Zoomの基本的な機能7つとは？その特徴からメリットやデメリットまでを解説！

Web会議ツールZoomには便利な機能が多数備わっており、昨今重要性を増しているリモートワーク環境を構築するのに大変便利です。Zoomにどのような機能があるのか気になる方もいるのではないでしょうか。

そこでこの記事では、Zoomの基本的な機能についてご紹介します。Zoomのメリット・デメリットを得ることで、便利な機能をより使いこなせるでしょう。Zoomの機能について詳しく知りたい人は、ぜひ最後までご覧ください。

Zoomの基本的な機能7つ

ZoomにはWeb会議を行うために必要な機能や、使い方を覚えておくとツールを一層活用できるさまざまな機能が用意されています。ここでは最低限把握しておきたい機能をご紹介しますので、まずは基本的な機能からチェックしましょう。

ミーティング

ミーティング機能はWeb会議を行うためのもっとも基本的な機能です。インターネットを介して他の参加者と音声や映像を共有することで、複数人でオンラインミーティングを開けます。

無料版では3人以上の会議は40分までですが、有料版なら会議を24時間まで開くことができ、ミーティングのホストが参加者全体の管理することも可能です。

定期的に会議を開く場合は、スケジュールミーティングが便利です。GoogleカレンダーやOffice 365などと連携して、ミーティングが始まる前に参加者に通知してくれます。

レコーディング

会議中のカメラの映像や音声を記録できる機能です。直接集まって会議を行う場合は別途撮影機材や録音機材が必要ですが、Zoomの機能を利用すれば準備不要で簡単に会議の内容を記録できます。

記録したデータは無料版ではローカルストレージに保存できます。有料版ではクラウドストレージに保存できるので、ユーザー間での共有も容易です。議事録として使用するときや、文字起こしをするときにも便利な機能です。

チャット

会議機能だけでなく、チャット機能も充実しています。グループチャットのような基本的な使い方のほかに、会議中に相手を指定して個別にメッセージのやりとりを行うことも可能です。グループ単位だけでなく、個人単位でのコミュニケーションにも優れた機能を発揮します。

会議の進行を止めることなくリアルタイムで質問に対応したり、重要な情報を自分のタイミングで確認したりできるので、より充実した密度の濃い会議を行うことが可能です。

画面の共有

ホストが指定した画面を会議に参加しているメンバーに表示して共有できます。同じ資料を同時に閲覧し、共有画面に注釈をつけることも可能です。「どの資料について話しているのだろう」ということや、「資料の補足情報が多くて把握が大変」といったことがなくなり、集中して会議に臨めます。

前もって資料を配布する手間を省けるほか、画面に共有される資料そのものはデータ送信されないので、セキュリティ面の向上にも役立つでしょう。

ホワイトボード機能

自由に文字や図を書き込めるホワイトボード機能を使用できます。会話だけでは伝えにくい情報を図解したり、出し合った案をまとめていつでも見られるようにしたりなど、黒板感覚で気軽に使用できる機能です。

マウスやタッチペンなどでフォーマットにとらわれずに書きこめるので、頭の中のイメージを伝えたり、イラストで説明したりする使い方もできます。

バーチャル背景の設定

自宅でWeb会議に参加するときに、カメラに自宅の様子が映ってしまうことが気になる方もいるでしょう。他の参加者の目が気になるときは、バーチャル背景を設定するのが効果的です。

バーチャル背景を利用すると会議の参加メンバーに見える自分の映像の背景を設定したダミーの映像に加工できます。Zoom側で自動的に人物と背景を識別して映像を加工してくれるので、プライバシーを守りたいときに便利です。

リモートコントロール機能

リモートコントロールは画面共有している対象のパソコンを遠隔操作できる機能です。パソコン操作に慣れていない人をサポートできます。パソコンの操作方法は言葉で説明しても伝わりづらいことがありますが、実際に操作する手順を遠隔操作で見せることで視覚的にレクチャーすることも可能です。

パソコンは個人の設定によって操作方法が異なる場合があるため、自分のパソコンだけを参考に教えようとしてもうまくいかないことがあります。直接相手のパソコンを操作できれば、余計なやりとりを省いて速やかに問題の解決方法を探れるでしょう。

Zoomの特徴

Zoomには他の同種のツールとはひと味違う個性的な特徴が見られます。Zoomならではの特徴を把握することで、より便利に活用できるでしょう。豊富な特徴の中から、特に際立つ項目をピックアップして3つご紹介します。

URLを発行すれば誰でも参加可能

Zoomは会議の開催と参加方法が特徴的で、「ミーティングを開始する」を選択するだけで気軽に会議を開けます。参加者はホストが発行したURLをクリックするだけでよいので、会議参加のハードルが低く、誰でも気軽に導入できるのがメリットです。

会議ごとにグループを作成して1人ずつ招いたり、参加申請をしてもらったりといった手間は必要ありません。会議を開きやすい環境を構築するのに役立つでしょう。

通信量が少ない

Web会議を利用するにあたってネックになりやすいのが通信環境の不安定さです。Web会議では音声のほかにカメラ映像やパソコン画面の共有なども使用する場合が多いので、データ通信量が多くなって環境が安定しないことがあります。

Zoomはデータ通信量が少なく抑えられているので、安定した環境でWeb会議を行うことが可能です。特に自宅外から会議に参加するときは速度制限や使用データ量を気にする必要がありますが、Zoomなら安心して参加できます。

セキュリティに配慮

Zoomのデータ通信は暗号化されており、セキュリティ面でも配慮されています。充実したセキュリティ機能を備えており、会議に参加するのに必要なパスワードを設定できるので部外者は勝手に会議へ参加できません。

アカウントの管理権限をもつユーザーは、誰がどの会議に参加したか、どのファイルにアクセスしたかといった利用履歴をチェックできるので、情報管理にも役立つでしょう。

Zoomを利用することによるメリット

多機能で利便性が高いことから利用者数を伸ばしているZoomですが、使用することによってどのようなメリットがあるのでしょうか。使用したいシーンや、使用するとどのような恩恵があるのかについて解説します。

リモートワークに役立つ

政府の働き方改革の推進や2020年の感染症の流行もあって、リモートワークは以前よりも身近な存在になりました。リモートワークではオフィスに足を運ばずに会議や打ち合わせを行う必要があるため、Web会議ツールを導入する企業も珍しくなくなっています。

Zoomを使用すれば自宅にいながらWeb会議に参加できるのが最大のメリットでしょう。画面の共有やリモートコントロールといった豊富な機能を使用してリアルタイムで双方向のコミュニケーションを行えます。

社内外のコミュニケーションが深まる

Zoomを利用すれば、遠隔地にいる人とも効率的にコミュニケーションを行えます。障壁のないコミュニケーションは、スムーズな情報伝達や業務の効率化には欠かせません。

かつては離れた拠点で働く人との交流はメールや電話で行うのが主流でしたが、顔が見えない相手とのやりとりはスムーズにいかないこともあり、表情が窺えないことから誤解や勘違いが起こりやすいという問題を抱えていました。

Zoomを使用すれば、遠くで働く人とも相手の顔を見ながらコミュニケーションがとれるので、顔が見えないことに起因するディスコミュニケーションを防止できます。

コストをかけずに研修が可能

Zoomにはセミナーやスクールなどを開催できる機能があり、コストをかけずに社内研修の場を設けられます。オフラインで研修を行うには、スペースの確保や移動費用にコストをかける必要がありますが、オンライン研修ならこのようなコストをかけずに社員のチームワークやスキルアップが見込めるでしょう。

Zoomのブレイクアウトセッション機能を使えば、参加メンバーで小グループを作ることもでき、オフラインの研修のようにグループワークなども可能です。ただ映像を見たり話を聞いたりするだけではない、受講者が積極的に課題に取り組む環境を作り出せます。

Zoomだけの導入で感じている問題点

安定したリモート環境を構築するには、Zoomの導入だけでは十分とはいえません。問題点を解決するには、リモート環境のメリットを活用してデメリットを補うサービスの導入がおすすめです。イッツコムでは、リモート環境の懸念点を払拭できるプランを提供しています。

データの共有やアクセスが不安定

Zoomはデータの通信量が少ないのが強みのひとつですが、インターネット回線を使用することがボトルネックとなり、電話回線を使用するテレフォンカンファレンス（電話会議）などと比較するとアクセスの安定性の面で不安が残ります。

イッツコムの法人データSIMを導入すれば、コストを抑えつつ安定した回線を使用できます。使用するデータ容量やSIMの枚数は要望に合わせてアレンジ可能です。シェアプランに加入すれば、個人の使用量の差からくる無駄を省きつつ、必要な通信量を確保できます。

セキュリティへの不安がある

インターネットで情報のやりとりを行うときに要注意なのが、情報漏洩です。形がない電子データは外部に流出しても気づきにくい面があり、事前に流出を防止するための強固なセキュリティ体制を敷く必要があります。

インターネットセキュリティを強化したいときは、イッツコムのモバイル閉域接続サービスをご利用ください。インターネットを経由しないネットワークでVPNハッキング、IDパスワード傍受といった外部からの攻撃を遮断し、大切なデータを守る環境を提供します。

「box」サービスも導入すれば、社員なら安全にコンテンツの管理・共有が可能になるクラウドサーバーをご利用いただけます。

リモートワークの管理が難しい

リモート環境の問題のひとつに、従業員の管理が難しいことがあげられます。在宅での勤務体制や作業の進捗状況を把握していなければ、全体の業務効率に悪影響を与えることもあるでしょう。

イッツコムのホットプロファイルを導入すればシームレスなタスク管理や情報連携が可能になります。効率良く的確な営業アプローチが可能になり、業務活動の向上に大きく貢献するでしょう。社内のタスクを一括管理することによって、多数のツールを併用するよりもコストを圧縮できます。

まとめ

Zoomにはさまざまな機能があり、機能を活用することでスムーズなWeb会議を実現できます。画面共有やホワイトボード機能を使用すれば密度の濃い双方向コミュニケーションを行うことができ、不慣れな人がいるときはリモートコントロールでのサポートも可能です。

セキュリティや通信面でも優れたパフォーマンスを秘めており、安定した環境でインタラクティブなWeb会議を実施できるでしょう。

Zoomは優れたツールですが、インターネット回線を介している以上はやはり懸念要素も存在します。不安なくリモートワークを実施するには、アクセスの安定化やタスク管理といった業務のサポートを行うサービスを利用するのが効果的です。リモート環境の構築をお考えの際は、ぜひイッツコムにご相談ください。