【PC版】Zoomの基本的な使い方！Zoomの問題点を解決する便利ツールとは？

リモートワークが普及する中で、導入が進んでいるのがZoomです。「導入したけれど、使い方があやふやで困っている」という方もいるのではないでしょうか。

そこでこの記事では、ダウンロードから便利機能の使い方まで詳しく解説します。Zoomの基本的な使い方を押さえて、スムーズな利用につなげましょう。後半では、Zoomに関する問題点を改善できる便利ツールも紹介します。

【PC版Zoomの使い方】1.Zoomを使う準備をしよう

Zoomは購入したPCに初めからインストールされているわけではありません。自身でダウンロードして設定する必要があります。ですが、実際にZoomが使える状態にするステップはシンプルです。PCに対して苦手意識がある方も難なく準備できるでしょう。ここからは、PCでZoomを使うために必要な準備を紹介します。

Zoomをダウンロードする

PCでZoomを使う方法は、アプリをダウンロードする方法とWebページへアクセスする方法の2つです。今回は、PCにアプリをダウンロードする方法を紹介します。

1.公式サイト（Zoom）にアクセスする
2.画面右上にある「サインアップ」をクリックする
3.入力フォームに使用するメールアドレス入力→「サインアップ」をクリックする
4.確認画面が表示される→内容を確認し、修正する必要がなければ「サインアップ」をクリックする
5.登録したメールアドレスにZoomから案内メールが届く
6.案内メールを開き、「有効化する」をクリックする
7.使用する方の名前とパスワードを入力
8.Zoomを招待する予定がない場合：「他の人をZoomに招待しますか？」に対しては「スキップ」を選択する
9.「ダウンロード」を押す→完了

Zoomにサインインする

サインインするにはアプリを立ち上げましょう。PCのデスクトップ画面にZoomがインストールされていれば、アイコンが作成されています。インストールの際に入力したメールアドレスとパスワードはサインインに必要です。セキュリティの観点からも忘れないように管理しましょう。

1.Zoomのアプリを立ち上げる
2.最初に登録したメールアドレスとパスワードを入力する
3.サインインが完了

音声テストをする

Zoomを使用して、相手とコミュニケーションを楽しむには音声テストを事前に済ませておくと安心です。音声テストの方法を紹介します。

1.「コンピューターオーディオのテスト」をクリックする
2.スピーカーテストが始まる
3.「着信音が聞こえますか」に対し、聞こえれば「はい」をクリックする→マイクテストが始まる
4.「返答が聞こえますか」に対し、聞こえれば「はい」をクリックする
5.問題がなければ、「スピーカーとマイクは良好です」と表示が出る

【PC版Zoomの使い方】2.新規ミーティングを作成しよう

Zoomのミーティングは、同時に複数人と回線をつないで話し合いやコミュニケーションがとれる機能です。リモートワークを導入している職場であれば、仕事の効率化を図るために頻繁なミーディングをすることもあるでしょう。ここからは、Zoomのミーティング機能の使い方について解説します。

「新規ミーティング」の作成方法

ミーディング機能はZoomのメイン機能ともいえます。スムーズにミーディング機能を使いこなせるように、事前に手順を押さえておきましょう。

1.Zoomのアプリを開く
2.画面左上にある「新規ミーディング」のオレンジ色のボタンをクリックする
3.画面上に「どのように音声会議に参加しますか」と表示される→「コンピューターオーディオに参加する」をクリックする

以上でミーディングの準備が完了しました。複雑な手順ではないため、初めての方でもスムーズに進めることが可能です。

Zoomに参加者を招待する

作成したミーティングへ参加者を招待する方法は、URLをコピーしてメールなどで知らせる方法とパスワードを設定し知らせる方法の2つです。今回はメールで知らせる方法を紹介します。

1.デスクトップからZoomを開く
2.画面下にあるアイコン「招待」をクリックする
3.連絡先とメールのタブが表示される→どちらかを選択
4.
・連絡先を選択した場合：招待のコピー・URLのコピー・ミーディングパスワードから選択する
・メールを選択した場合：Gmail・Yahoo！メール・デフォルトメールから選択する

参加者へ招待ができていれば、Zoomの招待メールが参加者のメールアドレスに届く仕組みです。

音声・映像を設定する

Zoomのミーティング機能を使用するには、音声（マイク）・映像（ビデオ）の設定方法もマスターしておく必要があります。設定方法を知っていれば、ミーディング参加時にも状況に応じて使い分けができるでしょう。以下に音声・映像の設定方法を紹介します。

【音声の設定方法】
1.画面左下のマイクのマークを確認する
2.音声を消したい場合は「ミュート」を、音声を出したい場合は「ミュート解除」をクリックする

【映像の設定方法】
1.画面左下のビデオのマークを確認する
2.映像を映したい場合は「ビデオの開始」を、映像を映したくない場合は「ビデオの停止」をクリックする

参加者を管理する

ミーティングの主催者であるホストは、円滑な進行のために参加者を管理する必要があります。Zoomの「参加者の管理」ボタンは、さまざまな機能があることが特徴です。具体的には以下のことができます。

【参加者全員に関する機能】
・名前の確認
・音声、映像の状態の把握や一括操作

【参加者個人に関する機能】
・チャットやメッセージの送信
・映像をONにする依頼
・ホストに設定する

参加者の名前を確認したり、音声や映像の状態把握や一括操作をしたりできるため、チャットやメッセージを送信する、映像をONにする依頼など、活用の幅が広がります。ホスト側の権限を渡す「ホスト設定機能」は、例えばセミナーのサポートを依頼する場面で活躍する機能といえるでしょう。

【PC版Zoomの使い方】3.便利な機能を使ってみよう

Zoomには、メイン機能のミーティング以外にも便利な機能がいくつもあるのをご存じでしょうか。画面が簡単に共有できたり、アカウントを持っていないユーザーでもミーディングに招待できたりと、使える機能は多岐にわたります。ここからは、Zoomの便利な機能を詳しく解説します。

招待されたミーティングに参加する

Zoomのミーティングは、アカウントを持っていなくても招待を受ければ参加できます。以下は招待メールからミーディングに参加する方法です。

1.ホストからミーディングの招待メールが届く
2.メールを開き、招待URLをクリックする
3.PCへアプリのダウンロードがスタートする
4.完了表示が出る→ダウンロードが済んだファイルをクリックする
5.PCへZoomのインストールがスタートする
6.ミーディングに参加できる

Zoomで画面を共有する

ミーディング機能を利用する際に使用する機会が多いのが「画面共有」です。画面共有とは、お互いのPC画面のどちらかを共有したり、アプリやブラウザを共有したりするときに活躍します。以下は画面共有の方法です。

1.画面共有ボタンをクリックする
2.共有したい画面を選択する
3.PCで再生する音楽を共有したい場合：「コンピューターの音声を共有」をチェックする
4.ビデオクリップを全画面で共有する場合：「全画面クリップ用に最適化」をチェックする
5.「共有」をクリックする

ミーティングを終了する

ミーディングを終了する方法は、自分だけがミーディングから退出する、またはミーディング自体を終了するという2パターンがあります。以下がそれぞれの具体的な方法です。

【自分だけがミーティングから退出する方法】
1.画面右下の「ミーティングの退出」をクリックする
2.「このミーティングを退出しますか」と表示される
3.退出を希望する場合：「ミーティングを退出」をクリックする

【ミーティング自体を終了する方法】
1.画面右下の「ミーティングの終了」をクリックする
2.「ミーティングを終了するか退出しますか」と表示される
3.「全員に対してミーティングを終了」をクリックする

Zoomだけの導入で感じている問題点

リモートワークの導入に伴い、Zoomを活用し始めてから不満を感じている方もいるのではないでしょうか。Zoomはミーティング機能に関しては画期的なツールですが、回線速度やセキュリティ面など、サポートが不十分といえる部分もあります。ここからは、Zoomの問題点と対処法について解説します。

不安定な回線でストレスがたまる

Zoomをストレスなく使用するには、安定した回線環境が必要不可欠です。回線が不安定になると、映像が乱れたりコミュニケーションがスムーズにとれなかったりします。言葉が正確に聞き取れなければ、業務に支障が出るかもしれません。

環境改善には、イッツコムの法人データSIMがおすすめです。安定した回線をシェアできるため、ストレスフリーなリモートワークが実現できるでしょう。

セキュリティへの不安がある

リモートワークの導入は、場所を選ばずに仕事ができるメリットと引き換えに、セキュリティの弱さがデメリットになるケースも多いといえるでしょう。イッツコムの「モバイル閉域接続」は、インターネットを経由しないため、精度の高いセキュリティを手に入れることが可能です。

あわせて、イッツコムの「box」を導入すれば仕事の効率も高められるでしょう。必要な情報にどこからでもアクセスができ、クラウドを使用できる容量にも制限はありません。安心、快適な環境を構築し、業務の効率化を力強くサポートします。

リモートワークの管理が難しい

リモートワークは、対面でのコミュニケーションと比較すると、スタッフを管理する難しさがあるといえるでしょう。誰がどのようなネットワークを構築しているか把握できていなければ、営業力を上げるチャンスもつかみにくくなります。

効率的にビジネスを進めるには、イッツコムの「ホットプロファイル」が最適です。名刺管理や、見込みの高い顧客を自動で発掘するマーケティング機能などが充実しており、営業アプローチのチャンスを逃しません。タスク管理も簡単にできるため、効率的かつ効果的な営業活動が実現できるでしょう。

便利ツールを追加してZoomをより活用しよう！

ミーティング環境をよりよいものにするには、有料版のZoomの導入がおすすめです。3人以上の場合、無料版は40分の制限があるのに対し、有料版の制限はありません。また、プランによっては最大500人と同時にミーティングができます。

一方でZoomは、回線環境やセキュリティ面を強化した上で導入することが理想的です。複数のツールを同時に導入することで、オンライン上で完結する業務に対して、安心・安全に取り組めます。便利ツールと有料版Zoomの導入によって相乗効果が見込めるでしょう。

まとめ

リモートワークを導入する企業が急速に増えてきました。Zoomはダウンロードも簡単で、ミーディング機能をメインとした便利な機能が多数備わっています。一方、Zoomの導入にあたり、回線の安定性やセキュリティ環境の強化は重要な課題といえるでしょう。

より効率的で安心な業務遂行のために、有料版Zoomとイッツコムのモバイル閉域接続をはじめとする便利ツールの導入をご検討ください。懸念されるZoomの脆弱性をカバーしつつ、快適な使用環境の実現といった企業のニーズに応えます。ぜひ、メールや電話でお気軽にご相談ください。