名刺の整理方法をアナログ・デジタル別で解説！名刺管理ツールの必要性とは？

名刺情報は企業にとって重要な情報資産です。名刺は組織的に整理・管理することで、戦略的な営業活動が可能となります。名刺管理が従業員個人に依存していることで、名刺情報を活用できていないと感じている企業担当の方も多いのはないでしょうか。

名刺の整理は従業員個人ではなく組織的に行う必要があること、そのためにはクラウド型の法人向けツールが最適であることを理解すると、名刺の整理・管理方法を劇的に改善できます。名刺管理ツールとSFA（営業支援システム）との連携にも目を向け、名刺情報を最大限に活用しましょう。

そこでこの記事では、名刺を整理する必要性やアナログ式・デジタル式の整理方法、名刺管理ツールの有用性についてご紹介します。

名刺の整理はなぜ必要なのか

ビジネスパーソンは多くの名刺を交換・収集しますが、せっかくの人脈が「宝の持ち腐れ」になっているという課題も多く見受けられます。名刺整理には「今まさに重要な人物をすぐさま思い出せるようにする」という目的があります。まずは、名刺整理の課題と目的を明らかにした上で、必要性を把握しましょう。

名刺整理の課題

ビジネスパーソンは展示会や打ち合わせ・商談などの場で多数の名刺を交換し、長いキャリアの中で累計交換枚数が1,000枚以上に上るケースもあります。

日々増える名刺を適切に管理しなければ「所有しているだけ」となり、その価値に気付かぬままファイルの奥に埋もれたり、廃棄してしまったりすることも珍しくありません。
また名刺情報は企業にとっての重要な情報資産ですが、属人的な名刺管理によって組織として人脈を活用する機会が得られず、「宝の持ち腐れ」となる場合もあります。

名刺整理の目的

名刺を整理する目的は、最適なタイミングで人脈を活用するためです。名刺情報は適時活用しなければ意味がありません。ビジネスにはタイミングがあり、過去に失注した見込み顧客も、ニーズの顕在化に合わせて再アプローチすれば受注につなげることもできます。またビジネス課題の解決のために、アドバイスやコラボレーションに最適な人材を探す場合もあるでしょう。

こういったタイミングで、最適な人物をすぐさま思い出すために必要な取り組みが、名刺管理です。名刺を適切に整理・管理することで、形成した人脈を最適なタイミングで活用できます。

名刺整理術の必要性

名刺交換は人脈形成・活用のゴールではなくスタートです。デキるビジネスパーソンは、名刺を単なる紙としてではなくその人物自身として扱い、長期的かつ良好な関係性の基盤とします。

しかし蓄積された名刺は数百枚、ときには1,000枚以上にもなる場合があり、記憶に頼るには限界があるでしょう。そこで検索性や携帯性の高さなどを加味して、アナログ形式またはデジタル形式で効率的に名刺を整理・管理する必要があります。

【アナログ式】名刺の整理方法

アナログ式は紙のまま名刺を管理します。整理のためにはソート方法の検討が必須です。また名刺ホルダーにはファイル型・ボックス型・360度回転式などがあります。ここでは、アナログ式の名刺整理方法として、ソート方法と名刺ホルダー種別を見ていきましょう。

【ソート方法】五十音順

五十音順のソートは最も基本的な整理方法です。名刺に記載してある名前を「ア行・カ行…」という順番で整理します。担当者名をすぐに思い出したい場合は個人名でソートしますが、同じ企業内の名刺が多くなるなら企業名でのソートも可能です。企業名でのソートの場合、前株の企業名を「株式会社」込みにするのか抜きにするのかなど、整理のルールを設定しましょう。

【ソート方法】業種別

名刺は業種別のソートも可能です。一般的には業種名を「ア行、カ行…」という順番で整理します。五十音順ではなく、付き合いの多さ順で業種をソートすることも可能です。またコラボレーションを重視した名刺整理であれば、「カメラマン」「デザイナー」「ライター」といった、職種名での分類もできます。

【ソート方法】時系列

名刺は時系列での分類もできます。これは名刺を交換した時期で分類する整理方法です。単純に名刺交換の順序でソートすると混乱しがちなので、1カ月・3カ月・半年スパンなどで、期間を区切ってまとめるのがよいでしょう。各時期の名刺は五十音順などでソートします。このソート方法の利点は、「○○の時期に出会った人物」といった形で記憶を整理しやすくなる点です。

【名刺ホルダー種別】ファイル型

最も一般的な名刺ホルダーはファイル型のものです。透明な台紙のポケットに、1枚ずつ名刺を差し込みます。リングタイプのものならリフィルの増減により整理枚数の調整が可能です。

持ち運びを前提としたコンパクトなものもあれば、保管を前提とした背表紙付きのものもあります。保有する名刺が多くなれば、「ア行・カ行…」「印刷業・情報通信業…」「2010~2015年・2015年~2020年…」などのカテゴリで名刺を分け、複数の名刺ホルダーで整理することも可能です。

【名刺ホルダー種別】ボックス型

ボックス型の名刺ホルダーは、名刺整理専用のケースに上から名刺を差し込むものです。多くのボックス型名刺ホルダーには複数の仕切りがあるため、五十音順などのカテゴリで分類整理できます。

商品によってはケースの両端が斜めに開くものもあり、名刺を傾けながら検索可能です。うまく使えばファイル型のものより検索性に優れますが、据え置きが前提であるため持ち運びには向きません。

【名刺ホルダー種別】360度回転式

360度回転式の名刺ホルダーもあります。卓上に置いたホルダーをハンドルで回転させ、パラパラとめくって目的の名刺を検索する仕組みです。

五十音順などでインデックスを差し込むものが多く、慣れれば直感的に素早く検索できます。簡単な操作で名刺の裏面も確認できますが、卓上での据え置き利用が前提です。

【関連記事：『名刺管理の方法はデジタルがおすすめ！生産性向上につながる名刺管理とは』】

【デジタル式】名刺の整理方法

デジタル式の場合、Excelによる名刺整理は非効率なため、名刺管理ツールの活用が主流です。データ入力すると自動でソートされ、アプリの機能によって指定条件での並び替えや検索もできるため、ソート方法は問題になりません。ここでは、デジタル式の入力方法やツールごとの管理方法の違いを解説します。

【入力方法】OCR（光学式文字認識）

デジタル管理の場合、名刺情報の主流な入力方法はOCR機能を利用するものです。専用のスキャナやスマホのカメラで画像を読み込み、アプリのOCR機能を利用して文字情報を抽出します。

手軽で素早く名刺情報を入力できますが、プログラムによって認識のクセや精度はさまざまです。読み取りミスがあれば手入力で情報を修正します。

【入力方法】オペレーターによる代替入力

サービスによっては専任のオペレーターによる代替入力に対応しています。カメラやスキャナで名刺の画像を取得すると、ベンダーのオフィスへ画像データが送信され、専任のオペレーターが情報入力する仕組みです。

OCR機能を利用するより情報反映に時間はかかりますが、入力ミスを防止しやすく、大量の名刺情報のデータ化でも手間がかかりません。手間をかけず高精度に情報入力できる他、サービスによっては名寄せも対応します。

【管理方法】Excel

名刺のデジタル管理の方法として、Excelなどの表計算ソフトを使うものがあります。Excelを標準ツールとする企業なら、ツール導入や教育のコストをかけずに運用できるのがメリットです。

一方で、Excelは名刺整理に特化したツールではないため、名刺データの共有や活用に難があります。

【管理方法】名刺管理ツール

Excelに代わって主流となっている名刺のデジタル管理方法は、名刺管理ツールを活用するものです。

名刺管理ツールには、名刺からアドレス帳を作成する程度のものもあれば、人事異動・転職などの属性変化や近況の情報取得ができるものもあります。ツールによってはオンライン名刺交換も可能です。法人向けツールであれば、システム利用者全員での名刺情報の共有にも対応します。

【関連記事：『名刺管理ソフトとは？メリットや機能、比較ポイントをわかりやすく解説』】

【管理方法】名刺管理ツール+SFA

名刺管理ツールとよく組み合わせて利用されるのがSFA（営業支援システム）です。SFAは組織的な営業力を強化するツールの総称で、顧客情報と紐づけた営業アプローチリストや営業履歴などの一元管理・共有に対応します。

名刺管理ツールと機能が重複する部分も多いため、名刺管理機能と一体型のSFAも多く存在します。このタイプのツールなら、名刺を整理するだけでなく、社内人脈を有効活用して営業力を強化できます。

【関連記事：『SFAとは？CRMとの違いや導入のポイント、MA・名刺管理との連携を解説』】

専用ツールで名刺情報を整理・管理するメリット

名刺管理ツールはクラウド型なら名刺情報にどこからでもアクセスでき、法人向けなら組織全体での共有を前提とします。名刺情報を有効活用するなら、法人向けかつクラウド型の名刺管理ツールがおすすめです。ここでは、名刺管理ツールを活用するさまざまなメリットを解説します。

名刺情報を素早く検索できる

名刺管理ツールのメリットのひとつは、アナログ管理に比べてはるかに検索性が高いことです。ツールによって検索項目は異なりますが、企業名・役職名・個人名・住所などで簡単に一括検索できます。

アナログ管理のような「どのような順番で名刺をソートするか」「増え過ぎた名刺をどのように整理するか」といった悩みとは無縁です。検索速度も非常に高速で、名刺情報をどれだけ蓄積しても、目的の名刺に素早く間違いなくたどり着けます。

社内人脈を組織全体で共有できる

法人向けの名刺管理ツールの多くは、組織内での情報共有を前提とするため、社内人脈を可視化できるのもメリットです。

名刺の個人管理は顧客情報の属人化を招きやすく、組織的な営業力強化を阻害し、トップセールスとそれ以外との成績差が縮まりません。またターゲット企業のキーマンとの人脈が社内にあることを気付かず、ビジネスチャンスを逃すこともあるでしょう。

社内人脈を組織全体で共有すれば、個人レベルではなく組織として、ベストなタイミングで人脈を活用できるようになります。

いつでもどこからでもアクセスできる

クラウド型の名刺管理ツールなら、いつでもどこからでも名刺情報にアクセスできます。大量の名刺を管理する場合、アナログ管理だと持ち出せる量に限界があり、必要な情報にアクセスできない場合もあるでしょう。この問題はExcelによる名刺管理でも同様です。

クラウド型の名刺管理ツールなら、名刺情報は外部のサーバに保存されるため、出先からでもスマホひとつで目的の情報にアクセスできます。

名刺情報を安全に管理できる

名刺管理ツールは情報漏えい防止にも効果的です。アナログ管理とは違い、名刺自体を紛失したり、抜き取られたりすることはありません。

名刺の汚損・劣化・破れによって情報を読み取れなくなることも、Excelファイルのようにファイル自体をメールで誤送信する恐れもなく、安全に情報を管理できます。

名刺情報の自動更新に対応できる

名刺管理ツールによっては情報の自動更新に対応するのもメリットです。人事異動で勤務地や役職が変わったり、独立して起業したりした場合、古い名刺情報は役に立たなくなる場合もあります。自動更新機能のあるツールなら、属性の変化を瞬時に察知することが可能です。これにより付き合いの連続性を保てるため、ビジネスチャンスを逃すリスクを低減できます。

オンライン名刺交換もできる

名刺管理ツールによっては、ツール単体でオンライン名刺交換も可能です。オンライン名刺交換とは、インターネットなどを通じて、デジタルな名刺情報を遠隔で交換することを指します。

オンライン名刺交換をすれば、名刺を紙で管理する必要はありません。Web上で構築した人脈ともスムーズに名刺交換ができ、対面でも非接触で名刺交換ができます。取得した名刺情報はそのままデータベース化されるため、整理の手間もかかりません。

【関連記事：『名刺交換のビジネスマナーをチェック！オンライン名刺交換という方法も◎』】

名刺情報をフル活用したビジネス加速ならイッツコム！

名刺管理ツールは名刺管理のみにフォーカスした製品も多く、営業とのシームレスな連携がネックです。そこで名刺管理・SFA・MA（マーケティングオートメーション）一体型の「ホットプロファイル」なら、顧客管理・顧客育成・商談管理など、ひとつのツールで営業プロセスをトータルサポートできます。

社内人脈を効率的かつ安全に共有できる「ホットプロファイル」

ホットプロファイルの強みのひとつは、社内人脈を効率的に可視化・共有できることです。名刺のスキャンまたはCSVファイルの読み込みだけで、専任のオペレーターが高精度で顧客情報を入力し、安全なクラウド上に顧客データベースを作成します。システム利用者全員の名刺情報を集約し、自動名寄せや顧客情報の自動更新にも対応するため、入力や整理の手間がかかりません。

データ化した名刺情報には業種・従業員数などの企業属性情報を自動付与し、顧客関連情報は「お客さまカルテ」から一望できるため、情報の検索性も抜群です。またホットプロファイルユーザー以外とのオンライン名刺交換にも対応し、人脈形成も加速できます。

WebアプリはNASAや米国国防省でも採用されるAWSのプラットフォーム上で提供され、スマホ紛失時にはリモートでのロック/ワイプもできるため、情報漏えい対策という意味でも安心です。

名刺情報を営業活動にフル活用できる「ホットプロファイル」

ホットプロファイルはSFA（営業支援システム）機能も備え、名刺情報を営業活動にフル活用できるのも魅力です。名刺管理と連動した営業アプローチリストの作成・管理、タスク管理・商談管理・目標管理などに対応します。企業情報と紐づけ、顧客別・部署別・商材別などさまざまなセグメントで売上を可視化し、予算と実績を比較しながら進捗管理できるため、効率的な売上予測が可能です。

さらにOne To One形式またはメルマガ形式のターゲティングメールの一斉送信、顧客属性やWeb行動履歴の自動分析によるホットリードの通知機能にも対応し、名刺情報を最大限に活用して営業効率を向上できます。

まとめ

名刺情報は企業にとって重要な情報資産ですが、名刺の誤った整理・管理により、「宝の持ち腐れ」となっているケースは珍しくありません。クラウド型の法人向け名刺管理ツールは、名刺情報にいつでもどこからでもアクセスでき、組織として社内人脈を活用するための機能が整っています。

ただし名刺管理ツールはあくまで名刺の整理・管理にフォーカスするツールです。名刺情報を営業活動に生かすなら、SFAやMAとの連携も視野に入れましょう。

イッツコムは名刺管理・SFA・MA一体型の「ホットプロファイル」を提供しています。名刺情報の管理と活用をお求めなら、クラウド型法人向けツールで最適なサポートができるイッツコムにご相談ください。