やり方次第でテレワークの効率は上がる！導入企業にできること

テレワーク導入が進む中、さまざまな課題も見えてきました。テレワークにより作業効率が上がったという意見もあれば、下がったという企業もあります。どちらを信じればよいのか分からず、テレワーク導入をためらっている企業もあるのではないでしょうか。

そこでこの記事では、テレワークの効率を上げるために企業ができることを取り上げます。働きやすいテレワーク環境のポイントが分かれば、ビジネスの成長につながる長期的に運用できるシステムを構築できるでしょう。

テレワークで効率は上がるのか？下がるのか？

業務効率化や働きやすい環境作りに効果が期待できるテレワークですが、実際に実施した事例を見ると、効率が「上がった」企業と「下がった」企業があります。その違いを分けるポイントのひとつとして挙げられるのは、テレワークの導入プロセスです。

新型コロナウイルス感染拡大により、テレワークを導入する企業は一気に増えました。導入スタイルやシステム、業務ツールなどを吟味することなく、慌ててテレワーク環境を構築した企業も少なくありません。

しかし、テレワークのメリット・デメリット、通信環境やツールのセキュリティレベル、使いやすさなどを考慮して導入しないと、思うような成果を得られない可能性があります。テレワークを一時しのぎのシステムではなく、長く使える効率の良いビジネス環境として導入するためには、この見極めが不可欠です。

テレワークで効率が上がる理由

テレワークには、在宅勤務、モバイルワーク、社外ワークスペースの利用など、さまざまな形があります。業務内容や社員の家庭事情に合わせて最適な形を選ぶことが重要です。

テレワークをうまく運用すれば、効率を下げることなくビジネスを継続させられるだけでなく、従来のオフィスワークよりも効率を上げることも期待できます。テレワークで効率が上がるのはなぜなのか、その理由をご説明しましょう。

時間を有効利用できる

テレワークでは、社員の裁量で時間をより効率的に使えます。営業職であれば、取引先への直行・直帰が可能です。オフィスへの往復時間を計算する必要がないため、業務時間を目一杯使ってスケジュールを立てられます。ノートパソコンやタブレットを使えば、移動中の隙間時間にフォロー営業や事務作業をこなすことが可能です。

またテレワークと併せて業務時間をフレックスにすれば、自分のペースで仕事ができます。休憩や食事の時間を周りに合わせる必要もありません。邪魔が入ってしばしば業務が中断するということもなく、目の前の仕事に集中できます。

ライフスタイルに合わせた働き方ができる

子育てや介護など、家庭の事情に合わせた働き方ができるのもテレワークの利点です。通勤がネックになって離職を検討する有能な社員を手放さずに済みます。家庭の事情を考慮してもらえているという気持ちから、オフィスで働いていたとき以上の頑張りを見せる社員も少なくありません。

テレワークを機に地方暮らしを始める方も増えています。ワークライフバランスが保てると仕事へのモチベーションが上がり、ビジネスにつながる新たなヒントを見つけることもあるようです。

ストレス軽減による集中力アップ

集中力を高めやすい環境を確保しやすいことも、テレワークによって業務効率が上がる理由のひとつです。満員電車で通勤すると、朝から疲労やストレスを抱えた状態で仕事に取り掛かることになります。テレワークで通勤ストレスから解放されると、体力的にも精神的にも余裕のある状態で仕事を始めることが可能です。

室温や明るさといった空間環境も自分好みにできるため、心地良い状態で業務できます。軽くストレッチやヨガをしたり、お気に入りのドリンクで一息ついたりなど、疲れを感じたときのリフレッシュ方法も自由です。

テレワークで効率が下がるケースがあるのはなぜ？

業務効率を上げる要素のあるテレワーク導入が、かえって効率を下げてしまう結果につながったという企業もあります。多くの場合、テレワークで想定される課題とそれを補う対処法を考慮せずにテレワークを導入してしまったことが原因です。

ここでは、テレワークの導入により業務効率が下がる原因を取り上げます。これらを踏まえた上でテレワークを導入すれば、失敗するリスクを軽減できるでしょう。

1人で働くのが苦手な社員がいる

融通の利くテレワーク環境を生かし、効率的に仕事ができる社員がいる一方、1人で働くのが苦手、あるいは誰かがそばにいたほうがやる気が出るというタイプの社員もいます。

自分で業務管理ができず、誰かの指示を待ってからしか動けない指示待ちタイプの人もテレワークには不向きです。テレワークにおいては1から10までサポートすることはできないため、業務がなかなか進まないでしょう。

また、テレワークではチャットツールで情報共有をすることが多くなりますが、中にはテキストを使ったコミュニケーションが苦手な社員もいます。このように1人で働くことが苦手な社員がいることを把握した上で、適切なサポートを心掛けることが重要です。

勤怠管理の方法が分からない

テレワークでは出勤・退勤や休憩の入出といった勤怠管理がしにくいのが難点です。そのため、自己管理ができずに怠けてしまう社員が出てくる場合があり、これにより業務効率は下がってしまう恐れがあります。

パソコンのスクリーンショットや、Webカメラ撮影を利用した勤怠管理ツールもありますが、「常に監視されている」と感じる方も少なくありません。ストレスの少ない環境下で働けるというテレワークの魅力を生かしつつ、業務効率を落とさないようマネジメントすることが求められます。

意思の疎通が図りづらい

テレワークでは物理的に離れた状態で仕事を行うため、コミュニケーション不足に陥りがちです。メールやチャットなど、テキストだけを使ったコミュニケーションではニュアンスが伝わりづらく、確認のために余分な時間が必要になるかもしれません。

返事がなかなか来ないことによる業務の遅延もあります。情報の共有や説明、修正作業、承認のためにさまざまなツールを使わなければなりません。こうしたフローが煩雑になると時間もストレスも増大する恐れがあります。

テレワーク環境が整っていない

必要に迫られて慌ててテレワーク導入を決めた企業では、場当たり的に導入したシステムやツールが実状に即していないというケースが見受けられます。例えば、ペーパーレス化が進んでいない状態でとりあえずテレワークを導入しても、結局はオフィスに足を運ばなければならなくなるケースも多いでしょう。

セキュリティリスクの高いシステムを導入してしまったため、各社員にセキュリティに関するさまざまな手順を要求せざるを得ないというケースもあります。これでは安心して仕事に集中できません。

テレワークではやりにくい業務がある

テレワーカーを選ぶ際、家庭環境や希望などを考慮して決定する企業も多いことでしょう。しかし、オフィスでやっていた業務の全てがテレワークに向いているとは限りません。

同じ人が担当する業務の中でも、テレワークでできる業務とオフィスでしかできない業務が混在しています。オフィスでやっていた仕事をそのままテレワークにシフトすると、業務効率が下がったり、結局オフィスに頻繁に足を運ぶことになって手間が増えてしまったりする可能性があるでしょう。

テレワークのスタイルが社員にとっては不都合

「在宅勤務は、誰にとっても働きやすいテレワークのスタイルだ」と捉えられがちです。しかし、家庭の事情はそれぞれに異なります。「仕事に使える個室がないため、仕事モードになれない」という方や、「家族が勤務時間だと理解しておらず、用事を頼まれて集中できない」というケースも少なくありません。

また、サテライトオフィスを設置した場合は、社員によってはアクセスが悪く、これまでのオフィスで働いているのと変わらない通勤ストレスを感じる可能性もあります。

テレワークの効率を上げるコツ

テレワークの業務効率を下げる理由が分かったところで、そのウィークポイントを補うために何ができるかを考えてみましょう。

ポイントは「テレワーク環境の整備」「モチベーションを上げる工夫」「業務分担」「導入スタイル」の4つです。この4つをきちんと押さえてテレワーク導入を進めれば、テレワークは業務効率を上げる有効な手段となるでしょう。

仕事のしやすいテレワーク環境を整える

テレワーク環境を整備する場合にまず考えたいのは通信環境です。コストだけでなく、アクセスのしやすさやセキュリティなど、さまざまな要素を比較検討しなければなりません。

加えて、業務をサポートするITツールも必要です。互いの顔が見えないテレワークにおいて効率良く業務を進めるためには、さまざまなITツールを活用しなければなりません。選ぶ場合には、ツールの機能だけでなく、使いやすいかどうかも確認しましょう。

モチベーションを上げる工夫をする

同僚とのささいな会話や提案により、やる気を鼓舞されたりモチベーションが上がったりする方も少なくありません。雑談の推奨やテレワーク飲み会など、横のつながりを感じさせる工夫が必要です。

評価制度も見直しましょう。テレワークでは仕事に取り組む姿勢やプロセスが見えにくいため、結果第一主義に陥りがちです。このことが働く意欲をそいでしまうことも少なくありません。テレワークという新しい働き方に即した評価制度を作ることで、明確な目標をもって仕事に取り組めます。

業務分担の見直し

1人が担う業務には、テレワークに適した業務とテレワークではできない業務とが混在しています。オフィスでやっていた仕事をそのままテレワークにシフトすると、さまざまな不都合が起き、効率的に業務が進まない可能性があるでしょう。

改めて、テレワーカーの業務とオフィスワーカーの業務を分担し直すことが必要です。初めはやりにくく感じるかもしれませんが、運用を続けることでメリットを実感できるでしょう。

社員の実状に合ったスタイルで導入する

テレワークには、在宅勤務・モバイルワーク・社外ワークスペース利用という異なるスタイルがあります。どのスタイルを導入するかは、社員の実状に合わせて決めなければなりません。

「家族の理解が得られない」「小さな子どもがいて集中できない」といった家庭であれば、在宅勤務よりもサテライトオフィスやコワーキングスペースの利用などのほうがおすすめです。モバイルワークで営業する社員が立ち寄れる場所にサテライトオフィスがあれば、さらに効率アップが期待できます。

効率を上げるテレワーク環境とは

テレワーク導入における最重要事項のひとつは、テレワーク環境の整備です。コストだけでなく、テレワークに適したサービスかどうかを見極めてから選ばなければなりません。社員が働きやすく、効率的に業務をこなせるテレワーク環境を整備するためのポイントをまとめました。

安全性の高い通信環境

通信環境を整備する場合には、安全性を最優先しましょう。個々の社員のセキュリティ意識だけに依存していたのでは、大切な情報を守れません。社員にとっても大きなストレスになります。高セキュアな通信環境を整えると、安心して仕事に集中できるでしょう。

インターネット環境やデバイスも、社員の私物ではなく会社から支給するほうが安全です。初期費用はかかりますが、情報漏洩などのリスクを考えると、より賢い方法だといえるでしょう。

顔を見ながら話せるコミュニケーションツール

社員のモチベーションを上げる手段として活用されているのが、ZoomなどのWeb会議システムです。顔を見ながら会話できるため、形式張った会議だけでなく、社員同士のコミュニケーションツールとしても大活躍しています。

コミュニケーションツールには、メールやチャットなど、テキストでやりとりするものも少なくありません。しかし、顔を見ながら話すコミュニケーションツールを使えば、表情や雰囲気からもさまざまな情報を読み取れます。気付きも多く、何かあったときのフォローもしやすいため、効率的な業務には最適です。

共同作業をスムーズに行う工夫

業務の中には、チームで行うものも少なくありません。各メンバーが離れた場所にいる場合は、チームプロジェクトを円滑に進めるための仕組み作りが必要です。今までとは違う承認方法や手順を決める必要があるでしょう。

チームプロジェクトをサポートするITツールの活用も欠かせません。情報共有や意思確認、業務指示などがスピーディーにできるツールを選びましょう。いくつかのツールを組み合わせて使う場合には、互換性も考慮しなければなりません。

イッツコムのサービスでテレワークを効率化！

安全性が高く仕事がしやすいテレワーク環境を整備したいなら、イッツコムにご相談ください。イッツコムでは、ビジネスに最適な通信環境はもとより、作業効率を上げるITツールもご提供しています。業態や事業規模など、自社ビジネスに合わせたテレワーク環境の整備が可能です。今回はその中から、テレワークにおすすめしたいサービスを3つご紹介します。

セキュアなテレワーク環境にはモバイル閉域接続

イッツコムのモバイル閉域接続は、お客さま専用の閉域網を使った通信サービスです。インターネットを経由しないため、どこにいても安心して社内ネットワークにアクセスできます。

専用SIMを使ってアクセスするため、在宅勤務やモバイルワーク、社外ワークスペースなどあらゆるテレワークスタイルで利用可能です。インターネットサイトへは社内経由でアクセスするため、社内のセキュリティポリシーが適用されます。導入は簡単で、VPNアプリも不要です。

Zoomの同時導入でコミュニケーションの不安を解消

社員同士の横のつながりを保ちながら業務を進める上で、Zoomはもはやマストアイテムです。イッツコムなら、通信環境や他のツールと併せて一括導入できます。

Zoomには画面共有機能があるため、互いの顔を見ながら話せるだけでなく、同じ資料を見ながらコミュニケーションを取ることも容易です。相手にライセンスがなくてもWeb会議に招待できるため、リモート営業などにも使えます。毎日のチャットツールとしても利用可能です。社内チャットだけのために他のツールを導入する必要はありません。

情報共有はboxで！互いの動きが見えるから無駄を省ける

boxは、容量無制限の情報共有ファイルであるだけでなく、1か所で共有・編集・検討・承認まで可能なグループウェアです。複数のメンバーで同時編集やプロジェクト管理もできるため、チーム作業の効率が飛躍的に上がります。

コメントやタスク機能も充実しており、メールやチャットなど複数のツールを確認する必要がありません。プロジェクトの進捗状況が見えるため、無駄なやりとりを省けます。Zoomとの連携で綿密な打ち合わせも可能です。

まとめ

テレワークで効率的にビジネスを進めるためには、働きやすい環境を整備することが必要です。テレワークに即した新しいルールや業務分担の見直しに加え、通信環境やITツールなど、安全で使いやすいシステムをよく選ばなければなりません。

イッツコムなら、通信環境からITツールまで、テレワークに必要なものを一括導入できます。イッツコムで提供しているサービスは安全性が高いだけでなく、ビジネスの効率を上げるポイントをしっかりと押さえたサービスばかりです。テレワーク環境の整備をご検討なら、ぜひイッツコムにご相談ください。