テレワークのコミュニケーションを工夫しよう！活性化に効くツールで課題解決

多くの企業でテレワークが浸透している昨今、テレワークでのコミュニケーション問題に直面しているケースも多いようです。テレワーク環境でのコミュニケーション不足はさまざまな問題を生みますが、課題解決は容易ではありません。

テレワークにおけるコミュニケーションの難しさに直面しており、解決のための工夫が知りたい企業担当の方もいるのではないでしょうか。そこでこの記事では、コミュニケーション課題と解決の必要性、効果的な工夫やツールについてご紹介します。

コミュニケーション不足が引き起こす問題・課題と解決のアイデア、そのために有用なツールを知ることで、テレワークの悩みを解消できます。コラボレーションに効くクラウド型ツールにも目を向け、テレワーク環境を生かした効率的なビジネススタイルを構築しましょう。

テレワークの主なコミュニケーション課題

テレワークにはさまざまなコミュニケーション課題があります。例えば多人数のコミュニケーションや業務進捗の共有、円滑なワークフローなどです。まずはテレワーク環境で起こりがちな問題・課題を見ていきましょう。

気軽にコミュニケーションが取れない

テレワークの課題のひとつは、オフィス勤務と比べて気軽にコミュニケーションを取りにくいことです。オフィス勤務なら同僚や上司に気軽に相談できていたことも、場を共有できないテレワーク環境ではタイミング・きっかけをつかみにくく、話しかけるのをためらう社員は珍しくありません。

また休憩中や昼食時などの何気ないコミュニケーションも減り、社員間の信頼関係を構築・維持しにくい問題があります。

お互いの顔が見えない

テレワーク環境では情報共有がオンライン化されますが、ここで問題になることのひとつは、お互いの顔が見えないことです。上司からは「サボっているのではないか」と疑われやすく、部下は「サボっていると疑われているのではないか」と不安になることも多いようです。

こうして適正な評価に対する不信感が募り、モチベーションやエンゲージメントが低下、軋轢も生まれやすいのは懸念点です。また取引先との関係もスムーズに築けず、「このままでいいのか」と疑問を抱えながら仕事を続けるケースも珍しくありません。

多人数のコミュニケーションが取りにくい

多人数のコミュニケーションが取りにくいのもテレワーク環境の問題点です。オフィス勤務ならさまざまなテーマで適時会議を開催できます。

しかしテレワーク環境では場を共有しにくく、多人数のコミュニケーションは困難です。結果的にメールなどで1対1のやり取りが多くなり、またリアルタイム性もなく、情報共有に支障をきたします。

業務進捗が把握しにくい

業務進捗が把握しにくいのもテレワークの問題点です。オフィス勤務はチームの業務進捗を自然に把握できます。しかしテレワーク環境だとチームメンバーの姿が見えず、誰がどのような仕事をしているかを把握しにくい状態です。

このためチームワークを進めにくく、業務効率が落ち、仕事のやりにくさからモチベーションが低下してしまう社員も少なくありません。

ワークフローが回りにくい

テレワークの問題点として、回覧・承認プロセスなどのワークフローが回りにくいことも挙げられます。オフィス勤務なら紙文書の回覧・承認は容易です。

しかしテレワーク環境では、ワークフローに関わる社員が地理的に分断されています。このため回覧・承認プロセスに余計な時間・コストがかかり、生産性を低下させてしまうケースもあるでしょう。

テレワークのコミュニケーション課題解決は生産性向上に必須

テレワーク環境でコミュニケーションに問題があると、以下のような状況を生じます。

・情報共有がうまくいかない
・モチベーションが低下する
・エンゲージメントが低下する
・チームワークを回しにくい
・マネジメントしにくい

つまりムリ・ムダ・ムラが発生しやすい状態です。コミュニケーション課題を放置していると生産性は低下し続けます。課題の解決は生産性向上に必須と考えましょう。

テレワークのコミュニケーション課題解決に効く工夫

テレワーク環境において、コミュニケーション不足で総合的に問題なのは、人間関係や業務進捗の情報が社内で分断されてしまうことです。ここでは、根本的な問題解決に効く4つの工夫を見ていきましょう。

業務進捗の可視化と共有

テレワークのコミュニケーション課題解決のためには、業務進捗の可視化は必須です。業務が可視化されていなければ、誰がどのような仕事をしているか分からず、業務効率は低下します。

この状況下では業務だけでなく情報も属人化しやすいため、スケジュール・タスク管理ができるクラウド型ツールを導入するなどして、業務進捗を可視化することが重要です。

データ・ファイルの共有

データ・ファイルを共有しやすい仕組み作りも重要です。オフィス勤務では問題になりにくい情報共有も、テレワークでは社内外のやり取りで大きな問題となります。

オンラインで情報共有できるツールを導入し、ルール整備をすることで、距離にかかわらずスムーズなチームワークが可能です。この取り組みはパートナー企業や取引先との情報共有も効率化します。さらに承認プロセスのオンライン化にもつながり、ペーパーレスで作業が完結できるのもポイントです。

業務外コミュニケーションの仕組み作り

業務外コミュニケーションに対応できる仕組み作りも重要です。テレワーク環境は業務連絡を重視しがちで、気軽なコミュニケーションによる信頼関係が希薄になっていきます。

そこで多人数でオンラインコミュニケーションが取れるチャットツールやWeb会議システムを導入し、活用方法を明文化して、オンライン昼食会や雑談用のチャットを推奨することがポイントです。これにより「この場を借りて話していいのか」という悩みを払拭でき、企業が認めていない端末やサービスを社員が使用するシャドーITの防止にも役立ちます。

定期的な1on1ミーティングの実施

テレワークには上司・部下の1on1ミーティングを取り入れることも大切です。テレワーク環境では上司と会話しにくく、仕事の評価について不信感を抱き、モチベーションが下がってしまう社員は多くいます。

オンラインの1on1ミーティングを取り入れることで、定期的に仕事を評価しやすくなり、悩み相談もできます。テレワーク環境での仕事は結果重視になりがちですが、プロセス評価も踏まえることで、より適正な評価が可能です。

テレワークのコミュニケーション課題解決に効くツール

テレワークのコミュニケーション課題解決には、ICTツールの活用が必須です。例えば、Web会議システムやビジネスチャット、クラウドストレージやSFAを挙げられます。ここでは、コミュニケーションやコラボレーションに効くICTツールの利用イメージを見ていきましょう。

Web会議システム

Web会議システムはテレワークの必須ツールです。多人数のミーティングや1on1ミーティングだけでなく、オンライン昼食会などの業務外コミュニケーションにも活用できます。顔の見えるコミュニケーションができ、文章だけでは伝わりにくいニュアンスを表現しやすいのもメリットです。

さらに会議のペーパーレス化や会場費・移動費の削減など、コミュニケーション以外の課題解決にも効果を発揮します。多くの企業に採用されているZoomはPCだけでなく、さまざまなデバイスから簡単にWeb会議が行えます。

【関連記事：『Web会議のやり方って？必要なものをそろえて話題の「Zoom」を利用しよう！』】

ビジネスチャット

ビジネスチャットもテレワークの必須ツールです。1対1チャットにも複数名参加のグループチャットにも対応でき、会話の内容・流れを参加メンバー全員で把握できます。

メンション機能を使って話し相手を限定し、やり取りの履歴をいつでも確認できるため、柔軟なコミュニケーションに対応可能です。

【関連記事：『テレワークには綿密なコミュニケーションが必要！システム化が課題解決の鍵』】

クラウドストレージ

クラウドストレージもテレワークのコミュニケーション課題解決にとって重要なツールです。安全なクラウド上でファイルを一元管理でき、時間や場所を問わずアクセスできる上、保守管理の手間・コストもかかりません。

ツールによっては社外ユーザーとの安全なファイル共有や、スケジュール・タスク管理にも対応します。業務進捗の把握に役立つ上、機能次第では承認プロセスなどのワークフロー自動化も可能です。

【関連記事：『ファイル共有をクラウドストレージでスムーズに！メリット・デメリットを紹介』】

SFA（営業支援システム）

SFAもコミュニケーション課題解決に役立ちます。SFAとは、顧客情報や営業履歴を一元管理し、組織的な営業活動を支援するツールです。属人化しがちな営業活動を可視化し、部門全体で共有します。

マーケティング部門と営業部門の情報共有にも活用でき、テレワーク環境下でオンライン商談を取り入れても情報が分断されないのも利点です。ノウハウ共有がしやすくなり、新人の早期戦力化や営業部門全体のレベル底上げにも寄与します。

またCRM（顧客関係管理システム）も、顧客情報を管理するツールです。こちらはWebサイト・メールや実店舗などさまざまなチャネルを通じた既存顧客との関係性を一元管理し、商談成立後の良好かつ長期的な関係構築、LTV（顧客生涯価値）の最大化に寄与します。

【関連記事：『SFAとは一体どのような機能があるのか？知っておきたい基礎知識』】

テレワークのコミュニケーション活性化はイッツコム！

イッツコムはWeb会議システムとビジネスチャットを一本化できる「Zoom」、ファイル・業務進捗の共有やワークフロー自動化ができる「Box」、営業部門のコミュニケーション課題解決に効く「ホットプロファイル」を提供しています。これらを組み合わせることで、コミュニケーション課題をトータルに解決可能です。

Web会議システムとビジネスチャットを一本化「Zoom」

顔の見えるコミュニケーションにはWeb会議システム、メールに代わるテレワーク向きのコミュニケーションツールとしてはビジネスチャットが向いています。

これらの課題を一挙解決するのが「Zoom」です。ZoomはWeb会議システムとして利用できるだけでなく、「Zoom Chat」機能によりビジネスチャットツールとしても活用できます。これによりオンライン会議・朝礼・昼食会・1on1ミーティングや報連相といった、多彩なコミュニケーションを一本化できるのが利点です。

圧倒的シェアを誇るZoomなら社外ユーザーともコミュニケーションを取りやすく、パートナー企業や取引先を交えたWeb会議・チャットにも対応できます。イッツコムならミーティングを実質無制限（30時間/1回）で利用できる有料版Zoomを、1か月無料で提供中です。日本語での電話・メールサポートもつくので、使い方に困った時に頼れる窓口があるのは安心です。

ファイル・業務進捗の共有やワークフロー自動化は「Box」

コミュニケーション課題を解決するには、データ・ファイル共有の仕組み作りや業務進捗の共有も求められます。これらの課題を一挙解決できるのが、容量無制限のクラウドストレージ「Box」です。あらゆるファイルをクラウド上で一元管理し、パートナー企業や取引先も安全に招待でき、共同編集ができます。

コンテンツベースのコメント・タスク管理や共同編集、ファイルへのアクションの自動通知もでき、オンラインでファイル操作や業務進捗管理を完結できる仕組みです。さらに「Box Relay」を利用すれば承認プロセスなどのワークフロー自動化にも対応でき、テレワークで課題になりやすい業務進捗の可視化を実現します。

営業部門のコミュニケーション課題解決は「ホットプロファイル」

営業部門の業務は属人化しがちです。またコミュニケーション課題を解決しないまま、見込み顧客に対して、メールや電話、ウェブ会議ツールなどを活用しながら非対面で行うインサイドセールスを取り入れると、営業部門の業務は混乱します。

これらの課題を解決するのが、名刺管理・SFA・MA（マーケティングオートメーション）一体型の「ホットプロファイル」です。名刺のスキャンやCSVファイルの読み込みだけでクラウド上に顧客データベースを自動作成し、営業履歴や企業ニュースなどを関連付けて顧客情報を一元管理できます。

会社全体でどの顧客と誰が関係を持っているか把握できるため、サポートやマネジメントが容易になり、組織的な営業活動を促進できるのが強みです。商談管理機能でトップセールスの営業スタイルも可視化でき、営業部門のノウハウ共有とレベル底上げにも効果を発揮します。

まとめ

テレワーク環境はコミュニケーション不足を招きやすく、業務効率・生産性低下の原因となってしまうケースも珍しくありません。この問題を解決するには、コミュニケーションやコラボレーションの活性化に効く、Web会議システムやクラウドストレージといったICTツールの活用が必須です。

イッツコムは「Zoom」「Box」「ホットプロファイル」により、テレワーク環境のコミュニケーション課題解決をトータルにサポートできます。ビジネスを加速させるテレワーク環境をお求めなら、複数サービスの組み合わせで効率的なビジネススタイルを構築できるイッツコムにご相談ください。