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ペーパーレス化を実現する方法を完全網羅!導入するメリットも紹介

「ペーパーレスはどのように導入すればいいのか」「どのようなメリットがあるのか」などとお考えではありませんか。紙の書類がメインになっている企業の場合、ペーパーレスを導入しようと考えていても、なかなか思うように進まないこともあるでしょう。

そこで今回は、会社でペーパーレス化を実現する方法を具体的に解説していきます。ペーパーレス化するメリットについても詳しく説明します。

ペーパーレス化が必要な理由

国からも積極的な業務のペーパーレス化が推進されており、電子書類の法改正が進んでいます。紙の書類をメインに使用する企業もまだまだ存在しますが、今後ペーパーレスが当たり前の世の中になるかもしれません。まずはペーパーレス化が必要となる3つの理由を解説するので、しっかり確認していきましょう。

テレワークを推進するため

テレワークを導入するには、ペーパーレス化が重要なポイントです。テレワークを導入すると、通勤時間削減による社員の生産性向上や設備縮小によるコスト削減などが期待できます。ただし紙でデータを保存していては出社が必須となるため、テレワークを実現することが難しくなるかもしれません。

デジタルで保存すれば1つのデータに複数人がアクセスできるため、オンラインでのデータ共有や編集などが可能です。

コスト削減に繋がるため

ペーパーレス化を行うとコスト削減に繋がります。印刷にかかる紙代やインク代、メンテナンス費などを一気に減らすことができるためです。さらに書類整理や倉庫に保管する手間もなくなるため、人件費や設備費用の削減にも繋がります。

もちろんペーパーレスを導入するには社内整備や端末購入費など、初期投資が必要です。ただし長期的に見ると投資対効果は十分に得られるでしょう。

3.書類の電子化を進める法改正が進みつつあるため

以前は電子で保存できない書類や、法律で紙媒体でしか効力を認められない書類が多数存在していました。しかしそのような法律は徐々に緩和され、ペーパーレス化の後押しとなっています。

例えば2016年~2020年の間に改正された「電子帳簿保存法」では、スマートフォン撮影を利用した領収書や契約書の電子化を承認する、タイムスタンプがあり改ざんされないデータであれ正式な文書として保管できるなど、さまざまな変更が見られました。法改正によりペーパーレスを導入しやすい環境が整っています。

ペーパーレス化するメリット

ペーパーレス化には、多くのメリットが存在します。ペーパーレスに切り替えるのが早いほど、その恩恵を長く受けられるでしょう。ただし既存の仕組みを変更することは容易ではないため、自社でどれくらいの効果が見込めるかを検討することも大切です。業務のペーパーレス化のメリットについて順を追って解説します。

業務を効率化できる

ペーパーレス化を実現すれば、さまざまな業務が効率化できます。例えば会議に使用する書類を人数分用意する場合、印刷や編書に時間がかかりますが、ペーパーレスならば事前に参加者へデータを共有するだけで済みます。また、取引先に書類や資料を送付する際も印刷や郵送の手間がなくなり、データを送るだけと簡単です。

ランニングコストを削減できる

印刷には複数のコストが発生します。紙やインク代はもちろん、印刷機のメンテナンス費用、リースの場合は使用料も負担しなくてはなりません。また目には見えませんが、印刷機や書類を保管しておくスペースもコストとしてのしかかってきます。

ペーパーレス化を実現すればデータを保存するだけで良いので、これらのコストは大きく削減できるでしょう。すべての印刷機を無くすことは難しいかもしれませんが、1台減らすだけでも効果が期待できます。

維持管理を省力化できる

1年間で生み出される膨大な数の書類は、管理するのに多大な労力を必要とします。整理整頓し、保管するために倉庫に運び入れる人件費、廃棄するにもシュレッダーとそれを動かす人が必要です。社員は本来の業務以外の作業を要することになります。

また、大量の書類を保管する場所も確保しなければいけません。保管のための場所を用意するよりも、ペーパーレス化したほうがコスト削減に繋がるかもしれません。

場所と時間を選ばずアクセスできる

ペーパーレス化したデータは社内ネットワークやクラウド上などに保存できるため、時間や場所を問わずアクセスできるようになります。取引先でデータを確認したい場面や、テレワークで自宅から会社の情報にアクセスする状況は珍しくありません。しかし、紙でデータを保存している場合は確認が困難です。

従来はFAXなどを使ってやり取りしていましたが、即応性に欠けるうえ、テレワークのために社員全員の自宅にFAXを配備するのは現実的ではないでしょう。ペーパーレス化を推進することで、社員は自由にデータを閲覧できるようになります。

過去の資料の検索が容易になる

ペーパーレス化を実現することで、数年前のデータでもネットワーク内を検索するだけで簡単に探すことが可能になります。これまでの、紙媒体で管理している書類を見つけ出すため、書棚や倉庫内を探し回るなどという非効率な作業とは無縁になるでしょう。結果、社員は本来の業務プロセスに集中でき、仕事の効率化を図ることができます。

ペーパーレス化を実現する方法

従来の業務をストップさせないよう、負担が少ない部分から徐々に変更していくとよいでしょう。ペーパーレス化には、新しいシステムの導入も必要になることがあるため、自社に何が不足しているのか見極めるよい機会です。ここは、ペーパーレス化を実現するための方法について具体的に解説します。

大量のデータを保存するクラウドストレージ

クラウドストレージとは、ネットワーク上に存在するデータを格納できる場所です。いままで紙で保存していたデータを全て電子化するため、当然膨大なデータ容量になります。社内のファイルサーバーでは足りなくなる可能性を考慮するとともに、バックアップデータとしてのクラウドストレージを導入しましょう。

社内で共有するものは、クラウドストレージに保存してどこからでもアクセス可能な環境を作ると良いでしょう。導入する場合は、大量のデータを保存しておける容量無制限プランがおすすめです。

段階的な社員教育

ペーパーレス化を実現するにはITリテラシーに関する社員教育も欠かせません。ペーパーレス化は紙を無くせばいいわけではなく、電子化したデータを正しく扱って初めて真価を発揮します。

例えばITへの知見が高くない社員の場合、社内ネットワークに悪意のある第三者の侵入を許してしまうリスクが高いです。社員のIT教育を徹底するとともに、ファイル名の統一や保管場所の周知、接続制限などをしておくことが必要になります。

社員によってITリテラシーのレベルはさまざまなため、まずは管理者や役職者からしっかり理解を深めておかなければなりません。それから段階的に教育を進めていきましょう。

FAXの電子保存

業務の中でFAXを多く利用している企業の場合、FAXを電子保存することもペーパーレス化に繋がります。FAXは機種によって、紙に出力せずデータのまま閲覧できる機能を搭載しているものがあります。

取引先によってはどうしてもFAXが無いとやり取りができないというシーンもあるでしょう。その際に受信したFAXを電子化できれば、取引先の状態に関わらずペーパーレスを実現できます。

ペーパーレス化を推進するイッツコムのサービス

ペーパーレス化はいくつものメリットがある反面、従来の仕組みを変えることが難しく、なかなか導入が進まず頭を悩ませている方が多いのも事実です。そこで、イッツコムのペーパーレスに有効なサービスを利用することで、その悩みが解決できるかもしれません。イッツコムにはペーパーレス化に役立つ2つのツールがあり、導入された企業様に好評の声をいただいております。

データを無制限に保存できる「box」

電子化した書類を保存・管理するためのクラウドストレージがあると、業務の能率が上がります。イッツコムが提供する「box」は、容量無制限のクラウドストレージのため、大量のデータをアップロードしても容量を圧迫さることがなく安心です。

また、アクセス権限の設定やログの管理等も細かく設定できるため、セキュリティ対策も万全です。マルチデバイス対応で、移動中などにスマートフォンでデータの確認なども簡単にできるようになります。

快適なインターネット環境を提供する「イッツコム光接続サービス」

「イッツコム光接続サービス」では、快適なインターネット環境をご提供します。下り最大速度が2Gbps、上り1Gbpsという高速通信によって、データのやり取りをスムーズに進められるでしょう。

動画などの容量の大きいファイルもスピーディーに送受信が可能です。イッツコムでは光接続サービスとプロバイダの両方を一括契約できるので、回線事業者とプロバイダの2社と契約するという煩わしい手間が省けます。サポートも一元化できるため、万一のトラブルが発生した際も安心です。

まとめ

ペーパーレス化を推進するには準備が必要ですが、実現すれば多くのメリットがあります。テレワークへの対応や業務の効率化と生産性の向上、さらに環境保全活動にも繋がります。

ペーパーレス化を進めるには、ぜひイッツコムのサービスをご検討ください。クラウドストレージのboxやイッツコム光接続サービスなどもご用意し、ペーパーレス化を進める手助けを力強くサポートいたします。社内のペーパーレス化を進めたいとお考えの方は、イッツコムまでお問い合わせください。