テレワークのマネジメント課題を解決！成功に必要な環境整備や手法を徹底解説

働き方改革の一環や新型コロナウイルス感染症の拡大により、多くの企業がテレワークを導入しています。柔軟な働き方に対応しながらも生産性を高められるテレワークですが、「テレワークでのマネジメントはどのように行えばいいか」「マネジメントの課題点の解決方法は何か」という問題を抱えている企業も多い傾向です。

テレワークでは従業員同士の顔を合わせる機会が減るため、従来のマネジメント方法ではうまくいかない可能性があります。生産性をしっかり保つためには、テレワークに応じたマネジメントを行うことが大切です。そこでこの記事では、テレワークでのマネジメントの課題と対策、具体的な手法を解説します。ぜひ最後までご覧ください。

テレワークの普及とテレワークマネジメントの重要性

働き方改革で推奨されるテレワークは、新型コロナウイルス感染症の拡大によって爆発的に普及しました。ビジネススタイルの変容を余儀なくされた企業が多い中、テレワーク導入が人材不足解消や従業員のワークライフバランス向上などに有効であると気付き、今後も柔軟な働き方を推進していくと決めた企業も珍しくありません。

しかし、コミュニケーション不足や勤怠管理の難しさなどの問題から適切なマネジメントできず、結果的に従業員のモチベーション・エンゲージメントや生産性を低下させてしまうケースも見受けられます。

このようなケースは、柔軟な働き方を推進すると同時に、テレワーク特有の問題に対処する必要があります。テレワークの導入効果を最大化するためには、マネジメント課題を解決する取り組みは欠かせません。

テレワークのマネジメント課題とは？

テレワークでのマネジメントは、オフィスでの仕事にはない課題があります。課題を把握、検討せずテレワークを導入してしまうと、マネジメント不足による問題が発生する可能性があります。テレワークのマネジメントの課題は大きく分けて4つあります。ここからは、これらの課題について詳しく見ていきましょう。

課題1:コミュニケーション不足の解消

テレワークでは、従業員同士のコミュニケーションが取りづらいという課題があります。オフィスでの業務とは違い、直接従業員同士で会う機会が少ないため、どうしてもコミュニケーションの機会も減ってしまいます。上司と部下が話す機会も減ってしまい、質問や相談の頻度の低下につながるでしょう。

コミュニケーションが取れないと、人間関係の悪化を見抜けなくなることもあります。生産性やモチベーションの低下の原因になるだけでなく、最悪の場合離職につながる可能性も考えられるでしょう。

【関連記事：『テレワークのコミュニケーション課題とは？解決策や活性化に効くツールを解説』】

課題2:テレワーカーの適正評価

テレワークでは、従業員の仕事への評価が難しいことも課題です。オフィスでの業務と違い勤務態度が分かりづらく、うまく評価ができないためです。

テレワークであっても、仕事の成果物を見て、結果で判断はできます。ただし事務、経理など、成果物が明確ではない、あるいは少ない職種だと判断が難しいと感じることもあるでしょう。評価制度が確立していないと、従業員が「正しく評価されていない」と不満を抱く可能性もあります。適切に評価されないことは、従業員のモチベーション低下につながるため、テレワークに対応した評価方法が必要です。

【関連記事：『テレワークにおける適切な勤怠管理とは？課題や解決方法、ツールの選び方を解説』】

課題3:テレワーカーの労働実態の把握

テレワークではオフィスに出勤する必要がなく、従業員の姿を確認できないため、勤怠管理の方法にも工夫や新しい仕組みが必要です。時間外労働の上限や有給休暇の取得に違法性がないことを証明するためにも、テレワーク時の勤怠管理は重要です。

テレワークでは業務時間内に家族の都合で勤務時間を変更したり、一時的に外出したりすることが発生するかもしれません。よって従来の勤怠管理方法やルールをそのままテレワークに適用するのは難しく、正しく勤怠管理できる仕組みづくりが求められます。

【関連記事：『在宅勤務者のサボりを防ぐには？サボりの原因や問題点、具体的な対策を解説』】

課題4:オンライン化した業務への対応

テレワークを導入すると仕事の進め方が変わります。例えば、営業なら対面商談からオンライン商談へ、マーケティングなら会場集客型セミナーからウェビナー（オンラインセミナー）へといった具合です。

仕事のオンライン化にうまく対応すれば成果の向上につなげられますが、既存の仕事の進め方では思うように成果が上がらなくなり、社員のモチベーションが低下するケースも珍しくありません。そのため、マネージャーは仕事の新しいスタンダード作りとして、適切なICTツールの導入を実施したり、トレーニング・コーチングしたりすることが求められます。

テレワークのマネジメントを成功させる環境整備

テレワークの課題は、どれも適切に対応することで解決可能です。なお、テレワークの課題を解決するには、業務をスムーズに行えるための環境作りが大切です。

自宅や外出先でもオフィスにいるように業務がこなせ、従業員のマネジメントもできるような環境を目指しましょう。ここからは、テレワークの課題を解決するために必要な環境整備について、ひとつずつ見ていきましょう。

コミュニケーションツールを活用する

仕事の進め方のスタンダードを作る上で、オフィス勤務者とテレワーカーをつなぐコミュニケーションツールの導入は必須です。コミュニケーション不足は業務効率やモチベーションの低下など、さまざまな問題を招くため、使いやすいWeb会議システムやビジネスチャットツールを導入しましょう。

また、これらのツールの効率的な利用方法を周知することも大切です。例えばオンラインミーティング中にクラウドストレージ内の資料を共有したり、チーム単位でグループチャットを活用したりする仕組みを整えます。

マーケティングや営業の支援ツールを活用する

働く拠点がオフィス外になるとICTツールを多用するため、マーケティングや営業の仕組みも変わります。この変化をネガティブに捉えるのではなく、むしろデータ活用で業務効率化につなげる仕組みを作ることが重要です。

マーケティングならMA（マーケティングオートメーション）を導入し、メールの自動配信やWeb行動履歴の自動分析などの機能を活用して、リードの育成やホットリードの抽出などの効率化につなげます。営業なら法人向け名刺管理ツールによって社内人脈を可視化・共有し、SFA（営業支援システム）によって顧客情報や営業履歴などを一元管理して、組織的なマネジメントの仕組みを作りましょう。

【関連記事：『「MA」「SFA」「CRM」の違いや活用するメリットとは？どう使い分ける？』】

組織構造や人材配置を最適化する

仕事には向き不向きがあるため、人材配置を最適化することも重要です。例えば営業部門なら、対面商談が得意な従業員もいれば、メールやWeb会議システムを使った営業で強みを発揮する従業員もいるでしょう。

ここで有効なのが、前者を外回りして直接顧客と商談するフィールドセールス、後者をメールや電話、Web会議システムなどで営業活動を行うインサイドセールスとしてチームを分け、営業プロセスを分業することです。

SFA・MAやWeb会議システムを活用した分業体制をマネジメントすることで、インサイドセールスを案件化してフィールドセールスにトスアップするなど、適材適所の人材配置による営業効率の向上が可能です。

ICTツール活用とセキュリティ対策を両立させる

テレワークを導入すると社内LANの外側にネットワークが拡大し、在宅勤務者は自宅のインターネット回線からクラウド型サービスを利用するなどして仕事を進めます。ここで問題になるのは情報漏えいのリスクが高まることです。

テレワーク環境に合ったセキュリティ対策をし、機密情報や顧客情報を適切にマネジメントすることが求められます。そこで安全なICTツールを選定し、私用デバイスの利用範囲や業務データの取り扱いなどについて、テレワーカーにも適用できるセキュリティポリシーを策定することが重要です。合わせてセキュリティ教育も実施しましょう。

納得感のある評価制度を整える

テレワークでの評価制度を、しっかりと整えることも重要です。テレワークは業務の様子を把握しづらく、従来の評価制度がうまく適用できない可能性があります。評価制度が整っていないと「適切に評価されない」という不満を従業員が抱く原因になり、結果的にモチベーションを下げてしまうこともあるでしょう。

テレワーク時は上司と部下の間で目標設定と成果報告を定期的に行い、適宜評価する仕組みを導入することが大切です。

勤怠管理ツールを取り入れる

テレワークに対応した、勤怠管理ツールを取り入れましょう。テレワークの場合、タイムカードでの管理はできないため、異なる方法で勤怠管理を行う必要があります。ツールを導入することで、的確な勤怠管理が可能です。

ツールを使えば、1画面で勤怠を把握できたり、打刻忘れや間違いも分かったりします。細かな管理を行うことで、労働時間と業務内容を確認して、従業員の生産性を把握できるでしょう。的確な勤怠管理は従業員の仕事を適切に評価することにもつながります。

定期的にフィードバックを行う

上司から部下に対して、定期的にフィードバックを行いましょう。テレワークでは基本的に1人で業務を行うため、方法が間違っていたとしてもそのまま業務を進めてしまうケースもあります。間違った方法で業務を進めてしまうと、業務効率の低下にもつながるでしょう。

上司側から定期的に確認し、業務内容にフィードバックを行うことが大切です。その他にも、日報の提出を義務化し、仕事の進捗を報告してもらうのも有効でしょう。

テレワークを成功させるマネジメント手法

テレワークを効率的に行うには、適切なマネジメントが求められます。しかし、オフィス内の対面での仕事と違い、従業員同士はインターネットを通じたやりとりが中心です。対面とは異なる部分が多く、管理者はどのようにマネジメントすればいいか迷う場合もあるでしょう。

テレワークを円滑にするマネジメントのポイントは、従業員同士の業務の可視化やコミュニケーションの円滑化です。ここからは、テレワークを成功させるためのマネジメント手法について詳しく解説します。

「報連相」を徹底する

テレワークでは「報連相」をより徹底しましょう。対面での仕事よりコミュニケーションの機会が大幅に減るため、従業員同士、必要な情報が伝わりにくくなるためです。「報連相」ができる環境作りのため、定期的にチームで業務内容の確認の機会を作るのが有効です。

また、オンライン上で朝礼や1対1のミーティングを行い、仕事の状況をこまめに確認しましょう。部下の行動を待つのではなく、上司から自発的に「報連相」が行いやすい環境を作っていくことが重要です。

タスクを可視化する

テレワークでは、従業員それぞれが抱えているタスクを可視化することが大切です。従業員が何をしているのか把握することで、上司は適切な指示を出しやすくなります。なお、タスクの可視化には、タスク管理やプロジェクト管理のツールの活用がおすすめです。誰がどんなタスクを抱えているかひと目で確認できるようになり、業務効率も高められるでしょう。

またタスクを管理しやすいように、細分化、あるいは適切な粒度のタスクを付与することも重要です。例えば、商品満足度のリサーチを行う場合は、タスクを「調査」とひとくくりにするよりも「アンケートを作成する」「顧客に配布する」といった形で細かく分けたほうが、管理がしやすくなります。

コミュニケーションを円滑にする

テレワーク時のマネジメントは、コミュニケーションの円滑化を意識しましょう。上司と部下の間、従業員同士のコミュニケーションが円滑に行われると、仕事もスムーズに進みやすいからです。

チャットツールやWeb会議ツールをうまく活用し、従業員同士が気軽にコミュニケーションを取れる環境を作ることが大切です。定期的に顔を見る機会を導入することで、コミュニケーションの活性化が期待できます。実際に顔を合わせる機会が少ないテレワークだからこそ、従業員同士のコミュニケーションを積極的に行っていきましょう。

目標を明確に定める

テレワークでは、従業員が仕事の目標を明確に把握できるようにすることも大切です。テレワークはどうしても個人で動く割合が多くなってしまうため、次、何をすればいいのか分からないという従業員も出てきます。

目標管理の方法にはさまざま者がありますが、注目されている方法のひとつに「OKR（Objectives and Key Results）」があります。

OKRはObjectives（目標）とKey Results（重要な結果）で構成された管理手法で、GoogleやIntelも採用しています。自分の仕事が何につながっているのか理解できるため、目標に向けたモチベーションを維持しやすいでしょう。

雑談の場を設ける

仕事上のやりとりだけでなく、雑談ができる場も設けましょう。テレワークでは、従業員同士が直接顔を合わせることが少なく、雑談で親睦を深める機会もなくなってしまいます。また、オフィスと環境も違うこともあり孤立感を覚えやすく、メンタルに影響が出る可能性もあります。そういったことを防ぐためにも、雑談の場は有効です。

業務上のやりとりとは別に、好きなことを投稿できる雑談専用のチャットルームを作成すると、会話もしやすくなるでしょう。何らかの形で従業員が息抜きできる場を設けることもマネジメントのひとつといえるでしょう。

テレワークのマネジメントに最適なICTツール整備はイッツコム！

イッツコムはWeb会議システム・ビジネスチャット・ウェビナーに全対応する「Zoom」、営業・マーケティングの組織的なマネジメントに最適な「ホットプロファイル」、情報管理とセキュリティ対策を両立させるクラウドストレージ「Box」を提供しています。ここでは、テレワークマネジメントを効率化する3つのクラウド型サービスの魅力を見ていきましょう。

Web会議システム・ビジネスチャット・ウェビナーに全対応する「Zoom」

テレワーク環境のコミュニケーション不足を解消するには、Web会議システムやビジネスチャットの導入が必須です。しかし複数のコミュニケーションツールの使い分けは混乱を招き、導入後に新たなマネジメント課題を生むリスクがあります。

そこで導入したいのが、Web会議システムとビジネスチャットに両対応できる「Zoom」です。ZoomはWeb会議システムとして非常に多くの企業に採用されていますが、「Zoom Chat」機能により、Zoomミーティングとスムーズに行き来できるビジネスチャットとしても活用できます。

ただし無料版Zoomはミーティングの40分の制限がネックです。有料版Zoomなら実質無制限（30時間/1回）で利用でき、長時間の1on1ミーティングやオンライン商談も強制切断を起こすことがありません。

ウェビナーアドオンを購入すれば最大5万人参加のZoomウェビナーを利用でき、大規模なマーケティング活動にも活用できます。さらにZoomミーティングやZoomウェビナーの模様をクラウドレコーディングしてコーチングに利用したり、利用履歴やアンケート結果などを詳細に管理したりすることも可能です。

イッツコムは、日本語サポート付きの有料版Zoomをプロプラン1ライセンスから利用できます。管理者だけでなく、実際に利用するユーザーからの問い合わせも受け付けており、社内のITリテラシーの浸透にも役立つでしょう。なお、管理者マニュアルも充実している他、請求書払いにも対応しています。

営業・マーケティングの組織的なマネジメントに最適な「ホットプロファイル」

テレワーク環境では営業部門やマーケティング部門のICTツール活用をマネジメントする必要も生じます。しかし複数ツールの使い分けは現場に定着しにくく、マネジメントを一層難しくさせるでしょう。

そこで導入したいのが、名刺管理・SFA・MA一体型のクラウド型ツール「ホットプロファイル」です。名刺のスキャンやCSVファイルの読み込みだけで顧客データベースを作成し、システム利用者全員で社内人脈とそれに紐づく営業履歴や企業ニュースなどを情報共有できます。

商談・案件管理や目標管理、名刺情報やGPSと紐づいたオンライン営業報告などにも対応し、属人化を排除して組織的なマネジメントが可能です。またターゲティングメールの一斉配信やホットリードの自動抽出といったMA機能も統合されており、フィールドセールス・インサイドセールスの分業とシームレスな連携にも大いに活用できます。

情報管理とセキュリティ対策を両立させるクラウドストレージ「Box」

テレワーク環境は顧客情報や機密情報の含まれたファイルを社外で閲覧・編集する機会が多いため、データの取り扱いには細心の注意を要します。情報漏えいのリスクを下げるには、安全なクラウドストレージによる一元管理が有効です。しかし個人利用を想定したサービスの多くは、容量やセキュリティ機能が不足しています。

そこで導入したいのが、法人向けに開発された容量無制限かつ高セキュアなクラウドストレージ「Box」です。Boxは保存・通信データの強力な暗号化や二要素認証、7段階のアクセス権限設定や70種類以上のログ監視など、各国の政府機関も採用するほどの万全のセキュリティ機能を誇ります。

容量無制限のストレージであらゆるファイルを安全に一元管理できる上、Officeファイルなどのオンライン共同編集も可能です。スマホやタブレットからでも安全にアクセスできるため、社内セキュリティポリシーの運用も容易にします。

まとめ

テレワークはオフィスでの勤務とは環境が異なるため、従来のマネジメント方法が通用しない部分が多々あります。今後さらなる普及が予想されるテレワークに対応するため、新しいマネジメント手法を取り入れることが必要です。

テレワークでのマネジメントには、イッツコムのサービスが役立ちます。マネジメントをスムーズに行えるサービスがある他、テレワークで懸念されるセキュリティ面も強固にできるものもあり、情報漏えいなどのリスクを低くできることも大きな特長です。テレワークに関するお悩みのある際は、ぜひお気軽にご相談ください。