名刺管理ソフトとは？メリットや機能、比較ポイントをわかりやすく解説

取引先企業やお客様からいただく名刺は、活用することで営業の成果をさらに高められます。いただいた名刺の数は日々増えていく一方で、管理についてお悩みの方も多いのではないでしょうか。そんなときに便利なのが「名刺管理ソフトの利用」です。

名刺管理ソフトを導入することで、これまで時間や手間がかかっていた名刺の管理を、より簡単に行えます。営業業務の効率化が図れるため、ぜひ導入を検討していただきたいツールのひとつです。そこでこの記事では、専用ソフトの特徴や機能など、導入する前に知っておきたい基礎知識について紹介します。

名刺管理の現状と課題

名刺情報は名刺ホルダーやExcelで管理する方法もありますが、個人レベルでの名刺管理は社内人脈の属人化や営業活動のブラックボックス化を招きます。

社会やビジネスのデジタル化に伴う顧客接点の多様化や、少子高齢化による慢性的な人材不足といった状況がある中、より重要なのは社内人脈の可視化・共有や組織的な営業活動です。最近では、名刺管理ソフトを活用した顧客情報のデジタル管理が注目を集めています。

名刺管理ソフトとは？

そもそも「名刺管理ソフト」とは一体どういうものなのでしょうか。システムの内容はシンプルで、「名刺」というアナログな情報をデジタル化して効率よく管理できるようにしたものです。

これまでは、名刺管理は個人で行うのが主流でしたが、その方法では「名刺情報を最大限に活用するのが難しい」という課題がありました。しかし、専用のシステムを利用すれば、展示会やセミナーなどで集めた名刺をデータ化して、企業内の誰もが簡単に名刺データをチェックできます。

名刺管理ソフトは、営業活動を効率的に行え、営業の生産性を高めるためには必須のツールと言えるでしょう。

名刺管理ソフトのメリット

システムの概要について確認したら、名刺管理ソフトの特徴についても理解しておきましょう。名刺管理ソフトを使えば、アナログの情報をデータ化するだけではなく、さまざまなメリットを得られます。

保存するスペースに悩むことがなくなったり、スマホなどでチェックできたりと、業務をより効率化することが可能になるはずです。

名刺管理の手間を省ける

メリットの1つとして挙げられるのが「管理のしやすさ」です。これまでの名刺管理は個人で行っており、せっかく名刺をもらっても、引き出しの中に入れたままということが多くありました。また、その個人が常に名刺を持ち歩いているケースも見られます。

これでは、社内の誰かが必要な情報が欲しいときに、すぐに目的の名刺を見つけることは難しくなるでしょう。また、分類にも時間がかかり、無駄な手間がかかる恐れもあります。

名刺管理ソフトを利用すれば、管理がより簡単になり、必要な情報にすぐにアクセスすることが可能となります。

保存するスペースに悩まずに済む

名刺をいただいた際に悩んでしまうのが名刺を保存するスペースです。アナログの状態で管理するとなると、紛失することなく、探しやすい場所に名刺を保存しておかなければなりません。

これでは、有限なスペースが保存のために無くなってしまいます。しかし、名刺管理ソフトを使えば、アナログの情報を全てデジタルに変換できるので保存するスペースに悩むことがなくなります。

これまで名刺を保存していたスペースを、別の用途で使えるようになるのはうれしいメリットではないでしょうか。

スマホやタブレットで情報確認できる

名刺管理ソフトの中には、インストール型とは別に「クラウド型」という、必要な情報をインターネット上で管理できるタイプがあります。

このクラウド型のメリットの1つとして挙げられるのが「マルチデバイス対応」です。マルチデバイス対応のソフトであれば、パソコンだけではなく、タブレットやスマートフォンでも情報にアクセスできます。

スマートフォンでチェックできるので、社内だけではなく出先でも情報の確認が可能です。より簡単に効率よく名刺情報をチェックできます。

社員同士で情報共有しやすくなる

もらった名刺が1枚しかなくても、スキャンしてデジタル化すれば、社員全員が情報を共有できるのが専用ソフトの強みであり、営業の効率化ができます。

社内の誰かが特定の人に面識がなくても、他の担当者が面識を持っていれば、人脈を可視化できるので非常に便利です。また、情報共有が可能になることで、退職や異動で必要になる引継ぎが容易になるというメリットもあります。

名刺管理ソフトの基本機能

ここでは、名刺管理ソフトの具体的な機能を解説していきます。ソフトによって、細かな違いはありますが、ソフトを利用すれば基本的に4つの機能を利用することが可能です。

「名寄せ」や「各種システムとの連携」など、専用ソフトには業務を効率化できる便利な機能が搭載されています。

名刺情報の取り込み

専用ソフトに搭載されている最もスタンダードな機能が「名刺情報の取り込み」です。もらった名刺のデータをソフトに取り込めます。

取り込み方法はソフトによって違うので、事前にチェックしておきましょう。人力で入力するタイプもあれば、スマートフォンで撮影するだけで簡単に取り込めるタイプもあります。また、専用スキャナで取り込むタイプもよく利用されていて、手間をかけずにデータを読み取ることが可能です。

人力で入力するよりは、スマートフォンでの撮影や専用スキャナでのスキャンの方が簡単ですが、値段にも差がでてくるので、慎重に検討する必要があります。

名寄せ

データを管理するときに便利な機能が「名寄せ」です。数あるデータの中から「氏名」「住所」「電話番号」などの情報をもとに人物や企業をまとめられます。

アナログの名刺管理では、数多くの情報をもとに「名寄せ」するのは、大きな手間がかかりました。しかし、ソフトを導入すれば、簡単に名寄せできます。

状況によって設定もできるので、今までは時間がかかった細かな分類やチェックが容易にできるはずです。

情報の閲覧

情報の閲覧機能もスタンダードな機能の1つです。取り込んだデータを簡単に確認できます。

名前だけではなく、「会社」や「電話番号」など、取り込んでいる情報であれば、細かな点まで確認できるのが魅力です。先ほども述べましたが、マルチデバイス対応であれば、外出先でもスマートフォンなどですぐにチェックができます。
一覧表示だけではなく、検索機能も備えているので、すぐに顧客情報を確認したいときも安心です。

各種システムとの連携

営業生産性を向上させるシステムとして、「SFA」というツールがあります。顧客や案件などの情報を管理し、セールス活動を効率的にするシステムです。

管理ソフトによっては、このSFAと連携できるものもあります。SFAと連携させることで、取り入れられた情報をもとに取引先企業の見込み具合の把握や、より細かな組織図の作成などが可能です。

また、ソフトを連携させておけば、顧客情報を入力する手間が省けるので、営業活動の効率化につながります。SFAだけではなく、CRMなどのシステムと連携させることもできるので、非常に便利です。

【関連記事】「MA」「SFA」「CRM」の違いや活用するメリットとは？どう使い分ける？
【関連記事】顧客管理を適正に行えば業務効率UP！CRM・SFAを活用しよう

名刺管理ソフトの導入前チェックポイント

次に、ツールを導入する際の5つのポイントをチェックしておきましょう。一口に「名刺管理ソフト」と言っても、そこにはさまざまな種類があり、ソフトによって機能や値段が変わります。名刺管理ソフトを活用するために、導入の際にチェックしておきたい項目を確認しましょう。

業務がどのくらい改善されるか

はじめにチェックしておきたいのが「導入することによって業務がどのくらい改善されるか」という点です。

せっかくソフトを導入しても、業務が改善されなければ意味がありません。また、機能の違いによって業務が大幅に効率化されるソフトもあれば、それほど効率化が進まないソフトもあるでしょう。

ツールを導入する前に、業務の課題を考え、ツールを利用することによって改善が見込めるかどうかをチェックすることが大切です。

多くの人物・企業とやり取りしているかどうか

名刺管理ソフトは、アナログな名刺の管理が難しい場合に有効です。そのため、そもそも管理する数が少ない場合は、ソフトを導入しても業務の大幅な効率化は期待できないかもしれません。

管理の手間がどれくらい省けるかを考えるためにも、「多くの人物・企業とやり取りしているかどうか」は、導入の際に考えておきたいポイントです。

「アナログで管理しているけれど、やり取りの数も少なくて名刺の数も多くはない」というケースでは、無理にソフトを導入する必要はないと考えられます。

名刺を保存するファイルやスペースを圧迫しているか

ソフトの特徴の解説でも述べましたが、ソフトを使えば名刺をデジタル化することによって、今まで名刺の保管に使っていたスペースを開放できるというメリットがあります。そのため、導入の前に、名刺を保存するファイルやスペースも確認しておきましょう。

もしも、保存する名刺ファイルがスペースを圧迫していれば、専用ソフトを導入すべきかもしれません。名刺データをクラウド上で保存することによって、有限である貴重なスペースを空けられます。

名刺管理ソフトを使いこなせるかどうか

せっかく高い費用を払って導入しても、ツールが使いこなせなければ本末転倒です。そのため、事前にソフトが使えるかどうかはチェックしておきたいポイントと言えるでしょう。

ソフトによって、取り込み方法や操作性、サポートの充実度などが変わってきます。機能が多く搭載されていれば、その分細かな設定も増えてしまうので、社員によっては使いこなせないこともあるでしょう。継続して利用できることを踏まえたツールを選ぶことがなによりも大切です。

自社に合った名刺管理ソフトの選び方

最後に、ツールを導入するときにチェックしておきたい項目を解説していきます。専用のサービスを提供している事業者は多くあり、それぞれ機能や値段が変わってきます。

自社に向いているソフトもあれば、不向きなソフトもあるでしょう。導入後に後悔しないためにも、購入前にチェックしておきたいポイントを把握しておきましょう。

使いやすさ

重要になるポイントの1つが「使いやすさ」です。機能が多く搭載されていても、使いにくければソフトを最大限活用するのは難しくなります。

セールス業務を効率よくこなすためにも、ソフトの使いやすさは重要な判断材料となります。

使いやすさの判断基準として、
・楽に名刺が取り込めるか
・操作はしやすいか
・マルチデバイス対応か
などといったチェックポイントが挙げられます。
ソフトによっては、無料トライアルがついているサービスもあるので、購入前に実際に無料で利用してみるのも1つの手段です。

機能が充実しているか

機能が充実しているかどうかにも注目しておきましょう。値段が安くても、機能が充実していなければセールス業務の大幅な効率化は期待できません。
もし値段が高くても、その分機能が充実しているソフトであれば、価格以上の効率化も期待できるでしょう。

機能の充実性は、基本的な性能以外にも
・他ソフトと連携できる
・スキャナが必要ない
・多言語に対応している
など、状況によってチェックポイントはさまざまです。

会社の名刺管理にどのような機能が必要かを考えておけば、ソフト選びもよりスムーズに行えます。

料金は適切か

「機能性」や「使いやすさ」も大切ですが、やはり「料金」が一番のポイントなのではないでしょうか。ソフトによって、利用料金には大きな差があるので、あらかじめ確認しておきましょう。

主な料金の内訳には、
・初期費用
・月額料金
の2つの項目が挙げられます。

料金はできるだけかからないことが理想です。しかし料金が安いと、サポートが今ひとつだったり、使える機能が物足りなかったりと、デメリットが大きくなる恐れもあります。
「機能性や使いやすさとのバランス」を考えることが大切です。

個人向けか法人向けか

名刺管理ソフトには個人向けのものと法人向けのものがあります。個人向けのものは法人向けのものより安価に利用できることがメリットですが、基本的に「個人レベルの名刺管理」にフォーカスしており、組織で情報共有する用途には向きません。

営業戦略の一環として組織的に名刺管理ソフトを活用するのであれば、社内人脈の可視化・共有に対応する法人向け名刺管理ソフトがおすすめです。

SFAと連携できること

SFA（営業支援システム）と連携できることもポイントです。SFAは顧客情報と紐づけたタスク・商談・案件の管理、人事異動ニュースと関連付けた顧客情報の自動更新などに対応しており、組織的な営業活動の効率化に役立ちます。

出先からの営業報告に対応するSFAに連携できれば、コア業務への集中やマネジメントの効率化につながることもメリットです。

【関連記事】SFAとは何か？CRMとの違いや導入のメリット・デメリットも紹介

MAと連携できること

MA（マーケティングオートメーション）と連携できれば、さらに有用です。MAはOne To Oneメールの送信による見込み顧客の育成や、購入可能性の高い見込み顧客の自動分析・通知などに対応します。

顧客情報をシームレスにマーケティング活動へ生かせれば、営業担当者の負担を抑えて顧客と良好な関係を構築でき、タイミングを逃さない営業活動につながるのがメリットです。

【関連記事】マーケティングオートメーション(MA)の活用で営業効率UPする！

法人向け名刺管理ソフトを導入するならイッツコム！

イッツコムは名刺管理・SFA・MA一体型の「ホットプロファイル」やオンライン商談・オンライン名刺交換に利用できる「Zoom」の有料版、安全なモバイルデータ通信サービス「モバイル閉域接続」を提供しています。これらを組み合わせれば、名刺管理を営業活動に生かす環境の一括整備が可能です。

名刺管理・SFA・MA一体型「ホットプロファイル」

名刺管理ソフトの導入効果を高めるにはSFAやMAとの連携がポイントとなりますが、それぞれのツールを個別に導入するとコストが増大する上、使用方法が煩雑になってしまいます。

そこで導入したいのが、名刺管理・SFA・MA一体型の法人向け営業支援ツール「ホットプロファイル」です。スマホで名刺をスキャンしたり、CSVファイルを読み込んだりするだけで顧客データベースを自動作成でき、社内人脈を可視化・一元管理できます。

顧客情報は人事異動ニュース・取引実績・訪問履歴・Web行動履歴などと関連付けて自動更新し、「いまホットな顧客」を自動通知するため、アプローチすべきタイミングを逃しません。さらにGPS連携による営業報告や地図連携による営業ルートの最適化など、「かゆい所に手が届く」機能が豊富です。

オンライン商談やオンライン名刺交換には「Zoom」

コロナ禍の影響もあってオンライン商談や、QRコードやURLなどを使用して名刺情報を交換するオンライン名刺交換の機会が増大する中、営業活動のオンライン化も求められています。

そこで導入したいのが、国内で圧倒的シェアを誇るWeb会議システム「Zoom」です。有料版Zoomであればグループミーティングを実質無制限（30時間/1回）で利用でき、強制切断による機会損失を防止できます。

ウェビナーアドオンを購入すれば最大1万人参加のウェビナー開催に対応でき、多数の見込み顧客向けのサービス説明会などに活用できるのもメリットです。さらにホットプロファイルと連携すればZoomのチャット画面上でオンライン名刺交換ができ、ホットプロファイル上でウェビナー管理や登録フォームの作成・運用もできます。

出先の通信手段には「法人データSIM」

営業担当者はオフィス外で顧客情報にアクセスしたい場面も多いですが、外出先ではホットプロファイルのスマートフォンアプリを使うと便利です。顧客とつながりのある人物や、その会社の他部門の担当者などがすぐに把握できるので、営業効率もアップします。

そこで外出先からの通信手段として導入したいのが「法人データSIM」です。NTTドコモ回線を使っているため、広い利用エリアが特徴です。メンバーで容量をシェアでき、導入前のトライアルでデータの使用容量をチェックした後に最適なプランを選べます。

まとめ

名刺管理ソフトを導入することで、これまで時間と手間がかかっていた名刺管理が格段に楽になります。また、名刺管理ソフトはSFAなどの他ツールと連携することでより効率的に営業業務をこなせます。

イッツコムが提供する『ホットプロファイル』では、名刺管理だけではなく、SFAやマーケティングオートメーションなどを一元管理することが可能です。

「統一した使い勝手」と「納得の費用対効果」で、お客様からも高い評価を得ています。名刺管理ソフトの導入を考えている方は、『ホットプロファイル』の利用をぜひ検討してください。

お問い合わせはこちらから「イッツコム　法人向けサービス　お問い合わせ専用フォーム」