テレワークの労務管理はどうすべき？課題解決のコツやツールを解説

テレワークは従業員にとってワークライフバランスの向上につながるうれしい働き方であり、企業にとっても多様な人材を確保しやすくなるといったメリットがあります。とはいえ、導入に当たっては労務管理の複雑化や困難さなど、解決しなければならない課題が生じます。

従業員が出社しないため、どのように労務管理をすればよいのか分からず、頭を悩ませている方もいるのではないでしょうか。

そこでこの記事では、テレワークを導入した際の労務管理はどうするべきか、方法やツールの選び方を解説します。管理方法をマスターすれば、テレワークでも従業員の適切な労働時間を把握できます。ぜひチェックしてみましょう。

テレワークにおける労務管理の課題と必要性

テレワーク本来のメリットを享受しながら法律を順守するためには、適切な労務管理が必要です。まずはテレワークにおける労務管理の課題は何か、なぜ適切な労務管理が必要なのかを見ていきましょう。

テレワークの勤務形態は3種類

テレワークとは、ICT（情報通信技術）を利用し、時間や場所を有効活用する柔軟な働き方です。政府による明確な定義があり、「働く場所」によって3つに分類されます。

・在宅勤務：従業員の自宅で業務を行う
・サテライトオフィス勤務：テレワーク用に設けられたビジネス拠点で業務を行う
・モバイルワーク：移動中の車内やカフェなどで柔軟に業務を行う

勤務形態によって労務管理の考え方はやや異なるため、企業・従業員両方が働く場所の違いを区別することが大切です。

テレワーク導入で期待できるメリット

テレワークを導入すれば、さまざまなメリットを享受できます。導入によって享受可能なメリットは、以下の通りです。

・労働生産性の向上：通勤時間がなくなることによる時間の有効活用、落ち着いた環境での作業効率アップ、ワークライフバランス向上によるモチベーションアップなどで、労働生産性が向上します

・オフィスコストの削減：文房具や用紙代の節約、通勤費などがなくなり、オフィスコストの大幅な削減が可能です

・優秀な人材の確保：自宅での労働が可能となるため、子育てや介護などの事情で優秀な人材が退職するのを防げます

・企業活動の継続性の確保：自然災害やパンデミック時などでも、事業場所が分散していることで企業活動の継続性が高まります

よくある問題・課題を解決するための労務管理

テレワークを「コロナ禍で必要に迫られて緊急導入した」「社会的ニーズの高まりを受けて導入した」という企業も多いでしょう。テレワーク導入に当たって計画性が不十分な場合、労務管理に支障が生じ、メリットを享受しにくいケースも珍しくありません。労務管理上のよくある問題・課題は次の通りです。

・従業員側
「仕事と仕事以外の切り分けが難しい」
「長時間労働になりやすい」など

・企業側
「労働時間の管理が難しい」
「進捗状況などの管理が難しい」など

こういった問題・課題を解決し、テレワーク本来のメリットを享受するために、適切な労務管理が求められます。

労働基準関係法令を順守するための労務管理

オフィス勤務者であってもテレワーカーであっても、法律上の「労働者（従業員）と使用者（企業）」という関係は変わりません。テレワーカーに対しても、以下のような労働基準関係法令が適用されます。

・労働基準法（昭和22年法律第49号）
・最低賃金法（昭和34年法律第137号）
・労働安全衛生法（昭和47年法律第57号）
・労働者災害補償保険法（昭和22年法律第50号）

「労働基準関係法令を順守する」という意味でも、テレワークにおける労務管理は必須です。

テレワークで労働基準法を順守した労務管理をするには

テレワーカーもオフィス勤務者も、法律上の扱いは同じ「労働者」です。しかしテレワークならではの労働条件もあります。厚生労働省が公開する「テレワークにおける適切な労務管理のためのガイドライン」に基づき、「労使双方の共通認識」を形成することが重要です。ここでは、労働基準法を順守した労務管理の仕方を見ていきましょう。

労働条件を明示する

テレワークを行う従業員との労働契約の締結時には、オフィス勤務者と同じく、賃金・労働時間の他に就業場所に関する事項を明記しなければなりません。

従業員がテレワークを行うことを予定している場合、自宅やコワーキングスペースなど許可できる就業場所を明示しておきます。就業場所が不規則になるモバイルワークの場合、就業場所の許可基準を示し、「使用者が許可する場所」を明示しましょう。

なお、テレワークの実施に当たり、始業・終業の時刻変更がある場合、その旨を就業規則に記載することが必要です。

労働時間を適正に把握する

テレワーカーの労働時間の適正な把握も求められます。原則として、厚生労働省が規定する「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」に基づき管理しなければなりません。

原則として、PCの使用時間を記録するなど客観性が必要になります。やむを得ず自己申告制になる場合も、同ガイドラインに基づき労働時間を管理しましょう。

テレワーク中に起こりがちな「中抜け時間」については、終業時間を繰り下げる場合は「休憩時間」、繰り下げない場合は「時間単位の年次有給休暇」とします。時間単位の年次有給休暇については労使協定の締結が必要です。

評価制度や賃金制度を明示する

オフィス勤務者とテレワーカーの評価方法が異なる場合、評価制度や賃金制度を明確化し、評価者・テレワーカー両方に内容を説明しましょう。テレワーカーの賃金制度などがオフィス勤務者と異なる場合、労働基準法の定めにより、就業規則の作成・変更及び届け出が必要です。

業務に必要な費用についても明確化

テレワーク中の従業員は、業務に必要な費用を自ら負担する場合があります。

具体例）
・インターネット回線の通信費
・業務用デバイスやデスクなどの購入・レンタル費用
・コワーキングスペースなどの利用費

これらテレワークに必要な費用について、「労使のどちらが負担するか」「使用者が負担する場合の限度額」「労働者の請求方法」などを明確化しましょう。従業員に負担させる場合、労働基準法に基づき、就業規則に規定することが必要です。

社内教育や研修制度も整備する

テレワーク中の従業員はオフィス勤務者に比べ、社内教育の機会を得にくい傾向にあります。テレワーカーも利用しやすい社内教育・研修制度を設けることが望ましいでしょう。

またテレワークに必須となる情報セキュリティ対策については、総務省による「テレワークセキュリティガイドライン」に基づく教育が効果的です。

テレワーカー向けの社内教育・研修制度を定める場合、労働基準法に基づき、就業規則に規定することが求められます。

テレワークで問題になりがちな「労働時間」の労務管理

テレワークの労務管理で問題になりやすいのは労働時間です。また、テレワーカーには「事業場外のみなし労働時間制（労働基準法第38条の2）」を適用できる場合もあります。ここでは、テレワークにおける労働時間の労務管理を見ていきましょう。

『労働者が労働時間の全部又は一部について事業場外で業務に従事した場合において、労働時間を算定し難いときは、所定労働時間労働したものとみなす。ただし、当該業務を遂行するためには通常所定労働時間を超えて労働することが必要となる場合においては、当該業務に関しては、厚生労働省令で定めるところにより、当該業務の遂行に通常必要とされる時間労働したものとみなす。』

（引用：『労働基準法（昭和二十二年法律第四十九号）』)

労働時間を適正に把握する具体的な方法

国によって定められたガイドラインにもある、「労働時間の適正な把握」は重要なポイントです。労働時間を適正に把握できれば、残業のし過ぎを防ぐことができ、従業員の労働生産性の低下を防げます。また、適切な給与の支払いも可能となり、従業員のモチベーションを維持できます。

会社と従業員がICTツールで接続されていれば、従業員の労働時間の管理は可能です。具体的には、以下にまとめた内容を把握しましょう。

・労働時間やどのような作業を行ったかの日報
・始業時の上司へのメール、もしくは電話
・終業時の上司へのメール、もしくは電話
・PCの使用時間

これらを把握すれば、在宅勤務者でも具体的な労働時間の把握が可能です。労働時間や始業、就業時間の報告は、在宅勤務者の日課としてルール決めしておきましょう。

「事業場外のみなし労働時間制」が適用できる場合も

テレワークであっても、在宅勤務者の労働時間を適切に管理できれば、オフィス勤務者と同じように通常の労働時間制の適用が可能です。また、一定の条件の下であれば、「事業場外のみなし労働時間制」も適用できます。

労働時間制とは「1日8時間で週40時間」といった通常の労働時間制や、繁忙期や閑散期によって労働時間を変えられる変形労働時間制、コアタイムが定められているフレックスタイム制などを指します。

事業場外みなし労働時間制の場合は、会社以外の場所で仕事をする際に「所定時間」労働したとみなす制度です。以下の条件を満たした場合のみ、事業場外みなし労働時間制を採用できます。

・仕事をする場所が自宅であること
・使用者の指示によって、情報通信機器が常に通信可能な状態になっていないこと
・仕事が随時使用者の指示によって行われていないこと

労務管理にはICTツールを活用しよう

労務管理をするのであれば、効率的に管理可能な「労務管理ツール」を導入するのがおすすめです。労務管理ツールを利用しないと、見えないところで休日出勤や時間外労働をしてしまう可能性があります。

労働時間の記録は、従業員が手動で始業時間や就業時間を打ち込むツールもありますが、おすすめはPCと連動して労働時間が分かるツールです。PCを起動させた時間が始業、PCの電源を切った時点で終業時間として記録され、実際の労働時間が分かりやすくなるためおすすめです。

テレワークに適した労務管理ツール選びのポイント

テレワークで労務管理をする際に使用するツールは、さまざまなものがラインナップされています。そのため、労務管理ツール選びのポイントをしっかりと押さえて、適切な管理ができるツールを選ぶことが重要です。

ポイントは、「労働時間の記録ができること」「給与計算や人事管理ソフトとの連携」「労働状況の確認ができる」の3つとなります。具体的に見ていきましょう。

労働時間の記録機能はマスト

労務管理ツールを導入する場合、労働時間の記録機能が付いているものを選びましょう。労働時間の記録は、最も重要な要素といえます。労働時間の記録に際して必要なのが、「始業時刻」「休憩時刻」「終業時刻」の登録です。

また、フレックス制度である場合や業務の中断・中抜時の対応も考慮しましょう。これらの取り決めは企業によって異なるため、自社にあった機能を有する労務管理ツールを選ぶことが重要です。始業時刻や終業時刻の登録方法は、手動や自動のものから、予算などを考慮して決めましょう。

給与計算や人事管理ソフトとの連携ができる

給与計算や人事管理ソフトと連携が取れると、総務部門の効率性が上がるのでおすすめです。別で給与計算をする手間が省けたり、有給休暇の残日数を自動で算出してくれたりするので、手間がかかりません。

さらに、「賃金台帳」「労働者名簿」「出勤簿」を自動で記録してくれる労務管理ツールもあります。これら3つの帳簿は、企業が保管しなくてはならないものとされています。自動で記録してくれるだけでなくアップデート機能もあるので、効率性アップの心強い味方になるのがポイントです。

作業状況の確認ができる

労務管理ツールの中には、従業員が実際に仕事をしているのか確認できるシステムを搭載しているものもあります。例えば、在宅勤務者のデスクトップ画面を定期的にキャプチャし、いま実際に仕事中なのかの確認が可能です。

テレワークであっても営業職で外出する機会が多い従業員であれば、何時にどこの場所に立ち寄ったのか、GPS機能を用いて把握できるシステムもあります。常時監視をすると従業員のモチベーション低下につながりますが、適度な確認であれば従業員側も気を引き締めて仕事ができます。

テレワークを導入した企業の労務管理事例

テレワークを導入した企業の労務管理事例を2件紹介します。

・食品関連会社：S社の事例
食品会社大手のS社では、10分単位でのテレワークができます。勤務時間は、フレックスタイム制か通常の勤務時間のどちらかを選択可能です。始業時と終業時に上司にメール報告を行い、そのメール報告に基づいて適正な労働時間かどうかのチェックをしています。

・人材関連会社：J社の事例
通常の労働時間制でテレワークを導入している企業です。始業時と終業時に、テレビ電話ツールのチャット機能を用いて報告をしています。その報告履歴から、労務管理を行うことが特徴です。

労働安全衛生法上の留意点もチェック

テレワークであっても、従業員の健康をおろそかにしてはいけません。会社へ出社する従業員と同様に、健康への留意が必要です。「労働安全衛生法」という法律で定められているので、留意点を確実に守ることが重要です。留意点は「健康診断と安全衛生教育の実施」と「従業員自身の健康保持」の2点です。それぞれを詳しく解説していきます。

健康診断と安全衛生教育の実施

テレワークで従事していても、通常の会社へ出社する従業員と同様に、健康保持の確保が必要となります。健康保持の確保とは何かというと、具体的には「健康診断の実施」と「安全衛生教育の実施」です。

健康診断は、「雇入時の健康診断」と「定期健康診断」の2つを行う必要があります。また、テレワークで働く従業員を雇った際、安全衛生教育として、業務に関する疾病の原因やその予防法などについての教育を実施する必要があるので注意しましょう。

（参考：『労働安全衛生法とは』）

従業員自身の健康保持

テレワークは、通信機器を用いて、主に自宅で業務を行います。そのため、在宅勤務者の健康保持に留意しなくてはいけません。さらに、国が作成した「VDT作業における労働衛生管理のためのガイドライン」をしっかりと把握しておくことが重要です。

ガイドラインの「作業環境管理」には、照明や採光に関する規定、グレアの防止、騒音の低減措置などが記載されています。従業員に対して、自宅勤務においても健康が保持できるように、適宜助言を行いましょう。

（参考：『情報機器作業における労働衛生管理のためのガイドラインについて』）

テレワークの労務管理を効率化するICTツールの例

ビジネスチャット・Web会議システム・クラウドストレージは、テレワークの基本ツールといえます。これらはテレワークの問題・課題解決に役立つ上、労務管理の効率化にも効果的です。ここでは、日常業務における労務管理の効率化に役立つICTツールを見ていきましょう。

ビジネスチャット

ビジネスチャットはテレワークの基本ツールです。オフィスと地理的に離れたテレワーカーは、報連相のしにくさに悩みを抱えるケースがあります。ビジネスチャットは以下のような特徴があり、メールに代わるテレワーク向けのコミュニケーション手段として最適です。

・PCでもスマホでも簡単に利用できる
・短文で素早く報連相ができる
・グループチャットで複数人との情報共有も容易
・メンション機能でTo/CC設定も容易
・通知機能で即時的な対応がしやすい
・時系列に並べたやり取りを検索・確認しやすい
・報連相の履歴を個人的に管理する必要がない
・簡単な操作でファイル送信もできる

労務管理の効率化はもちろん、テレワークにありがちなコミュニケーション課題を解決するという意味でも、ビジネスチャットを利活用することがおすすめです。

Web会議システム

Web会議システムもテレワークの基本ツールです。ビジネスチャットと違い、映像・音声も使った「顔の見えるコミュニケーション」に対応できます。会議のために出社する必要がなくなるともいえます。

複数人での会議の他、上司・部下の1on1ミーティングにも対応できるため、成果だけでなくプロセスも人事評価に反映しやすくなるでしょう。

ただし、Web会議システムによる「常時監視」はおすすめできません。従業員の性格によりますが、常時監視がストレスとなり、モチベーションの低下を招く恐れがあります。

クラウドストレージ

クラウドストレージは、オフィス・テレワーカー間のファイル共有に必須のツールといえます。

また、テレワークを導入すると、「いま作業中かどうか分からない」「誰がどの業務に従事しているか分かりにくい」「プロジェクトの進捗状況が分かりにくい」といった悩みも生まれがちです。

サービスによっては「コンテンツマネジメントシステム」という性格が強く、ファイルだけでなくタスク・プロジェクト・アクセス履歴も管理できます。

【関連記事：テレワークの導入は事前準備が大切！生産性向上を実現するITツールはコレだ！】

労務管理の効率化を一括整備するならイッツコム！

イッツコムはコミュニケーションツールを一本化できる「Zoom」、安全で使いやすいコンテンツマネジメントシステム「Box」、テレワーカーの通信環境整備に最適な「法人データSIM」や「モバイル閉域接続」を提供しています。テレワークにおける労務管理を効率化する、これらのサービスの魅力を見ていきましょう。

コミュニケーションツールの一本化なら「Zoom」

労務管理の効率化やコミュニケーション課題の解決のために、Web会議システムやビジネスチャットを導入することは重要です。しかしオフィス側も使いにくいツールでなければ現場に定着しません。

「Zoom」はビジネスシーンで非常に利用率が高いWeb会議システムであり 、オフィス側も標準ツールとして活用しやすいのが利点です。また「Zoom Chat」機能によりビジネスチャットとしても利用できます。Web会議システムとビジネスチャットを一本化でき、PCでもスマホでも直感的に使いやすいことから 、報連相や1on1ミーティングなどへの活用に最適です。

イッツコムなら日本語サポート付きの有料版Zoomを、プロプラン1ライセンスから提供しています。管理者向けの各種マニュアルも充実しているため、安心して利用できます。

安全で使いやすいコンテンツマネジメントシステム「Box」

ファイル共有や業務管理には、コンテンツマネジメントシステムの導入がおすすめです。しかしこのタイプのICTツールは多種多様で、どのツールを選ぶべきかは課題といえます。

法人向けに開発された「Box」は、機能性・セキュリティ・使いやすさに優れたクラウド型コンテンツマネジメントシステムです。容量無制限のクラウドストレージであらゆるファイルを一元管理でき、強力な認証システムやオンライン共同編集に対応しています。

ファイルの作業履歴は随時確認でき、編集中のユーザーをリアルタイムに確認できるのもポイントです。70種類以上のログ管理にも対応するため、「誰がいつどのような業務に従事したか」を詳細に把握できます。

さらに「Box Notes」によるアイデア共有やプロジェクト管理にも対応するため、労務管理の効率化に最適なコンテンツマネジメントシステムです。

テレワーカーの環境整備を包括的に整備！

オフィスでも自宅でも、インターネット環境さえあればテレワークは可能です。とはいえ、回線速度、セキュリティ、業務管理など、さまざまな環境を一定以上のレベルに整備しないと快適に仕事をするのは難しいでしょう。

イッツコムなら、リモートワークでありがちなお悩みを一括で解決できます。法人・個人を問わずトータルでサポートできる豊富なサービスをぜひご覧ください。

まとめ

テレワークは、場所や時間の概念にとらわれず、自宅やサテライトオフィスなどで働くことを指します。テレワークを導入すれば、「労働生産性の向上」「オフィスコストの削減」「優秀な人材の確保」「企業活動の継続性の確保」などのメリットを享受できます。

しかし、上司の目が届かない場所で業務を行うため、隠れて長時間労働や休日出勤をしてしまう恐れがあります。それを防ぐためにも、従業員の適切な労務管理が重要です。

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