チャットのような複数人が同時に確認できるツールを活用すると、早急に判断したい相談内容もスムーズにやり取りできます。内容や重要性に合わせて通話・Webカメラなどを導入し、報告や共有事項の遅れを防ぎましょう。

長時間労働につながる可能性

会社に通勤せず自宅で作業を続ける場合、プライベートと仕事の境界線があいまいになるリスクがあります。出勤・退勤という明確な概念がなく、「パソコンの電源をつける」「12時になったら休憩に入る」など従業員自身の行動にゆだねられるためです。

退勤時間までに作業が終わらなかった場合でも、残業として認識されないまま勤務を続けるかもしれません。本来受け取らなければならない報酬を得られない結果につながる可能性もあります。

このような長時間労働に発展するリスクを避けるには、勤怠管理システムの導入が重要です。全従業員の出勤・退勤時間をクラウドで管理すると、勤務場所を問わず社内規則に沿って業務を担えるようになります。

導入時のコストや費用対効果

従業員の通勤コストを削減できる点は在宅勤務ならではのメリットです。しかし、制度を導入する際の初期コストが高額になる可能性も理解しなければなりません。効果を予測しないまま本格的な導入をはじめた場合、結果的に赤字となるリスクもあります。

企業で在宅勤務を取り入れる際は、費用対効果の高さを重視してシステムを選定しましょう。企業の規模や事業内容によって適切なシステムが異なるためです。充実した内容にこだわって選んだものの、使わない機能が多ければ初期コストを無駄に費やすことになります。

「メリットを活かせるかどうか不安……」と感じる方もいるかもしれませんが、交通費の削減や労災リスクの軽減は実現しやすい効果といえるでしょう。ひとつでも多くのメリットを具現化できるよう意識することが大切です。

在宅勤務には課題を包括的に解決するシステムが必要!

従業員と会社の双方が安心かつ快適に在宅勤務を続けるには、課題の解決が期待できるシステムを選ぶ必要があります。複数の観点からリスクをピックアップし、どのように解決していけばよいか検討しましょう。

イッツコムでは、生産性向上やセキュリティ強化が期待できる「box」と、「モバイル閉域接続サービス」を展開しています。機密情報の漏洩を防いだうえで効率的な在宅勤務を実現するシステムです。

boxは容量の上限がないため、ストレージを気にせずデータが共有できます。複数人がひとつのファイルに書き込む機能が備わっており、報告書や議事録の同時編集も可能です。閉域接続は、専用SIMを使うことによってVPNの設定が必要ありません。自宅で作業する従業員とも常に安全な回線でつながっています。

まとめ

まとめ
在宅勤務とは、本来の勤務場所から離れて自宅で作業を行う取り組みです。会社にはコスト削減や生産性の向上、従業員にはストレス軽減やワークライフバランスの向上といったメリットがあります。

魅力的な制度ですが、導入の前にリスクも把握しなければなりません。対策を練っておくとトラブルの回避につながるため、あらゆる可能性を考慮して準備を進めましょう。

イッツコムでは在宅勤務で活用できる法人向けサービスを展開しています。導入を検討している方や在宅勤務について不安を抱えている方は、ぜひこの機会にお問い合わせください。