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顧客管理ソフトで業務改革しよう!選ぶポイントやおすすめソフトって?

こんにちは!イッツコムの佐藤です!

「取引先に関する情報をうまく管理できずに困っている」
「せっかく集めた顧客データを業務に活かせない」

あなたの会社でもこのようなお悩みを抱えていませんか?せっかく顧客情報を入手しても、それらをマーケティングや営業に活かせなければ宝の持ち腐れとなってしまいます。そこで、この記事では、顧客のさまざまな情報を一括管理するシステム「顧客管理ソフト」の導入に関する疑問を一気に解決します!

顧客管理ソフトを選ぶポイントについても解説しますので、せっかく集めた貴重な顧客管理情報を活用するための顧客管理ソフトを選び、さらなる業績アップを狙いましょう!

顧客管理ソフトでマーケティングや営業をもっと効果的に!


集めた顧客情報をExcelやAccessなどで管理している企業も多いでしょう。これらの方法では「ただデータを集めるだけになっていて全然活用できていない」「使いにくくて起動するのも面倒だ」という状況に陥りがちです。紙ベースの台帳で管理している企業なら、活用しにくいだけでなく資料の保管についてもお困りでしょう。

そこでおすすめなのが顧客管理ソフトの導入です。顧客管理ソフトとは、その名の通り集めた顧客情報を取り扱うことに特化したソフトウェアです。この記事では、顧客管理の具体的な役割について解説します。より戦略的な営業をしたいと考える企業担当の方はぜひ導入の検討材料にしてください!

顧客管理ソフトって何ができるの?


「そもそも顧客管理ソフトって何ができるの?」と思っている方も少なくはないのでは?そこで、まずは顧客管理ソフトを導入することでできることを解説します。自社にとって必要なものかの判断ができないという企業担当の方はぜひ参考にしてください。

収集した顧客情報の一元管理

顧客管理ソフトという名の通り、日々の業務で収集した顧客情報を収集・管理することに特化したシステムです。マーケティングや営業を進めていくうちに大量の顧客データを保有することは必然です。

集めたデータをシステム上で一元管理できるようになるので、貴重な情報を紛失してしまったり、どこかに埋もれてしまったりするリスクを減らせます。

プロモーション

集めた顧客情報は活用してこそ真価を発揮するものです。顧客管理ソフトがあれば、それぞれのユーザーが今までにどのような商品やサービスを購入したか、商品やサービスのリピーターの割合はどの程度なのか、利用頻度はどれくらいなのかなどの情報がひと目で分かるようになります。

これらの情報にもとづいてクーポンを配布したり、メルマガを送信して購入を促したりすることも可能になります。自社の製品やサービスを何度も購入してくれる優良顧客をピックアップしたり、今後の購買活動につながりそうな顧客を探したりと、さまざまなアプローチが可能となるのです。

「より効率的に販促活動を進めたい!」と思っているのなら、顧客管理ソフトは有効な武器のひとつになるでしょう。

レポート

顧客管理ソフトの中には、実行した戦略がどの程度の効果を上げたのかチェックできるレポート機能を搭載したものもあります。

日々の業務において「このマーケティング戦略って本当に効果があるの?」「新しい営業方法を導入してみたけど、成果は上がったのか?」などの疑問を抱くことはありませんか?

そのようなときにレポート機能を活用すれば、具体的な成果が見えるようになるので改善したほうがよいポイントを可視化できるでしょう。より多くの成果を上げたい場合、成果にあわせて戦略を修正することは必要不可欠です。顧客管理ソフトがあれば細かい分析も可能となるため、より顧客が求めているアプローチをしやすくなるでしょう。

顧客管理ソフトを使うメリットは?


次に、顧客管理ソフトを使う4つのメリットを解説します。「具体的な機能は理解できたけど、導入後にどんなメリットを享受できるのだろう?」と疑問に思っている方は必見です!

以下で紹介するメリットに魅力を感じる場合は、顧客管理ソフトの導入を検討することをおすすめします。

顧客情報の管理を適正かつスムーズにできる

顧客情報は企業活動によって得た情報資産であるとともに、重要な機密情報でもあります。これらの情報が外部に流出してしまえば、経営に打撃を与えるだけではなく社会からの信頼を失ってしまう原因にもなりかねません。

そこで、集めた顧客情報を適正に管理する必要が出てきます。とはいえ、専用のツールを使わなければ適正かつ使いやすい形で管理するのは難しいものです。

顧客管理ソフトを使えば、集めた顧客情報を適正に管理できるだけではなく、整理や活用しやすい形で保有できるので業務がとてもスムーズになります。「無駄な業務を削減したい!」という社員からの声が出ている場合はこの機会にぜひ反映しましょう!

マーケティング・営業の効果性を高められる

顧客管理ソフトがあれば、集めた顧客情報をマーケティングや営業に活用しやすくなります。顧客の属性や興味・関心に応じてグループ化すれば、それぞれのグループに合ったアプローチをしやすくなります。

成果に結びつけるためには、マーケティング・営業それぞれの段階で効果的に顧客にアプローチすることが大切です。顧客管理ソフトにはMA(マーケティング・オートメーション)
・SFA(営業支援システム)機能を搭載したものがあり、従来のアプローチ方法の問題を洗い出し、一気に改善ができます。

雑務が減る

顧客管理ソフトを導入していない企業の中には、顧客情報を手作業で管理していたり、データベース化はしているもののうまく活用できていなかったりすることもあるでしょう。

「いちいち入力するのが面倒だ」「入力作業に手間取って本当に必要な業務に充てる時間が削られてしまう」とお悩みの社員も多いでしょう。そのようなお悩みにこそ顧客管理ソフトがおすすめです!

データを入力するだけで自動的に情報を管理できるので、手動で行わなければならない作業を大きく削減できます。浮いた時間を本当に必要な仕事に充てられるので、業務効率アップに役立ちますよ。

顧客管理ソフトの導入は顧客側にもメリットあり!

顧客管理ソフトのメリットを享受できるのは企業側だけのように思えますが、じつは顧客側にもメリットがあるのです。その理由はなぜでしょうか?

企業側が顧客管理ソフトを導入して適切に運用していれば、顧客にとっては自分が興味・関心を持っているものにあわせた情報が届けられます。

顧客側は本当に興味がある情報が届けば、「これなら検討してみよう!」と好意的に思うのではないでしょうか?顧客目線での営業やマーケティングは顧客満足度を向上させるポイントにもなり得るのです。

自社に合った顧客管理ソフトを選ぶための3つのチェックポイント


顧客管理ソフトの導入が業務効率化に役立つとはいっても、自社にピッタリのソフトを見つけ導入する必要があります。

そこで、ここからは顧客管理ソフトを導入する際に事前にチェックしておきたいポイントを3つ紹介します。導入した後に「こんなつもりじゃなかった……」と後悔しないためにも、これらの情報をしっかり理解して導入を決定しましょう。

導入コスト・ランニングコスト

顧客管理ソフトを導入する際は初期費用が、運用している間には月額料金などのランニングコストがかかります。継続的に一定のコストが発生するので、導入によって得られるメリットが負担するコストに見合っているかチェックすることが大切です。

もちろんソフトによって料金が異なるので、自社が求める機能レベルを備えていて、かつコスト面でも問題がないものを選びましょう。

使いやすさ

選ぶソフトによって実装している機能のレベルや使いやすさは異なります。専門的なマーケティング・営業に活用するために複雑な機能を搭載したものもあれば、データを収集・管理することに特化したシンプルなものもあります。

自社が高度な分析を必要としているならば高機能なものを、データの収集・管理をスムーズにしたいだけならシンプルなものを選ぶのがいいでしょう。企業によって求める機能レベルや運用者の技術レベルはさまざまなので、使いやすさをよく考えて導入する必要があります。

既存ツールとの連携しやすさ

すでにSFAやMAなど、マーケティングや営業向けのツールを導入している企業も多いでしょう。その場合は、既存ツールと連携できるかのチェックをお忘れなく!

もし、独自のツールを使用していて連携できるツールが見つからない場合は、SFAやMAもセットで乗り換えるという選択肢もあります。自社にとって何が最善なのかをよく考え、適切なものを選びましょう。

顧客管理ソフトの新規導入ならboxがおすすめ!


「顧客管理ソフトを導入しよう!」と決断した際は、ソフト選びに進みます。しかし、現在では多種多様なソフトが出回っており「結局どれを選べば良いのか分からない」と悩んでしまうこともあるでしょう。

イッツコムでは、顧客管理ソフトの新規導入を検討している企業に「box」をおすすめしています。boxでは「Box for Sales」と呼ばれるシステムを提供しており、顧客管理や営業の効率化に特化した機能が多数搭載されています。

ここではBox for Salesを利用するメリットを詳しく解説しますので、ぜひご参考にしてください。

さまざまなプロセスを自動化できる

顧客管理を導入する目的は顧客情報管理の適正化とマーケティング・営業の効率化です。Box for Salesでは営業・マーケティングに使うすべてのファイルを一元化して保管・管理し、いつでも、どこでも活用できるようになります。

スマホやタブレットなどと連携してスムーズに営業活動を始めることも可能なので、業務がとてもスピーディになりますよ。

クラウド型なのでどこからでもアクセス可能

Boxはクラウド型のシステムなので、インターネット環境とPC・スマホ・タブレットさえあればどこからでもアクセス可能です。フィールドセールス中に知りたい情報が出たときにもスムーズにアクセス可能です。

「営業に使う資料をダウンロードしておくのを忘れた……」「次に訪問する取引先の情報を調べたい」などというニーズは往々にしてあるもの。これらにしっかり対応できるのがクラウド型システム「box」のメリットです。

多くのビジネス向けソフトウェアと連携可能

boxはビジネスユースにフォーカスしているため、多くのビジネス向けソフトウェアと連携して使用可能です。主に以下のようなソフトウェアと連携できますので、現在利用している、もしくは利用を検討しているサービスがあるか確認してくださいね!

・Microsoft 365
・Google Workspace
・Salesforce
・Slack
・Zoom

いずれも有名なソフトです。すでに利用している方はboxと連携させて、さらなる効率化を図りましょう!

セキュリティも万全

boxはセキュリティに関する規格であるISO27001に対応しており、ビジネスでも安心して使用できるセキュリティレベルです。そのため、重要な顧客情報を保管しておく場所として非常におすすめです。

「クラウドは便利だけどセキュリティが心配だ……」と不安な方も安心してご利用いただけます。

イッツコムではboxとセットで使えるソリューションを提供中


イッツコムでは、boxと連携して使える便利なソリューションを数多く提供しています。今回は特におすすめのソリューションを2つご紹介します。ぜひこちらもboxとセットでご検討ください!

セキュリティが高い業務専用回線をお探しなら「モバイル閉域接続」

boxのセキュリティが高いとはいえ、通信回線のセキュリティに問題があれば情報流出が発生する可能性はゼロではありません。外部からアクセスする場合は特にセキュリティが低下しがちなので注意が必要です。

ここで使えるのがイッツコム提供の「モバイル閉域接続」です!「モバイル閉域接続」は、外部からインターネットを介さずに社内ネットワークにアクセスし、社内のファイアウォールを経由してからインターネットにアクセスします。

社外からの接続の際にも社内のセキュリティポリシーを保ったままインターネットに接続できるため、テレワークなどで社外からのアクセスが多い企業におすすめです。

Web会議システム「Zoom」

boxと連携して使えるWeb会議システムが「Zoom」です。Zoomは使いやすく便利なWeb会議システムとして多くの企業がすでに利用しています。取引先やサテライトオフィス、リモートワーク中の社員とミーティングする機会が多い企業は、ぜひ導入をご検討ください。

Zoomを使うことで、全員が1箇所に集まることなくミーティングを開催できます。ミーティングがスムーズに行えれば無駄な時間を削減でき、業務をさらに効率化できますよ!

まとめ


企業で保有している顧客データが増えてくると、顧客管理ソフトなしで適切に管理するのは難しくなってしまうものです。顧客情報を適切に管理し業務に活用したい企業担当の方は、この機会に顧客管理ソフトの導入をご検討ください。

イッツコムではクラウド上で動作してどこからでも使えるboxも提供しています。利便性に優れた高セキュアの顧客管理ソフトとして業務の効率化を実現させます。

また、イッツコムではboxとの連携が可能なさまざまなツールの導入もサポートしています。「この機会にIT化をどんどん進めたい!」「もっと効率的な業務環境を実現したい!」とお考えの際は、ぜひイッツコムにお気軽にご相談ください!