テレワークとは？基本情報や導入のポイントを押さえて柔軟に働こう

テレワークはICTを活用して自宅やサテライトオフィスなどを就業場所とする働き方です。緊急事態宣言後も多くの企業が柔軟に活用しており、大多数の経験者はテレワークの継続を求めています。

「テレワーク導入はいまさら」なのか、これから導入するなら何を検討すべきなのかを知りたい方もいるのではないでしょうか。そこでこの記事では、テレワークの基本情報や導入のポイントについて紹介します。

テレワークの定義や区分とは？

テレワークの働き方は厚生労働省や総務省が定義しており、簡単に説明すると「ICTを活用して遠隔地を就業場所とする働き方」を指します。就業場所によって3種類に区分され、最も一般的なものは在宅勤務です。企業によってはサテライトオフィス勤務やモバイルワークも活用しています。

ICTを活用して遠隔地を就業場所とする働き方

テレワークとは、Tele（離れて）とWork（仕事）を組み合わせた造語です。ICT（Information and Communication Technology/情報通信技術）を活用して時間や場所を有効活用できる柔軟な働き方、つまりICTを使って本拠地のオフィスから離れた場所で仕事をすることを指します。

各種クラウドサービスを活用すれば導入は容易で、働き方改革を推進する手段として一般的です。また非対面の働き方であるため、新型コロナウイルスなど感染症の対策としても活用されます。

テレワークを働く場所で分類すると、「在宅勤務」「サテライトオフィス勤務」「モバイルワーク」の3種類です。

自宅を就業場所とする「在宅勤務」

在宅勤務は自宅を就業場所として、ICTを使って働くスタイルです。雇用関係のあるなしで、雇用型テレワークと自営型テレワークとに分けられます。

企業や従業員によって、テレワークの頻度は毎日や週に数日などさまざまです。1日の就業時間の全てを在宅勤務とする完全在宅勤務が一般的ですが、数時間のみを在宅勤務とする部分在宅勤務（テレハーフ）を採用する企業もあります。

どちらにしろ、プライベートとの両立がしやすくなるため、ワークライフバランスの向上に効果的です。育児・介護期の従業員もキャリアを継続でき、障がいなどで通勤が難しい従業員も働きやすくなります。

固定的な施設を就業場所とする「サテライトオフィス勤務」

サテライトオフィス勤務は、本拠地のオフィスから離れたワークスペースを就業場所とし、ICTを使って働くスタイルです。オフィスの種類は専用型と共有型とに分かれます。

専用型は自社や自社グループが専用で使用するサテライトオフィスです。事業所内や遠隔地にICT環境の整ったワークスペースを整備し、本拠地のオフィスと協業します。共有型はテレワーク用の施設として企業が契約する、シェアオフィスやコワーキングスペースです。

これらの施設を営業活動中や出張の際に、あるいは自宅近くで在宅勤務の代わりに働ける拠点として利用します。

移動中の車内などを就業場所とする「モバイルワーク」

モバイルワークは移動中や顧客先などで、固定的な施設に依存せずICTを使って働くスタイルです。電車・新幹線の車内、空港・ホテルのラウンジやカフェなどで、各種クラウドサービスを活用して業務を行います。

外回りの営業担当者が、隙間時間や待機時間を活用してオンライン営業報告を行うなどの働き方が一例です。効率的に業務遂行ができ、直行直帰も可能になるため、長時間労働の是正やワークライフバランス向上につながります。

テレワーク実施率や継続意識の現状

働き方改革推進のために導入を推奨されていたテレワークは、新型コロナウイルスの世界的流行を受けて導入企業が急拡大しました。緊急事態宣言後は多くの企業が自社に合ったスタイルで実施を継続しており、大多数の経験者がテレワークの継続を求めています。

自社に合ったスタイルでテレワークを実施中

東京都産業労働局が都内企業を対象に実施した調査によると、2023年4月以降のテレワーク実施率は40%台で推移し、8月は45.3%となっています。

緊急事態宣言期間の60%台に比べると実施率は低下していますが、ビジネス環境の変化に合わせて実施形態を柔軟に変えられるのもテレワークのポイントです。テレワークの実施頻度は週3日以上が44.2%、半日・時間単位のテレハーフ活用企業は22.8%となっています。

（参考: 『テレワーク実施率調査結果 8月｜東京都産業労働局』）

大多数の経験者がテレワークの継続を求めている

公益財団法人日本生産性本部が全国の雇用者を対象に実施した調査によると、「在宅勤務で業務効率が上がった」と回答する雇用者は増加傾向にあり、2023年7月時点で71.6%に上ります。

具体的には、「在宅勤務で業務効率が上がった」と回答する雇用者は71.6%、「在宅勤務に満足している」と回答する雇用者は86.6%に上り、いずれも増加傾向です。

執務環境の不備や適正評価の不安など、テレワークならではの悩み・課題はあるものの、86.4%の雇用者が「今後もテレワークを行いたい」と回答しています。

（参考: 『第13回 働く人の意識に関する調査 調査結果レポート｜公益財団法人日本生産性本部』）

テレワークの導入効果

テレワークを導入すると、さまざまな効果が期待できます。生産性の向上やワークライフバランスの実現は、会社とテレワーカー双方にとって魅力的な効果です。優秀な人材の確保やオフィスコストの削減は、会社にとって大きなメリットになるでしょう。ここでは、テレワークによって得られる効果をご紹介します。

【関連記事：テレワークの効果や意義とは？導入効果を高めるポイントも解説】

生産性の向上

モバイルワークなら移動中や顧客先でも会社の情報にアクセスできるので、リアルタイムの情報を用いて顧客対応ができます。例えば、顧客と会話しながら在庫状況や予算を随時チェックすることも可能です。

サテライトオフィスが顧客のオフィスの近くにあれば、顧客の意見や反応に合わせてすぐに書類を作成するといった迅速な対応ができ、顧客の満足度も上がるでしょう。

ワークライフバランスの実現

在宅勤務は通勤時間がない分、家族と過ごす時間が増えます。昼食を家族と食べたり業務終了後に子どもとゆっくり遊んだりしてプライベートの時間が充実することにより、仕事に対するやる気が出るでしょう。郊外にあるサテライトオフィスで勤務する場合も、都心に行くより通勤時間が短くて済むため、家事やプライベートの時間を確保できます。

優秀な人材の確保

今まで育児や介護が理由で離職しなければならなかったケースでも、在宅勤務を導入すれば回避できます。経験豊富で優秀な人材に引き続き働いてもらえれば、新しく従業員を雇う必要がありません。

また地方や郊外にサテライトオフィスを設置することで、都心まで通えない人材を雇えます。さまざまな働き方を提供すれば、優秀な人材を採用するチャンスが増えるでしょう。

オフィスコストの削減

在宅勤務の導入は賃貸費の削減につながります。テレワーカー用の机やロッカーを用意する必要がなく、オフィスをコンパクトにできるためです。会議室の数や社員食堂の規模も在宅勤務の導入によって減らせるでしょう。

コスト削減でもうひとつ大きな効果を期待できるのが通勤交通費です。在宅勤務なら通勤交通費をゼロにできます。

環境負荷の軽減

通勤する必要のないテレワーカーが増えると、車や電車、バスの利用が減るのでCO2排出量も減ります。総務省のデータによると、交通量削減効果は在宅勤務が100%で、サテライトオフィス勤務で50%です。通勤や移動を減らすと環境負荷を軽減できます。また、オフィスのコンパクト化により照明や冷暖房の消費電力が減ることも期待できるでしょう。

（参考:『総務省 テレワークによるＣＯ２排出削減量の試算』）

事業継続性の向上

テレワークなら災害やパンデミックの際にも事業が継続できるのがメリットです。災害でバスや電車が運休になったりパンデミックで外出が規制されたりすると通勤できませんが、在宅勤務なら業務を続けられます。オフィス拠点を分散させれば、1つの場所が被災しても他の場所でフォローが可能です。

雇用創出

通勤が困難な方も働けるので、雇用創出ができます。テレワークの恩恵にあずかれるのは、主に育児・介護・病気・ケガで家から離れられない方や体が不自由な方、障がいのある方です。テレワークによって多様な人材が活躍できる会社を作れます。

テレワーク導入までの流れ

テレワークを導入する際に、まず取り組む必要があるのが就業規則の見直しです。就業規則に反する方法でテレワークを導入すると、トラブルを招く恐れがあります。他にも、ICT環境や労働環境を整えなくてはなりません。ここでは、テレワーク導入までの流れをチェックしましょう。

就業規則を見直す

オフィス勤務とは勝手が違うので、適合しない内容を抜粋して見直す必要があります。例えば、テレワーカーの労働時間や通信費の支払いに関する規程です。既存の従業員にテレワークを命じる場合、人事異動に関する規則を変えなくてはなりません。

テレワークに関する規則は就業規則に追加したり、「テレワーク勤務規程」といった項目を新しく作ったりするとよいでしょう。会社の規模によっては就業規則の変更を労働基準監督署に届け出る必要があります。さらに、変更した就業規則は従業員に周知しなければなりません。

ICT環境や設備を整える

テレワークはオフィス以外での勤務となるため、ICT環境を整える必要があります。情報セキュリティを保護するためのシステム構築やパソコンの設定、ウイルス対策ソフトやVPNの導入を検討しましょう。

テレワーカーが公共ネットワークを利用する場合、情報漏えいのリスクがあるのでセキュリティ対策は特に重要です。従業員同士がデータを共有するためにクラウドシステムを活用する際は、セキュリティ面で安心できるサービスを選びましょう。

テレワーカーの労働環境を整える

在宅勤務の場合、自宅に勤務スペースを確保する必要があります。例えば、自宅にもともとある机や椅子は長時間のオフィスワークに向いていない場合があるようです。会社が机や椅子を支給するケースもあるので、テレワーカーの希望に応じて検討しましょう。

ただし、テレワーカーのプライバシーに配慮することを忘れてはなりません。自宅はテレワーカーのプライベートな空間であることを忘れずに、労働環境を整えましょう。

テレワーク導入の注意点

オフィスコストの削減や優秀な人材の確保といった魅力があるテレワークですが、導入する際には注意点がいくつかあります。例えば給料や手当、費用負担に関するトラブルです。

業務中や非常時の連絡体制を確認しておくことも重要で、チームとして円滑に業務を行う際に役立ちます。テレワーク導入の注意点は他にもあるので、ひとつひとつチェックしましょう。

【関連記事：テレワークのマネジメント課題を解決！成功に必要な環境整備や手法を徹底解説】

給料や手当について合意を得ること

テレワークを始める前には、給料や手当についてテレワーカーの合意を得なければなりません。お互いにきちんと理解して守る必要があるのが、給料や勤務時間に関する規則です。完全在宅勤務なら通勤手当は必要ありませんが、出勤する日があるときは通勤手当に関する規則が必要でしょう。

在宅勤務の場合、光熱費の負担も決めます。光熱費は家庭用と業務用で使用分の切り分けが難しいので、「テレワーク勤務手当」といった形でまとめて支給するのが1つの方法です。

連絡体制を確認しておくこと

オフィスに出勤しないので、コミュニケーションツールを活用した連絡体制を作りましょう。トラブルが起きた際の連絡体制やフォローの方法も事前に決めておくと安心です。

テレワークは勤怠管理が難しいと考えている方もいるかもしれませんが、「育児や介護で業務から離れるときには中断前後に報告する」など決めておくとよいでしょう。業務中の連絡方法だけではなく、災害が起きたときの行動や緊急連絡方法も決める必要があります。

労災適応範囲を決めておく

テレワーカーも従業員なので労災の適応対象です。例えば、テレワーカーが業務のために椅子に座る際に転倒した場合、業務災害と判定を受けるケースがあります。モバイル勤務やサテライトオフィス勤務では通勤災害の対象にもなるので、労災適応範囲を事前に決めておきましょう。

業務を円滑に進めるために、情報通信機器の不具合が起きた際の問い合わせ対応先も決めておくのがおすすめです。

健康管理を怠らないこと

テレワークは仕事量や精神的負担を把握しづらい勤務体系です。周囲が気付かないうちにテレワーカーが仕事を抱え込んでいる場合もあるため、仕事量に無理がないか随時確認する必要があります。

在宅勤務のテレワーカーはひとりで仕事をしているので、業務の相談を周囲にできなくなることもあるようです。必要に応じてビデオ通話や会議ツールを使用し、業務の調整を行いましょう。

【関連記事：テレワークの労務管理はどうすべき？課題解決のコツやツールを解説】

テレワーク導入で利用できる助成金制度

テレワークは緊急事態宣言後も引き続き導入を推奨されており、これから導入する企業は「人材確保等支援助成金（テレワークコース）」などの助成金制度を活用できます。

テレワークは地方活性化のためにも重要な働き方のため、サテライトオフィス設置やテレワーク移住を推進する企業は「ふるさとテレワーク」関連の助成金制度を活用することも可能です。

人材確保等支援助成金（テレワークコース）

厚生労働省による助成金制度「人材確保等支援助成金（テレワークコース）」は、良質なテレワークを制度として導入・実施することにより、労働者の人材確保や雇用管理改善などの観点から効果を上げた中小企業事業主を助成対象とします。

就業規則の作成・変更やコンサルティング・研修の他、ICT環境の整備も助成対象です。テレワーク用端末（PC・タブレット・スマホ）のレンタル・リース費用、リモートデスクトップ・コミュニケーション・セキュリティなどに関するテレワーク用サービス利用料も助成対象となっています。

ふるさとテレワーク関連の助成金

総務省は「ふるさとテレワーク」を推進しており、日本全国の自治体などが地方サテライトオフィスの設置やテレワーク移住に関する助成金制度を運営しています。助成金を利用できる地域は、北海道・秋田県・山形県・山梨県・栃木県などです。

また公益財団法人東京しごと財団は、多摩地域や島しょ部への共用型サテライトオフィス設置を支援する「サテライトオフィス設置等補助金」を運営しています。

テレワーク導入に必要なICTツール整備はイッツコム！

イッツコムならテレワーク導入に必要なクラウドサービスを一括整備できます。「Zoom」を導入すればWeb会議システムとビジネスチャットを一本化でき、「Box」も導入すればテレワーカーとの安全・効率的なファイル共有が可能です。

「Zoom」でWeb会議システムとビジネスチャットを一本化

テレワーク環境のコミュニケーションツールとして、Web会議システムやビジネスチャットは必須です。

「Zoom」はWeb会議システムとして圧倒的シェアを誇りますが、「Zoom Chat（チームチャット）」機能によりビジネスチャットとしても活用できます。いずれも無料で豊富な機能を利用でき、コミュニケーションツールの一本化が可能です。

ただしZoom無料版にはミーティング時間の40分制限があります。仕様変更により40分経過後の連続開催もできなくなりました。

プロ以上の有料ライセンスを取得すれば、ミーティングを実質無制限（30時間/1回）で開催できます。ミーティングやユーザーの高度な管理機能も利用できるようになるため、テレワーク環境のコミュニケーションツールに最適です。

「Box」でテレワーカーとの安全・効率的なファイル共有

ICT活用の基盤としてファイル共有システムを挙げられます。遠隔地からの共有ファイルへのアクセスをスムーズにするには、マルチデバイス対応のクラウドストレージの活用が最適です。ただし多くのサービスは容量に依存してコスト増となり、既存のシステムに追加で導入することを考えにくい場合もあります。

「Box」は全ての有料プランで容量無制限です。既存・新規のあらゆるファイルを一元管理でき、オンライン編集やアイデア共有・プロジェクト進捗管理のプラットフォームとしても活用できます。

また、Boxは世界最高峰のセキュリティレベルを誇るコンテンツマネジメントシステムとしても知られています。各国の政府機関や、多数のリーダー企業が採用する抜群の信頼性も強みです。安全かつ効率的なファイル管理・共有により、メールによる低セキュア・非効率なファイル共有も不要になります。

1,500以上の業務アプリと連携できる上、電子帳簿保存法の要件を満たす持続可能性の高いファイル保存の仕組み作りにも最適です。

まとめ

テレワークはICTを活用して遠隔地を就業場所とする働き方で、在宅勤務の他にもサテライトオフィス勤務やモバイルワークも含みます。大多数の経験者がテレワークの継続を求めているという統計的事実もあり、いまさらと考えず、前向きに導入を検討したい働き方です。

各種助成金制度も活用できるため、コミュニケーションツールやクラウドストレージなど、必要なICT環境を整備しましょう。

イッツコムは「Zoom」や「Box」など、テレワーク導入に必要なクラウドサービスを複数提供しています。テレワークのスムーズな導入をお求めなら、関連サービスをトータルサポートできるイッツコムにご相談ください。