オフィス移転の流れとやるべきことリスト！成功させるポイントも紹介

オフィスの移転はさまざまな点に注意しながら進めましょう。長い時間や労力、相応のコストが必要になるため、できる限り考慮漏れをなくし、スムーズに終わらせたいところです。事前に流れや注意点を知っておき、滞りなく済ませましょう。

本記事では、オフィス移転における鉄則やスケジュール、チェックリスト、成功ポイントなどを紹介します。

オフィス移転は計画が大切です。おおまかな流れで物事を決めていかないと、手戻りが発生しやすくなります。必要な作業が多いため、プロジェクトを立ち上げて役割分担をしたほうがよいでしょう。オフィス移転をスムーズに行うための、3つの鉄則を紹介します。

移転の目標を設定する

オフィスを移転することで期待する効果や、解決したい課題を明確にしましょう。「従業員が増えたので広い場所に移りたい」「今より固定費を下げたい」などの漠然とした目標だけではなく、「どのような働き方をしたいのか」を考えることも大切です。

業務の生産性をアップできたり、従業員満足度の向上を図れたりできるよう、明確な目標・目的を設定しましょう。

移転の流れを把握する

オフィス移転に際し、計画を練ってスケジュールを作成しましょう。オフィスの規模など状況によって異なりますが、移転にはおおよそ6～8か月はかかるのが一般的です。時期ごとの工程については、以下のとおりです。

目安となるスケジュール	工程
移転7～8か月前	・移転の目的、目標設定 ・計画作成
移転6か月前	・新オフィスの選定 ・現オフィスの解約 ・現オフィス原状回復条件の確認
移転5か月前	・新オフィスの決定 ・新オフィス内装業者への見積依頼 ・現オフィスと新オフィスの現場調査 ・原状回復工事の見積依頼
移転4か月前	・新オフィスの契約 ・レイアウトの計画 ・内装工事の計画 ・電話、OA機器などの移設依頼 ・新オフィスの設備確認 ・消防設備の増設、移設の確認
移転3か月前	・レイアウト決定 ・内装業者の決定 ・内装や設備工事の発注 ・移設する什器の決定 ・リース会社に移転の連絡
移転2か月前	・新電話番号の決定 ・移転のあいさつ状準備 ・原状回復工事業者の決定 ・原状回復工事の発注 ・移転業者の手配
移転1か月前	・取引先への連絡 ・官公庁への提出書類確認 ・消防関連の書類提出 ・内装工事完了 ・施主検査、消防検査 ・引越しに関する社内説明 ・引越し準備
移転当日	・引越し ・電話移設工事
移転後	・官公庁への書類提出 ・原状回復工事 ・現オフィスの契約終了、鍵の返却

オフィス移転で必要な実施項目は多数あります。スケジュールを作り、遅延が起きないよう進めましょう。

チェックリストを作成する

オフィス移転に関する作業は多いため、チェックリストを作成し漏れがないようにしましょう。以下はチェックリストの一例です。

現オフィスに関する作業	□賃貸人への解約予告 □水道、ガス、電気などのライフラインの切り替え □原状回復の条件確認 □原状の状況確認 □原状回復工事の業者選定、依頼 □引越し業者の選定、依頼 □取引先への連絡 □消防署、郵便局、税務署など各機関への届出 □移転先で使う什器やOA機器の検討、決定 □移転先で使う消耗品の検討、決定 □原状回復工事立会 □現オフィスの解約
新オフィスに関する作業	□移転に関するプロジェクトの立ち上げ □移転プロジェクトのメンバー選定 □移転目的の設定、移転計画 □移転スケジュール、チェックリスト作成 □新オフィスの物件選定 □新オフィスの賃貸契約 □レイアウトのコンセプト作成 □レイアウト計画、決定 □内装工事業者選定、発注 □内装工事立会 □施主検査 □新オフィスで使用する家具の選定、発注 □新オフィスの電話番号決定 □新オフィスで利用するOA機器の選定、発注 □OA機器移設の専門業者選定、発注 □消耗品の購入 □社内用引越しマニュアルの作成 □社内説明 □各機関への届出 □引越し準備 □引越し立会

チェックリストが完成したら、移転プロジェクトメンバーでレビューし、内容を精査しましょう。作業項目が決まったらメンバーを割り当て、役割を決めます。

オフィス移転を成功させるポイント

オフィスを移転するにあたり、特に大切となるポイントをいくつか紹介します。スケジュールの策定や業者の選定の他、OA機器やIT設備を再検討する必要も出てきます。業務に余計な支障が出ないよう、事前に把握しておきましょう。

スケジュールは最低でも半年前から立てる

オフィス移転の計画やスケジュールは早めに立てましょう。できる限りゆとりを持ちたいものですが、遅くとも6か月前までには立てないと間に合わないかもしれません。賃貸契約の解約を管理会社へ伝えるときは、解約日から6か月前までに連絡する決まりが一般的だからです（もちろん、解約期限は賃貸契約により異なります）。

解約予告の期限だけでなく、新オフィスの選定をはじめとする諸々の準備を考慮すると、やはり最低でも6か月前から動きはじめるが無難といえます。

移転先は入念に絞り込む

移転先のオフィスには望む条件はさまざまなものがあるでしょう。例えば「最寄り駅から徒歩10分圏内がよい」「銀行や郵便局など業務で利用する機関が近場にある」「主要な取引先までのアクセスが良好」などです。

このような条件を選定して優先順位を付け、できるだけクリアできる移転先を選びましょう。「業務に欠かせない設備を備えられるか」「駐車場はあるか」といった点も選定ポイントの1つです。

引越し業者を選び抜く

引越し業者には、通常の引越し業者とオフィス移転業者があります。オフィスの移転は単純に物を運ぶだけではなく、移転先のレイアウトやOA機器の設置位置などを考慮しなければなりません。また、廃棄物の引き取りが可能である業者だと便利です。

オフィス移転業者は、「オフィス家具メーカー」「設計施工業者」「独立系デザイン会社」に大別できます。家具を大量購入する大企業であれば、オフィス家具メーカーが役立つケースが多いでしょう。設計施工業者と独立系デザイン会社はそれぞれの得意分野に強みを持ち、それ以外の分野は協力会社に発注するスタイルが一般的です。

規模によっては引越し業者だけに任せる選択肢もあり得ます。自社に合っているのはどの業者なのか、予算を含めて入念に選びましょう。

レイアウトを計画する

新オフィスのレイアウト計画は働き方に直結します。なんとなく決めていては業務の動線が悪くなり、「旧オフィスのほうがよかった」などの不満につながります。何をどこに配置するとベストなのかは部署によって異なるため、従業員の声も取り入れて計画しましょう。

OA機器やIT設備を再検討する

新オフィスで使用するOA機器やIT設備をどのように準備するかも考えなければいけません。まずは、今利用している機器を再利用できないか検討しましょう。

リース物品であれば、場合によってはリース延長の申し出が必要です。新しい機器を導入する場合は、購入かリースかを決めます。

より業務を快適にしたいなら、IT設備を見直す必要もあるでしょう。例えば無線LAN環境を一新し、従業員のデスクをフリーアドレスにするなど、働き方を変えることも可能です。

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社内への告知と役割分担の作成

オフィス移転は会社にとっては必要不可欠でも、従業員は「会社の一方的な都合」と捉えているかもしれません。会社が一丸となって移転を行えるよう、従業員に移転の目的やコンセプトを伝えることは非常に大切です。

事前告知はもちろん、計画・スケジュールもしっかりと説明する必要があります。社内資料を作成し、役割分担も伝えましょう。廃棄物の処理方法や、PCと個人荷物の移転方法なども漏れなく共有します。

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オフィス移転に伴うIT設備はイッツコムにおまかせ！

新オフィスへの移転にあたり、通信環境の構築も大切な検討事項です。移転を機に快適かつスマートな環境を構築したいのであれば、wi-fiやインターネット回線の見直しを検討してはいかがでしょうか。ここでは、イッツコムが提供する「かんたんwi-fi」と「イッツコム光接続サービス」の強みを紹介します。

最短9営業日で導入できる「かんたんwi-fi」

イッツコムのかんたんwi-fiは、最短9営業日で利用できるwi-fiサービスです。オフィスの広さや接続台数に合わせて、3つのプランから選択できます。

中でも「ハイエンド6」プランは最新規格であるwi-fi6を利用でき、wi-fi接続区間の最大通信速度は2.4Gbpsです。届いたAP（アクセスポイント）に電源コードとLANケーブルを挿すだけですぐに利用可能なため、ITに詳しい担当者も必要ありません。

万が一、分からないことがあればヘルプデスクにお問い合わせください。365日、9〜21時まで対応し、問題の解決に努めます。

独自のインターネット回線「イッツコム光接続サービス」

安定したインターネット環境を構築するなら、大元となる光回線選びは重要です。イッツコムの光接続サービスであれば、下り最大2Gbps・上り最大1Gbpsの高速回線を、家庭向け光回線並みの低コストで導入できます。IPv6 IPoEに標準対応するため、時間帯によらず安定した通信ができることも強みです。

さらに、イッツコム光接続サービスは自前の光回線網による独自回線であり、NTT系光回線に障害が発生したときでも継続利用できます。新オフィスでの冗長化を実現する「2回線目の光回線」としても最適です。プロバイダーサービスをセットで提供しているため、何らかのトラブルが起きた際も問い合わせ窓口は1本です。

まとめ

オフィス移転で重要なポイントは、詳細な計画を練ることです。現オフィスと新オフィスでやらなければならない作業が多いため、チェックリストを作り漏れがないよう進めましょう。

オフィス移転に伴いIT設備を再検討あるいは再構築する場合は、イッツコムまでお気軽にご相談ください。「かんたんwi-fi」や「イッツコム光接続サービス」をはじめ、法人向けのさまざまなサービスをご用意しています。オフィス移転後も安心かつ快適に業務ができるよう、精一杯、お手伝いいたします。