名刺交換のビジネスマナーをチェック！オンライン名刺交換という方法も◎
目次
名刺交換はビジネスにおける最初のあいさつで、その後の印象を大きく左右する要素のひとつです。ビジネスシーンでは欠かせない行為ということで、社会人になった際には、まず名刺交換の基本を学ぶことも多いでしょう。
実際に現場に出ると、イレギュラーなことが起こることもあり、慌てふためいてしまったという経験をお持ちの方もいるのではないでしょうか。そこでこの記事では、社会人としてのビジネスマナーを再確認すべく、名刺交換の基本的な流れやマナーについて解説します。また、増加傾向にあるオンライン名刺交換についても、併せてチェックしていきましょう。
ビジネスにおいてのあいさつ「名刺交換」の役割
ビジネスの現場において当たり前のように行われている名刺交換ですが、そこには重要な意味が秘められています。名刺は自分の所属や職位、立場を明らかにし、連絡先を相手に教えるための重要なツールです。
名刺交換は、話のきっかけ作りやビジネスを始める際のあいさつという役割を果たしています。名刺交換を済ませた後に具体的な商談に移るのが一般的なビジネスの流れです。
名刺交換によって相手の連絡先を知り、その後の連絡を取りやすくするという目的もあります。このように、名刺はお互いをつなぐ重要なツールのひとつと言えるでしょう。
名刺交換の基本的な流れ
名刺交換には一定の手順があります。スムーズに交換するためにも事前にシミュレーションしておくのがおすすめです。新入社員やこれまで名刺交換をする機会があまりなかった方は、以下の手順をチェックしておきましょう。
1. 自分の名刺を名刺ケースに入れておく
2. あいさつ・自己紹介して名刺を渡す
3. 相手の名刺を受け取る
4. 商談中は名刺入れの上に載せた状態で静置する
5. 商談が完了したら名刺入れに収納して持ち帰る
基本的な流れは上記の通りです。初対面の方に会った際、最初にあいさつするときに名刺を交換します。名刺は個人情報や連絡先が記されているため、持ち主の分身と考えて丁寧に取り扱うのがビジネスマナーです。
名刺交換のビジネスマナー｜基本的な方法
名刺交換の流れはシンプルですが、それぞれの段階で意識しておきたい点も存在します。細かい部分ですが、意外に相手は交換時の作法について見ているものです。知らないうちにマナー違反となる行動をしてしまわないためにも、基本的なビジネスマナーを押さえておきましょう。
すぐに渡せるように名刺を準備する
名刺交換は商談の最初に行うため、すぐに渡せるように名刺を準備しておくことが大切です。名刺入れを手元に用意したり、取り出しやすい所に収納したりして、いつでも取り出せるようにしておきます。
名刺交換するときになかなか名刺を取り出せないと印象を悪化させる恐れがあるため、しまっておく場所も決めておくとよいでしょう。
あいさつして名刺を渡す
実際に名刺交換するときは、あいさつ・自己紹介するのと同時に名刺を手渡します。名刺を渡すときの自己紹介では、社名・所属・氏名を告げましょう。
名刺は文字が隠れないように両手で持ち、相手側を手前にして読みやすい状態で差し出します。名刺交換は立って行うのがマナーです。着席している場合は起立しましょう。
また、会議室などで名刺交換するときは、自分と相手の間にデスクを挟まないような場所に移動します。
両手で名刺を受け取る
相手からの名刺を受け取るときは、両手で受け取るのが鉄則です。自分と相手が同時に名刺を差し出したときは、自分の名刺を右手で差し出すと同時に相手の名刺を左手で受け取ります。
その際、相手の名刺を受け取ったらすぐに両手で持つようにしましょう。名刺を受け取るときは「お名刺を頂戴いたします」など一声添えるのもマナーです。
商談中は名刺入れの上に置く
名刺はもらってすぐに名刺入れにしまうものではありません。商談中はデスクの上に名刺入れを出しておき、その上にいただいた名刺を置くのが基本です。
名刺入れは自分から見て左側に置き、商談が終わるまではそのまま静置します。名刺に触ったりメモ帳代わりにしたりするのはマナー違反です。複数人と名刺交換したときは、相手の座席に合わせて名刺を置くとよいでしょう。
商談終了後に名刺入れにしまう
商談が終了したら、いただいた名刺を名刺入れに収納して持ち帰ります。名刺を収納するタイミングは相手に合わせるのが基本です。相手がデスク上から名刺を取って収納しようとしたら、そのタイミングに合わせて行いましょう。
名刺を急いで収納するのは早く終わらせたいという意思表示になり、不適切と考えられています。可能な限り相手より後か同時に収納するように意識することが大切です。
名刺交換のビジネスマナー｜こんなときはどうする？
名刺交換には基本的な流れやビジネスマナーがあるとはいえ、実際の現場ではイレギュラーな事態が発生することも多々あります。事前に予想していた状況とは異なり、慌ててしまうこともあるでしょう。
ここからは、名刺交換で起こりがちなイレギュラーな状況とその対処法について見ていきます。
複数人と名刺交換する場合
商談の内容によっては、複数人が同席するケースもあります。そのようなときは、同席した担当者全員と名刺交換することになるでしょう。複数人と名刺交換するときは、以下のポイントに注意します。
・訪問した側から率先して名刺を差し出す
・役職が上の担当者から順番に名刺交換する
・商談中は相手の座席に合わせて名刺を並べ、役職が最も高い担当者の名刺を名刺入れの上に配置する
また、十分な枚数の名刺を用意しておくことも大切です。名刺の差し出し方やいただき方、しまい方などは1対1で名刺交換するときと同様です。
名刺交換するためのスペースが確保できない場合
名刺交換するときは、間にデスクを挟まないように横に移動するのが基本です。しかし、会議室が狭いなどの理由でデスク横などに移動できないケースもあります。
そのようなときは無理に移動せず、「デスク上から失礼いたします」などと一声添え、デスクを挟み名刺交換をします。このように、その場の状況に応じて臨機応変に対応することもビジネスシーンでは必要です。
名刺を忘れた場合
名刺を忘れた場合は、「忘れた」と正直に伝えるのではなく「大変申し訳ないのですが、あいにく名刺を切らしておりまして」と伝えるのがビジネスマナーです。急な商談が入って名刺を用意していないときも同様です。
その際は、名刺に書いてある情報が相手にしっかりと伝わるように、自分の会社名、役職、指名と告げましょう。
また、名刺を忘れた場合などで交換できなかった際は、再度対面で商談するときに渡します。商談がオンラインで進む場合など対面する機会がない場合は、資料と一緒に名刺を送付するか、オンライン名刺交換システムを活用しましょう。
名刺交換のビジネスマナー｜名刺交換するときのNG行為
名刺交換するときにやってはいけないNG行為もいくつか存在します。NG行為をしてしまったことで商談が破断になるケースも考えられます。社会的信用を保つためにも注意すべきポイントをしっかりと押さえておきましょう。
ここでは、数あるNG行為の中から特に相手に失礼となる行為について見ていきましょう。
名刺入れ以外の場所から名刺を取り出す
名刺は名刺入れから出して相手に差し出すのがビジネスマナーです。渡しやすいからといって、バッグやポケットなどに名刺を直接入れないように注意しましょう。
他にも、財布やカードケースなど、名刺入れ以外の収納ケースに入れておくのもマナー違反です。名刺は専用のケースに収納し、いつでも取り出しやすい場所に入れておきましょう。
名刺をメモ帳代わりにする
名刺の裏面が白紙になっている際、メモ帳として使用するのは厳禁です。名刺は相手の分身であると考え、メモ帳代わりにしたり折り曲げたりせず丁寧に取り扱いましょう。
商談の内容をメモしておきたいときは、メモ帳などの別の用紙を使用します。複数の商談を同時並行で進めている場合など、管理面を考えて名刺にメモしておきたいときは、商談が終わり相手がいなくなってから記入するとよいでしょう。
いただいた名刺を忘れて帰る
いただいた名刺をデスク上などに置き忘れるのも失礼な行為に該当します。相手から「情報を適切に管理できない人」と思われてしまうリスクもあります。
名刺を忘れないようにするためにも、商談が終わったら慌ててその場を後にするのではなく、デスク上に忘れ物がないかチェックすることをおすすめします。
オンライン名刺交換も最近では活発化
最近は商談の効率化や働き方改革の実現、業務負荷の軽減を目的としてWeb会議システムを使用したオンライン商談を導入する企業も増加傾向です。それに伴い、オンライン名刺交換ツールを使用する機会も増えています。
ここでは、2次元コードや名刺管理ツールの交換機能を使用したオンライン名刺交換の具体的なメリットについて見ていきましょう。
紙の名刺よりも情報が多く記載できる
紙の名刺はサイズが限られているため、記載できる情報が限られます。見やすさを考慮すると、社名・所属・氏名・役職・連絡先といった基本的な情報の記載が一般的でしょう。
オンライン名刺であればこれまでの経験やスキルなど、伝えたい情報をより多く盛り込めます。2次元コードにコーポレートサイトへのリンクを埋め込めば、その場で相手にアクセスしてもらうことも可能です。紙の名刺に比べてより簡単に、より多くの情報を伝えることが可能です。
名刺を切らしてしまうことがない
オンライン名刺であれば、名刺を事前に印刷して準備する必要はありません。そのため、いざ商談する段階になって名刺を切らして慌てることを防げます。印刷が不要になるということは、印刷にかかるコストも削減できます。
コスト削減や環境保護への貢献、名刺切れリスクの軽減など、オンライン名刺交換を導入すると数々のメリットを享受できます。名刺に盛り込む内容を変更したいときも、すでに印刷した名刺を消費するまで待つ必要がなく、任意のタイミングで変更可能です。
名刺の管理に手間がかからない
紙の名刺を交換すると、名刺入れに収納して持ち帰り、データを別途システムに入力して管理する手間が発生します。名刺管理に手間がかかるため、名刺入れにいただいた名刺を収納したままという状況に陥りがちです。
オンライン名刺は、MAやSFAなどのICTツールを活用して自動でデータベース化したり、各スタッフの人脈を可視化したりできます。名刺を収納するための物理的なスペースも必要ないため、管理負担を大きく軽減できるでしょう。
オンライン名刺管理システムならイッツコムのホットプロファイルがおすすめ
いただいた名刺を活用するには名刺管理が欠かせません。また、名刺情報は社員同士で共有することで、より営業活動に活用できます。
効率的な名刺管理には名刺管理ツールの利用がおすすめです。イッツコムが提供する「ホットプロファイル」は、オンラインで名刺交換から管理までを一元化できます。また、名刺交換・管理に必要な機能だけではなく、データを活用するための機能もセットで付随しており、営業強化にも役立つでしょう。
QRコードをスキャンするだけで簡単にオンライン名刺交換できる
ホットプロファイルを利用すると、オンラインで顧客に渡す「デジタル名刺」を簡単に作成できます。
このオンライン名刺情報が入ったQRコード入りの画像をWeb会議のバーチャル背景として設定し、顧客がディスプレイ上に表示される2次元コードをスマホでスキャンするだけで、名刺を渡すことができます。
顧客は表示されるデータをそのままスマホのコンタクトリストに登録することも可能です。顧客の名刺をいただく際は、顧客がスマホカメラで名刺を撮影するだけで名刺がホットプロファイルに送信されます。顧客側に専用アプリは必要ありません。このように、Web会議システムを使用したオンライン商談でもスムーズに名刺交換できる点が特徴です 。
名刺データの一元管理が可能
ホットプロファイルでは、いただいた名刺をデータベース上に集約して一元管理できます。オンラインで名刺データを交換した場合はそのままデータベースに登録でき、対面で紙の名刺をいただいた場合は スキャナーで読み込むかスマホで撮影するだけで登録可能です。OCR（光学文字認識）機能で読み取った後、専任オペレーターが補正入力を行い、99.9％の精度で名刺情報をデータ化します。
登録したデータは自動で整理され、社内の人脈を可視化できます。企業の属性に応じて分類し、アプローチしたい企業を抽出する機能も搭載しており、その後の営業活動にもデータを活用できるのも大きなメリットです。
MA・SFA機能も併せて提供
ホットプロファイルには名刺管理機能だけではなく、見込み客を発掘できるMA（マーケティング オートメーション）・営業支援システムのSFA（セールス フォース オートメーション）機能も搭載しています。
ホットプロファイルのMA機能は、自社のWebサイトへのアクセス状況を自動的に解析し、見込み客を発掘する機能も搭載されています。また、SFA機能として、集約した名刺データから営業戦略ごとにターゲットリストを作成し、進捗状況を可視化します。さらに、タイムリーな営業報告や商談プロセス管理により、営業力の強化が可能です。
マーケティング・営業の効率化や効果アップを目指すら、ぜひMA・SFA機能の活用がおすすめです。
初期導入支援サービスをオプションで提供
イッツコムでは、ホットプロファイルを初めて利用する方に向けて「初期導入支援サービス」を提供しています。このようなICTツールの利用経験が少なく、きちんと利用できるか不安に感じているなら、初期導入支援サービスの利用がおすすめです。
自社の悩みをホットプロファイルで解決できるかお悩みの方も、ぜひこの機会にご相談ください。
関連サービスもセットで導入可能
イッツコムでは、ホットプロファイル以外にもビジネスのICT化に役立つツールを複数提供しています。一例として、以下のようなサービスを取り扱っております。オンライン商談を導入したい、業務効率化を目指したいという際はぜひ導入をご検討ください。
・Zoom： 手軽な操作で利用でき、安定した通信を確保しやすいWeb会議システム
・Box： 個人情報や機密情報を保管するのに適したハイセキュリティのクラウドストレージ
いずれもビジネスの効率化に役立つICTツールです。それぞれの特徴を生かし連携することで、商談コンタクトから社内報告までの全ての効率が格段とアップします。
実際の商談における、それぞれの活用シーンはこちらからご確認ください。
(参考：『商談のプロセスは、新しいスタイルへ。今の商談に欠かせない必要ツールはこれだ！』)
まとめ
ビジネスにおいて名刺交換は必要不可欠です。お互いの第一印象を決める場面でもあり、多くの場合、名刺交換から商談がスタートします。マナーの欠如はビジネスシーンにおいて圧倒的に不利となるため、名刺交換においてのビジネスマナーも正しく理解しておきましょう。
最近ではオンライン商談を取り入れる企業も増加しており、それに伴ってオンライン名刺交換ツールの需要も増しています。オンライン商談やオンライン名刺交換・管理ができる環境、ツールをお探しの際は、ぜひイッツコムにご相談ください。
イッツコムではホットプロファイルをはじめとしたビジネス向けのICTツールを提供しており、自社のニーズにマッチしたシステムを選んでご利用いただけます。
