オンライン商談とは？必要性・メリットや必須ツールを分かりやすく解説
コロナ禍を受けた対面営業の機会減少を契機として、オンライン商談が注目を浴びています。対面営業にはさまざまな課題があると感じており、オンライン商談の導入を検討している企業担当方もいるのではないでしょうか。
とはいえ、従来の営業スタイルとは異なるため「オンライン商談の進め方がよく分からない」「対面でのコミュニケーションに比べると成果は下がるのではないだろうか」と不安に思うこともあるでしょう。
このような不安を解決させると同時に、オンライン商談の有用性や解決できる課題、導入に当たって必要なツールを知ることで、営業スタイルを改革できます。Web会議システムと併用したいSFAや法人データSIMにも目を向け、環境の変化に即応できる営業組織を目指しましょう。
そこでこの記事では、営業部門の課題やオンライン商談の必要性・メリット・必須ツールについてご紹介します。
オンライン商談とは
オンライン商談とは、インターネット経由でバーチャルな場をセッティングし、PCやスマホでお互いの映像・音声・画面などを共有して進める商談です。Web会議システムなどの専用ツールを用い、時間や場所にとらわれない商談を実現します。
対面営業の非効率性・課題の多くを解決できる商談スタイルとして、近年多くの企業で採用が進んでいる状況です。
営業部門の課題とオンライン商談の必要性
営業部門には感染症リスク・人材不足・属人化への対応など、さまざまな課題があります。それらの課題の解決に役立つのがオンライン商談です。まずは営業部門の課題とオンライン商談の必要性を見ていきましょう。
感染症リスクと非対面営業
新型コロナウイルスの感染拡大と、それに伴う緊急事態宣言は、多くの企業の営業活動に深刻な影響を及ぼしました。各社は対面営業を控え、各種産業の展示会も軒並み開催中止となり、営業機会縮小の余波はいまだ暗い影を落としています。
そこで非対面営業の仕組みとして台頭したのが、オンライン商談やオンライン展示会です。感染症リスクはいつまた増大してもおかしくない状況であり、企業には従来の対面営業に代わる非対面営業の仕組み作りが求められています。
人材不足と業績維持
日本は超高齢社会に入っており、既に人材不足は大きな問題ですが、今後さらに深刻化すると予想されています。人材獲得競争にいかに勝つかは営業部門でも重要な課題です。特に若手の中には、数字が取りにくい対面営業で神経をすり減らして辞めていく営業パーソンも少なくありません。
営業部門が機能しなくなれば業績維持は困難です。オンライン商談も取り入れ、限りある人材で効率的に営業するスタイルへ変革することが求められます。
時間のムダと生産性向上
外回りの営業担当者は就業時間内の移動時間が多く、年間を通してかなりのムダがあると予想されます。さらに営業回りから報告書作成のために帰社し、残業時間が伸びてしまうのも問題です。
こういった非効率な営業スタイルにより人件費も高くなり、集中力を欠いた営業パーソンのパフォーマンスも落ちてしまいます。生産性向上のためにも、オンライン商談の採用は重要と言えるでしょう。
属人化とノウハウ蓄積
対面商談は時間・予算の制約もあり、上司や専門職の訪問同席を毎回行うことは困難です。このような面もあり営業パーソンは1人で全ての営業プロセスを担当しがちで、営業活動は属人化しやすいという問題があります。
属人化によって営業部門内でノウハウ蓄積ができず、トップセールスと新人の成績差が大きくなりやすいのも問題です。こういった問題を解消するためにも、オンライン商談の導入が多くの企業で求められています。
移動範囲と商圏拡大
外回りの営業パーソンが1日の間に移動できる範囲は限られます。遠方に出張するには交通費や宿泊費、時間もかかるため、必然的に商圏は営業パーソンの移動範囲から大きく逸脱しません。
対面営業に依存していても商圏を拡大しにくいのは課題です。ビジネスチャンスを広げ、営業成績・売上を伸ばすためにも、オンライン商談の導入は必要でしょう。
オンライン商談のメリット
オンライン商談にシフトすると以下のようなさまざまなメリットを享受できます。
・時間的・金銭的コストを削減できる
・1日当たりの商談数を増やせる
・災害リスクを回避できる
・無理なく商圏を拡大できる
・営業組織全体を戦力強化できる
・多様な働き方に対応できる
・情報漏えい・労災リスクを低減できる
オンライン商談の必要性をよりクリアにイメージしましょう。
時間的・金銭的コストを削減できる
外回りの営業パーソンが1日2時間を移動に割いているとすると、月20日勤務なら月40時間、8時間勤務なら5日分もの時間をロスしている計算です。移動にはガソリン代や電車賃もかかります。
また地方東京間の出張には10万円以上の交通費・宿泊費、移動時間は往復で10時間以上かかるケースも珍しくありません。
オンライン商談を取り入れれば、こういったコストを大幅に圧縮できます。時間や金銭のロスを減らし、生産性を高められるのは大きなメリットです。
1日当たりの商談数を増やせる
オンライン商談の導入により移動時間がなくなるか短縮できれば、1日にこなせる商談数が増加します。訪問先への距離も削減できるため、近隣の企業と遠方の企業を1日のうちに両方アプローチすることも可能です。
場所に依存しない営業にシフトできるため、商談のスケジューリング・セッティングもシンプルになり、営業パーソン・商談相手双方の負担を軽減できます。また、「訪問したもののキーパーソン不在、商談が進展しなかった」という無駄打ちを回避しやすいのもポイントです
災害リスクを回避できる
コロナ禍のようなパンデミックが起こると、出社制限がかかり、対面営業は難しくなります。感染爆発以外にも、自然災害やテロによる行動制限なども想定されるリスクです。こういったリスクをオンライン営業は回避できます。
インターネット経由でバーチャルな場を設定するオンライン商談なら、災害による対面営業の制限に影響されることなく、スケジュール通りの商談進捗が可能です。
無理なく商圏を拡大できる
地理的条件の制約を受けず商圏を拡大できるのも、オンライン商談の大きなメリットです。対面営業を続けていても、移動距離やコストの制約により商圏は限られます。遠方の企業との接点として展示会を活用できますが、新型コロナなどの影響で開催されない場合もあるでしょう。
オンライン商談なら時間や場所にとらわれない営業ができます。国内だけでなく海外の企業との商談も容易で、上司や専門職が同席しやすいのもポイントです。
営業組織全体を戦力強化できる
オンライン商談は営業部門内の戦力強化につながるのもメリットです。従来の営業スタイルは情報が属人化しやすく、部門内でノウハウ共有ができないため、営業パーソン間の成績差が大きくなりがちでした。
オンライン商談なら、商談の模様を録画し、セールストークなどを部門内で共有できます。トップセールスのノウハウ共有ができることで、新人の早期強化や営業部門全体のレベル底上げ、ひいては組織的な営業活動と業務効率化につながるのもポイントです。
多様な働き方に対応できる
オンライン商談は、インターネット環境があれば場所を選ばずに商談できます。コロナ禍により多くの企業でリモートワークが導入され、さまざまな働き方が定着しつつあります。従来の働き方では困難とされていた、介護や育児などの理由で通勤できない人材も確保できるので、優秀な人材の離職率改善にも効果的でしょう。
テレワークに移行しにくいと思われがちな営業パーソンは、オンライン商談を導入することでリモートワークへの移行が可能です。柔軟な働き方に対応することで、社員の満足度も高まり企業イメージもアップするでしょう。
情報漏えい・労災リスクを低減できる
情報漏えいリスクや労災リスクを抑えられることも、オンライン商談のメリットです。外回りの営業はデバイスや書類の紛失による情報漏えいリスクにさらされています。またルート営業や出張先で事故・事件に巻き込まれることもリスクです。
オンライン商談ならデバイスや情報を持ち出す必要がありません。営業資料もインターネット経由でデータをやり取りするだけです。移動時間・距離を短縮できるため、労災リスクも抑えられます。
オンライン商談に役立つツール4選
オンライン商談にはWeb会議システムが必須です。他にも、以下のような関連ツールの導入がおすすめです。
・ビジネスチャット
・名刺管理ツール
・SFA（営業支援システム）
オンライン商談を採用するに当たっては、ツールの組み合わせが大切です。成果を最大限に上げるためにも、さまざまなツールの活用を同時に検討しましょう。
Web会議システム
Web会議システムはオンライン商談の必須ツールです。商談相手を安全に招待し、スケジュール調整や移動の負担を最小限に抑え、いつでもどこでもミーティングを開催できます。
営業資料・デスクトップ画面・ホワイトボードの共有など、商談に役立つ機能が利用できるのもメリットです。ツールによっては大人数での時間無制限のミーティングやオンライン名刺交換にも対応します。
ビジネスチャット
オンライン商談を補完するコミュニケーションツールとして、ビジネスチャットの導入も検討しましょう。ビジネスチャットはWeb会議システムによる商談前後のやり取りに利用できます。例えばミーティング前に情報共有、ミーティング後にフォローアップをするなどです。
上司や専門職を含めたグループでのディスカッションにも対応できます。Web会議システムによってはビジネスチャット機能が統合されており、コミュニケーションツールの一本化が可能です。
名刺管理ツール
商談の際に商談相手の部署や役職を確認することは欠かせません。オンライン商談でも名刺交換は必要不可欠な工程で、オンライン商談での名刺交換では、名刺データのQRコードをWeb会議システムのバーチャル背景に利用したり、名刺データのURLを送ったり、名刺管理ツールのオンライン名刺交換機能を利用したりするのが一般的です。
オンライン名刺交換機能が搭載された名刺管理ツールは、名刺情報をデジタルで管理できるだけでなく、オンライン商談時にもデータをスムーズに活用できます。個人ベースではなく企業ベースでの名刺管理をすることで、情報の属人化を防ぐことも可能です。
【関連記事『名刺管理ソフトとは？メリットや機能、比較ポイントをわかりやすく解説』】
SFA（営業支援システム）
Web会議システムや名刺管理ツールと併せて導入したいのはSFAです。SFAとは、商談進捗や顧客関連情報を営業部門内で共有し、組織的な営業活動を支援するツールを指します。
Web会議システムやビジネスチャットでオンラインコミュニケーションシステムを構築し、名刺管理ツールで顧客情報をデジタル管理、さらにSFAでオンライン・オフラインの組織的な営業活動を支援する仕組みです。名刺管理ツールと一体型のSFAであれば、Web会議システム・ビジネスチャット一体型ツールと組み合わせ、2つのツールの導入で済みます。
【関連記事『SFAを導入するメリットをそれぞれの立場からチェック！メリットを生かすポイントも解説』】
オンライン商談の必須ツール整備はイッツコム！
イッツコムが提供する「Zoom」はWeb会議システムとビジネスチャット、「ホットプロファイル」は名刺管理ツールとSFAを一本化します。2つのツールを導入するだけで必須ツールがそろうため、オンライン商談の採用に当たって営業部門に大きな負担はかかりません。さらに法人データSIMを導入すれば、場所や時間にとらわれない営業活動の基盤が整います。
Web会議システム・ビジネスチャット一体型「Zoom」
オンライン商談にはWeb会議システムが必須ですが、商談前後の資料共有・打ち合わせなど、ビジネスチャットも活用する場面があります。2つのツールを使い分けるのは面倒ですが、「Zoom」であれば一本化が可能です。
Zoomは営業資料・デスクトップ画面・ホワイトボードなどを共有できるWeb会議システムとして活用できる他、「Zoom Chat」機能によりビジネスチャットツールとしても活用できます。
ただし無料版Zoomは40分でミーティングが強制切断される仕様です。有料版Zoomなら実質無制限（30時間/1回）でミーティングができ、商談のクラウドレコーディングや詳細なミーティング管理機能も利用できます。
イッツコムが提供するZoomライセンスは、全てのプランに日本語サポート窓口が含まれているため、導入後に疑問が出た際も安心です。まずは、1カ月無料トライアルで使用感をお確かめください。
名刺管理・SFA一体型「ホットプロファイル」
オンライン商談を推進するに当たっては、名刺管理ツールやSFAの導入による顧客情報管理や営業支援も重要です。しかし導入ツールが増えるほど、現場で運用することが難しくなります。
そこで導入したいのが、名刺管理とSFAが一体型の「ホットプロファイル」です。名刺をスマホでスキャンするだけで安全なクラウド上に顧客データベースを自動作成し、最新の企業ニュースや商談進捗と関連付け一元管理できます。
GPS・名刺と連携した営業報告やカスタム営業リポートにも対応し、マネジメントの効率化にも役立つシステムです。オンライン名刺交換にも対応し、オンライン商談も外回りの営業も強力にサポートします。
時間や場所にとらわれない営業活動には「法人データSIM」
Zoomやホットプロファイルはスマホからも利用でき、システムにアクセスする時間や場所を選びません。営業パーソンにとって非常に有益なシステムですが、安定した通信環境がなければ活用に支障が生じます。
そこで導入したいのが、安心のNTTドコモ回線を使用した「法人データSIM」です。SIMカードのみの契約か、モバイルWi-Fiルーターとのセット契約のいずれかを選択でき、チーム単位での運用にも対応できます。
「シェアプラン」なら複数SIMでデータ容量をシェアできるため、費用のムダが生じにくいのも強みです。
イッツコムが提供するツールを生かした商談スタイルの具体的な活用シーンはこちらから：「商談プロセスは、新しいスタイルへ。今の商談に欠かせない必要ツールはこれだ！」
まとめ
オンライン商談は感染症対策やコスト削減など、従来の営業スタイルの抱える多くの課題を解決できます。導入に当たってはWeb会議システムの他に、ビジネスチャット・名刺管理ツール・SFAも必須です。成果を最大限に上げるためにも、さまざまなツールの活用を同時に検討しましょう。
イッツコムなら「Zoom」「ホットプロファイル」「法人データSIM」により、必須ツールとモバイル通信環境を全て整備できます。オンライン商談の導入をお求めなら、最小限のサービスの組み合わせで万全の体制が整うイッツコムにご相談ください。
