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テレワークでのマネジメントの課題とは?対策と具体的な手法を解説

「テレワークでのマネジメントはどのように行えばいいか」「マネジメントの課題点や解決方法は何か」という疑問を抱えていないでしょうか。

テレワークでは社員と顔を合わせる機会が減るため、従来のマネジメント方法ではうまくいかない可能性があります。生産性をしっかり保つためには、テレワークに応じたマネジメントを行うことが大切です。そこでこの記事では、テレワークでのマネジメントの課題と対策、具体的な手法を解説します。ぜひ最後までご覧ください。

テレワークでマネジメントが重要である理由

テレワーク では、マネジメントは一層重要な意味を持ちます。テレワークによって従業員が働きやすい環境を作ったとしても、生産性が落ちてしまっては意味がありません。 またテレワークでは社員同士が直接会う機会がないため、コミュニケーションが取りづらい状況です。仕事の進捗や体調、モチベーションを把握しにくいなど、マネジメント上の問題が多発します。

トラコムが行った意識調査では、マネジメントする立場の社員の64%が、テレワークを不便に感じています。

(参考:『1ヶ月半リモートワークを導入した会社のチームマネジメント/課題と解決策』/

テレワークにおけるマネジメントには、従来とは違うアプローチや仕組みづくりが必要です。続いて、テレワークにおけるマネジメントの課題を見ていきましょう。

テレワークでマネジメントを行う際の課題

テレワークでのマネジメントは、オフィスでの仕事にはない課題があります。課題を把握、検討せずテレワークを導入してしまうと、マネジメント不足による問題が発生する可能性があります。

そこでここからは、テレワークでマネジメントを行う際の課題を解説します。

コミュニケーションが取りづらい

テレワークには、社員同士のコミュニケーションが取りづらいという課題があります。直接社員同士で会う機会が少なく、どうしてもコミュニケーションの機会が減ってしまいます。上司と部下が話す機会も減ってしまい、質問や相談の頻度の低下につながるでしょう。

コミュニケーションが取れないと、人間関係の悪化を見抜けなくなるかもしれません。生産性やモチベーションの低下の原因になるだけでなく、最悪の場合離職につながる可能性もあります。

作業への評価が難しい

テレワークでは、社員の作業への評価が難しいことも課題です。オフィスでの仕事と違い勤務態度が分かりづらく、うまく評価ができないためです。

テレワークであっても、仕事の成果物を見て、結果で判断はできます。ただし事務、経理など、成果物が明確でない、あるいは少ない職種だと判断が難しいと感じることもあるでしょう。評価制度が確立していないと、社員が「正しく評価されていない」と不満を抱く可能性があります。適切に評価されないことは、社員のモチベーション低下を招くので、テレワークに対応した評価方法が必要です。

勤怠管理がしづらい

テレワークではオフィスに出勤する必要がなく、社員の姿を確認できないため、勤怠管理の方法にも工夫や新しい仕組みが必要です。時間外労働の上限や有給休暇の取得に違法性がないことを証明するためにも、テレワーク時の勤怠管理は重要です。

テレワークでは業務時間内に家族の都合で勤務時間を変更したり、一時的に外出したりすることが発生するかもしれません。よって従来の勤怠管理方法やルールをそのままテレワークに適用するのは難しく、正しく勤怠管理できる仕組みづくりが求められます。

テレワークの課題の解決方法

テレワークの課題は、どれも適切に対応することで解決できます。しかしどのように課題を解決すればいいのか、分からないこともあるでしょう。そこで、テレワークの課題の解決方法をひとつずつ紹介します。

Web会議ツールを導入する

コミュニケーション不足の課題を解決するには、Web会議ツールを導入することが有効です。Web会議ツールの導入で、離れている場所に社員がいても会議やミーティングで顔を合わせられるため、コミュニケーションの場も増やせます。

Web会議ツールなら対面近い状態で話せるため、1対1のミーティングで部下の不安や要望を直接聞くことも可能です。上司と部下だけでなく同僚同士のコミュニケーションが図れる環境を作ると、社員のつながりを維持できて、業務を円滑に進めやすいでしょう。

評価制度を整える

テレワークでの評価制度を、しっかりと整えることも重要です。テレワークは業務の様子を把握しづらく、従来の評価制度がうまく適用できない可能性があります。評価制度が整っていないと「適切に評価されない」という不満を社員が抱く原因になり、結果的にモチベーションを下げてしまうこともあるでしょう。テレワーク時は上司と部下の間で目標設定と成果報告を定期的に行い、適宜評価する仕組みを導入することが大切です。

勤怠管理ツールを取り入れる

テレワークに対応した、勤怠管理ツールを取り入れましょう。テレワークだとタイムカードでの管理はできないため、異なる方法で勤怠管理を行う必要があります。ツールを導入することで、的確な勤怠管理が可能です。

ツールを使えば、1画面で勤怠を把握できたり、打刻忘れや間違いも分かったりします。細かな管理を行うことで、労働時間と業務内容を確認して、社員の生産性を把握できるでしょう。そのため、社員の仕事を適切に評価することにもつながります。

定期的にフィードバックを行う

上司から部下に対して、定期的にフィードバックを行いましょう。テレワークでは基本的に1人で仕事を行うため、方法が間違っていたとしてもそのまま進めてしまうことがあるかもしれません。間違った方法で進めていた場合、仕事の遅れにもつながります。

上司側から定期的に確認し、業務内容にフィードバックを行うことが大切です。その他にも、日報を提出し、仕事の進捗を報告してもらうのも有効でしょう。

テレワークを円滑にするマネジメント手法

テレワークを効率的に行うには、適切なマネジメントが求められます。しかしオフィス内の対面での仕事と違い、社員とはインターネットを通じたやりとりが中心です。対面とあまりに違う部分が多く、どのようにマネジメントすればいいか迷う場合もあるでしょう。そこで、テレワークを円滑にするマネジメント手法を解説します。

「報連相」の徹底

テレワークでは「報連相」をより徹底しましょう。対面での仕事よりコミュニケーションの機会が大幅に減るため、必要な情報が伝わりにくくなるからです。「報連相」出来る環境作りのため、定期的にチームで業務内容の確認の機会を作るのが有効です。

また、オンライン上で朝礼や1対1のミーティングを行い、仕事の状況をこまめに確認しましょう。部下の行動を待つのではなく、上司から自発的に「報連相」が行いやすい環境を作っていくことが重要です。

タスクを可視化

テレワークでは、社員それぞれが抱えているタスクを可視化することが大切です。社員が何をしているのかを把握し、適切な指示を出しやすくなります。タスクの可視化には、タスク管理やプロジェクト管理のツールを活用すると、誰がどんなタスクを抱えているかひと目で確認できるようになります。

またタスクを管理しやすいように、細分化、あるいは適切な粒度のタスクを付与することも重要です。例えば、商品満足度のリサーチを行う場合は、タスクを「調査」とひとくくりにするよりも「アンケートを作成する」「顧客に配布する」といった形で細かく分けた ほうが、管理がしやすくなります。

コミュニケーションを円滑にする

テレワーク時のマネジメントは、コミュニケーションの円滑化を意識しましょう。上司と部下の間のコミュニケーションが円滑だと、うまく連携が取れて仕事もスムーズに進みやすいからです。

チャットツールやWeb会議ツールをうまく活用し、社員が気軽にコミュニケーションを取れる環境を作ることが大切だといえます。たとえツール越しでも、定期的に顔を見る機会を導入すると、コミュニケーションの活性化に役立ちます。顔を合わせづらいテレワークだからこそ、コミュニケーションに気を配ることが大切です。

目標を明確に定める

テレワークでは、社員が仕事の目標を明確に把握できるようにしましょう。個人で動く割合が多くなる分、何をすればいいのか分からない社員も出てくるためです。目標管理の方法にはさまざま者がありますが、注目されている方法のひとつに「OKR(Objectives and Key Results)」があります。

OKRはObjectives(目標)とKey Results(重要な結果)で構成された管理手法で、GoogleやIntelも採用しています。自分の仕事が何につながっているのか理解できるため、目標に向けたモチベーションを維持しやすいでしょう。

雑談の場を設ける

仕事上のやりとりだけでなく、雑談ができる場も設けます。テレワークで直接顔を合わせず、雑談で親睦を深める機会がなくなるためです。テレワークはオフィスと違い孤立感を覚えやすく、メンタルに影響が出る可能性もあります。そういったことを防ぐためにも、雑談の場は有効です。

業務上のやりとりとは別に、好きなことを投稿できる雑談専用のチャットルームを作りましょう。何らかの形で社員が息抜きできる場を設けることはとても大切です。

イッツコムのサービスならテレワーク時のマネジメントも行いやすい

テレワークはオフィスでの仕事と異なる課題があります。テレワークの課題を解決し、スムーズにマネジメントするには、イッツコムのサービスが活用できます。

またテレワーク導入の上で懸念されるセキュリティ対策にも、イッツコムのサービスは十分対応できます。ここからテレワークに活用できるサービスを解説します。

Zoom

Zoomは、スマートフォンやパソコンを使って行うWeb会議ツールで、テレワークを導入している多くの企業が採用しているサービスです。相手の顔を見ながらミーティングができるので、限りなく対面に近い形でやりとりができます。操作も簡単で使いやすいため、社員教育の手間もかかりません。

導入も難しくありませんが、日本語サポートが不足している点を懸念する企業が多いです。しかしイッツコムはZoomの導入運用を日本語でサポートします。

タッチディスプレイによる遠隔ホワイトボード会議の機能も追加できるので、オンラインながらオフィス内と同じような会議を行えます。チャット機能もあるため、業務に関するメッセージやリンク先の共有も容易です。

box

boxは気軽にファイルを共有できる、クラウドストレージサービスです。クラウドストレージはデータを確保するためのインターネット上におけるスペースのことで、写真や映像などの大容量データを手軽に送受信できます。

前述したZoomと連携もできるため、box内の資料にアクセスし、画面共有での表示も可能です。boxのデータストレージは無制限なので、写真や動画なども容量を気にすることなく利用できます。

モバイル閉域接続

モバイル閉域接続は、テレワークにおけるセキュリティの懸念を解消するネットワークのサービスです。NTTドコモとイッツコム独自の閉域網で通信するため、通信内容が第三者に知られることなく、安全に社外から社内ネットワークやデータにアクセスできるように設計されています。

セキュリティ対策はテレワークの導入や維持にとても重要です。モバイル閉域接続は強固なセキュリティに貢献します。

まとめ


テレワークはオフィスでの勤務とは異なるため、従来のマネジメント方法が通用しない部分が多々あります。今後さらなる普及が予想されるテレワークに対応するため、新しいマネジメント方法を取り入れることが必要です。

テレワークでのマネジメントには、イッツコムのサービスが役立ちます。マネジメントをスムーズに行えるサービスがある他、セキュリティも強固にできるので、情報漏えいなどのリスクを低くできることも大きな特長です。