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テレワークで柔軟に働こう!効果や導入までの流れを解説

働き方改革の手段のひとつとして活用できるテレワークは、会社と従業員の両方にメリットがある勤務体系です。しかし既存の勤務体系とは大きく異なるので、効果や導入方法がよく分からない方もいるのではないでしょうか。

そこでこの記事では、テレワークの効果や導入までの流れについてご紹介します。テレワークの導入には従業員の同意が必要です。メリットや注意点を理解すれば、テレワークを円滑にスタートでき、働きやすく生産性の高い環境を作れます。

テレワークで働くということとは?

テレワークで働くということとは?

情報通信技術を活用することで、場所や時間にとらわれず柔軟に働けるのがテレワークの特徴です。自宅で働くテレワーカーが会社と連絡を取り合いながら仕事をしたり、顧客先を訪問中に素早く会社の情報にアクセスしたりして業務を進めます。

テレワークを導入する際には、「テレワーカーのインターネット環境を整える」「セキュリティ対策をする」「コミュニケーションツールや会議ツールを導入する」といった準備が必要です。

テレワークに含まれる3つの勤務体系

テレワークに含まれる3つの勤務体系

厚生労働省のテレワーク総合ポータルサイトによると、テレワークは「在宅勤務」「モバイル勤務」「サテライトオフィス勤務」の3つの勤務体系があります。同じテレワークでも業務を行う場所が違い、対象としているテレワーカーや導入目的も異なるのが一般的です。ここでは、それぞれのテレワークの概要について解説します。
(参考:『厚生労働省 テレワーク総合ポータルサイト』)

在宅勤務

職場に出勤せずに自宅を就業場所とする働き方です。通勤時間がない分、私生活をより充実させられるでしょう。育児や介護を理由に、自宅を離れるのが困難な方に特に向いています。

テレワークの導入前には、業務で使うパソコンやインターネット環境を誰が用意して費用を負担するのか、しっかりと話し合うことが大切です。

モバイル勤務

移動中や顧客先、カフェを就業場所とする働き方です。営業担当者や顧客サポート担当者が外出先で会社の情報にアクセスすれば、時間を有効活用して効率的に働けます。出張の際にはホテルやカフェの公共ネットワークを利用して業務を行えますが、情報漏洩のリスクがあるのでセキュリティ対策が必要不可欠です。

サテライトオフィス勤務

自社のオフィス以外のオフィスや遠隔勤務用の施設を就業場所とする働き方です。顧客が多いエリアや郊外にオフィスを設置して、業務の効率化を図ったりテレワーカーが出勤しやすい環境を作ったりします。

サテライトオフィスには社内LANにアクセスできる環境が必要です。テレワーカーの人数が少なければ、レンタルオフィスやシェアオフィスを活用できるでしょう。

テレワークによって得られる効果

テレワークによって得られる効果

テレワークを導入すると、さまざまな効果が期待できます。生産性の向上やワークライフバランスの実現は、会社とテレワーカー双方にとって魅力的な効果です。優秀な人材の確保やオフィスコストの削減は、会社にとって大きなメリットになるでしょう。ここでは、テレワークによって得られる効果をご紹介します。

生産性の向上

モバイル勤務なら移動中や顧客先でも会社の情報にアクセスできるので、リアルタイムの情報を用いて顧客対応ができます。たとえば、顧客と会話しながら在庫状況や予算を随時チェックすることも可能です。
サテライトオフィスが顧客のオフィスの近くにあれば、顧客の意見や反応に合わせてすぐに書類を作成するといった迅速な対応ができ、顧客の満足度も上がるでしょう。

ワークライフバランスの実現

在宅勤務は通勤時間がない分、家族と過ごす時間が増えます。昼食を家族と食べたり業務終了後に子どもとゆっくり遊んだりしてプライベートの時間が充実することにより、仕事に対するやる気が出るでしょう。郊外にあるサテライトオフィスで勤務する場合も、都心に行くより通勤時間が短くて済むため、家事やプライベートの時間を確保できます。

優秀な人材の確保

今まで育児や介護が理由で離職しなければならなかったケースでも、在宅勤務を導入すれば回避できます。経験豊富で優秀な人材に引き続き働いてもらえれば、新しく従業員を雇う必要がありません。

また地方や郊外にサテライトオフィスを設置することで、都心まで通えない人材を雇えます。さまざまな働き方を提供すれば、優秀な人材を採用するチャンスが増えるでしょう。

オフィスコストの削減

在宅勤務の導入は賃貸費の削減につながります。テレワーカー用の机やロッカーを用意する必要がなく、オフィスをコンパクトにできるためです。会議室の数や社員食堂の規模も在宅勤務の導入によって減らせるでしょう。

コスト削減でもうひとつ大きな効果を期待できるのが通勤交通費です。在宅勤務なら通勤交通費をゼロにできます。

環境負荷の軽減

通勤する必要のないテレワーカーが増えると、車や電車、バスの利用が減るのでCO2排出量も減ります。総務省のデータによると、交通量削減効果は在宅勤務が100%で、サテライトオフィス勤務で50%です。通勤や移動を減らすと環境負荷を軽減できます。また、オフィスのコンパクト化により照明や冷暖房の消費電力が減ることも期待できるでしょう。
(参考:『総務省 テレワークによるCO2排出削減量の試算』

事業継続性の向上

テレワークなら災害やパンデミックの際にも事業が継続できるのがメリットです。災害でバスや電車が運休になったりパンデミックで外出が規制されたりすると通勤できませんが、在宅勤務なら業務を続けられます。オフィス拠点を分散させれば、ひとつの場所が被災してもほかの場所でフォローが可能です。

雇用創出

通勤が困難な方も働けるので、雇用創出ができます。テレワークの恩恵にあずかれるのは、主に育児・介護・病気・ケガで家から離れられない方や体が不自由な方、障害のある方です。テレワークによってさまざまな方が活躍できる会社を作れます。

テレワーク導入までの流れ

テレワーク導入までの流れ

テレワークを導入する際に、まず取り組む必要があるのが就業規則の見直しです。就業規則に反する方法でテレワークを導入すると、トラブルを招く恐れがあります。ほかにも、ICT環境や労働環境を整えなくてはなりません。ここでは、テレワーク導入までの流れをチェックしましょう。

就業規則を見直す

オフィス勤務とは勝手が違うので、適合しない内容を抜粋して見直す必要があります。たとえば、テレワーカーの労働時間や通信費の支払いに関する規定です。既存の従業員にテレワークを命じる場合、人事異動に関する規則を変えなくてはなりません。

テレワークに関する規則は就業規則に追加したり、「テレワーク勤務規程」といった項目を新しく作ったりするとよいでしょう。会社の規模によっては就業規則の変更を労働基準監督署に届け出る必要があります。さらに、変更した就業規則は従業員に周知しなければなりません。

ICT環境や設備を整える

テレワークはオフィス以外での勤務となるため、ICT環境を整える必要があります。情報セキュリティを保護するためのシステム構築やパソコンの設定、ウイルス対策ソフトやVPNの導入を検討しましょう。
テレワーカーが公共ネットワークを利用する場合、情報漏洩のリスクがあるのでセキュリティ対策は特に重要です。従業員同士がデータを共有するためにクラウドシステムを活用する際は、セキュリティ面で安心できるサービスを選びましょう。

テレワーカーの労働環境を整える

在宅勤務の場合、自宅に勤務スペースを確保する必要があります。たとえば、自宅にもともとある机や椅子は長時間のオフィスワークに向いていない場合があるようです。会社が机や椅子を支給するケースもあるので、テレワーカーの希望に応じて検討しましょう。

ただし、テレワーカーのプライバシーに配慮することを忘れてはなりません。自宅はテレワーカーのプライベートな空間であることを忘れずに、労働環境を整えましょう。

テレワーク導入の注意点

テレワーク導入の注意点

オフィスコストの削減や優秀な人材の確保といった魅力があるテレワークですが、導入する際には注意点がいくつかあります。たとえば給料や手当、費用負担に関するトラブルです。

業務中や非常時の連絡体制を確認しておくことも重要で、チームとして円滑に業務を行う際に役立ちます。テレワーク導入の注意点は他にもあるので、ひとつひとつチェックしましょう。

給料や手当について合意を得ること

テレワークを始める前には、給料や手当についてテレワーカーの合意を得なければなりません。お互いにきちんと理解して守る必要があるのが、給料や勤務時間に関する規則です。完全在宅勤務なら通勤手当は必要ありませんが、出勤する日があるときは通勤手当に関する規則が必要でしょう。

在宅勤務の場合、光熱費の負担も決めます。光熱費は家庭用と業務用で使用分の切り分けが難しいので、「テレワーク勤務手当」といった形でまとめて支給するのがひとつの方法です。

連絡体制を確認しておくこと

オフィスに出勤しないので、コミュニケーションツールを活用した連絡体制を作りましょう。トラブルが起きた際の連絡体制やフォローの方法も事前に決めておくと安心です。

テレワークは勤怠管理が難しいと考えている方もいるかもしれませんが、「育児や介護で業務から離れるときには中断前後に報告する」など決めておくとよいでしょう。業務中の連絡方法だけではなく、災害が起きたときの行動や緊急連絡方法も決める必要があります。

労災適応範囲を決めておく

テレワーカーも従業員なので労災の適応対象です。たとえば、テレワーカーが業務のために椅子に座る際に転倒した場合、業務災害と判定を受けるケースがあります。モバイル勤務やサテライトオフィス勤務では通勤災害の対象にもなるので、労災適応範囲を事前に決めておきましょう。

業務を円滑に進めるために、情報通信機器の不具合が起きた際の問い合わせ対応先も決めておくのがおすすめです。

健康管理を怠らないこと

テレワークは仕事量や精神的負担を把握しづらい勤務体系です。周囲が気付かないうちにテレワーカーが仕事を抱え込んでいる場合もあるため、仕事量に無理がないか随時確認する必要があります。
在宅勤務のテレワーカーはひとりで仕事をしているので、業務の相談を周囲にできなくなることもあるようです。必要に応じてビデオ通話や会議ツールを使用し、業務の調整を行いましょう。

テレワーク導入におすすめのサービス

テレワーク導入におすすめのサービス

テレワークを導入する際に活用できるのが、イッツコムの法人向けサービス「box」と「モバイル閉域接続」です。テレワーク導入にともなうセキュリティ面の不安を解消し、チーム内での情報共有をスムーズにできます。ログ管理の機能を使えば、テレワーカーの勤務状況を確認できるでしょう。それぞれのサービスのポイントや強みを解説します。

どこでも安全にファイル共有できる「box」

boxはファイルの共有を安全に行えるクラウドサービスです。容量無制限でセキュリティレベルが高く、テレワーカーがオフィス以外の場所でファイルを共有するのに向いています。テレワーカーがファイルを開くソフトをダウンロードしていなくても、クラウド上で閲覧が可能です。

アクセス権限を細かく設定できるので、テレワーカーの業務内容に応じてアクセスできるファイルを限定できます。同時編集できるプロジェクト管理は、チームでひとつのプロジェクトを進めるのに便利でしょう。

(参考:『クラウド型コンテンツマネジメントbox』)

端末からのセキュリティリスクを回避する「モバイル閉域接続」

モバイル閉域接続は通信データをイッツコムの専用回線で送るので、サイバー攻撃から会社の大事な情報を守れます。VPNのようにアプリをダウンロードする必要がなく、脆弱性を狙った攻撃を受けることもありません。

カフェの公共ネットワークやシェアオフィスのWi-Fiを使う際も、社内LANに直接アクセスできるのが特徴です。専用SIMを使えるのは登録したデバイスのみなので、第三者に悪用される心配がありません。SIM利用のログを確認することで、テレワーカーの勤務状況も把握できます。
(参考:『モバイル閉鎖接続』)

まとめ

まとめ

テレワークには在宅勤務やモバイル勤務、サテライトオフィス勤務という3つの勤務体系があります。生産性の向上やワークライフバランスの実現、優秀な人材の確保といったメリットが期待できますが、ICT環境や設備を整えることやテレワーカーの健康管理を怠らないといった注意が必要です。イッツコムが提供しているboxとモバイル閉域接続は、信頼性の高いセキュリティでファイルを共有し、社内LANや情報にアクセスできます。大事な情報を守りながらテレワークを成功させたい方は、イッツコムのboxとモバイル閉域接続をご利用ください。