売上管理にはExcelがベスト？表作成方法や便利関数と課題を解説

Excelは売上管理によく利用されるツールのひとつです。営業実績の分析と売上の向上のために、Excelによる売上管理を検討している方もいるのではないでしょうか。

Excelによる売上管理はどうすればよいのか、また使用ツールはExcelで間違いないのかを知ることで、問題が大きくなってから後悔せずに済みます。顧客・営業関連情報や商材情報の一元管理に最適なクラウドサービスがあることにも目を向け、売上管理を効率化しましょう。

この記事では、Excelによる売上管理のメリットや方法、実は多くの課題があることについて紹介します。

売上管理の意義とは

売上管理は実績の分析や売上予測に活用するもので、予実管理の一環として重要な役割を果たします。実績と予算の乖離を把握し、素早く軌道修正するには、さまざまな角度から売上を集計・分析する売上管理が必要です。まずは「なぜ売上管理が必要なのか」を見ていきましょう。

実績の分析や売上予測に活用する

売上管理とは、営業活動における日々の売上を月次や年次にまとめて集計し、実績・目標達成度の分析や売上予測に活用するための管理です。営業部門全体の売上を集計することはもちろん、企業によってはチーム別や担当者別、商材別・顧客別・地域別などのセグメントに分けて売上を管理します。

多角的に売上を分析することで、ターゲット層やエリアごとの売れ筋の商品や、営業担当者ごとのパフォーマンスなどを把握可能です。

予実管理の一環として重要な役割を果たす

売上管理は予実管理（目標管理/予算実績管理）の一環です。予実管理とは、売上や仕入などの計画である予算に基づき、数値目標と実績の乖離を把握するための管理を指します。つまり経営目標の達成度を把握するために、実績を定量的に分析する手段となるのが売上管理です。

売上管理がなされていなければ実績を判断できず、予算との乖離も正確に把握できません。売上管理により営業活動の課題をいち早く察知し、売上予測を立て、経営目標の達成に向けて軌道修正します。

Excelによる売上管理の利点

Excelは売上管理によく使われるツールです。Excelの利点としては、コストや手間をかけずに運用開始できることや、カスタマイズの自由度の高さを挙げられます。ここでは、Excelによる売上管理のメリットを3点に分けて見ていきましょう。

コストをかけずに始められる

Excelによる売上管理のメリットとしてまず挙げられるのは、特別にコストをかけずに始められる企業が多いことです。Excelを含むMicrosoft Officeスイートはビジネスの基本ツールで、多くの企業が採用し、日々さまざまな業務に活用しています。

営業関連の情報を一元管理できるSFA（営業支援システム）などに乗り換える企業も増えていますが、すでに導入済みのExcelを流用するなら、追加コストはかかりません。

運用開始に手間がかからない

Excelによる売上管理は手間をかけずに始められることもメリットです。導入済みの企業が多いExcelは、扱いに習熟した従業員も多く、運用に当たって特別な教育が必要ありません。

Microsoft公式サイトなどで用途に応じたテンプレートも豊富に公開されており、初心者でも比較的簡単に表を作成し、運用開始できます。

表のカスタマイズも自由自在

Excelは表のカスタマイズも自由自在です。これは表計算ツールならではのメリットといえます。売上管理表のテンプレートを元に項目をカスタマイズすることも、ゼロから自社独自の表を作成することも可能です。

ある程度の知識・スキルがあれば、単純にテキストや数値を入力する自由記入式の表を作成するのではなく、関数・テーブル・グラフ機能などを駆使したカスタマイズもできます。

【関連記事：Excelでのタスク管理とは？管理表の作成方法や注意点、便利ツールを解説】

Excelで商品管理表を作成する方法

Excelで商品管理表を作成する場合、使用する項目を決めたら、取引先や商品のマスターデータを作ることが必須です。マスターデータがなければ、シートやデータの追加時に整合性が取れず、集計・分析・予測に使えない表となる恐れがあります。ここでは、Excelで商品管理表を作成する手順を見ていきましょう。

1.商品管理に使用する項目を決める

まずは商品管理に使用する項目を決めます。基本的な項目は以下の通りです。

・取引番号：案件ごとの重複しない番号
・取引日：販売日や契約日
・取引先名：取引相手の企業名など
・商材番号：商材ごとの重複しない番号
・商材名：商品名やサービス名
・単価：販売価格
・個数：取引した商材数
・売上金額：単価×個数
・原価：商材の仕入れ値
・粗利：売上金額-原価

他にも取引先の住所・電話番号や消費税・割引金額など、必要な項目があればあらかじめ拾い出しておきましょう。

2.取引先のマスターデータを作成する

設定した項目をシートごとに手入力しなくて済むように、マスターデータをあらかじめ作成しておきます。取引先マスターに含める情報は、取引先の管理番号や取引先名・住所・電話番号などです。マスターデータは以下の手順でテーブルの形式にしておきます。

1.項目名と値を入力した表を作成
2.表を範囲指定し、[挿入]→[テーブル]→[先頭行をテーブルの見出しとして使用する]の順に選択
3.テーブル名を任意の値に変更

3.商品のマスターデータを作成する

商品のマスターデータも作成しておきます。商品マスターに含める情報は、商品番号・商品名・原価・販売価格などです。仕入れた商材を販売する場合は仕入れ先名や仕入れ先住所も必要になるでしょう。表を作成したら、取引先マスターと同様の手順でテーブルの形式にしておきます。

1.項目名と値を入力した表を作成
2.表を範囲指定し、[挿入]→[テーブル]→[先頭行をテーブルの見出しとして使用する]の順に選択
3.テーブル名を任意の値に変更

4.売上管理表の作成とマスターデータの参照

マスターデータを作成したら、別のシートに売上管理表を作成し、マスターデータから必要な情報を参照します。売上管理表の作成手順は以下の通りです。

1.マスターデータがあるシートと同じExcelファイル内に、初めのステップで拾い出した項目を用い、売上管理表を作成
2.売上管理表の範囲（特定項目の列）を指定し、[データ]→[データの入力規則]→[設定]の順に選択
3.[入力値の種類]欄で[リスト]を選択し、[元の値]欄にマスターデータのシートや範囲（「=Sheet1!$A$2:$A$20」など）を指定する

【関連記事：Excelで顧客管理するには？データベースの作り方や顧客管理ツールを解説】

Excelでの売上管理で使いたい関数

Excelで売上管理表を作成したら、集計やシート追加に便利な関数を活用し、実際に運用しましょう。例えばIF関数は数値目標の達成/非達成の判定に、COUNTIF関数は営業担当者ごとの契約件数などのカウントに活用できます。VLOOKUP関数を使いこなすと、マスターデータを参照した自動入力が可能です。

IF関数：数値目標の達成/非達成の判定

IF関数とは、セル内の値に対して「はい（真）/いいえ（偽）」で答えられる論理式を与えて、設定された値（TRUE値またはFALSE値）を返す関数です。売上管理においては、数値目標を達成できているかどうかという真偽判定などに用いられます。

構文は「=IF(論理式, TRUE値, FALSE値)」です。論理式には「=（等しい）」の他、「>（未満）」や「>=（以下）」、「<（より大きい）」や「<=（以上）」も使えます。 例えば「=IF(B2<=1000,”達成”,”未達成”)」と入力すると、B2セルの値が1000以上なら「達成」、1000未満なら「未達成」と表示されるといった具合です。

COUNTIF関数：営業担当者ごとの契約件数などのカウント

COUNTIF関数とは、範囲内で条件を満たす要素の個数をカウントできる関数です。売上管理表においては、商材別や営業担当者ごとの契約件数などのカウントに用いられます。

構文は「=COUNTIF(範囲, 条件)」です。例えば「=COUNTIF(B2:B100,”>10″)」と入力すると、B1~B100セルの中で10を超える値が含まれるものを抽出し、その個数を返します。

SUMIF関数：顧客別の売上金額などの合計

SUMIF関数とは、範囲内の条件に一致するセルのみの値を合計する関数です。売上管理においては、商材別/顧客別/担当者別の売上金額の合計などに用いられます。

構文は「=SUMIF(範囲, 条件, [合計範囲])」です。例えば「SUMIF(B2:B10,”株式会社A”,C2:C10)」と入力すると、B2~B10セルの中で「株式会社A」と入力された行だけを抽出し、対応するC2~C10セルの合計を返します。

AVERAGE関数：平均売上金額などの計算

AVERAGE関数とは、指定範囲の平均値を表示する関数です。売上管理においては、全ての営業担当者や顧客の平均売上金額などを計算することに用いられます。指定範囲の数値だけを対象とするため、文字列・論理値・空白セルが含まれていても問題ありません。

構文は「=AVERAGE(値1, [値2, …])」で、複数範囲の指定も可能です。例えば「=AVERAGE(B2:B100,E2:E100)」と入力すると、B2~B100セルとE2~E100セルの範囲内の数値を全て抽出し、平均値を返します。

VLOOKUP関数：マスターデータを参照した自動入力

VLOOKUP関数とは、表の縦方向にデータを検索し、一致した値と同じ行にあるデータを返す関数です。売上管理においては、取引先番号や商品コードの入力時にマスターデータを参照し、対応する取引先名や商品名を自動的に入力する場合などに用いられます。

構文は「=VLOOKUP(検索値,範囲,列番号,検索方法)」、検索方法は「TRUE（近似値検索）」と「FALSE（完全一致検索）」の2種類です。

例えば売上管理表のD2セルに「=VLOOKUP(C2,取引先マスター!A2:C10,2,FALSE)」と入力します。C2セルの取引先番号を取引先マスターから検索し、A2に一致したら、その2列目に記載された取引先名が売上管理表のD2セルに入力される仕組みです。

Excelでの売上管理・分析はピボットテーブルを使いこなそう！

ピボットテーブルとは、数式や関数を使うことなく、膨大なデータの分析を可能にする機能です。売上管理においては、顧客ごと・商材ごと・エリアごとの売上金額を比較分析する場合などに用いられます。ピボットテーブルは以下のように直感的な操作で作成・編集が可能です。

1.テーブルや範囲を指定した状態で[挿入]→[ピボットテーブル]の順に選択
2.ダイアログで指定テーブル/範囲やピボットテーブルを配置するシート（新規/既存）を確認し[OK]をクリック
3.画面右側に[ピボットテーブルのフィールド]が表示される
4.使用する項目にチェックを入れ、項目を設定する列・行・値をドラッグして入れ替えると、左側のピボットテーブルに変更が反映される

Excelによる売上管理の課題

Excelは使い始めこそスムーズですが、実際のところ売上管理には困難なシーンもあります。複数名での管理、特にテレワーク環境には合わず、情報量が多くなるほど管理は難しくなっていくでしょう。商材関連情報など売上に関する情報を横断的に扱いにくいことも懸念点です。

複合的かつ膨大なデータの管理には向かない

営業部門は売上情報だけでなく顧客の属性情報や営業アプローチリスト、営業タスク・商談進捗や営業報告書など、さまざまな情報を管理する必要があります。

Excelはさまざまな用途に利用できますが、あくまで表計算ソフトです。営業部門で利用するとしても表を作成したシート単位での管理となり、多様な形式の情報の一元管理や横断的な処理には向いていません。

また情報を蓄積するほどひとつのExcelファイルのデータ量が膨大となり、処理負荷が大きくなり過ぎてファイルを開くことも困難になるケースもあります。

ファイルの散逸で最新情報にアクセスしにくい

Excelは独立したファイル単位で操作・管理するため、アクセスできる全てのユーザーが内容を編集でき、誰がいつどのような変更を加えたか分からない状況になりがちです。ファイル自体のコピーも容易で、共同編集のしにくさもあり、各自のデバイスにダウンロードして編集することもあります。

これによりExcelファイルがさまざまなデバイスに点在し、差分ファイルが無制限に作成され、「最新版がどこにあるか分からない」という状況になることも珍しくありません。

Excelだけで管理できないファイルも多い

Excelは表の管理は得意ですが、商材の情報はさまざまな要素で構成されます。例えば企画資料・マニュアル・ホワイトペーパー、パッケージ画像や紹介動画などです。こういった情報はPDFファイルやWordファイル、各種画像・動画ファイルなどとして作成・管理されます。

営業活動の中では売上管理表と共に各種商材情報を取り扱いたい場面もありますが、Excelでは画像の貼り付け以外の操作が難しく、関連情報へのアクセスが分断されがちです。

売上管理を効率化するクラウドサービスの導入ならイッツコム！

イッツコムは顧客・営業関連情報と紐づいた売上 管理 に最適な「ホットプロファイル」、商材情報の一元管理とオンライン共同編集に効く「Box」を提供しています。これらのクラウドサービスを組み合わせることで、売上管理及び予実管理の大幅な効率化が可能です。

顧客・営業関連情報と紐づいた売上管理には「ホットプロファイル」

Excelによる売上管理は営業パーソンが必要とする各種顧客・営業情報と関連付けが難しく、共有や出先からのアクセスが困難なこともあるでしょう。

そこで導入したいのが、あらゆる顧客・営業関連情報の一元管理と組織的な活用が可能なクラウド型営業支援ツール「ホットプロファイル」です。

名刺のスキャンやCSVファイルの読み込みだけで顧客データベースベースを自動作成し、顧客の人事異動といったニュースも自動取得します。商談・タスクの進捗状況と関連付け、システム利用者全員で情報共有することも可能です。

企業と担当者情報とを紐づけられるため、営業担当者別・顧客別・商材別などさまざまなセグメントで売上を可視化し、予実管理と売上予測もワンストップでサポートできます。目標達成状況や営業活動量はダッシュボードグラフでリアルタイムに一望できる上、自動取得したデータからカスタムレポートを作成可能です。もちろん、Excel形式での出力にも対応しています。

商談・案件管理や名刺情報と紐づいたオンライン営業報告など、多彩な機能をホットプロファイルひとつで利用し、組織的な営業力の大幅強化を目指してはいかがでしょうか。

商材情報の一元管理とオンライン共同編集には「Box」

商材情報はさまざまなドキュメント、画像・動画ファイルなどが関連するため、Excelだけでは管理しきれないこともあるでしょう。また、ファイルの散逸やアクセスの分断などの問題もあります。

そこで導入したいのが、あらゆるコンテンツをオンラインで安全に編集・保存・共有できる、容量無制限のクラウドストレージ「Box」です。Excelファイルはもちろん、商材に関する画像・PDF・Word・動画や契約書類など、あらゆるファイルを一元管理できます。

ホットプロファイルなど顧客管理システムとの親和性も高く、Boxの共有リンク（ファイルやフォルダ毎に生成される固有のURL）をホットプロファイルの商談情報や報告に貼り付けるなどの活用方法ができます。これにより顧客・営業情報はホットプロファイル、画像や契約書類などのファイルデータはBoxと、データの棲み分けをすることができ、データの一元管理や検索性向上に繋がります。

また、130種類以上のファイル形式のオンラインプレビューや、Officeファイルなどのオンライン共同編集にも対応しているため、Box外にファイルを持ち出す必要がありません。さらに、7段階のアクセス権限設定により、誰がどのファイルを閲覧・ダウンロード・編集できるかなどを詳細にコントロールできます。

まとめ

売上管理は実績の分析や売上予測に活用するもので、予実管理の一環として重要な役割を果たします。Excelによる売上管理はコストや手間をかけずに始められるのが利点です。一方でExcelはテレワーク環境では使いにくいシーンがあり、関連情報の横断的な管理にも向きません。

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