Zoomの使い方を解説！基礎から応用まで覚えてフル活用しよう
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新型コロナウイルス感染症（COVID-19）や働き方改革の影響で、リモートワークになったという方も多いのではないでしょうか。リモートワークは感染症予防や通勤のストレスが軽減されるなどのメリットがある一方で、「顔を合わせて会議ができない」「書類やデータをやり取りしづらい」などのデメリットがあります。
そんなリモートワークのデメリットを解決するためのツールのひとつが、パソコンやスマホから手軽に利用できるWeb会議ソフトの「Zoom（ズーム）」です。最近では、ビジネスシーンにおいてZoomを利用する企業も増えてきています。
そこでこの記事では、Zoomの基本機能や導入の仕方、会議を開催する方法などについてご紹介します。離れた場所にいてもお互いの顔を見ながらコミュニケーションを取れるので、リモートワークの悩みのひとつを解決できるでしょう。
Zoomは簡単・便利なWeb会議システム
Zoomは特別な機材を必要とせず、普段使っているPCやスマホをそのまま使用してWeb会議（ビデオ会議）を開催できます。準備に手間がかからず、スムーズにWeb会議を行う環境を構築できます。
今後、Web会議を導入したいと考えている方は、Zoomを使えるデバイスや必要なアイテムを確認して環境を整えましょう。
Zoomを使えるデバイス
ZoomはPC・スマホ・タブレットなどのさまざまなデバイスに対応しています。2022年2月時点で対応している主要なOSは以下の通りです。
・Windows
・macOS
・Linux系OS(Ubuntu・Mint・CentOSなど)
・iOS
・iPadOS
・Android
主要なOSには一通り対応しており、手持ちのデバイスでZoomが動かないという可能性は低いでしょう。既存のデバイスを活用してすぐにWeb会議を行えるのがメリットです。通信にはインターネットを用いるため、回線環境も整えておきましょう。
ZoomでWeb会議をするために必要なアイテム
Zoomを使うときには、PCやスマホ・タブレット以外に必要なものがいくつかあります。Web会議で必要なものは以下の通りなので、事前にチェックして足りないものを調達しておきましょう。
・マイク
・カメラ
・ディスプレイ
・スピーカー
使用するデバイスにこれらが内蔵されているなら、別途外付けのアイテムを用意する必要はありません。マイクとスピーカーの代わりにイヤフォンマイクやヘッドセットを使用するのもおすすめです。
Zoomは無料版有料版と複数のプランを提供
Zoomのライセンスは無料版と有料版に分かれており、ライセンスによって利用できる機能やミーティングに参加できる人数の上限が異なります。ライセンスごとの違いを一覧でまとめると以下の通りです。
| プラン | ベーシック | プロ | ビジネス | エンタープライズ |
| 料金 (1ライセンス) | 無料 | 2,500円/月 | 3,400円/月 | 4,000円/月 |
| 上限参加者数 | 100人 | 100人 | 300人 | 500人 |
| グループミーティング時間制限 | 40分 | 30時間 | 30時間 | 30時間 |
| クラウド録画容量 | 使用不可 | 1GB/ライセンス | 1GB/ライセンス | 無制限 |
（価格は税抜です）
ライセンスによる大きな差は上限参加者数とグループミーティングの時間制限です。上限参加者数は100人~500人ですが、プロ以上のライセンスならアドオンで1,000人まで追加できます。大規模なミーティングを開催する場合は、アドオンの利用も検討しましょう。
3人以上のグループミーティングは無料ライセンスで40分まで、有料ライセンスで30時間までです。商談や会議でグループミーティングを開催する場合、40分まででは利便性が悪いので有料ライセンスを使用することをおすすめします。
【Zoomの使い方1】導入方法
Zoomは利便性が高く価格設定もわかりやすいため、「すぐにでも導入したい」と思った方も多いでしょう。
このようなツールは導入方法が面倒なこともありますが、Zoomの導入方法はとても簡単です。ここからは、基本的な導入方法について見ていきましょう。
1.サイトにアクセス
無料プラン導入の際には、まずアカウントを作成する必要があります。Zoomのサイトを開いて「サインイン」や「サインアップは無料です」などの表示をクリックしましょう。
すると「検証のために、誕生日を確認してください」と表示されるので、生年月日を入力して「続ける」をクリックします。誕生日の入力は必要ない場合もあります。
2.メールアドレスの確認
誕生日を入力して「続ける」をクリックすると、次にメールアドレスの登録画面が表示されます。会社で割り当てられているメールアドレスなど、任意のメールアドレスを入力しましょう。
メールアドレスを入力したら「サインアップ」のボタンをクリックし、登録したメールアドレスにメールが送られてくるのを待ちます。
GoogleやFacebookのアカウントを持っている場合は、それらのアカウントを利用して登録することも可能です。
3.情報の登録
メールが届いたら、メール内にある「アクティブなアカウント」のボタンをクリックして、メールアドレスの認証を済ませましょう。
メールアドレスが認証されると「氏名」と「パスワード」の入力欄が表示されるので、必要事項を入力しましょう。
このあと「仲間を増やしましょう」というページが表示され、ほかの人を招待できますが、こちらはスキップしてもかまいません。
4.アプリのダウンロード
ZoomでWeb会議を開催するには、Zoom Cloud Meetingsというアプリをデバイスにインストールする必要があります。
アプリをインストールしていない場合は、会議開催時、先にアプリのインストーラーをダウンロードするよう指示が出るので、指示にしたがってインストーラーをダウンロードしましょう。
【Zoomの使い方2】Web会議を開催する方法
アカウント作成とアプリのインストールを済ませたら、自分がホストになってWeb会議を開催したり、Web会議に参加したりできるようになります。ここからは、Zoomで自分がホストとなってWeb会議を開催する方法を紹介します。
1.ミーティングを設定
ZoomでWeb会議を開催したいときには、まずアカウント作成の際に入力したメールアドレスとパスワードを入力し、Zoomにサインインします。
マイページが開いたら「マイミーティング」をクリックして、「新しいミーティングをスケジュールする」をクリックしましょう。
そこでトピック（ミーティング名）や開始日時、所要時間などを入力して保存すれば準備完了です。あとは、設定した時間にマイページから「開始」をクリックしてアプリの使用を許可すれば、Web会議が始まります。
すぐにWeb会議を始めたい場合は、Zoomのサイトにサインインしたあとに、「ミーティングを開催する」をクリックし、ビデオのオンオフを選択してインスタントミーティングを開催するとよいでしょう。
2.参加者を招待する
ミーティングの設定が完了したら、Web会議参加者を招待します。招待の方法は以下の2種類です。
・画面下の「参加者」から選択して招待状を送る
・招待リンクもしくはミーティングIDを直接知らせる
連絡先を登録している人であれば、連絡先一覧から選択して「招待」ボタンを押すだけでWeb会議に招待できます。
連絡先の登録がない人には、設定したミーティングのページ内に表示されている招待リンクやミーティングIDを告知しましょう。
【Zoomの使い方3】Web会議に参加する方法
リモートワークでZoomを利用する場合、自分がホストとなって会議を開催するだけでなく、ほかの人がホストとなっている会議に参加することもあるでしょう。
「今から会議が始まる」というときになってあわてずに済むように、ZoomのWeb会議に招待者側で参加する方法についてもチェックしておきましょう。
なおZoomでWeb会議に参加するだけであれば、 アカウントを作成する必要はありません。
1.招待リンクを開く
ホストから招待リンクが送られてきている場合は、記載されているURLをクリックしましょう。まだZoomのアプリをインストールしていない場合は、インストーラーのダウンロード画面が表示されるので、指示にしたがってアプリをインストールするかWebブラウザで参加します。
アプリを使用する場合は、インストールが完了したら「ミーティングを開く」をクリックし、会議で表示する名前を入力して、「ミーティングに参加」をクリックしましょう。
そしてビデオの有無を選択して、「コンピューターでオーディオの参加」をクリックすると、Web会議に参加できます。パスワードが含まれていないタイプの招待リンクをクリックした場合は、パスワードの入力が必要です。
2.ミーティングIDを入力する
ZoomのWeb会議は「ミーティングID」を使って参加することも可能です。Zoomアプリをインストールしてアプリを起動させたら、「ミーティングに参加」をクリックしましょう。
次に、ミーティングIDと会議で表示する名前の入力欄が表示されるので、ホストから送られてきたミーティングIDと名前を入力します。
ビデオの有無を選択して、「コンピューターでオーディオの参加」にチェックをつけ、参加ボタンをクリックすると、パスワード入力画面が表示されるでしょう。ここでホストから聞いたパスワードを入力すれば参加できます。
Zoomで使える基本的な機能
Zoomには、ミーティングの開催・参加以外にもさまざまな機能があります。リモートワークのときに役立つ機能も多いので、どのような機能があるのかを前もって把握しておくとよいでしょう。
ここでは無料プランでも利用可能で、リモートワークの際にとくに役立つ5つの機能の詳細を紹介します。
テキストチャット
Web会議を行うときに、「ホストや参加者に個別で質問したい」「URLを共有したい」ということがあるでしょう。このようなときには、Zoomのチャット機能を利用すれば、ホストや参加者にメッセージを送信できます。
チャットを利用するときには、ミーティング画面に表示されている「チャットアイコン」をクリックしましょう。テキスト入力画面に表示されている「送信先」を操作すれば、メッセージを送信する相手を選択できます。
ファイルの共有
リモートワークで「書類などのファイルが共有できない」と困っている方もいるでしょう。このようなときにも、BoxやGoogleドライブなどに保存してあるファイルをZoom上でWeb会議参加者に共有できます。
ファイルを共有したいときには、ミーティング画面に表示されている「共有アイコン」をクリックし、任意のオンラインストレージかローカルストレージを選択しましょう。そして、共有したいファイルをクリックすれば、ファイルを共有できます。
画面の共有
Zoomではビデオ付きで会議に参加すると、カメラに映された自分の映像をミーティング参加者に共有できますが、パソコンやスマートフォンの画面を共有することも可能です。
画面を共有したいときには、ミーティング画面に表示されている「画面を共有アイコン」をクリックしましょう。すると、ウィンドウやアプリケーションの選択画面が表示されるので、参加者と共有したい画面を選択すれば共有完了です。
ホワイトボード
ミーティング中に「通常の会議のようにホワイトボードに手書きで説明できたらよいのに」と思うことも出てくるでしょう。
このようなときには、ホワイトボード機能でフリーハンドの線や文字を書き、画面を共有する機能を使うとほかの参加者に内容を共有できます。
ホワイトボードの使い方は、画面下の「画面共有」をクリック、共有画面の候補から「ホワイトボード」を選択します。空白のホワイトボードが表示されたら、自由に文字や図形を描きましょう。ホワイトボードは会議の参加者にも共有されています。終了する場合は、「発表を停止」をクリックすると通常の会議に戻ります。
Zoomで覚えておくと便利な応用機能
Zoomには覚えておくと便利な機能が他にも多数存在します。ここではミーティングで特に便利な5つの機能を紹介するので、ぜひ活用してより快適で効率的なミーティングを開催しましょう。
議事録を作成するのに役立つ機能やキーパーソンを目立たせる機能、プライバシー保護に役立つ機能などさまざまです。
レコーディング
レコーディング機能を使用すると、ミーティングの様子を録画できます。録画した映像は後から任意のタイミングで見返せるので、ミーティングで話した内容を振り返るときや議事録を作成するときに役立つでしょう。
レコーディングにはクラウドレコーディングとローカルレコーディングの2種類があり、それぞれの特徴は以下の通りです。
・クラウドレコーディング：インターネット上に録画データを保存する
・ローカルレコーディング：使用しているデバイスのストレージに録画データを保存する
クラウドレコーディングを使用する場合は容量制限があり、プロもしくはビジネスプランを契約している場合は1GB/ライセンスです。容量が不足した場合は、別途料金を支払うことで追加できます。エンタープライズプランでは容量制限がありません。
リモートコントロール
Zoomには画面共有を活用したリモートコントロール機能があります。この機能を使うときは、コントロールを受ける側が画面共有した状態でコントロールする側がリクエストを送信しましょう。コントロールを受ける側がリクエストを承認することでリモートコントロールを開始できます。
リモートコントロール機能は、デバイスの使用方法を教えたり不具合に対応したりするために使うと便利です。リモートコントロールに対応しているのはWindows・macOS・Linux系OSを搭載したPCとiPadのみなので、受ける側はこれらのデバイスで参加しましょう。
ブレイクアウトルーム
ブレイクアウトルームとは、参加者を少人数のグループに分けてミーティングを行う機能です。全体のミーティングが終了した後にチームごとに分かれて細かい打ち合わせをする際などに使用できます。
ミーティング中にブレイクアウトルームを作成するときは、メニューから「ブレイクアウトルーム」を選択しましょう。その後、作成するブレイクアウトルームの数と割り当て方法を選択して「すべてのルームを開ける」をクリックすれば開始できます。
スポットライトビデオ
ミーティング中などに特定のユーザーを目立たせたいときは、スポットライトビデオを使用するのがおすすめです。スポットライトビデオは特定のユーザーをアクティブスピーカーとして表示する機能で、キーパーソンを強調するのに使用できます。
この機能を使用するときはスポットライトを当てたいユーザーにマウスカーソルを合わせ、メニューボタンをクリックしましょう。表示されるコンテキストメニューから「スポットライトビデオ」を選択するとそのユーザーが拡大表示されます。
複数のユーザーに対してこの操作を行うと2人以上をアクティブスピーカーとして表示することも可能なので、必要に応じて使用するとより便利に使えるでしょう。
バーチャル背景
バーチャル背景とは、カメラに写っている人物以外の部分を別の映像で置き換えてプライバシーを保護する機能です。これを使用すると背景が映らなくなるため、映像から個人情報が流出するリスクを減らせます。
バーチャル背景を使用する場合はZoomクライアントにサインインした状態で「設定」ボタンをクリックしましょう。次に「背景とフィルター」を選択し、背景として表示する画像を選択すれば適用されます。
バーチャル背景は任意の画像を表示するだけではありません。背景をぼかす機能も搭載しているので、より自然な雰囲気にしたい場合はこちらがおすすめです。
Zoomはリモートワーク環境を整えるためにも有用
Zoomは手持ちのPC・スマホ・タブレットで使用でき、インターネットがあればどこからでも使えるのでリモートワークにも向いています。リモートワークでは離れたところにいる社員同士が協力して仕事を進めなければならないため、綿密なコミュニケーションが不可欠です。
Zoomを使用すれば、必要なときにミーティングを開催できます。少人数での打ち合わせから大人数の会議まで幅広く対応できるので、積極的に活用しましょう。
これからリモートワークを導入する企業や、さらに拡大したいと思っている企業にもおすすめです。イッツコムでもZoomの導入をサポートしていますので、ぜひご相談ください。
リモートワークにおすすめ！イッツコムの法人向けサービス
リモートワークをさらにスムーズで快適なものにするためには、Zoomだけでなくさまざまなシステムを導入するのがおすすめです。
イッツコムの法人向けサービスには、リモートワークの際にも安心で便利なツールを多数提供しています。ここでは、Zoomと併用したいおすすめのサービスを紹介します。
Zoomと連携して共同作業が円滑に「Box」
Boxはビジネス向けのクラウドストレージで、さまざまなファイルをインターネット上に保存するのに役立つツールです。高度なセキュリティを実現しており、機密情報や個人情報を安全に保管できます。
BoxにはZoomと連携するための「Box for Zoom」という機能があり、これを使うことでBoxからZoomミーティングに参加可能です。Box上に保存しているファイルをZoom経由で共有できるため、うまく活用すればアジェンダの共有や成果物のやり取りがスムーズになるでしょう。
イッツコムではニーズにあわせてBusiness・Business Plus・Enterpriseの3プランを提供しています。ビジネスシーンで安全に使えるクラウドストレージをお探しの方はぜひご検討ください。
社員全員で共有できる安定回線「法人データSIM」
オンラインで会議をするときに心配なポイントのひとつが、途中で回線が不安定になり、スムーズに進行できなくなることです。スマートフォンやタブレットなどを使ってWeb会議に参加するときには、とくに不安を感じるでしょう。
しかしイッツコムの「法人データSIM」を導入すれば、安定した回線を従業員全員にシェアできます。オンライン会議の進行やデータの共有もスムーズになり、ストレスフリーなリモートワークが実現できるでしょう。
また、法人データSIMでは容量をシェアできるプランがあるので社員同士で、通信料を無駄なく分け合うことが可能です。
リモートワークのお悩みを解決するイッツコムの法人サービスをチェック！
まとめ
Zoomは、取引先との商談を円滑化したりリモートワークを効率化させたりするのに役立つWeb会議システムです。手持ちのデバイスにカメラやマイク、スピーカーなどを接続するだけで使用でき、これから使い始める方でもスムーズに導入できます。
イッツコムではZoomの導入・運用をサポートしていますので、使いやすいWeb会議システムをお探しの方はぜひ一度ご相談ください。Boxや法人 データSIMなど、Zoomと親和性が高くセットで使うとより仕事環境が快適になるツールも取り扱っています。
リモートワークの導入や拡大をご検討中の方にも最適なITツール、道入プランをご提案しますので、ぜひこの機会にお問い合わせください。
