オフィスサイネージを導入する6つのメリット｜活用例と導入手順

オフィスサイネージは、紙の掲示物や社内メールに代わる新しい情報発信手段として注目されています。リアルタイムで情報を更新できるだけでなく、動画や音声を組み合わせたコンテンツを配信できるため、従業員の目を引きやすく、情報共有やモチベーション向上にも大きな効果を発揮します。

さらに、来訪者への企業ブランディングやオフィス空間の演出にも活用でき、単なる掲示板以上の役割を果たせる点も魅力です。この記事では、オフィスサイネージを導入する6つのメリットを解説し、実際の活用例や導入手順も紹介します。導入を検討している担当者の方はぜひ参考にしてください。

オフィスサイネージとは？

オフィスサイネージは、オフィスの受付・エレベーターホール・食堂・執務スペースなどに設置するデジタルサイネージの総称です。液晶ディスプレイやプロジェクターに接続したSTB（セットトップボックス）で配信コンテンツを切り替え、自社オリジナルの動画・スライド・画像・音声コンテンツを配信できます。

従業員向け・来客向けにさまざまな情報を継続的に配信でき、スケジュール配信機能によるコンテンツの切り替えも容易です。

ポスターなど従来の掲示物より情報量・視認性・管理コストといった面でメリットが大きく、多くの企業がプッシュ型の情報配信ツールとして重宝しています。

【関連記事：デジタルサイネージとは？仕組み・メリット・活用例を分かりやすく】

オフィスサイネージを導入する6つのメリット

オフィスサイネージは紙媒体の掲示物に比べてさまざまなメリットがあります。例えば更新・管理にかかる業務負荷やコスト、メールや社内ポータルにアクセスしない/できない従業員にも効率的に情報を伝達できることです。社内コミュニケーションの活性化にも役立ち、防災・災害情報の配信ツールとしても便利に活用できます。

1.掲示物にかかる業務負荷やコストを大幅削減

ポスターなど紙媒体の掲示物の場合、印刷用のデザイン・出力・配送・掲示・破棄の作業が必要です。掲載期間の管理徹底などの業務負荷も大きく、多大な手間やコストがかかります。多くの情報を伝えるために複数の掲示物を並べて貼り付けるなど、掲示スペースを広く取りがちなことも懸念点です。

オフィスサイネージに切り替えれば、掲示物の管理を効率化できます。特にクラウド型オフィスサイネージは、設置台数・拠点数が多くてもオペレーション用のPCからタイムリーに更新可能です。ディスプレイ1つで複数コンテンツを切り替えて表示でき、省スペースで効率的な情報配信ができるようになります。

2.共有情報の伝達率を向上

オフィスサイネージは共有情報の伝達率向上に多大な効果を発揮します。ポスターなど紙媒体による情報は目に留まりにくく、メールや社内ポータルに記載した情報は従業員による自発的な検索が必要です。「従業員の関心が高い情報をうまく届けられていない」ということも起こるでしょう。

オフィスサイネージは動画・音声ならではの高い訴求力を生かし、共有したい情報を効率的に伝えられます。さらに、オフィスサイネージでメールや社内ポータルへ誘導し、従来の情報発信ツールによる伝達率向上をサポートすることも可能です。

3.従業員の意識付けやインナーブランディング

従業員の意識付けやインナーブランディングに役立つのも、オフィスサイネージを活用するメリットです。サイネージ端末を社員食堂やエレベーターホールなど従業員の目に入りやすい場所に設置し、必要に応じて同じ情報を配信し続けるとよいでしょう。

例えば、機密情報・精密機器の取り扱いや書類提出の期限について繰り返し注意喚起すると、事故や申請漏れの防止に役立ちます。また社長メッセージや企業理念・ブランド価値を繰り返しアピールすることで、組織文化の浸透や帰属感・モチベーションの向上を期待できるでしょう。

4.PCレス従業員との情報格差の解消

全従業員に向けた情報をオフィスサイネージで配信することで、従業員間の情報格差を解消できることもメリットです。メールや社内ポータルで社内情報を伝達するのもよいですが、手元にデバイスがない現場で作業する従業員は内容を確認できません。

サイネージ端末をこういった現場の各所に配置することで、業務の動線上で自然に情報を得られるようになります。特に大型の高輝度ディスプレイは設置場所を問わず大きな文字を明るく表示できる上、歩きながらでも内容を読み取りやすいのが利点です。

5.社内コミュニケーションの活性化

会話のきっかけ作りや積極的なイベント参加など、社内コミュニケーションの活性化に役立つことも、オフィスサイネージを活用するメリットです。

例えば優秀な従業員や売上の達成率を紹介すると、話題を提供しつつ、モチベーションも刺激できます。研修・部活動・交流イベントの成果をアピールして、個人またはグループでの参加を促すことも考えられるでしょう。

他にも、ミーティングで配信コンテンツが話題に上るなど、さまざまな面でコミュニケーション活性化に役立ちます。

6.防災・災害情報の配信と安全配慮

オフィスサイネージは、災害発生時など緊急時のスムーズな情報伝達に活用できるのもメリットです。

災害発生時は、通信インフラの混雑・故障などで情報収集が困難になりがちです。そのようなケースを見据え、配信コンテンツを自動で災害情報や避難経路に切り替えられるオフィスサイネージもあります。

一方、平常時には防災コンテンツを配信することもできるため、従業員の防災意識を高めつつ、安心・安全に働ける環境作りに役立つでしょう。

オフィスサイネージの活用例

誰に向けて何を伝えたいかによって、オフィスサイネージの効果的な設置場所と配信内容は変わります。例えば来客向けならエントランスで企業情報などを配信し、オフィスビル内の勤務者には社員食堂やエレベーターホールで社内情報などを配信するのが効果的です。工場内では安全管理などに関する情報を配信し、情報格差の解消を目指しましょう。

エントランス

オフィスのエントランスは企業の第一印象を決めるエリアです。受付のわきなどにウェルカムボードとしてオフィスサイネージを設置することで、取引先や採用面接者などに向けて、企業情報やブランド情報をアピールできます。

タッチパネル式の機種を採用し、施設案内や自社製品・サービス情報などを、来客自身が選択できる仕組みにすることも可能です。同様の発想で、ショールームに来客向けコンテンツを配信するオフィスサイネージを設置することも考えられます。

社員食堂

社員食堂は多くの従業員が長時間滞在し、また何気ない会話も生まれやすいため、オフィスサイネージの設置効果が高いエリアです。従業員紹介・企業ニュースなど会話のきっかけになるコンテンツ、社内表彰・売上達成率などモチベーションアップにつながるコンテンツが向いているでしょう。

健康診断のお知らせや任意参加セミナーの案内など、各種連絡事項の周知にも効果的です。他にも、占い・天気予報・風景映像などを配信して気持ちをリフレッシュさせるなど、多彩なコンテンツ配信で従業員満足度の向上にも役立つでしょう。

エレベーターホール

エレベーターホールやエレベーター内は、オフィスビル内で暇を持て余しがちなエリアです。この隙間時間を有効活用した情報伝達にも、オフィスサイネージは便利に活用できます。

エレベーターは多くの従業員が日々利用する上、壁面のサイネージ端末を自然に注視しやすいこともポイントです。必ず共有したい告知・通達などのコンテンツ配信に向いているでしょう。動画やスライドを使って短時間で多くの情報を伝えられ、紙の掲示物よりもスムーズかつ効率的な情報伝達ができます。

工場

安全に作業するための注意事項・マニュアルやヒヤリ・ハット情報などを分かりやすく伝えることで、従業員の安全管理意識を高めやすくなります。

現場ごとの品質目標や全社共通の周知事項なども共有でき、品質向上・生産性向上に役立つでしょう。他にも人材教育コンテンツ・工場施設案内・バス運行スケジュール・社員食堂の日替わりメニュー紹介など、工場内スタッフの働き方に役立つさまざまなコンテンツを配信できます。

オフィスサイネージのコンテンツ配信方式

オフィスサイネージの運用中には、伝達したい情報に合わせて配信コンテンツを更新することが必要です。コンテンツ配信方式は「スタンドアロン型」と「ネットワーク型」に大別できます。ネットワーク型は配信管理用サーバをネットワーク内のどこに設置するかで複数の形態がありますが、手間なく活用しやすいのは「クラウド型」です。

スタンドアロン型

スタンドアロン型のオフィスサイネージは、ディスプレイ本体や外付けSTBに、配信コンテンツの入った記憶装置（USBメモリやSDカードなど）を直接接続して運用するものです。設置が簡単で導入費用も安く、同じ情報を繰り返し配信するだけの運用には便利に活用できます。

ただし、コンテンツ更新の際は手作業で記憶装置を差し替える必要があり、複数台のサイネージ端末で配信内容を連動させることもできません。サイネージ端末を設置するフロア・室数や拠点数が多い場合、管理面の非効率さが問題になることもあるでしょう。

クラウド型

クラウド型のオフィスサイネージは、インターネット経由でクラウド上のサーバにコンテンツをアップロードし、複数のSTBおよびサイネージ端末を遠隔管理できるものです。Wi-Fi・LANケーブル・SIMカードなどに対応するSTBを表示装置に接続し、ベンダーが提供するWebアプリなどから配信コンテンツを切り替えます。

ベンダーのサーバを活用するため、社内でのサーバ管理は必要ありません。複数サイネージの一括管理にも対応でき、多台数・多拠点の運用でも非常に効率的です。高所など手の届きにくい場所にサイネージ端末を設置しても、簡単にコンテンツ更新ができます。

ただし運用にはインターネット・Wi-Fi環境が必要です。オフィスサイネージ運用に長けたベンダーを選ぶことも大切です。

オフィスサイネージの導入に必要なもの

オフィスサイネージを導入するには、単にディスプレイを設置するだけでなく、STB（セット・トップ・ボックス）やコンテンツなどの機器・システムをそろえる必要があります。

必要な要素を理解していないと「表示が止まる」「更新が大変」といった課題に直面することもあります。ここでは、オフィスサイネージの導入に欠かせない機器・システムについて解説します。

STB（セット・トップ・ボックス）

STB（セット・トップ・ボックス）は、ディスプレイにコンテンツを表示させるための小型機器です。PCやスマートフォンから送られたデータを受信し、適切な形式で映し出す役割を担います。オフィスサイネージにおいては「頭脳」となる部分であり、コンテンツ更新のしやすさや安定性に大きく関わります。

性能が不足していると動画がカクついたり、複雑なコンテンツを正常に再生できなかったりするおそれがあるため注意が必要です。導入時にはCPU/GPUの処理能力、CMSとの互換性、対応フォーマット、管理機能などを確認し、利用目的に適したスペックのSTBを選びましょう。

ディスプレイ

ディスプレイは、サイネージの「見せる部分」を担う機材です。オフィスサイネージでは、設置場所に応じて最適なサイズや仕様を選ぶ必要があります。

例えばエントランスや受付のように来客が多い場所では、大型かつ高輝度のディスプレイを選ぶことで視認性が高まり、企業イメージの向上につながります。一方、通路や休憩スペースなどの狭い場所では、小型や縦型のディスプレイが適しています。

また、長時間の連続稼働を前提とするため、家庭用テレビではなく耐久性の高い業務用ディスプレイを選ぶのが望ましいでしょう。設置環境によっては、ディスプレイスタンドや壁掛け金具が必要になる場合もあります。

【関連記事：LEDと液晶、どちらが最適？用途で選ぶデジタルサイネージの表示方式】

コンテンツ

どれだけ高性能な機器をそろえても、サイネージに表示するコンテンツが魅力的でなければ効果は半減します。オフィスサイネージでよく使われるコンテンツは主に4種類です。

• 静止画コンテンツ：社内告知、スケジュール、ポスター的な掲示物に適しており、作成や更新が容易で汎用性が高い
• 動画コンテンツ：会社紹介映像やイベント告知など、動きのある情報で注目度を高めたい場合に効果的
• Webコンテンツ：天気予報、ニュース、株価など、外部サイトと連携したリアルタイム情報配信が可能
• 音声付きコンテンツ：注意喚起や緊急連絡など、視覚だけでなく聴覚にも訴えたい情報に有効

選定にあたっては「誰に」「どんな情報を」「どのように届けたいか」を意識することが重要です。オフィスの利用シーンに合わせて複数のコンテンツを組み合わせれば、より効果的な情報発信が実現できます。

CMS（管理システム）

CMS（コンテンツ・マネジメント・システム）は、サイネージで流すコンテンツを一元管理する仕組みです。CMSを導入すれば、複数台のディスプレイにスケジュール設定を行ったり、コンテンツを一括更新したりできます。特に大規模オフィスや複数拠点を持つ企業では、CMSの有無が運用効率を大きく左右します。

選ぶ際のポイントは「価格」「ライセンス数」「操作性」です。導入コストに加えて、月額利用料や利用できる端末数なども確認しておきましょう。また、担当者が直感的に操作できるかどうかも重要です。複雑すぎるシステムでは更新が滞り、情報発信の鮮度が落ちかねません。導入前にはデモを確認し、実際の使い勝手を確かめると安心です。

【クラウド型】インターネット環境

クラウド型のオフィスサイネージには、安定したインターネット環境が欠かせません。クラウドを通じてコンテンツを配信する仕組みのため、通信が不安定だと表示が止まったり、更新が反映されなかったりするリスクがあります。特に動画や大容量データを扱う際には、十分な通信速度と安定性を確保することが重要です。

オフィスサイネージの導入・運用にかかる費用

オフィスサイネージを導入する際は、「導入費」と「運用費」の両方を把握しておくことが重要です。費用感を理解せずに進めてしまうと、予算オーバーや想定外の支出につながるおそれがあります。導入目的や運用規模に応じて必要な機材やサービスを選び、トータルコストを試算しておきましょう。ここでは、導入費と運用費の目安を解説します。

導入費

オフィスサイネージの導入費用は、機材のスペックや設置場所によって大きく変わります。例えばエントランスに大型ディスプレイを設置する場合と、会議室に小型モニターを導入する場合とでは、必要な投資額に大きな差があります。

さらに、配信システムの種類（クラウド型かオンプレミス型か）、コンテンツ制作を外注するかどうかも費用に影響する点に注意が必要です。以下は代表的な導入費用の目安です。

• ディスプレイ：10万円～300万円
• ディスプレイスタンド：2万円～20万円
• 記憶媒体（USB/SDカード）：500円～1万円
• STB（セットトップボックス）：3万円～25万円
• CMS（管理システム）：月額4,000円～1万円
• コンテンツ制作：2万円～10万円
• 工事費用（配線・設置）：2万円～20万円

運用費

導入後の運用費は、サイネージを継続的に稼働させるために欠かせないコストです。なかでも注意すべきは「コンテンツ更新費用」です。自社で制作する場合は人件費がかかり、外注する場合は内容や制作ボリュームに応じて数万円から数十万円に及ぶこともあります。

さらに、保守・サポートを契約しておけば、万一のトラブル時にも迅速な対応を受けられるため安心です。以下に運用費の目安を示します。

• 電気代：月額2,000円以下（ディスプレイの稼働時間による）
• コンテンツ更新費用：1万円～50万円以上
• 保守・サポート費用：月額3,000円～5,000円
• インターネット回線：月額4,000円～6,000円
• サーバ使用料：月額5,000円以上

【関連記事：デジタルサイネージの価格相場はいくら？導入や運用にかかる費用】

オフィスサイネージの導入手順

オフィスサイネージを導入する際は、やみくもに機材を購入して設置するのではなく、目的を整理し、計画を立てることが重要です。計画が不十分なまま導入すると、「使われないディスプレイ」になってしまうおそれがあります。

ここでは、オフィスサイネージを効果的に導入するための5つの手順を解説します。

ステップ1.導入目的・プランを明確にする

まずは、オフィスサイネージを導入する目的を明確にしましょう。社内の情報共有を効率化したいのか、従業員の意識付けやモチベーション向上を目指すのか、それとも来訪者への企業ブランディングに活用したいのかによって、設置場所や配信コンテンツは大きく変わります。

目的が曖昧なままでは効果が測定しにくく、「導入したものの活用されない」といった状況に陥りやすくなります。導入後の姿をチームで共有し、目標を設定したうえでプランを練ることが大切です。

ステップ2.設置場所・設置方法を決める

次に、どこにサイネージを設置するかを決めます。オフィスではエントランスや受付、会議室、休憩スペースなど、人が自然に集まる場所が効果的です。設置方法には壁掛け式、スタンド式、天つり式などがあり、オフィスのレイアウトや動線を考慮して選ぶ必要があります。

ディスプレイの設置によって動線が遮られたり、非常口が塞がれたりしないよう、安全面にも配慮しましょう。スペースが限られている場合は、省スペース型の縦型ディスプレイや小型ディスプレイを選ぶ方法もあります。

ステップ3.機器やシステムを選ぶ

設置場所が決まったら、必要な機器やシステムを選定します。ディスプレイやSTB、CMSに加え、クラウド型かオンプレミス型かといった運用形態も検討しましょう。複数のベンダーから見積もりを取り、費用だけでなくサポート体制や実績も比較することが大切です。

また、オフィスサイネージの運用は長期に及ぶため、将来的に必要な機能を備えているかも確認しておきましょう。スケジュール管理や音声認識対応など、運用目的に合わせた機器・システムを選ぶことが求められます。

ステップ4.コンテンツを制作する

サイネージの効果を左右するのはコンテンツの質です。制作方法には、社内でPowerPointや動画編集ソフトを使って作成する方法と、外部の制作会社に依頼する方法があります。

社内イベントの告知や経営メッセージは社内制作で十分対応できますが、プロモーション動画やブランディング映像など高いクオリティが求められるものは、外部に依頼したほうが効果的です。さらに、静止画・動画・Webページ・音声付きコンテンツを目的に応じて組み合わせることで、飽きのこない発信が実現できます。

ステップ5.配信開始

準備が整ったら、いよいよ配信を開始します。単発で行うのではなく、スケジュールを立てて定期的に更新することが重要です。特に社内情報共有を目的とする場合は、最新情報をタイムリーに発信することで従業員の関心を維持できます。

また、運用開始後は定期的なメンテナンスを行い、ディスプレイの明るさやSTBの動作チェックを欠かさないようにしましょう。さらに効果測定を実施し、「どのコンテンツがよく見られているか」「従業員の反応はどうか」を把握して改善につなげれば、サイネージの価値を最大限に高められます。

【関連記事：デジタルサイネージ運用の必須知識！よくある課題や解消法も解説】

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スタンドアロン型のオフィスサイネージは、コンテンツ更新の際に手作業でUSBメモリなどの差し替えが必要です。多台数を運用したり、高所など作業しにくい場所に設置したりするならば、インターネット経由で配信管理ができるクラウド型を選びましょう。

コンテンツの配信管理はWebブラウザから行う仕組みです。インターネット環境があれば、どこからでも各拠点のサイネージ端末を一括管理できます。管理者・担当者が在宅勤務中でも問題なく対応可能です。

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クラウド型オフィスサイネージをWi-Fi接続すると、サイネージ端末までLANケーブルを配線する必要がなく、美観を損なわずに設置できます。エントランス・社員食堂・エレベーターホール・工場など、さまざまな場所にWi-Fi環境を整備するならば、業務用Wi-Fiアクセスポイント（AP）の設置がおすすめです。

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まとめ

オフィスサイネージは動画やスライドなどのコンテンツを配信できる上、紙媒体より視認性も高く、従業員や来客に向けて多くの情報を効率的に伝達できます。エントランス・社員食堂・エレベーターホールの他、工場などでも便利に活用される情報配信ツールです。

運用面での効率性を高めたい場合は、PCから手間なくコンテンツ更新ができるクラウド型デジタルサイネージを導入しましょう。イッツコムは、クラウド型デジタルサイネージと高性能APをセットで提供できます。オフィスサイネージの導入をお求めの際は、効率的な運用環境を一括サポートできるイッツコムにご相談ください。