ペーパーレス化の方法とは？必要性や12種類の具体的方法を徹底解説
目次
「ペーパーレス化はどのように実施すればいいのか」「どのようなメリットがあるのか」などとお考えではありませんか。紙の書類がメインになっている企業の場合、ペーパーレス化を推進しようと考えていても、なかなか思うように進まないこともあるでしょう。
ペーパーレス化の要件緩和・義務化の現状や効果的な実施方法を知ることで、法を順守しつつコスト削減・業務効率化を実現できます。改正電子帳簿保存法対応のクラウドストレージや名刺管理・SFAの一本化などにも目を向け、これからのビジネスに必要なペーパーレス化の仕組みを整えましょう。
この記事では、ペーパーレス化の必要性や推進のメリット、紙文書の電子化や業務プロセスの対応方法について紹介します。
ペーパーレス化が必要な理由
国からも積極的な業務のペーパーレス化が推進されており、電子書類の法改正が進んでいます。紙の書類をメインに使用する企業もまだまだ存在しますが、今後ペーパーレスが当たり前の世の中になるかもしれません。まずはペーパーレス化が必要となる3つの理由を解説するので、しっかり確認していきましょう。
テレワークを推進するため
テレワークを導入するには、ペーパーレス化が重要なポイントです。テレワークを導入すると、通勤時間削減による社員の生産性向上や設備縮小によるコスト削減などが期待できます。ただし紙でデータを保存していては出社が必須となるため、テレワークを実現することが難しくなるかもしれません。
デジタルで保存すれば1つのデータに複数人がアクセスできるため、オンラインでのデータ共有や編集などが可能です。
コスト削減に繋がるため
ペーパーレス化を行うとコスト削減に繋がります。印刷にかかる紙代やインク代、メンテナンス費などを一気に減らすことができるためです。さらに書類整理や倉庫に保管する手間もなくなるため、人件費や設備費用の削減にも繋がります。
もちろんペーパーレスを導入するには社内整備や端末購入費など、初期投資が必要です。ただし長期的に見ると投資対効果は十分に得られるでしょう。
改正電子帳簿保存法の要件緩和と義務化
電子帳簿保存法とは、紙での保存が義務付けられている国税関係帳簿・書類を、電子データで保存することを認める法律です。
ペーパーレス化を実施しやすくするための法律ですが、施行当初は要件が厳しく、対応しにくいのがネックでした。2021年度の法改正により要件は大幅に緩和され、ペーパーレス化を進めやすくなっています。
一方で対応が義務化された項目もあるため、ペーパーレス化の取り組みは必須です。2024年1月からは、電子メール・EDI取引・Webサイト・クラウドサービスなどWeb経由で受領した領収書や請求書に関しては、電子データとして保存することが求められます。
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ペーパーレス化するメリット
ペーパーレス化には、多くのメリットがあります。ペーパーレスに切り替えるのが早いほど、その恩恵を長く受けられるでしょう。ただし既存の仕組みを変更することは容易ではないため、自社でどれくらいの効果が見込めるかを検討することも大切です。業務のペーパーレス化のメリットについて順を追って解説します。
業務を効率化できる
ペーパーレス化を実現すれば、さまざまな業務が効率化できます。例えば会議に使用する書類を人数分用意する場合、印刷や編書に時間がかかりますが、ペーパーレスならば事前に参加者へデータを共有するだけで済みます。また、取引先に書類や資料を送付する際も印刷や郵送の手間がなくなり、データを送るだけと簡単です。
ランニングコストを削減できる
印刷には複数のコストが発生します。紙やインク代はもちろん、印刷機のメンテナンス費用、リースの場合は使用料も負担しなくてはなりません。また目には見えませんが、印刷機や書類を保管しておくスペースもコストとしてのしかかってきます。
ペーパーレス化を実現すればデータを保存するだけで良いので、これらのコストは大きく削減できるでしょう。すべての印刷機を無くすことは難しいかもしれませんが、1台減らすだけでも効果が期待できます。
維持管理を省力化できる
1年間で生み出される膨大な数の書類は、管理するのに多大な労力を必要とします。整理整頓し、保管するために倉庫に運び入れる人件費、廃棄するにもシュレッダーとそれを動かす人が必要です。社員は本来の業務以外の作業を要することになります。
また、大量の書類を保管する場所も確保しなければいけません。保管のための場所を用意するよりも、ペーパーレス化したほうがコスト削減に繋がるかもしれません。
場所と時間を選ばずアクセスできる
ペーパーレス化したデータは社内ネットワークやクラウド上などに保存できるため、時間や場所を問わずアクセスできるようになります。取引先でデータを確認したい場面や、テレワークで自宅から会社の情報にアクセスする状況は珍しくありません。しかし、紙でデータを保存している場合は確認が困難です。
従来はFAXなどを使ってやりとりしていましたが、即応性に欠けるうえ、テレワークのために社員全員の自宅にFAXを配備するのは現実的ではないでしょう。ペーパーレス化を推進することで、社員は自由にデータを閲覧できるようになります。
過去の資料の検索が容易になる
ペーパーレス化を実現することで、数年前のデータでもネットワーク内を検索するだけで簡単に探すことが可能になります。これまでの、紙媒体で管理している書類を見つけ出すため、書棚や倉庫内を探し回るなどという非効率な作業とは無縁になるでしょう。結果、社員は本来の業務プロセスに集中でき、仕事の効率化を図ることができます。
【関連記事：ペーパーレス化とは？メリットや必要性、推進のポイントをわかりやすく解説】
業務ファイルの電子化でペーパーレス化する4つの方法
ペーパーレス化を推進するなら、まず紙文書を電子化する仕組み作りが必要です。 ここでは、業務ファイルを電子化する4つの方法を紹介します。
1.PDFファイルとして書き出し・保存
従来は紙に印刷していた電子ファイルを、PDFファイルとして書き出し・保存します。PDFファイルならどのような環境でも同じように表示・印刷できるため、スマホやタブレットでもPCと同じ表示でプレビューできます。必要な場合のみ、制作時のレイアウトで紙に出力できるのも強みです。
PDFファイルへの書き出しは、OfficeソフトやGoogleドキュメント・スプレッドシートなど、さまざまなソフトウェアで容易にできます。
【関連記事：Googleドキュメントの使い方や共同編集方法を初心者でも分かりやすく解説】
2.OCRやAI OCRでテキストを抽出
紙文書を手作業で電子ファイルに入力するのは非効率で、画像ファイルとして取り込み・保存するのは再利用に難があります。そこで活用したいのがOCR（Optical Character Recognition）です。OCRに対応したソフトなら、スキャナやカメラで取り込んだ画像データからテキストを抽出し、入力作業を効率化できます。
従来のOCRは精度の低さが難点でしたが、近年は機械学習を取り入れた「AI OCR」も利用可能です。AI OCRなら手書き文字の入力精度も高く、伝票・帳簿などの電子化を大幅に効率化できます。
3.スキャニングサービスで電子化をアウトソース
紙文書の電子化が自社リソースでは困難な場合、スキャニングサービス（電子化代行サービス）を利用してアウトソースもできます。スキャニングサービスとは、紙文書のスキャンやデータ入力により、画像ファイルやテキストファイルとしての電子化を請け負うサービスです。
サービスによっては、作業量の多い書籍のOCR入力や大型の機材が必要な大判図面の電子化、紙の名刺の電子化及びデータ整理にも対応します。
4.ペーパーレスFAXでFAX送受信を電子化
企業によってはFAXで注文書を受領しており、日々1,000通以上のFAX注文書の仕分け作業を行っているケースもあります。印刷費だけでなく仕分け作業の工数にも多くのムダがあり、「紙で受領したFAX情報を電子化する」という作業も非常に非効率です。
そこでペーパーレスFAXの活用が効果を発揮します。送られたFAXデータを印刷するのではなく電子データとして保存すれば、印刷することなく仕分け・FAX返信ができ、社外からのFAX情報へのアクセスも可能です。
紙を使わない業務プロセスでペーパーレス化する8つの方法
業務の中で紙が必要になれば、結局、紙文書を印刷して利活用しようとするかもしれません。そこで、紙を使わない業務プロセスに移行し、ペーパーレス化する8つの方法を解説します。
1.請求書や見積書を電子化してやりとり
請求書や見積書は多くの企業で紙文書としてやりとりされています。これらを電子化することで、ペーパーレス化による業務効率化やコスト削減が可能です。
例えば請求書や見積書をペーパーレスFAXで送受信、あるいはPDFファイルとして作成してメールなどで送受信します。これにより紙文書の作成・印刷・郵送・保存が不要となり、やりとりした請求書や見積書はそのまま電子データとして保存可能です。
2.電子契約システムで契約・申請プロセスをオンライン化
契約書や申請書も多くの企業で紙文書としてやりとりされています。ペーパーコストのムダが大きいことはもちろん、押印のために出社が必要となる場合もあり、テレワーク環境の業務効率を下げる要因の1つです。
そこで電子契約システムの活用が効果を発揮します。紙の契約書や申請書に押印するのではなく、PDF形式のファイルに電子サインやタイムスタンプを付与する仕組みです。システムによってはクラウド上で書類を管理するため、オンラインで契約・申請のプロセスを完結できます。
3.ワークフローシステムで定型化された一連の手続きを自動化
人事・経理・法務・営業・マーケティングなどさまざまな部署で、定型的な文書回覧や承認手続きがなされています。こういった業務プロセスについては、ワークフローシステムによるペーパーレス化が効果的です。
ワークフローシステムは、起票・申請・決裁・稟議など定型化された一連の手続き（ワークフロー）を、システム上で自動化します。登録したワークフローについて、各プロセスで適切な担当者に回覧・手続きの要求が行われ、承認されると自動的に次のプロセスに移行する仕組みです。
どの業務がどのような状態にあり、誰がいつどのような手続きをしたのかを一覧でき、問い合わせ業務の自動化・迅速化や検索性・保存性の向上などにつながります。
4.名刺管理ツールでのペーパーレス化と社内人脈活用
名刺は多くの場合、各従業員が個別に管理しています。アナログ・デジタルどちらの名刺管理方法でも名刺情報の共有はされにくく、社内人脈として活用されていないケースが一般的です。
この問題は法人向けのクラウド型名刺管理ツールを活用することで解決できます。OCR機能やオペレーターによる入力作業のアウトソースにより、名刺情報を効率的に電子化し、システム利用者全員が1つのプラットフォームで社内人脈を一覧できる仕組みです。名刺のペーパーレス化と情報共有により、営業やマーケティングの業務効率化につながります。
【関連記事：名刺の整理方法をアナログ・デジタル別で解説！名刺管理ツールの必要性とは？】
5.SFAで営業部門をオンラインマネジメント
営業部門のペーパーレス化推進には、名刺管理ツールとSFA（営業支援システム）の組み合わせが効果的です。営業担当者は多種多様な顧客・営業情報を活用し、さまざまな営業資料を作成しますが、Excelは別種・大量のデータの扱いには向かないことがあります。また、資料印刷や営業報告のために帰社するというムダも懸念点です。
SFAは顧客・案件・商談管理やダッシュボードによる営業実績可視化と目標管理、営業報告のオンライン化などに対応し、営業資料を作成する必要がなくなります。名刺管理ツールによる社内人脈の可視化と組み合わせることで、営業部門全体のオンラインでのマネジメントを効率化できる仕組みです。
【関連記事：SFAとは？CRMとの違いや導入のポイント、MA・名刺管理との連携を解説】
6.クラウドストレージで改正電子帳簿保存法対応のファイル管理
ペーパーレス化を推進するためには、業務ファイルの保存・管理・検索・共有を効率化する仕組み作りも重要です。多種多様な業務ファイルにアクセスしにくい状態だと、印刷して持ち出しをする体質は変えられません。
この課題を解決するために導入したいのが、改正電子帳簿保存法に対応するクラウドストレージです。証憑書類も含めてあらゆる業務ファイルをクラウド上で保存・管理することで、全社的にファイルの保管場所を統一できる他、接続デバイス・場所を問わないアクセスが可能になります。
アクセス権限も設定できるため、誰がどのファイルにアクセスできるかを容易にコントロールできることも利点です。
【関連記事：ペーパーレス化推進はなぜ必要？電子帳簿保存法の注意点や対応ツールを解説】
7.Web会議システムで会議のペーパーレス化
紙による会議資料の作成・配布・廃棄は金銭的・時間的コストのムダを生みます。会議のペーパーレス化に必須といえるのが、「Zoom」に代表されるWeb会議システムです。
Web会議システムを採用すればオンライン上で会議資料を配布できるため、紙資料の作成・配布・廃棄は必要ありません。また会議直前の資料修正も容易です。インターネット回線さえあればどこからでも参加でき、会議室の準備や移動にかかる金銭的・時間的コストも削減できます。
【関連記事：ペーパーレス会議システムのメリットとは？Web会議システムと徹底比較】
8.スマホ・タブレットで図面確認や資料提示をペーパーレス化
ペーパーレス化の推進には、モバイルデバイスの活用も効果を発揮します。電子データをPCのみで扱う体質だと、オフィス外で資料確認が必要になる場合、紙資料を印刷することを抑制しにくいでしょう。
スマホやタブレットを業務利用することで、製造現場や工事現場における図面や資料の確認、営業活動における顧客への資料提示などをペーパーレス化できます。資料をPDF化しておけば、画面の小さいスマホでも表示を崩さず表示可能です。
【関連記事：ペーパーレス化に必要なツールとは？解決できる課題や導入のポイントを解説】
ペーパーレス化の仕組み作りに最適なツール整備はイッツコム！
イッツコムは改正電子帳簿保存法対応の容量無制限クラウドストレージ「Box」、名刺管理・SFA一本化で営業部門のペーパーレス化を推進できる「ホットプロファイル」、ペーパーレス会議とビジネスチャットを一本化できる「Zoom」を提供しています。これらのクラウドサービスを組み合わせることで、ペーパーレス化の総合的な仕組み作りが可能です。
改正電子帳簿保存法対応の容量無制限クラウドストレージ「Box」
ペーパーレス化を推進するにあたって課題となるのが、「電子化した業務ファイルをどこで保管すべきか？」です。改正電子帳簿保存法の要請を満たす必要もあるため、ツールの選択や組み合わせは多くの企業にとって悩ましいところでしょう。
容量無制限のクラウドストレージ「Box」なら、改正電子帳簿保存法に完全対応しています。スキャナ保存による見積書・契約書・請求書・領収書、電子取引による受領データも、改正電子帳簿保存法の要件を満たしてBox単体で保存・管理できます。
1,500以上のアプリと連携できるため、専用システムで作成した仕訳帳・総勘定元帳・貸借対照表・損益計算書などもBox上で一元管理が可能です。
7段階のアクセス権限設定や70種類以上のログ監視、社内外ユーザーの安全な招待やオンライン共同編集にも対応します。さらに「Box Sign」による無制限の電子サインや「Box Relay」によるワークフロー自動化も利用でき、業務ファイルの保管及び業務プロセスのペーパーレス化を安全に一本化できる仕組みです。
名刺管理・SFA一本化で営業部門のペーパーレス化推進「ホットプロファイル」
営業部門のペーパーレス化には名刺管理ツールとSFAの組み合わせが効果的ですが、別々のツールを利用すると現場に定着しにくく、SFAへの顧客情報の登録にも手間がかかります。
そこで導入したいのが、名刺管理ツールとSFAが一体化したクラウド型ツール「ホットプロファイル」です。名刺のスキャンやCSVファイルの読み込みだけでクラウド上に顧客データベースを自動作成し、社内人脈を可視化できます。商談・案件履歴や営業アプローチリストなども顧客情報と紐づき、システム利用者全員で一望できる仕組みです。
オンライン営業報告やダッシュボードによる目標管理、オンライン名刺交換にも対応しているため、複数ツールを使い分けることなく営業活動のペーパーレス化を推進できます。
ペーパーレス会議とビジネスチャットの一本化「Zoom」
ペーパーレス化の推進にあたっては、Web会議システムの導入によるペーパーレス会議も重要です。しかしユーザー数の少ないシステムだと社外ユーザーとのやりとりに利用しにくく、コミュニケーション活性化のために導入したビジネスチャットとの使い分けも問題となります。
圧倒的ユーザー数を誇り、ビジネスの必須ツールとなっている「Zoom」なら、問題の解決が可能です。「Zoom Chat」機能により、Zoomミーティングとシームレスに行き来できるビジネスチャットとしても利用できます。Boxとも連携できるため、会議資料の作成・修正・配布がスムーズになります。
なお、Zoomは無料アカウントだとミーティングの40分制限がありますが、有料アカウントであれば実質無制限（30時間/1回）で利用できます。ミーティング履歴・ユーザーの詳細管理機能や、議事録として便利なクラウドレコーディング機能も利用可能です。
イッツコムなら日本語サポート付きのプロプランを1ライセンスから契約でき、コストを抑えてZoomを利用できます。管理者向けの各種マニュアルも充実している他、請求書払いに対応していることも強みです。
まとめ
ペーパーレス化を推進するには準備が必要ですが、実現すれば多くのメリットがあります。テレワークへの対応や業務の効率化と生産性の向上、さらに環境保全活動にも繋がります。
イッツコムは「Box」や「ホットプロファイル」、「Zoom」などもご用意し、ペーパーレス化の推進を強力にサポートいたします。社内のペーパーレス化を進めたいとお考えの方は、イッツコムまでお問い合わせください。
