メルマガ配信とは？メリット・注意点やツール比較と導入のポイントを解説

SNSを利用したマーケティング手法が注目を集める中、メールも依然として強力なツールとして活用されています。マーケティング施策の強化や売上アップのために、メルマガ配信の導入・強化を検討している企業担当の方もいるのではないでしょうか。

メルマガ配信の方法や有用性、デメリットを払拭する運用方法を知ることで、マーケティング活動をスマートに強化できます。名刺管理や営業管理とのシームレスな連携にも目を向け、マーケティングと営業が分断されない業務システムにシフトしましょう。

そこでこの記事では、メルマガ配信の概要やメリット・注意点、ツール比較・導入のポイントについてご紹介します。

メルマガ配信とは

SNSなどの普及によって数多くのマーケティング手法が展開される現在でも、メルマガを活用する企業は多数あります。メルマガは、メールというコミュニケーションツールを通じて、新規顧客の獲得や顧客育成をし、成約率アップにつなげる方法として有効です。

メルマガ配信をするには、メルマガとステップメールの関係やテキスト形式・HTML形式の違いを知ることが基本です。実務上はメルマガ配信システムを活用することが多いため、基本的な機能も理解しておく必要があります。まずは、メルマガ配信の基礎知識を解説します。

メルマガとは

メルマガ（メールマガジン）とは、企業や個人事業主が見込み顧客・顧客に対して一斉配信する、定期購読型のメールやその仕組みです。見込み顧客・顧客がWebフォームなどを通じてメルマガ購読を自発的に登録し、配信者は商品・サービスの情報などを発信します。

宣伝・販売促進・フォローアップやロイヤルカスタマー育成にまで利用できる、メールマーケティングの一種です。

ステップメールとの関係

メルマガと併用されることが多いメールマーケティングの手法に、ステップメールがあります。ステップメールとは、見込み顧客・顧客の特定のアクションをトリガーとして、あらかじめ作成しておいた複数のメールをスケジュール通りに自動配信する仕組みです。

資料請求・会員登録・初回購入などをトリガーとし、見込み顧客の状況に合わせてお礼・お知らせ・クーポン提供などのメールを配信し、サブスクリプション契約やリピート購入に誘導します。メルマガで見込み顧客・顧客との関係を維持し、ステップメールでシナリオ通りのアクションを引き出しやすくする関係です。

メルマガの配信形式

メルマガの配信形式にはテキスト形式とHTML形式があります。テキスト形式は文字だけで構成されたメルマガです。専門知識がなくても簡単に作成でき、多くのデバイスで表示できるのも利点ですが、画像を使ったインパクトのある訴求はできません。

HTML形式はテキストの装飾情報や画像を加え、Webページのようなメルマガを配信する形式です。画像を使って商品や使用イメージを伝えやすく、開封率の計測もできます。一方、送受信時の負担が大きく、セキュリティ設定によっては受信拒否されるのは注意点です。

メルマガ配信の方法

メルマガ配信は、メルマガ（メール）配信システムを使う方法が一般的です。手軽な方法として受信者リストをBCCに設定することもできますが、宛先の間違いがあると情報漏えいに直結するため、推奨されません。

メルマガ配信システムは導入・運用にコストはかかりますが、メルマガ配信に必要な機能を簡単に利用でき、多くの企業が採用しています。

メルマガ配信システムの機能

メルマガ配信システムには以下のような機能があります。

・配信リスト管理
・HTMLメール作成
・画像編集
・ステップメール（シナリオ作成）
・効果測定（開封/クリック）
・API連携

ツールによって利用できる機能はさまざまですが、メルマガの配信や管理を大幅に効率化できます。

メルマガ配信システムのメリット

メルマガ配信システムの主なメリットは以下の通りです。

・費用対効果が高い
・効果測定がしやすい
・関係維持やリピートにつながる

またセキュリティ面のメリットも享受できます。メルマガ配信システムの有用性・必要性を理解しましょう。

費用対効果が高い

メルマガ配信システムのメリットのひとつは、低コストで多くの見込み顧客・顧客へ情報をリーチさせられることです。作成したメールをダイレクトに一斉配信でき、訴求のために高額な広告費をかける必要はありません。

またメルマガ購読者は自社の商品やサービスに興味関心があるため、広告の無駄打ちとなることが少なく、効率的にターゲットへ訴求できます。このようにメルマガ配信は一般的な広告施策より費用対効果の高い運用が可能です。

効果測定がしやすい

メルマガ配信システムは効果測定がしやすいこともメリットです。ツールによって機能はさまざまですが、開封率・クリック率・コンバージョン率などを測定できます。メルマガ全体の効果だけでなく、特定の見込み顧客・顧客のアクションも追跡できるものもあり、課題の発見・解決に役立つのもポイントです。

関係維持やリピートにつながる

メルマガ配信システムを活用すると、見込み顧客・顧客との関係を維持できるのもメリットです。継続的に商品・サービスの情報を提供し、有用性やブランドなどの理解を深めることで、顧客ロイヤリティの向上につなげられます。

またシナリオ設計によりステップメールの配信もでき、アップセル・クロスセルの訴求やリピート率向上につなげられるのもポイントです。

セキュリティ面のメリットも

BBCによるメールの一斉配信はスパムとして弾かれる恐れがあります。受信ボックスに到達せず読まれないメルマガは配信する意味がありません。

メルマガ配信システムはIPアドレス分散などの対策を講じており、メール到達率を高められます。また配信リスト管理機能により誤送信を起こすことも防止でき、セキュリティ面でのメリットが大きいのもメルマガ配信システムのポイントです。

メルマガ配信システムの注意点

メルマガ配信システムにはマーケティング活動の強化につながるさまざまな効果が期待できる一方、ライティングスキルが求められることや次第に読まれなくなる恐れもあることなど、メルマガ特有の注意点もあります。メルマガ配信には弱点もあることを知っておきましょう。

ライティングスキルが求められる

訴求効果の高いメルマガを配信し続けるためには、マーケティング担当者にある程度のライティングスキルが求められます。HTML形式のメルマガであればデザインスキルも必須です。コンテンツ制作者のスキルによっては、メルマガ配信ツールの導入効果を発揮できない場合もあるでしょう。

次第に読まれなくなる恐れも

メルマガは簡単に購読開始できますが、購読者の意識次第では受信ボックスに埋もれてしまい、次第に読まれなくなっていきます。

またメルマガ購読者はいつでも購読を中止できることも注意点です。こうなると情報伝達のための重要なチャネルが失われてしまいます。購読者にとってメリットのある情報を提供し続け、読む意義のあるメルマガにすることも大切です。

メルマガ配信システムの比較・導入のポイント

メルマガ配信システムは機能性や使いやすさ、効果測定ができることを重視して選びましょう。導入に当たってはマーケティングと営業の連携、One To Oneメールの並行利用なども重要です。ここでは、メルマガ配信システムの比較・導入のポイントを解説します。

機能的かつ使いやすいこと

メルマガ配信システムの機能はさまざまです。多機能であることだけを目的にすると営業担当者やマーケティング担当者が使いこなせず、宝の持ち腐れになってしまう恐れもあります。費用対効果を高めるためにも、機能的かつ使いやすいツールを選ぶことが大切です。

またメルマガ配信システムが対応できるのはメールマーケティングのみであるため、SFA（営業支援システム）など他ツールとの連携も加味して、ビジネスプロセスの総合的な変革を検討しましょう。

効果測定ができること

メルマガ配信システムは効果測定ができることも必須です。メルマガは何らかのマーケティング上の課題を解決するために活用されますが、効果測定をしなければ目標の達成率は把握できません。

効果測定の指標としては、不達率・開封率・クリック率・CVR（コンバージョン率）・購読解除率などを挙げられます。これらはトラッキング用URLなどを活用して測定可能です。なるべく簡単にトラッキングの設定や分析ができるツールを選びましょう。

顧客情報の登録・管理ができること

メルマガ配信システムは独立して顧客情報を登録・管理するものが一般的です。この場合、名刺や営業情報の情報と、メルマガ配信ツール内の顧客情報が分離してしまいます。つまり実務上は、複数ツールを使い分けて情報の見落としをチェックしたり、連携の設定をしたりすることが必要です。

顧客情報の登録・管理をするツールがCRMと呼ばれます。さらに、顧客ごとの案件管理や、営業担当者の業務管理などをするツールがSFA（営業支援ツール）です。また、顧客の獲得や管理、育成などマーケティング活動を仕組み化し、効率的に行うツールがMA（マーケティング支援ツール）と呼ばれ、メルマガ配信機能も備わっているものも多くあります。ツールによっては、顧客関連情報をシームレスに連携させられます。ひとつのツールで見込み顧客との関係構築や営業活動、商談後のフォローまで一貫して対応できることは重要です。

【関連記事：『SFAとは？CRM・MAとの違いやメリット、おすすめSFAツールを紹介！』】

マーケティングと営業の連携を強化する

メルマガ配信システムは主にマーケティング担当者が利用しますが、商材によっては営業部門との連携が必須です。営業担当者から現場の声を吸い上げたり、確度の高い見込み顧客のトスアップ体制を整えたりして、マーケティングと営業の連携を強化しましょう。

営業担当者が自らメルマガ配信をする場合も、顧客の情報は必要不可欠です。顧客関連情報を最新にアップデートし続けなければ、アプローチすべきタイミングを逃す恐れもあります。そこで、顧客関連情報の自動収集・更新や分析に対応したツールとの連携も重要です。

One To Oneメールも活用する

メルマガは不特定多数に向けた内容になりがちです。見込み顧客・顧客の興味関心や購買行動はさまざまですが、柔軟な個別配信に対応していないツールもあります。

そこで、宛名やコンテンツを顧客・セグメントごとに最適化するOne To Oneメールの活用もポイントです。ツールによっては会社名や顧客名の差し込み、またテンプレートの活用により、一斉送信でも担当者が顧客一人ひとり個別にメールを配信しているような表現ができます。

コンテンツの管理体制を整える

メルマガを作成するには、テキストや画像などの素材が必要です。また商品・サービスのホワイトペーパーなども活用します。

メルマガ配信を続けるほどコンテンツは蓄積されていくため、業務効率を低下させないためには適切な管理が必要です。コンテンツマネジメントには、時間や場所にかかわらずアクセスでき、またチームで運用しやすいクラウドストレージが向いています。

メルマガ配信でビジネスを加速するならイッツコム！

イッツコムが提供する「ホットプロファイル」ならマーケティングと営業をシームレスに連携でき、「Box」を採用すればコンテンツ管理やワークフロー自動化もできます。メルマガ配信でビジネスを加速できるイッツコムのサービスの魅力を見ていきましょう。

営業担当者によるメルマガ配信「ホットプロファイル」

メルマガ配信を始めようとするとき問題になるのは、「誰が」または「どの部署が」担当するかということです。専任のマーケティング担当者を確保できない企業は珍しくありません。また一般的なツールだとメール配信・名刺管理・営業管理が別々になってしまいます。

そこで導入したいのが、名刺管理・SFA（営業支援ツール）・MA（マーケティング支援ツール）一体型の「ホットプロファイル」です。名刺情報を起点としたデータ活用や組織的な営業活動を支援しつつ、営業担当者によるメルマガ配信にも対応します。ひとつのツールでメール配信・名刺管理・営業管理がシームレスに完結し、情報の分断は起こりません。

顧客管理や商談管理とメルマガ配信を一本化でき、Webフォーム作成からメルマガ・ステップメール・One To Oneメールの一斉送信、効果測定まで完結できる利便性が魅力です。ZoomなどのWeb会議システムと連携すればウェビナー管理もでき、多彩なマーケティング施策を営業活動と連携させられます。

コンテンツ管理の効率化なら「Box」

忙しい営業担当者がメルマガ配信も担当するなら、コンテンツ管理を効率化することも大切です。容量無制限のクラウドストレージ「Box」なら、あらゆるコンテンツを安全に一元管理でき、営業資料やメルマガ関連コンテンツの作成・保存・活用を効率化できます。

各ファイルは50世代以上のバージョンを自動保存するため、ファイルの乱立で検索効率を落とす心配はありません。社内だけでなく社外パートナーとのファイルのオンライン共同編集やコンテンツベースのタスク管理にも対応し、組織的なメルマガ配信がしやすいことも利点です。

またマーケティングキャンペーンの管理や販促資料の確認プロセスの簡素化・自動化、契約ワークフローの効率化にも役立ちます。

多彩なマーケティング施策を展開するなら「Zoom」

Web会議システムとして多くの企業が利用する「Zoom」ですが、Zoomにはオンライン上のセミナー「ウェビナー」を開催することに特化した機能も備えています。

ウェビナーは、主催者が会場をレンタル・整備する必要がない上、スマホやタブレットから簡単に、全国どこからでも参加できるなどのメリットがあります。

Zoomのウェビナー機能を活用すると参加者の出欠管理が出来るほか、最大1万人が参加可能になるなどの利点があります。使い方の例として、ホットプロファイルでウェビナー告知のメルマガ配信を行い、ホットプロファイルとZoomを連携して参加者の管理から当日の配信までをシームレスに行うといった使い方ができます。

Zoomウェビナーを利用するには、Zoomの有料プランとウェビナーアドオンを購入することが必要です。ウェビナーアドオンを購入することでミーティングとウェビナーの使い分けができ、オンライン会議・オンライン商談・オンライン企業説明会・有料会員制オンラインサロンなど、さまざまな対人コミュニケーションシーンのオンライン化が可能です。

イッツコムでは日本語サポート付きの有料版Zoomも提供しているほか、使用感を確かめられる1カ月無料のトライアルサービスもご用意していますので、ぜひご利用ください。

【関連記事：『Zoomウェビナーとは？使い方や参加方法、メリットや活用シーンを解説』】

まとめ

メルマガ配信システムは顧客との関係構築やリピート購入・継続利用につなげられるマーケティングツールです。導入効果を高めるためには、マーケティングと営業のシームレスな連携が求められます。

イッツコムなら名刺管理・SFA・MA一体型の「ホットプロファイル」や容量無制限のクラウドストレージ「Box」 、さらにマーケティングの多彩な展開を可能とする「Zoom」を組み合わせにることによる、営業部門によるメールマーケティングの強力なサポートが可能です。メールを活用したマーケティング施策の強化や売上アップをお求めなら、マーケティング・営業をシームレスに連携できるイッツコムにご相談ください。