テレワークの効果や意義とは？導入効果を高めるポイントも解説
目次
テレワークが一般化する中、多数の企業・従業員がその効果に気付きました。「今後もテレワークを続けたい」と考えている方も少なくないでしょう。同時に、テレワークの効果について改めて理解を深めたい方もいるのではないでしょうか。
テレワークには本来どのような効果が期待されているのか、また実際にどのような効果があるのかを知ることで、導入時や運用体制の改善を具体的に検討できます。オフィスとテレワーカーをつなぐICTツールの標準化が重要であることにも目を向け、テレワークの導入効果を十分に享受しましょう。
この記事では、社会・企業・従業員視点のテレワークの効果、導入効果を高めるポイントについて紹介します。
テレワークの意味をおさらい
テレワークとは、ICT（情報通信技術）を利用し、時間や場所を有効活用する柔軟な働き方です。Web会議システム・ビジネスチャット・クラウドストレージなどのICTツールを標準的に使用することで、時間や場所にかかわらず業務遂行できる仕組みを整え、オフィスに依存しない働き方を実現できます。テレワークの勤務形態は以下の3種類です。
・在宅勤務：自宅でICTツールを活用して働くスタイル
・モバイルワーク：営業担当者などが、移動中の車内やカフェでICTツールを活用して業務遂行するスタイル
・サテライトオフィス勤務：郊外・地方に新設したビジネス拠点、企業が契約したコワーキングスペースなどから、ICTツールを活用して業務遂行するスタイル
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社会におけるテレワーク浸透の効果
テレワークの浸透は社会的に大きな効果が期待されており、政府は働き方改革などを通じて普及を後押ししています。主な効果は雇用創出と労働人口減少の緩和、地方創生や環境負荷の軽減です。ここでは、社会におけるテレワーク浸透の効果を見ていきましょう。
雇用創出と労働人口減少の緩和につながる
日本社会は少子高齢化が深刻化しており、「超高齢人口減少社会」に向かっています。「65才で定年退職」という考え方では労働人口は減少し続け、国際競争力も低下し続けるであろうことは重大な懸念点です。高齢者だけでなく、子育て世代の女性やハンディキャップを持つ方も、より積極的に働ける社会への変容が求められています。
テレワークが浸透すれば、「オフィスまで移動しなければならない」というハードルは解消されます。多様な人材の雇用創出、労働人口減少の緩和につながるのは、テレワークの社会的なメリットの1つです。
地方創生につながる
テレワークは地方の雇用機会創出や経済活性化に期待されている働き方です。日本は東京近郊へ人口が集中しやすく、企業のオフィスもビジネスチャンスの多い都心部に集中しやすい傾向にあります。少子高齢化に対応するとともに、「東京一極集中」を解消し、地方創生を進めることも日本社会の課題です。
テレワークを有効活用すれば、地方在住でも都心のヘッドオフィスに勤められるようになり、また企業は地方に拠点を移しやすくなります。人材の流動性が増すことで地域も活性化し、日本社会の持続可能性を高められることもメリットです。
環境負荷の軽減につながる
テレワークは環境負荷の軽減にもつながる働き方です。出社や業務に伴う移動が減り、ビジネス関連の交通量が減ることで、公共交通機関やマイカーなどが排出するCO2を削減できます。
地球温暖化対策は、日本はもちろん、世界全体で取り組むべき共通課題です。実際に国土交通省が発行する「首都圏白書」などで、テレワーク導入による温室効果ガス排出量の削減効果は認められています。
企業におけるテレワーク導入の効果
テレワークは企業にとってもさまざまな導入効果があります。例えば労働時間減少と生産性向上、ダイバーシティ経営の推進やオフィスコスト削減などです。BCP対策の効果はコロナ禍で実感した企業も多いでしょう。導入後にさまざまな経営改善効果があることに気付き、「今後もテレワークを活用し続けたい」と考える企業は珍しくありません。
労働時間減少と生産性向上
超高齢社会に突入している日本は、さまざまな業界で人材不足に悩まされています。経営戦略を見直し、貴重な人材を活用して生産性を上げることは、多くの企業にとって共通の課題です。
総務省が発表した資料によると、テレワークを積極導入した企業の6割以上で労働時間が減少しています。ICTツールを活用した効率的な働き方により、長時間労働を是正し、またフレックス勤務と組み合わせる企業も増えている状況です。こういった企業は13~18%程度の生産性が向上しており、テレワーク非導入企業より高い生産性向上効果を得られています。
（参考:『総務省｜テレワークの最新動向と総務省の政策展開』）
人材確保・流出防止とダイバーシティ経営の推進
人材不足が深刻化する中、人材獲得競争も過熱しています。優秀な人材の確保と流出防止も、多くの企業にとって共通の課題です。
テレワークの導入により働きやすい環境を整えることで、従業員はモチベーションを維持・向上しやすくなります。求職者にとっての魅力が増し、優秀な地方在住者、あるいは海外在住者の獲得も視野に入るでしょう。
「テレワーク導入企業で働きたい」「ずっとテレワークがいい」という働き手は増えています。高齢者・女性・外国人など多彩な人材を確保し、イノベーションや価値創出につなげるような、ダイバーシティ経営を推進しやすくなることもポイントです。
オフィスコストの削減
テレワークはオフィスコスト削減にも効果的です。ICTツールの導入などによるイニシャルコストはかかるものの、交通費・オフィス賃料・ペーパーコストなどさまざまなコストを削減でき、中長期的にはコストメリットを得られます。
交通費の削減効果が特に大きいのは、郊外から1~2時間かけて通勤するような従業員が多い場合です。出社不要の従業員が増えれば、賃料の高い都心部のオフィスを縮小することもできます。
ICTツールを活用して紙ベースから電子ベースの業務スタイルに移行し、全社的にペーパーレス化を推進することで、紙の印刷・保存・郵送・廃棄にかかるコストも大幅に削減可能です。
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BCP（事業継続計画）対策
テレワークの導入はBCP（事業継続計画）の対策にも効果的です。BCPとは、テロ・災害・伝染病など経営資源にダメージを与えるリスクを想定し、中核事業の継続や早期復旧を目指すための対応計画を指します。
テレワークのBCP対策効果は、新型コロナウイルス感染爆発で多くの企業が実感したでしょう。加えて、日本は災害大国です。出社も採用もままならない状況は、今後いつ起こるとも限りません。
テレワークの導入により人的・物的・電子的な経営資源を分散し、固定的なオフィスに依存しない業務スタイルを定着させることで、緊急時にも安定した事業継続が叶います。
従業員におけるテレワーク導入の効果
テレワークは従業員にとってもうれしい働き方です。週に数日間をテレワークに切り替えるだけでも、ワークライフバランスを向上できるでしょう。出産・育児・介護と両立しやすくなり、居住場所の選択肢も広がるなど、より自由な働き方・生き方を選びやすくなるのは大きなメリットです。
ワークライフバランスを向上できる
テレワークは従業員のワークライフバランス向上に大きな効果を発揮します。在宅勤務者は通勤の必要がなく、モバイルワーカーは直行直帰が可能です。
ストレスになりがちな通勤時間をなくし、代わりに学習・趣味や家族・友人と過ごす時間を増やせます。仕事とプライベートを上手に両立でき、個人の生活が充実しやすくなるでしょう。
出産・育児・介護と両立しやすい
仕事と出産・育児・介護を両立しやすいことも、テレワーカーのメリットです。日本は出産や育児の時期に女性が退職してしまい、30代を中心に働く女性が減少する「M字型就労（M字カーブ）」の問題を抱えています。また両親の介護が必要になり、退社を余儀なくされるケースもあります。
テレワーク、特に在宅勤務が選択できれば、出産・育児・介護と両立しやすくなるでしょう。キャリアを中断せず、プライベートと両立して働き続けられるのは、従業員だけでなく企業にとってもうれしいポイントです。
居住場所の選択肢の幅が広がる
居住場所の選択肢の幅が広がることも、テレワーカーのメリットです。テレワーク非導入企業の場合、オフィスが都心部にあると従業員の生活費の負担は大きく、都心部を避けて郊外から長時間通勤をする従業員も珍しくありません。
自宅やサテライトオフィスを拠点に働けるようになれば、「住みやすさ」や「地域の魅力」を重視した地方移住もしやすくなります。また単身赴任中の従業員も、一部の就業日に自宅で働くことで、家族との時間を取れることもポイントです。
テレワークを実施する際の注意点
テレワークは社会・企業・従業員にとってさまざまなメリットがある働き方です。一方で、企業が導入するに当たってはいくつかの注意点もあります。例えば、労働時間管理・人事評価制度が複雑化することや、情報漏えいリスクが高くなりやすいことなどです。ここでは、テレワーク導入の注意点を5つに分けて解説します。
労働時間管理が複雑化する
本来の勤務地である事業所で業務を行う場合は、労働法に基づいて出勤・退勤の時間管理が明確になっているでしょう。また、同じ時間帯に働く従業員も複数いるため、休憩時間や勤務時間をその場で確認することができます。
しかし、勤務地が多岐にわたるテレワークにおいては可視化しにくいというデメリットがあります。管理方法が複雑になるだけでなく、従業員の長時間労働に気付かない可能性も考慮しなければなりません。リアルタイムで状況を把握できないため、同じ労働時間でも進捗に大きな差が出やすいと考えたほうがよいでしょう。
人事評価制度が複雑化する
複数の従業員が業務を進めるにあたって、「誰をどの程度評価するべきか」を判断しなければなりません。人事評価の基準は企業により異なりますが、自宅やサテライトオフィスで作業する従業員にも同じ基準を反映する必要があります。
しかしテレワークでエリアを拡大すると、評価制度の内容が複雑になります。それは、テレワークをする従業員の環境が人それぞれ多様化しているため、評価するのは容易ではないからです。優秀な人材の離職を避けるためには、働き方によって差が出ないような人事評価制度を設けることが重要といえます。
業務と業務外の線引きがしにくくなる
テレワークで業務に携わる従業員は、実際に業務を行っている時間と業務以外の時間に明確な違いがありません。企業側が勤務実態を把握しづらいだけでなく、従業員自身の超過労働につながりやすい点にも注意が必要です。このようなリスクを避けるために実践できる対策として、以下のような方法があります。
・PC上に残った作業履歴を本社や支社で管理する
・Webカメラを常時起動して状況を把握する
・メールよりもチャット機能を優先してリアルタイムな伝達を行う
勤務地を問わず、いつでも本社や支社とコミュニケーションが取れるような環境を整えることが大切です。
人材育成が困難になる
テレワークで勤務する従業員と情報を交換するためには、Webカメラやチャット機能を活用します。簡単な報告・相談であれば問題ありませんが、若手従業員の教育や育成を行う場合は困難に感じるでしょう。
たとえ優秀な人材であっても、企業独自の取り組みや業務内容を理解する時間を設けなければなりません。研修制度を設けたり、本社や支社へ定期的に出社したりする必要があるといえます。テレワークが人材育成に悪い影響を与えないよう考慮しましょう。
情報漏えいリスクがある
企業にとって、セキュリティを強化するのは重要な任務の1つでもあります。通信環境を整備することで安全な状態を維持していますが、テレワークの場合は情報が漏れるリスクがある点に注意が必要です。
例えば、自宅で勤務する従業員が知らぬ間にフリーWi-Fiに接続したとき、外部からの不正アクセスで機密情報が漏えいするかもしれません。ウイルス感染によって事業が停滞するケースもあるため、テレワークを行う上では特に注意すべき部分といえるでしょう。
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テレワークの効果を活かせる職種
テレワークを実行するべきかどうかは、効果を活かせる職種・業種であるか否かを見極めることが大切です。例えば、以下のような条件を複数満たす企業であれば高い効果を期待できます。
・ICT化が進んでいる（導入コストが低い）
・自己管理業務が多い
・専門スキルを活用できる
・資料作成に関する業務が多い
・取引先や顧客訪問など移動が多い
「本社や支社の従業員とかかわる機会が少ない」といった観点を持つと判断しやすくなるでしょう。具体的には以下のような職種・業種がテレワークに適しています。
・情報通信業
・技術サービス業
・研究職
・営業職
また、医療や宿泊業など、従来は直接顔を合わせることが業務の一環となっていた職種・業種でも、テレワーク・の導入は不可能ではありません。オンライン診療や管理人不在の民泊などがその一例です。
テレワークの効果を高める導入のポイント
テレワークの取り組みを始める際には、可能な限り高い効果を発揮したいと考えるでしょう。少しでもよい環境を実現するためには、あらかじめ計画を立てて進められると安心です。効果測定の方法もあわせて入念な取り組みを行いましょう。テレワークの効果を高めるためのポイントを3つご紹介します。
効果測定をどのように行うのかを明確にしておく
テレワークは、導入の際に多くの時間とお金を費やす取り組みです。本格的な導入をスタートする前に、「どの程度お金が必要か」「十分なメリットを発揮できるか」といった効果測定を行いましょう。
予算や時間的コストの予測だけでなく「従業員が満足しているか」「業務が効率化しているか」などもチェックしなければなりません。試験導入でスムーズに調査ができるよう、あらかじめ効果測定の方法や項目を明確にしておきましょう。
予算が導入費用を上回った場合は、差額分の効果を感じられるかどうかも重要な判断基準となります。大金を費やすほどの効果が期待できなければ、導入を即決しないほうがよいでしょう。
活用できそうな職種・部署から始める
企業内で複数の職種や部署に分かれている場合は、一斉に導入すると混乱を招く可能性があります。具体的な制度が整っていない状況では業務が停滞するリスクがあるため、テレワークを有効活用できそうな職種・部署から段階的に始めましょう。
導入する日付や順番を明確にして共有することも、効果を高めるためのポイントです。企業全体でテレワーク導入の進捗を把握すると、業務停滞やトラブル発生のリスクを軽減できます。従業員自身が導入日程を知ることによって、タスク管理やスケジュール調整もしやすくなるでしょう。
また、セキュリティの取り扱いについて認知を広めるのも導入段階で重要となります。Webカメラやチャットの使用方法など、基礎的な部分も共有して導入直後から活用できるよう心がけましょう。
管理職以上の従業員・経営者が積極的に活用する
これまで本社・支社のオフィスで勤務を続けてきた従業員にとって、テレワークによる遠方での作業や自宅勤務は行動に移しづらいものでもあります。特に、オフィスと自宅では雰囲気も大きく異なるため「仕事をしていないと思われるかもしれない」という感情が芽生えるかもしれません。
従業員が活用しなければテレワークの取り組みも無駄になってしまうため、まずは管理職以上の従業員や経営者が積極的に行動することが大切です。自分よりも立場が上である従業員・経営者が利用している姿を見ると、導入に対しても前向きになれるでしょう。
従業員がテレワークに慣れるまでは、サテライトオフィスの利用や自宅勤務を個別に促すのも1つの方法です。気軽にテレワークを活用できるような雰囲気を作っていきましょう。
テレワークの効果測定をするための評価項目
テレワークの導入で効果測定を行う際には、評価項目を一つ一つ明確にしておくことが大切です。評価項目には大きく分けて「定量的評価」「定性的評価」の2つがあります。具体的な数や金額で表せるものを定量的評価、表せないものを定性的評価として扱う点を押さえましょう。それぞれの詳しい項目について解説します。
定量的評価の項目
定量的評価は、以下のような項目を調査して表にまとめる方法です。企業によって項目は異なるため、参考として確認してみましょう。
| 評価のカテゴリ | 詳細項目 |
| 業務効率 | ・伝票などの処理件数 ・データ処理の数と時間 ・プログラムの作成件数と時間 ・問い合わせを処理した件数と時間 ・企画書や報告書の作成件数と時間 |
| 顧客対応 | ・顧客対応の回数と時間 ・訪問回数と時間 ・新規契約の獲得数 |
| オフィスコスト | ・オフィスの面積 ・オフィスの賃貸料 ・コピー用紙など消耗品の費用 ・オフィスの修繕コスト ・電気利用料 |
| 移動コスト | ・従業員の交通費 ・出張時の移動時間や交通費 |
| 長時間労働 | ・所定外労働時間数 |
| ICTコスト | ・ネットワークコスト ・クラウドなどのサービス利用料 ・ICTの運用コスト ・PCやタブレットなどの機器利用料 |
| 人材の雇用と育成 | ・新規採用の応募者数 ・離職者数 |
全てまとめると膨大な量になるため、テレワークを導入する前の段階からデータを収集しておいたほうがよいでしょう。システムを利用すると手作業で行う手間も省けます。
定性的評価の項目
金額や時間など数字で表せないものは、以下のように定性的評価として一覧化しましょう。
| 評価のカテゴリ | 詳細項目 |
| 顧客サービス | ・顧客満足度 |
| コミュニケーション | ・従業員と経営者など各所とのコミュニケーション ・会議の質 |
| ICTツール | ・ツールを利用する上での満足度 |
| 業務評価 | ・評価された従業員の満足度 |
| 働き方 | ・業務内容に関する満足度 ・通勤の疲労度 ・働き方に関する満足度 |
| 生活の質 | ・趣味や地域活動など私生活の満足度 |
定量的評価のように明確な数字が算出できないため、社内アンケートや個別相談の場を設けて評価を行います。上記のほかにも加えるべき項目がある場合は、詳細も記載してピックアップしておきましょう。
テレワークの導入効果を高めるICTツール整備はイッツコム！
イッツコムはWeb会議システムとビジネスチャットを一本化できる「Zoom」、ファイルの共有・管理・活用と情報セキュリティ対策を両立できる「Box」を提供しています。テレワークの導入効果を高める3つのICTツールの魅力を見ていきましょう。
Web会議システムとビジネスチャットを一本化「Zoom」
テレワークはさまざまな導入効果がある一方、コミュニケーション課題を抱えやすい働き方です。Web会議システムやビジネスチャットは、必須のICTツールといえます。ただしオフィス勤務者・テレワーカー両方が使いやすくなければ定着しません。
「Zoom」なら、Web会議システムとビジネスチャットが一体型で、誰でも直感的に操作できます。ZoomはWeb会議システムとして有名ですが、「Zoom Chat」機能により、ビジネスチャットとしても活用可能です。
ただし無料版には全てのミーティングに40分制限があります。有料アカウントを取得すれば、実質無制限（30時間/1回）で利用可能です。クラウドレコーディングも利用できるようになり、社内外コミュニケーションの活用の幅が広がります。
有料ライセンスが必要なのは、会議のホスト（主催者）だけです。イッツコムなら日本語サポート込みのZoomをプロプラン1ライセンスから契約でき、運用規模に応じた柔軟な導入ができます。
ファイルの共有・管理・活用と情報セキュリティ対策を両立「Box」
テレワークの導入効果を享受するには、オフィス勤務者とテレワーカーをつなぐファイル共有システムも必須です。このタイプのICTツールは多種多様で、使いやすいツールを選ぶのが難しい場合もあるでしょう。
最も信頼性が高いファイル共有システムは、クラウド型コンテンツマネジメントシステム「Box」です。各国の政府機関やリーダー企業に多数採用されており、これまでに深刻な情報漏えい事故を起こしたこともありません。
Boxなら容量無制限のクラウドストレージであらゆるファイルを一元管理でき、社内外ユーザーの安全な招待とオンライン共同編集にも対応できます。メール添付による安全性・効率性の低いファイル共有は必要ありません。
7段階のアクセス権限設定や70種類以上のログ管理にも対応するため、オフィス側から全体の利用状況を詳細に管理できるのもポイントです。
「Box Sign」による無制限の電子サインや「Box Relay」によるワークフロー自動化も利用でき、回覧・承認のプロセスがオンラインで完結するため、「ハンコを押すために出社」という無駄な業務も必要ありません。
テレワーカーの通信環境整備をトータルで整備
インターネット環境さえあればテレワークは可能です。とはいえ、回線速度やセキュリティをはじめ、さまざまな環境を一定以上のレベルに整備しないと快適に仕事をするのは難しいでしょう。
イッツコムなら、個人向けのインターネット回線やモバイル通信サービスなどテレワークで抱えがちな問題にトータルでお力になれます。オフィス・自宅・法人・個人を問わず、豊富で包括的なサービスをご用意していますので、お気軽にお問い合わせください。
まとめ
テレワークは社会・企業・従業員が抱えるさまざまな課題を解決し、多くのメリットを享受できる働き方です。とはいえ、メリットや注意点を十分に把握せず、積極的な取り組みができていない企業も珍しくありません。オフィスとテレワーカーをつなぐICTツールを標準化し、効果測定の仕組みも整えましょう。
イッツコムはテレワーク環境に最適な「Zoom」「Box」を提供しています。テレワークの導入効果を享受するなら、必要なICTツールを一括導入できるイッツコムにご相談ください。
