Zoomの設定まとめ！初期設定・設定画面・おすすめ設定など

Zoom WorkplaceはシンプルなUIで多彩な機能を使い分けられ、コミュニケーションやコラボレーションを大幅に効率化できるツールです。

できることが多過ぎて、使いこなせていない機能がある方もいるのではないでしょうか。また、設定をカスタマイズしなければメニューからアクセスできない機能もあります。

そこでこの記事では、Zoom Workplaceを快適に使いこなすために必須の設定を徹底解説します。

Zoom Workplaceを快適に使いこなすために必須の設定

Zoom Workplaceは、無料アプリのインストールやアカウント作成をするだけで使い始められますが、より快適に使いこなすなら、各種設定をカスタマイズしておくのがおすすめです。ここでは、設定変更に必須のアカウント作成の方法と、8種類の必須設定の手順を解説します。なお、一部設定は有料ライセンスの取得が前提です。

設定のカスタマイズにはアカウント（サインアップ）が必要

Zoom Workplaceは、無料のベーシックアカウントを作成することで、さまざまな設定をカスタマイズできるようになります。まずはサインアップ（アカウント作成）を行いましょう。

PCでもスマホ・タブレットでも、Zoom公式のサインアップページ（https://zoom.us/ja/signup#/signup）にアクセスし、画面の指示に従って生年月日やメールアドレスなどを入力することでアカウントを作成できます。

アプリをインストール済みなら、起動時に表示される[サインアップ]をクリック/タップして、アカウント作成をすることもできます。アプリから[サインイン]（ログイン）するとホーム画面が表示され、次回以降の起動時に自動的にサインインされます。

公開される「表示名」やプロフィール画像の設定

Zoomのアカウントを作成したら、他のユーザーに表示される「表示名」やプロフィール画像を設定しておきましょう。設定方法は以下の通りです。

1.Zoomウェブポータル（https://zoom.us/ja/signin#/login）に直接アクセスし、Zoomにサインイン
2.[プロフィール]タブを開く
3.プロフィール画像（未設定の場合は人物のアイコン）をクリックして、任意の画像ファイルをドラッグ&ドロップするか[ファイルを選択]してアップロードし、[保存]をクリック
4.[編集]をクリックして、[表示名]欄を任意の名前に変更し、[言語]や[タイムゾーン]などに間違いがないことを確認して[保存]をクリック

また、デスクトップアプリのホーム画面右上に表示されるプロフィール画像をクリックし、[自分のプロフィール]をクリックして、[プロフィール]タブにアクセスすることもできます。モバイルアプリの場合は、[…（詳細）]タブ→プロフィール欄の順にタップし、[表示名]や[プロフィール画像]を直接変更することも可能です。

プライバシー保護に役立つ「バーチャル背景」や「アバター」の事前設定

ビデオをオンにしてミーティングしていても、自分の顔や背景を見せたくない場合、バーチャル背景やアバターを事前設定するのがおすすめです。バーチャル背景の場合、デスクトップアプリでは以下の手順で設定できます。

1.Zoomデスクトップアプリを起動し、サインイン
2.画面右上の歯車アイコン（設定）をクリック、もしくはプロフィール画像→[設定]の順にクリックし、設定画面を開く
3.[背景とエフェクト]タブを選択し、[バーチャル背景]タブを開く
4.任意の背景画像もしくは[ぼかし]を選択

アバターは[背景とエフェクト]タブから設定できます。[＋]から人や動物のアバターを選ぶと、読み取った表情や頭部の動きが自動反映される仕組みです。

なお、使用するバーチャル背景やアバターを選択しておくと、次回以降のミーティング時に自動的に反映されます。ミーティング中に[ビデオ]メニュー横の[^]から、バーチャル背景やアバターのオンオフを切り替えることもできます。

【関連記事：【2023年最新版】Zoomのアバター機能の使い方を徹底解説】

カメラ・マイク・スピーカーの設定や「テストミーティング」の実行

Zoomミーティング中に使用するカメラ・マイク・スピーカーも事前に設定しておきましょう。

1.Zoomデスクトップアプリを起動し、サインイン
2.画面右上の歯車アイコン（設定）をクリック、もしくはプロフィール画像→[設定]の順にクリックし、設定画面を開く
3.[ビデオ]タブを選択し、[カメラ]欄で使用するカメラを選択して、必要に応じて各種設定のチェックマークをオンオフする
4.[オーディオ]タブを選択し、[スピーカー]欄や[マイク]欄で使用するスピーカー・マイクを選択して、必要に応じて各種設定のチェックマークをオンオフする

設定画面からビデオのプレビューやマイク・スピーカーのテストもできますが、テストミーティングを行っておくと安心です。Zoom公式のテストミーティングページ（https://zoom.us/ja/test）にアクセスし、[参加]をクリックすると、Zoomミーティング中に映像や音声に問題がないかをチェックできます。

本番のミーティング中に映像や音声のトラブルが発生した場合、[ビデオ]メニューや[オーディオ]メニュー右の[^]から、使用するカメラ・マイク・スピーカーを切り替えることもできます。

【関連記事：Zoomミーティングのテスト方法とトラブル解決方法をまとめて解説】

ミーティング招待などがスムーズになる「連絡先」の追加

Zoom Workplaceに連絡先を登録しておくと、Zoomミーティング開催時の参加者招待や、チームチャットでのテキスト・ファイルのやりとりがスムーズになります。デスクトップアプリの場合、連絡先を追加する手順は以下の通りです。

1.Zoomデスクトップアプリを起動し、サインイン
2.[連絡先]タブを選択
3.[＋]をクリックし、[接続をZoomユーザーに求める]を選択
4.連絡先に追加したいユーザーの[メールアドレス]を入力し、必要に応じて簡単なメッセージを追加して、[送信]をクリックする

招待されたユーザーが連絡先リクエストを承認すると、ミーティングやチームチャットを簡単に開始できるようになります。ミーティング予約時に[出席者]欄に連絡先を直接追加することや、ミーティング中に[連絡先]から登録済みユーザーを招待することも可能です。

【関連記事：Zoomミーティングの使い方を予約・招待から参加方法まで一挙解説】

画面共有・チームチャットで使用するストレージサービスの連携許可設定

Zoom Workplaceは、BoxやGoogleドライブなど外部のストレージサービスと連携でき、画面共有機能やチームチャットで任意のファイルの共有ができます。

初回使用時は、Zoomからアクセスできるように許可設定が必要です。ミーティング中に設定しようとすると共有までに時間がかかるため、事前に済ましておきましょう。同時に、共有時の見え方やできることを確認しておくと安心です。

1.Zoomデスクトップアプリを起動し、サインイン
2.[新規ミーティング]をクリックし、ミーティングを即時開催
3.[共有]メニューをクリックし、[ドキュメント]タブからBoxなど任意のストレージサービスを選択して[共有]をクリック
4.Webブラウザが起動するため、Zoomにサインインした上でストレージサービスのID・パスワードを入力し、画面の指示に従って許可設定を行う
5.任意のファイルを選択して共有を開始し、挙動を確認したら[共有の停止]をクリック

以降は画面共有機能やチームチャットからファイルを共有する際、スムーズにストレージへアクセスできます。

ミーティング中のチームチャット履歴の自動保存設定

Zoom Workplaceは、ミーティング内外でチームチャットによるコミュニケーションができますが、ミーティング中のチャット履歴は、事前設定をしていなければ失われてしまう恐れがあります。以下の手順でチャットの自動保存を設定しておきましょう。

1.Zoomウェブポータル（https://zoom.us/ja/signin#/login）にアクセスし、Zoomにサインイン
2.[設定]タブを選択し、[ミーティング]タブを開く
3.[ミーティング内（ベーシック）]以下の[チャット自動保存]トグルスイッチをオンにする
4.以降はアプリ内設定画面の[レコーディング]タブで設定されたフォルダに、ミーティング中のチャット履歴が自動保存される

同時に、チームチャットでユーザーがメッセージの編集・削除ができるかなどの設定も見直しておきましょう。

なお、Zoomミーティングのクラウドレコーディングを有効化している有料ライセンスユーザーの場合、チャット履歴をZoomクラウドに保存する設定もできます。

クラウドレコーディング時にチャット履歴もセットで保存する場合、[設定]タブから[レコーディング]タブを開き、[クラウドレコーディング]以下の[ミーティング/ウェビナーからのチャットメッセージを保存する]のチェックボックスをオンにしましょう。

【関連記事：Zoomのクラウドレコーディングの開始・管理・共有方法や注意点】

ミーティング内「ブレイクアウトルーム」の有効化・開始時の設定

「ブレイクアウトルーム」機能を利用すると、Zoomミーティングを最大100の個別のセッションに分割できます。ミーティングのホスト（主催者）は、任意のタイミングで1人または複数のユーザーを個別のセッションに振り分けられ、大人数が参加するグループワークなどに有効活用できます。

ブレイクアウトルームは、以下の手順で有効化しなければ利用できません。アプリ内でメニュー表示もされないため、事前に有効化しておきましょう。

1.Zoomウェブポータル（https://zoom.us/ja/signin#/login）にアクセスし、Zoomにサインイン
2.[設定]タブを選択し、[ミーティング]タブを開く
3.[ミーティング内（詳細）]以下の[ブレイクアウトルーム-ミーティング]トグルスイッチをオンにする
4.必要に応じて[スケジューリング時に参加者をブレイクアウトルームに割り当てる]などのチェックボックスをオンオフする
5.以降はミーティング中に[ブレイクアウトルーム]メニューが表示され、セッションの分割やユーザーの割り当てなどが行える

大規模ミーティング開催時に役立つ「共同ホスト」の有効化・指定時の設定

ブレイクアウトルームは無料アカウントユーザーでも利用できますが、セッションを分割すると管理が難しくなります。大規模ミーティングを開催する場合などに役立つのが、「共同ホスト」というロール（役割）です。

有料ライセンスユーザーは、ミーティング参加者を何人でも、共同ホストに指定できます。共同ホストはホスト権限の大部分を共有するユーザーで、参加者の管理や投票の作成・編集・立ち上げなどをホストに代わって実行できます。共同ホストを有効化・指定する方法は以下の通りです。

1.Zoomウェブポータル（https://zoom.us/ja/signin#/login）にアクセスし、Zoomにサインイン
2.[設定]タブを選択し、[ミーティング]タブを開く
3.[ミーティング内（ベーシック）]以下の[共同ホスト]トグルスイッチをオンにする
4.以降はミーティング中に[参加者]メニューから、任意の参加者にマウスオーバーして表示される[…（その他）]をクリックし、[共同ホストに指定]ができるようになる

Zoomの設定画面の使い方

Zoomを活用するためには、各自の環境や使い方に合わせた適切な設定が必要です。困ったことがあった際にもスムーズに対処できるように、設定の変更方法を把握しておくことも大切です。ここでは、Zoomの設定画面の使い方を確認しましょう。

設定画面を出すための3つの方法

設定を変更するには、まずホーム画面の右上に表示されている歯車マークをクリックします。歯車マークの直上に配置されている、アカウント名アイコンをクリックすると表示されるポップアップメニューの「設定」からも変更可能です。

すでにミーティングを開始している状態から設定画面を開きたいときは、ミュートボタンのすぐ右にある「^」をクリックすると表示されるポップアップメニュー内の「オーディオオプション」をクリックしましょう。

「ビデオの開始」ボタンの右隣にある「^」をクリックすると表示される「ビデオ設定」からでも同様の設定画面を開けます。

設定画面でできること

設定画面ではZoomの基本的な動作やビデオの設定、オーディオのテストなどを行えます。ミーティング開始時の動作や開始前の通知時間なども変更できるので、使いやすいようにカスタマイズしましょう。

バーチャル背景も設定画面から変更可能です。キーボードショートカットの確認もできるため、1度は目を通しておくことをおすすめします。

安全にZoomを使うためのおすすめ設定

Zoomを安全に使うためには、いくつか注意したいポイントがあります。注意点を知らずに使用すると思わぬところでトラブルになることもあるため、事前にしっかりと確認しておきましょう。Zoomを使う際のおすすめの設定をご紹介します。

予期せぬ参加者をブロック

ミーティングを行うときにはミーティングIDを使用してルームを作成しますが、このミーティングIDが何らかの原因で外部に流出してしまうと、予期せぬ参加者に乱入される危険性があります。この行為は「Zoom爆撃」と呼ばれて問題になっており、避けるためには対策が必要です。

代表的な対策の1つに、恒久的な「個人ミーティングID」は極力使わずに、使い捨てとなる「ミーティングID」を使用することが挙げられます。ミーティングIDならもしも流出してしまっても被害を最小限に抑えられるでしょう。

さらに、IDを共有する相手に注意する、待機室のオプションを有効化するといったことも有効です。

ミーティング参加者の管理

予期せぬ乱入者対策をしても、完全に安全を確保できるわけではありません。招待した参加者が望まない振る舞いをする可能性があることも視野に入れておきましょう。

ミーティングのホストは、他の参加者の行動を管理する機能を使用できます。参加者が勝手に画面共有をできないようにするといった制限をかけることも可能です。

この機能を使えば映像や画像を画面共有できるのはホストのみになり、荒らし行為をされるリスクは低くなります。ミーティングのログをチェックし、参加者の動向を把握することも有効でしょう。

Zoom Workplaceを使いこなす有料プランへのアップグレードならイッツコム！

Zoom Workplaceは、無料のベーシックアカウントでも豊富な機能を利用できます。ただし、無料アカウントユーザーが主催するZoomミーティングには40分の時間制限があり、クラウドレコーディングや共同ホストなどの便利な機能も利用できません。Zoom Workplaceを使いこなすには、プロ以上の有料ライセンスが必要です。

有料プランにアップグレードすると、ミーティング時間は実質無制限（30時間/1回）になり、コラボレーションや組織的な管理に役立つさまざま機能を利用できるようになります。AIアシスタントによる要約・提案が追加費用無料で利用できるようになるのも魅力です。

イッツコムはZoom有料プランをプロ1ライセンスから、日本語サポート込みで提供しています。拡張機能のZoomウェビナーやZoom Roomsなどの導入・運用サポートもお任せください。

まとめ

Zoom Workplaceの設定をカスタマイズするにはサインアップが必要です。無料アカウントでもバーチャル背景・アバターや連絡先などの設定はできますが、有料ライセンスを取得しなければアクセスできない機能もあります。例えば、クラウドレコーディングや共同ホスト、AI Companionなどです。

個人利用なら無料アカウントでも問題ありませんが、有料プランにアップグレードするとZoom Workplaceの活用の幅が大きく広がります。Zoom Workplaceの本格活用をお考えなら、組織規模やニーズに合った活用方法を提案できるイッツコムにご相談ください。