【Web面接成功の秘訣】企業・応募者の準備やマナーをまとめて解説

Web会議システムを活用する企業が一般化する中、採用活動や就職活動におけるWeb面接の重要性が増しています。Web面接を成功させるコツが知りたい人事担当者や応募者の方もいるのではないでしょうか。

Web面接の必須知識としての準備やマナーを知ることで、本番に向けてすべきことを具体的に検討できます。Web面接を成功させるには、使いやすいWeb会議システムとインターネット環境の改善が重要であることにも目を向けましょう。

そこでこの記事では、Web面接成功のポイントや企業・応募者両方の立場での準備・マナーについて紹介します。

Web面接とは？

Web面接は企業の人事部門が採用活動で利用する他、入学・資格・昇進などの面接試験にも活用が広がっています。企業・応募者による採用面接の考え方は、さまざまな形態の面接試験にも応用可能です。まずはWeb面接とは何か、大まかな流れや事前準備の必要性を見ていきましょう。

Web面接ならではのメリット・デメリット

Web面接とは、ZoomやTeamsなどのWeb会議システムを用いて実施する、インターネット経由の面接です。新型コロナウイルス感染拡大で対面面接が難しくなり、急速に利用が浸透しました。

Web面接は場所を問わずにオンラインで実施でき、移動や会場確保にかかる金銭的・時間的コストを削減できます。遠方からの参加やスケジュール調整もしやすく、応募者にとっても企業にとってもうれしい面接方法です。

ただし対面面接より表情や声色が伝わりにくく、環境整備が不十分だとコミュニケーションに支障をきたしやすいなど、Web面接ならではの課題もあります。

コミュニケーションがより重要？Web面接の流れ

Web面接は対面面接よりコミュニケーションに問題が生じやすいため、タイムテーブルをしっかりと調整することが大切です。 双方向コミュニケーションを重視し、以下のような流れで実施します。

1.企業側がWeb面接用のURLを応募者に事前共有
2.応募者・面接担当者が開始時間前に待機
3.URLにアクセスしてWeb面接開始
4.アイスブレイクで話しやすい雰囲気作り
5.企業の沿革・事業内容や募集の意図を説明
6.応募者へ質問し、双方向的なやり取り
7.応募者からの逆質問に答える
8.次の面接日程や採否の通知方法などの事務連絡
9.締めのあいさつをして退室

Web面接でも事前準備は重要

Web面接は「候補者を選ぶ場」であり「候補者に選ばれる場」でもあります。面接官は「企業の顔」です。面接官の対応・態度などからどのような企業か判断され、印象が悪いと入社を敬遠されるケースも珍しくありません。

応募者は基本的に自宅からWeb面接に参加するため、対面面接では判断できない細かい配慮まで、他の候補者と比較されます。「場の設定」や基礎的なITリテラシーの有無も見られるのがWeb面接です。

企業は内定辞退率を下げ、応募者は面接通過率を上げるために、通信環境や身だしなみなどさまざまな準備が求められます。

Web面接に必要な企業・応募者の準備

Web面接の準備は、応募者だけではなく、人事部門の採用担当者にとっても重要です。「手軽に始められる」と気を抜かず、デバイス・通信環境やWeb面接に向いた場所をセッティングしましょう。ここでは、Web面接に必要な企業・応募者の準備と、チェックリストを使ったリハーサルを解説します。

Web会議システムの導入と設定

Web会議システムは、当然ながら企業側・応募者両方で必須です。企業によって使うツールは異なりますが、応募者が無料で簡単に使える負担の少ないものを選びましょう。

Web面接のホスト（主催者）となる採用担当者が無料版を使っていると、時間制限などがネックになる場合もあります。Web面接に必要な機能のある、有料版を使うことがおすすめです。

応募者は使用ツールの最新版をあらかじめインストールし、操作方法を確認しておきます。アカウントやプロフィール画像をビジネス用のものに切り替えることも大切です。

【関連記事：Web会議ならZoom！クラウドミーティングのメリットと使い方】

インターネット環境の整備

インターネット環境の整備は企業側・応募者両方で必須です。映像・音声の途切れがあると、「相手の表情や反応が見えにくい」「発言内容を聞き取りにくい」などの問題が生じます。

通信速度の遅さなどによる強制切断も懸念点です。Web面接が突然終了してしまうと、企業側・応募者どちらにも不信感が生まれます。結果的に、本来面接で見るべき内容とは無関係な理由で、面接通過や内定承諾を逃す恐れもあるでしょう。

使用するWeb会議システムの推奨スペックを調べ、安定してWeb面接ができるインターネット環境を整えることは重要です。

使用デバイスの選択とセッティング

Web面接にはPCやスマホなどのデバイスが必須です。よく使用されるWeb会議システムはマルチデバイス対応のものが多く、スマホでもWeb面接はできます。とはいえ、なるべくPCを使用するのがおすすめです。

スマホは画面が小さく、「相手の表情が見えにくい」「資料を表示するとき対応しにくい」といった問題があります。

なお、PCを使用する場合は、念のためWeb会議システムの推奨スペックを確認しておきましょう。メモリ使用量が多いとWeb会議システムの動作は不安定になるため、不必要なアプリを閉じることも大切です。

イヤホンやヘッドセットの準備

「Web面接でイヤホンやヘッドセットを使っていいのか？」という疑問もあるでしょう。有線接続のイヤホンだとコードは見えてしまいますが、気にせず使用して問題ありません。音声に集中して聞き逃しを避けるため、またハウリングを避けるため、Web面接でイヤホンやヘッドセットを使うのは一般的です。

無線接続のものは有線接続よりも不安定になりやすく、音声が途切れたり、接続不良になったり、バッテリー切れを起こしたりする恐れがあります。したがって、基本的には有線接続がおすすめです。派手なデザインやサイズの大きいものは避け、白や黒など目立たない色味のものを用意しましょう。

静かな場所の確保とスケジュールの調整

Web面接に向いた、静かな落ち着いた場所を用意することも大切です。イヤホンを着けると相手の音声には集中できますが、マイクは周囲の音を拾ってしまいます。

応募者はなるべく背景に何も映り込まない場所を確保し、工事の騒音や家族の話し声が入りやすい時間帯を避けましょう。面接官も静かで清潔感のある場所を確保し、職場の理解を得ておきます。事前にお互いの条件をすり合わせ、スケジュールを調整することがポイントです。

スマホから参加する際の準備

Web面接にスマホを利用する場合、PC以上に入念な準備が求められます。まず手持ちで自身を映し続けるスタイルはNGです。テーブル上にスマホを置くと相手を見下ろした映像となってしまうため、高さ調整ができるスマホスタンドを用意しましょう。

通知や着信音を切る事前設定も必要です。マナーモードだとバイブ時にスマホスタンドを揺らし、映像のブレや雑音の原因となります。またWeb面接を中断させないために、フル充電にしておくことも重要です。充電量が少ないと、面接中にネットワーク接続や音声・映像のパフォーマンス低下を起こすこともあります。

事前準備のチェックリスト

Web面接の準備ができているかどうかは、同僚や友人とリハーサルをして確かめるのがおすすめです。以下のようなチェックリストを用意し、万全の状態でWeb面接に臨みましょう。

・アカウント名やプロフィール画像は適切か
・充電量に問題はないか
・通知・着信音をオフにできているか
・顔が明るくはっきり映るように照明やカメラを調整できているか
・背景に余計なものが映り込んでいないか
・マイクやスピーカーの音量は適切か
・雑音が入っていないか
・映像や音声に途切れはないか
・身だしなみに清潔感があり好印象を与えるか
・Web会議システムの基本的な操作をマスターしているか

【関連記事：Zoom有料版「プロプラン」を利用すべき理由とは？無料版との比較を解説】

Web面接時に注意したい面接官・応募者のマナー

Web面接のマナーは対面面接とはやや異なります。ネットワーク越しの面接にはコミュニケーションに課題があることを意識し、「相手に伝わる」配慮をして、良い印象を与えましょう。

こういった配慮は、応募者だけでなく、面接官にとっても重要です。人事担当者はWeb面接に不慣れな面接官に対し、適切なマナーをレクチャーすることも検討しましょう。

企業文化に合った服装や身だしなみ

面接時の服装のマナーは対面でもWebでも変わりません。応募者も面接官も、基本的にはスーツ着用です。髪型やメイクも清潔感のあるものにします。Web面接の場合、マスクは表情を見えにくくし声も通りにくくなるため、特別な事情がない限り外しましょう。

ただし、面接官は「自社内でスタンダードな服装」を選択することがポイントです。私服勤務可の職場であれば、応募者に自社の雰囲気をイメージさせる服装を選択しましょう。この場合、応募者にも私服可であることを伝えます。社内でNGな服装は避け、「企業の顔」としてふさわしいスタイルで臨むことが大切です。

ミーティングルームに何分前に入室するか

Web面接は事前にスケジュールを指定しますが、ミーティングルームのURLにはいつでもアクセスできます。一般的には、面接開始の5分前程度に入室するのがマナーです。入室すると面接官に通知が届く場合もあるため、早過ぎる入室や、入退室の繰り返しは避けます。

「オンタイムでの入室」など条件がある場合、採用担当者から事前に入室条件を伝えましょう。第一印象を決めるあいさつは明るくハキハキとこなすことがポイントです。あいさつの際、お辞儀はしますが、立ち上がる必要はありません。

目線や映り方に配慮したカメラ・照明の調整

Web面接中はまっすぐカメラに向かうことがマナーです。PCの内蔵カメラだとやや見下ろす視線になる場合があるため、高さ調整をしにくければ、別途Webカメラを用意しましょう。

なおWebカメラをディスプレイ正面からずらして設置すると、斜めからの映像となり、応募者・面接官の視線が合いません。実際にはディスプレイを見ていますが、「直接対面して話している雰囲気を演出する」ことが大切です。

自身の映像は、証明写真のように、胸元まで映るようにします。カメラから距離を取ると表情が分かりにくいため、近過ぎず遠過ぎない位置に調整しましょう。加えて、表情が明るく見えるように、照明の位置や向きを調整します。

「相手に伝わる」表情・話し方や相づち

Web会議システムは映像や音声のデータを圧縮して送受信します。マイクやスピーカーの性能も影響し、Web面接は対面面接より表情や声色が伝わりにくいのは懸念点です。意識的に口角を上げ、普段より大きな声でハキハキしゃべるようにしましょう。表情や声色をなるべく自然に伝えられるよう配慮することは大切です。

また対面面接より「話したことが伝わっているか（話についてきているか）」が分かりにくいことも懸念されます。理解していることがスムーズに伝わるように、意識的に相づちを打つなどの配慮をしましょう。

「聞く力」を発揮した気遣いや誠実さ

これは特に面接官側が意識したいことですが、Web面接中の気遣いは重要です。一方的に話し続けるのではなく、「聞く力」を発揮します。威圧的・不機嫌・無関心といった印象を与えると大きなマイナスです。

相手の立場になって考え、「私の声は明瞭に聞こえていますか」「ここまでで何か分からなかったことはありますか」などの問いかけを積極的に取り入れ、話を最後まで熱心に聞きます。応募者にとって企業が好印象となるためには、まず面接官の誠実さが重要です。

カンペや資料確認は相手の印象に注意

Web面接で応募者がカンペを使用するのは、対面面接と同じく基本的にNGです。自身の履歴書・職務経歴書や会社説明資料などは、安心材料として手元に置いておくことも考えられます。ただし、本来は事前に頭に入れておくべきものです。面接官は、応募者の情報やタイムテーブルを随時確認することもあるでしょう。

いずれの立場でも、紙に出力してデスク上に置くと、確認時に目線が外れます。相手には「会話以外のことをしている」と伝わるため、印象は良くありません。必要な情報は付箋やPCのメモ帳などに書き込み、目線やカメラと近い場所に配置して、さりげなく確認する程度にしましょう。

Web面接に必要なシステム・通信環境整備はイッツコム！

イッツコムは面接官も応募者も使いやすいWeb会議システム「Zoom」、速度・安定性・コスパに優れた法人向け光回線「イッツコム光接続サービス」を提供しています。

Zoomは有料ライセンスを取得すると採用説明会や集合研修も効率化できるため、人事部門でぜひ導入したいツールです。Zoomを安定運用するための、法人向け光回線とのセット導入も検討しましょう。

面接官も応募者も使いやすいWeb会議システム「Zoom」

Web面接によく利用されるWeb会議システムは、企業だけでなく教育機関でも採用例の多い「Zoom」です。ZoomはPCやスマホから誰でも無料で利用でき、直感的に操作できます。

ただし無料版にはミーティングの40分制限があるのが注意点です。Web面接のタイムスケジュールは40分以内に組んでいても、話が弾み予定時間を超過する場合もあるでしょう。面接の中断を避けるには、実質無制限（30時間/1回）で利用できる有料アカウントの取得が必要です。

有料アカウントはホスト（主催者）のみ必要となるため、応募者は無料版で問題ありません。また有料版なら、応募者の対応状況を詳細に管理でき、クラウドレコーディングにより面接内容の振り返りも容易です。

ウェビナーアドオンを購入すれば、500人以上が参加するZoomウェビナーも運用できます。投票機能や終了時アンケートも活用した、採用説明会などに便利な機能です。有料ライセンスユーザーは共同ホスト機能も使えるため、採用後の集合研修時にブレイクアウトルームの活用も効率化できるでしょう。

イッツコムは日本語サポート込みの有料版Zoomをプロプラン1ライセンスから提供しています。管理者向けの各種マニュアルも充実しており、請求書払いにも対応しているため、効率的な運用が可能です。

速度・安定性・コスパに優れた法人向け光回線「イッツコム光接続サービス」

Web面接を実施するなら、速度・安定性に優れたインターネット回線は必須です。映像・音声の途切れはコミュニケーションに支障をきたし、強制切断が起これば企業の信用を失う恐れもあります。

イッツコムが自社回線網で提供する法人向け光回線「イッツコム光接続サービス」は、インターネット回線の強化に最適です。通信速度は下り最大2Gbps・上り最大1Gbpsで、一般的な光回線の通信速度を上回ります。

新しいインターネット接続方式「IPv6 IPoE」に対応するため、従来のIPv4 PPPoEにあったユーザー認証時のトラフィック渋滞を起こしません。これによりZoom利用時の通信遅延を回避できるのも強みです。

シンプルなサービス構成のため、現在使用中のメールやWebサイトはそのままに、回線のみをイッツコムに移行できます。イッツコム自前の光回線網とプロバイダサービスを一括提供することも特徴です。ムダのないサービス構成で他社サービスよりランニングコストを抑えられ、1つの窓口でスピーディにトラブルを解決できます。

まとめ

Web面接は企業の採用面接の他に、入学・資格・昇進などの面接試験にも活用が広がっています。面接官・応募者両方が使いやすいWeb会議システムと、通信トラブルを起こさないインターネット環境を整え、Web会議ならではのマナーにも気を配りましょう。

Zoomは採用説明会や集合研修でも活用しやすく、人事部門での導入におすすめです。Web面接を成功に導く環境整備をお求めなら、有料版Zoomと法人向け光回線をセット導入できるイッツコムにご相談ください。