【Zoomの使い方】ホストとしてミーティングを開催・管理する方法
目次
Zoomミーティングは主催者を「ホスト」、招待されるユーザーを「参加者」と区別します。社内でZoomを利用する機会が増えており、基礎から使い方をおさらいしたい方もいるのではないでしょうか。
ホストとしてZoomミーティングを開催する方法の他、ホスト権限の内容を理解することで、自信を持ってホストを務められるようになるでしょう。
そこでこの記事では、ホストとしてのZoomミーティングの使い方や、有料ライセンスで利用できる機能についてご紹介します。
Zoomミーティングをホストとして開催するために必要なこと
Zoomミーティングはアカウントを持っていなくても参加できますが、ホスト（主催者）として開催するにはアカウント登録（サインアップ）が必要です。まずはPCやスマホ・タブレットから無料アカウント登録をする方法を見ていきましょう。
PCから無料アカウント登録
Windows PCやMacの場合、以下の手順でZoomの無料アカウントを作成（サインアップ）できます。
1.Zoomのサインアップページ（https://zoom.us/signup）にアクセス
2.自身のメールアドレスを入力し、[サインアップ]をクリック
3.入力したメールアドレス宛に、Zoom（no-reply@zoom.us）からメールが届く
4.メール下部の[アカウントのアクティベート]をクリック
5.遷移先のページで名前やパスワードを入力し、[続ける]をクリック
6.Zoomデスクトップクライアントをダウンロード・インストール
スマホやタブレットから無料アカウント登録
iPhone/iPadやAndroid端末の場合、以下の手順でZoomの無料アカウントを作成（サインアップ）できます。
1.iPhone/iPadはApp Store、Android端末はGoogle Playストアから、「Zoom – One Platform to Connect」を検索
2.ダウンロードボタンまたは[インストール]をタップ
3.インストールが完了したらZoomモバイルアプリを開き、[サインアップ]をタップ
4.メールアドレスや名前を入力し、[サインアップ]をタップ
5.入力したメールアドレス宛に、Zoom（no-reply@zoom.us）からメールが届く
6.メール下部の[アカウントをアクティベート]をタップ
7.Zoomモバイルアプリから[サインイン]をする
【Zoomの使い方】ホストとしてミーティングを開催する方法
ホストは主催するミーティングに参加者を招待できます。ミーティング中にも招待できますが、スケジュールしたミーティングの開始前に招待する方法も便利です。またホストは「待機室」を活用して、ミーティングルームへの入室も管理できます。
Zoomミーティングを開始
Zoomにサインアップ/サインインすると、ミーティングを主催できるようになります。すぐにミーティングを開催する手順は、ZoomデスクトップクライアントでもZoomモバイルアプリでも同じです。
1.Zoomアプリを開く（初回起動時はメールアドレス・パスワードを入力してサインイン）
2.[新規ミーティング]をクリック/タップ
3.ビデオのオン/オフを選択し、ミーティングを開始
4.音声についての確認ダイアログが表示されたら、[コンピュータオーディオに参加する] / [Wi-Fiまたは携帯のデータ]をクリック/タップ
PCでZoomミーティング中に参加者を招待
Zoomミーティングのホストは、ミーティング中に簡単な操作で参加者を招待できます。Windows PCやMacの場合、ミーティング中に参加者を招待する手順は以下の通りです。
1.Zoomミーティング中に[参加者]メニューをクリック
2.参加者パネルの下部にある[招待]をクリック
3-1.[連絡先]にユーザー登録してある場合は、招待したいユーザーを選択して[招待]をクリック。
3-2.登録していない場合は、[メール]タブからメール送信、または[招待リンクをコピー] / [招待のコピー]を利用する
[メール]タブから使用するメーラーを選択すると、ミーティング情報を記載した新規メールが自動的に作成されます。あとはメールアドレスを入力して送信するだけです。
[招待リンクをコピー]または[招待のコピー]をクリックすると、参加リンクや招待状の全文をコピーできます。ビジネスチャットなどメール以外でも使いやすい招待方法です。
スマホやタブレットでZoomミーティング中に参加者を招待
Zoomモバイルアプリは、Zoomデスクトップクライアントと利用できる招待方法がやや異なります。iPhone/iPadやAndroid端末の場合、ミーティング中に参加者を招待する手順は以下の通りです。
1.Zoomミーティング中に[参加者]メニューをタップ
2.[招待]をタップ
3.[メールの送信] / [メッセージを送信] / [連絡先の招待] / [招待リンクをコピー]のいずれかを選択し、参加者を招待
[メールの送信] / [連絡先の招待] / [招待リンクをコピー]の3種類は、PCの場合と使い方は同様です。[メッセージを送信]を選択すると、招待リンクを記載した新規メッセージが自動作成され、SMSで参加者を招待できます。
スケジュールしたZoomミーティングに参加者を招待
Zoomミーティングのホストは、スケジュール（事前予約）したミーティングにも、簡単に参加者を招待できます。PCとスマホ・タブレットで操作方法は同様です。
1.Zoomアプリを開く（初回起動時はメールアドレス・パスワードを入力してサインイン）
2.[スケジュール]をクリック/タップ
3.ミーティング開始日時や各種オプションを選択し、スケジュールを追加
4.[ミーティング]タブから、参加者を招待したいミーティングを選択
5.PCは[招待のコピー]、スマホやタブレットは[予定参加者の追加]から参加者を招待
「待機室」でミーティングルームの入室管理
Zoomミーティングのホストは、「待機室」の利用も管理できます。待機室を有効にすると、参加者はまず待機室に入り、ホストの承認を受けたユーザーのみミーティングルームに入室できる仕組みです。
待機室はミーティングのスケジュール時またはミーティング中に、詳細設定でオン/オフを切り替えられます。「想定外のユーザーが参加することを防ぐ」という意味で便利な機能です。
【関連記事：Zoomの使い方を解説！基礎から応用まで覚えてフル活用しよう】
Zoomミーティングにおけるホストの権限まとめ
Zoomミーティングにおけるホストは、無料アカウントの場合、以下のような権限があります。一般の参加者にはこれらの権限はありません。
・ミーティングの開始
・待機室の開始と参加者の移動の管理
・任意の参加者をミュート/ミュート解除
・任意の参加者のビデオ停止
・任意の参加者にビデオ開始を要求
・任意の参加者のビデオにスポットライトを当てる
・他のユーザーに字幕の入力を割り当てる
・チャット可能な参加者を変更する
・任意の参加者の名前を変更する
・参加者によるミーティングのローカルレコーディングを許可/禁止する
・任意の参加者をホストに昇格する
・任意の参加者の削除（強制退出）と再参加の制限
・ブレイクアウトルームの開始と参加者の割り当て
・全員に対してミーティングを終了
Zoom無料ライセンスと有料ライセンスの違いは？
Zoomミーティングには無料ライセンスと有料ライセンスがあります。基本的な機能が備わった無料ライセンスでもWeb会議開催が可能ですが、有料ライセンスではより質の高いWeb会議ができるでしょう。
双方の違いを理解すると、とりあえず無料ライセンスから始めるのか、最初から有料ライセンスを利用するのかなどZoom導入の計画を立てられます。
ミーティングの同時開催数や参加人数
無料ライセンス「基本」プランではホスト1人と参加者100人が最大利用人数です。ホストはミーティングを計画し開催できる責任者を指します。有料ライセンスの「プロ」では1人~9人までのホスト契約が可能で参加者は100人まで、追加オプションで1,000人まで対応可能です。
中小企業向けの「ビジネス」プランのホスト契約数は10人~49人まで、参加人数は300人で追加オプションなら同じく1,000人まで対応しています。大企業なら「エンタープライズ」プランがおすすめです。50以上のホスト数の契約で、会議には500人まで参加できます。オプションで同じく1,000人までの参加が可能です。
ミーティングの「40分制限」の有無
無料ライセンスユーザーが主催する全てのミーティングには、40分の時間制限があります。制限時間を過ぎると強制終了となり、再び新しいミーティングを開始して参加者を再招待する作業が必要です。また、アカウントを取得してから18か月以上経過している無料ライセンスユーザーは、ミーティング終了後から10分間経過しないと連続したミーティングを開催できません。
有料ライセンスユーザーが主催したミーティングなら、実質無制限（30時間/1回）で利用できます。業務効率低下や機会損失を防ぐなら、有料プランを契約することが得策です。
クラウドレコーディングの有無
Zoomミーティングの録音・録画方法は、ローカルレコーディングとクラウドレコーディングの2つから選べます。ローカルレコーディングはPCのストレージを保存先にするもので、クラウドレコーディングはZoom Cloudを保存先にするものです。有料ライセンスユーザーはどちらも利用できますが、無料ライセンスはローカルレコーディングしかできません。
クラウドレコーディングでは録音・録画のデータ共有をする際、URLを指定するか、もしくはZoomアカウントにログインするかで、どのデバイスからでも確認することが可能です。多くの人と簡単に情報共有できるのが大きなメリットといえます。
共同ホストや代替ホストの指名可否
有料ライセンスを取得すると、ホストは参加者を「共同ホスト」に指名できるようになります。共同ホストとは、ホスト権限を共有する参加者です。「ホストにしかできないこと」の多くを他の参加者もできるようにすることで、ミーティングの管理を円滑化できます。共同ホストに指名できる参加者数に制限はありません。
また参加者も有料ライセンスユーザーであれば、「代替ホスト」に指名することもできます。代替ホストはホストに代わってミーティングの開始ができるため、「ホストがスケジュールしたミーティングを代替ホストが開始・管理する」という運用が可能です。
追加機能の購入
Zoomでは便利な機能を追加で購入・カスタマイズできます。これらオプションの追加は有料ライセンスのみ対応しているので、無料ライセンスからオプションを追加したいときは有料ライセンスにアカウント登録してからでないとできません。
追加可能オプションは、Zoomウェビナー、Zoom Rooms、コールミー機能、H.323対応TV会議システムもしくは既存のハードウエアとZoom製品を接続させるH.323/SIPコネクタがあります。
【関連記事：Zoom有料版「プロプラン」を利用すべき理由とは？無料版との比較を解説】
Zoomの3つの利用形態を比較
Zoomの有料ライセンスを取得すると、基本的なZoomミーティングの他に、ZoomウェビナーやZoom Roomsもオプション契約で利用できるようになります。ZoomウェビナーはZoomミーティングよりも大規模ウェビナー向きな仕様で、Zoom Roomsはユーザーではなく会議室にライセンスを割り当てる仕様です。
Zoomミーティング
無料と有料のプランがあるZoomのベーシックサービスです。Zoomを利用するほとんどの人はこのZoomミーティングから始めています。100人までが参加できる会議の基本機能は無料で利用でき、試してから導入も可能なのでスタートのハードルが低いといえるでしょう。
簡単な基本機能の他にも、必要なときに1クリックですぐできる録音と録画、参加者が同じ情報量を時間差なく得られる共有画面機能、会議内でのグループミーティングやグループワークショップに便利なブレイクアウトルーム、会議中に新しい参加者を簡単に追加できる機能が主な特徴です。
Zoomウェビナー
ウェブで行うセミナー、という意味の「ウェビナー」は造語です。有料Zoomミーティング、もしくはZoom Roomsのアカウントを利用するとZoomウェビナーを開くことができます。
講師と参加者の他に「パネリスト」を交えて、質の高い講義内容を作り上げるために充実している機能は以下の通りです。
参加可能人数は100人~1万人まで、投票機能やチャットでの質疑応答機能、FacebookやYouTubeでのライブ配信、ホストの映像と音声のみが参加者に共有、PayPalやクレジットカードでの決済ができる収益化オプションなど、セミナーで特に必要とされる機能を利用できます。
【関連記事：Zoomウェビナーとは？使い方や参加方法、メリットや活用シーンを解説】
Zoom Rooms
Zoom Roomsは既存のテレビ会議用ハードウエアを利用するTV会議システムのことです。Zoomミーティングが個々の契約であるのに対し、Zoom Roomsは会議室や端末などの機器に対しての契約になります。
Zoomミーティングと異なり、常に接続された状態なので毎回セットアップする必要がありません。専用のホワイトボード機能を追加すれば、タッチパネル方式で感覚的に動かせるので、パソコンが苦手な人でも操作は簡単です。
会議専用のシステムなので接続状況が安定していて立ち上がりが早く、画質や音質も良い状態で会議を進められます。顧客との会議や大切な商談などで利用したい企業にメリットのあるサービスといえるでしょう。
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Zoomは無料ライセンスでも豊富な機能を利用できますが、ネックになるのはミーティングの40分制限です。有料ライセンスユーザーが主催したミーティングなら、実質無制限（30時間/1回）で利用できます。
また共同ホスト・代替ホストの指名やクラウドレコーディングなど、Zoomミーティングの管理を効率化するさまざまな機能を利用できるようになるのも利点です。一般の参加者に利用料はかからないため、「必要なホスト数＝契約ライセンス数」と考え、自社の利用規模に合った有料プランを契約しましょう。
イッツコムは日本語サポート込みのZoomを、プロプラン1ライセンスから提供しています。管理者向けのマニュアルも充実している他、請求書払いに対応していることも強みです。
まとめ
Zoomミーティングはホストも参加者も直感的に利用できます。ただし無料ライセンスはミーティングの40分制限がネックです。ホストが有料ライセンスユーザーなら、実質無制限でミーティングができ、豊富な管理機能やZoomウェビナーなども利用できます。
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