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アウトソーシングとは?意味や種類、メリット・デメリットやポイントを解説

慢性的な人材不足や市場競争力の低下に悩みを抱え、アウトソーシングを活用した業務オペレーションの抜本的改革に取り組む企業が増えています。業務の選択と集中の重要性が高まる中、アウトソーシングについて理解を深め、内製すべき業務と外部委託すべき業務を区別したい方もいるのではないでしょうか。

アウトソーシングの重要性や効果的な活用方法を知ることで、自社リソースを集中すべき分野へ投入しやすくなります。外部リソースを活用できるクラウド型サービスにも目を向け、経営課題の解決を目指しましょう。

そこでこの記事では、アウトソーシングの意味や種類、メリット・デメリットと目的達成のためのポイントについてご紹介します。

アウトソーシングの意味や種類とは


アウトソーシングは古くから活用されてきたビジネススタイルですが、近年はオンショア・ニアショア・オフショアと区別したり、専門分野の異なるさまざまなBPO事業者が登場したりしています。まずはアウトソーシングの大枠を理解するために、意味や種類を見ていきましょう。

アウトソーシングとは

「アウトソーシング(Outsourcing)」とは、企業が業務の一部を外部の専門業者に委託することです。Out(外部)とSourcing(資源調達)を組み合わせた語で、人材・ノウハウ・情報システムといった外部資源を調達し、自社の業務に適用することを指します。

アウトソーシングは米国で20世紀半ばから導入されたビジネススタイルで、国内では経理・総務・人事などの間接部門だけでなく、専門性の高い法務・情報システムなどの部門にも活用が進んでいる状況です。

人材派遣とは異なる

アウトソーシングは「業務単位」の発注であるのに対し、人材派遣は「人員単位」の発注です。指揮系統や対価の基準など、さまざまな違いがあります。

・アウトソーシング:委託先企業の責任者が指揮を取り、必要なリソースを活用して業務を遂行する。報酬は案件・成果ベース
・人材派遣:人材派遣会社から人材を派遣してもらい、自社の責任者が指揮を取って業務に当たらせる。報酬は人日・人月ベース

オンショア・ニアショア・オフショアの違い

アウトソーシングは委託先との地理的な距離によって3種類に分類されます。

・オンショアアウトソーシング(Onshore outsourcing):自国内の(近い距離の)事業者へ外部委託すること
・ニアショアアウトソーシング(Nearshore outsourcing):(自国内の地方または)近隣国の事業者へ外部委託すること
・オフショアアウトソーシング(Offshore outsourcing):遠い他国の事業者へ外部委託すること

日本の場合、東京などの大都市圏から見た北海道や沖縄をニアショア、中国やベトナムなどをオフショアとする場合があります。

BPOとは

アウトソーシングのうち、企画・設計から実施までの業務プロセスを一括して外部委託することを「BPO(Business Process Outsourcing)」と呼びます。

案件ごとの委託とは異なり、BPOベンダーは事業部門の一部のように機能するため、通常のアウトソーシングよりも委託先の自由度が高い形態です。国内ではIT系企業によるコールセンター業務や事務作業、Web開発などのBPOが人気を博しています。

BPOの種類

BPOはさまざまな分野で活用されており、外部委託する業務プロセスによって以下のように分類される場合もあります。

・EPO(Engineering Process Outsourcing):設計・生産などのBPO
・ITO(Information Technology Outsourcing):ITシステム関連業務のBPO
・KPO(Knowledge Process Outsourcing):データ分析を中心とした知的生産活動のBPO
・LPO(Legal Process Outsourcing):法的手続きのBPO
・RPO(Recruitment Process Outsourcing):採用活動のBPO

アウトソーシングの市場規模拡大と求められる背景

矢野経済研究所が2021年に発表したレポートによると、2020年度のBPOサービス全体の市場規模は、事業者売上高ベースで前年度比1.9%増の4兆4,307億8,000万円に上ります。2021年以降も市場規模は堅調に拡大するとの予測です。

BPOに人気が集まっている理由には、慢性的な人材不足が挙げられます。ノンコア業務は外部委託し、貴重な人材をコア業務へ集中するニーズが高まっている状況です。また、DXや働き方改革の推進を通じた業務変革に取り組む企業が増え、業務オペレーションの抜本的な見直しを加速していることも影響していると考えられます。

(参考: 『BPO(ビジネスプロセスアウトソーシング)市場に関する調査を実施(2021年)|矢野経済研究所』

アウトソーシングに適した業務

アウトソーシングにはマニュアル対応の可能な業務や利益に直結しないノンコア業務が向いています。また、自社リソースでは対応しにくい専門的な業務に対応するBPO事業者も増えている状況です。一般的には以下のような業務を外部委託します。

・経理や総務
・荷物の梱包や配送
・店舗運営管理
・入力・印刷などの定型業務
・コールセンター業務
・ITシステムの監視・運用・保守
・法務(顧問弁護士)
・採用活動

アウトソーシングのメリット


アウトソーシングには以下のようなメリットがあります。

・選択と集中によるコア・コンピタンス強化
・安価な外部資源の活用によるコスト削減
・固定費の変動費化による収益性の改善やリスクヘッジ
・提供価値を高めることによるCXの向上

さまざまな経営課題を解決するアウトソーシングの魅力を見ていきましょう。

選択と集中によるコア・コンピタンス強化

人材不足の影響もあって、多くの企業にとって「選択と集中」がキーワードとなっています。アウトソーシングを活用することで、不採算部門を整理し、収益部門へ重点的に資源を投入できることは大きなメリットです。

これにより競争優位性の源泉となる他社にまねできない強み、つまり「コア・コンピタンス」の強化につながります。

安価な外部資源の活用によるコスト削減

アウトソーシングはコスト削減効果を期待できるのもメリットです。特にオフショアアウトソーシングは、人件費が安い国の労働力を活用できるため、ITシステム関連業務の外部委託に重宝されています。

また、自社で専門性の高い人材や高価な設備を抱える必要がなくなるのもポイントです。必要なときに必要なだけ外部資源を調達できるので、業務量のピーク時に合わせて資源を維持する必要もありません。

固定費の変動費化による収益性の改善やリスクヘッジ

経費は固定費と変動費に大別できますが、アウトソーシングは人件費や光熱費などの固定費を変動費化できるのもメリットです。変動費を削減するよりも固定費を削減するほうが損益分岐点は下がりやすく、製造原価を抑えつつ収益を確保しやすくなります。

アウトソーシングによって人件費や光熱費の一部を変動費化することにより、収益性を改善できるだけでなく、人材流動や不確実性リスクに強い組織になれることもポイントです。

提供価値を高めることによるCXの向上

自社が不得意な業務を専門性の高い委託先に外部委託すると、CX(顧客体験)の向上につながることもメリットです。

消費者のITリテラシー向上やWebサービスの乱立などに伴い、顧客と良好な関係を築いてLTV(顧客生涯価値)を高めることが重要となっています。アウトソーシングにより業務品質を改善し、顧客への提供価値を高めることで、CXの向上やLTVの最大化を目指しやすくなることもポイントです。

アウトソーシングのデメリット


アウトソーシングにはさまざまなメリットがある一方で、以下のような注意点もあります。

・ノウハウが蓄積できなくなる
・情報漏えいのリスクが高まる

中長期的な視点で外部委託を検討することや、信用できる事業者に外部委託することが大切です。

ノウハウが蓄積できなくなる

アウトソーシングのデメリットとして挙げられるのは、外部委託した業務におけるノウハウが蓄積できなくなることです。例えばコールセンター業務を外部委託すると、顧客対応に関する人材や設備が不在となるため、インソーシング(社内に業務を戻すこと)の際に大きな困難やコストを伴います。

情報漏えいのリスクが高まる

アウトソーシングは自社で行っていた業務を外部委託するため、業務遂行に必要な顧客情報などを外部企業と共有します。ここで問題となるのは情報漏えいリスクです。自社で十分なセキュリティ対策を講じていても、委託先から情報漏えいが起こる恐れもあります。

アウトソーシングの目的を達成するためのポイント


アウトソーシングはコア業務への集中やコア・コンピタンスの強化、コスト削減・収益性改善やCXの向上が主な目的です。これらの目的を達成するためには、どの業務プロセスを内製化・外部委託するかを見極め、コア業務を効率化することが求められます。ここでは、アウトソーシングの目的を達成するためのポイントを見ていきましょう。

外部委託すべき業務プロセスの検討

アウトソーシングを考える際には、まず自社の業務プロセスを棚卸しします。その上で競争優位性を確保するために内製化すべきコア業務かどうか、自社に強みのある業務プロセスかどうかを分析することが大切です。外部委託すべき業務プロセスは何かを戦略的に検討しましょう。

営業のノンコア業務にはSFAを活用

営業は売上に直結する重要な活動ですが、営業活動の中には営業報告などのノンコア業務も含まれます。一貫した活動の一部分を外部委託するのは困難ですが、これは「SFA(営業支援システム)」を導入すれば解決できます。

SFAは営業部門全体で顧客情報や営業履歴などの情報を共有し、組織的な営業活動を支援するシステムです。これにより営業活動のノンコア業務を自動化または簡略化し、商談などのコア業務に集中できます。

名刺情報のデータベース化を外部委託

営業活動のノンコア業務に名刺管理を挙げられます。名刺情報はデータベース化が煩雑で属人化しがちですが、名刺管理ツールによってはネットワーク経由でスキャンデータをやり取りし、サービス事業者側で名刺情報のデータベース化を実施します。

これにより手間をかけず社内人脈を可視化し、SFAとのシームレスな連携による営業コア業務への集中が可能です。

MAでマーケティング活動を自動化

マーケティングは顧客との関係構築やCXの向上にとって重要な活動ですが、優秀なマーケティング専任者を確保するのは困難です。

MA(マーケティングオートメーション)を導入すれば、見込み顧客の育成や確度の高い見込み顧客の発掘を自動化できます。これによりマーケティングと営業をシームレスに連携させ、マーケティングを売上に直結する活動へと変えられるのがポイントです。

情報管理の選択と集中にはクラウドストレージ

スマホ・インターネットの利用拡大やサブスクリプション型サービスの台頭など、社会・ビジネスのデジタル化が進行し続けている状況です。この変化に伴い、企業には日々多くのデータが蓄積されていきます。ストレージの肥大化やファイルサーバの管理は懸念点ですが、この問題はクラウドストレージの導入で解決可能です。

クラウドストレージはサービス事業者側がサーバを保守管理するため、自社でサーバ資産を調達・維持したり専任の管理者を常駐させたりする必要がありません。サーバ関連のセキュリティ対策もサービス事業者側が実施するため、情報管理における選択と集中に効果的です。

アウトソーシングの目的達成に効くツールならイッツコム!


イッツコムが提供する「Box」は情報管理の効率化とセキュリティ対策を両立させられ、「ホットプロファイル」は営業コア業務への集中に効果的です。いずれもクラウド型で、サービス事業者の資源を活用でき、内製と外部委託のバランスを最適化できます。

情報管理の効率化とセキュリティ対策には「Box」

「Box」は世界最高峰のセキュリティレベルを誇るクラウドストレージです。7種類のアクセス権限設定や70種類以上のログ監視、機械学習を活用したサイバー攻撃の検知などに対応し、各国のリーダー企業や金融機関・医療機関に採用されています。

有料版Boxなら情報管理のセキュリティ対策費を大幅に圧縮できる上、容量無制限なのでストレージ容量の増加に伴うコスト増加もありません。外部ユーザーの安全な招待と共同編集に対応するため、アウトソーシング先の委託先企業とのファイル共有もセキュアかつスムーズに行うことが出来ます。

営業コア業務への集中には「ホットプロファイル」

「ホットプロファイル」は名刺管理・SFA・MA一体型の営業支援ツールです。名刺情報をスキャンするだけで専任オペレーターが顧客データベースを作成し、重複データの名寄せや人事異動ニュースと連動した顧客情報の自動更新にも対応します。

面倒な顧客情報の入力をすることなく、顧客情報に紐づけて営業報告や案件管理を実現できるので、営業活動を可視化し業務効率を高められます。営業業務をアウトソーシングした際に委託先にもホットプロファイルを活用してもらうことで、対応履歴や商談プロセスを見える化し、活動のブラックボックス化を防ぐことが出来ます。

まとめ


アウトソーシングは選択と集中によるコア・コンピタンス強化やコスト削減に効果を発揮します。一方で、外部委託に依存し過ぎるとノウハウ蓄積が難しくなる問題もあり、内製と外部委託のバランスが重要です。

イッツコムは情報共有の効率化やセキュリティ対策費の大幅削減につながるクラウドストレージ「Box」、営業コア業務への集中と組織的な営業活動の加速につながる「ホットプロファイル」など、内製と外部委託のバランスを最適化できるクラウド型サービスを提供しています。

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