Zoomの基本的な使い方や初心者も使いこなしたい便利機能を解説
目次
Zoom Workplaceは1つのアプリでZoomミーティングやチームチャットなどを活用でき、組織内のコミュニケーションやコラボレーションの推進に役立ちます。
直感的な操作でミーティングの参加や主催ができ、ミーティング中にはホワイトボードなどを画面共有しつつ、音声やテキストでやりとりができます。バーチャル背景・アバターによるプライバシー保護や、ブレイクアウトルームによるセッション分割なども、覚えておきたい機能です。
そこでこの記事では、Zoom Workplaceの基本的な使い方や、初心者でも使いこなしたい便利機能を解説します。
Zoom Workplaceとは？
Web会議・企業面接・オンライン授業などで重宝されるZoomは、2024年6月に「Zoom Workplace」としてリブランディングされました。目玉機能の「AI Companion」を利用できるのは有料プランのみですが、無料プランでもコミュニケーションやコラボレーションに役立つ豊富な機能を利用でき、これまで以上に活用の幅が広がっています。
大規模なオンラインミーティングやウェビナーができる
Zoom Workplaceは、無料アプリを通じてZoomミーティングなどの便利な機能を利用でき、多くの企業でリモートワーク環境におけるWeb会議やオンラインセミナーに活用されています。
無料アカウントでは、最大100名が参加できるZoomミーティングを40分まで開催可能です。これ以上の時間を確保するには、有料プランへのアップグレードが必要になります。プロ以上の有料プランでは、ミーティング時間が1回あたり最長30時間に延長され、大規模ミーティングアドオンを利用すれば、参加人数を最大1,000名まで拡張できます。
なお、有料ライセンスが必要となるのはホスト（主催者）のみであり、招待された参加者は無料版のままで問題ありません。また、有料プランではウェビナーアドオンを追加することで、最大1万人が参加するZoomウェビナーを主催することも可能です。
【関連記事：Zoomのビジネスライセンスの魅力は価格以上？有料プランの選び方】
【関連記事：ウェビナーとは？Zoomウェビナーならではの機能や使い方】
チームチャットやホワイトボードなど関連機能も豊富
ZoomはWeb会議システムとして開発されましたが、相次ぐ機能追加により、総合的なコミュニケーションツールとして利便性が高まっています。
例えば、ミーティング前後に使えるビジネスチャット機能の「Zoom Team Chat（チームチャット）」や、Zoomクラウド上でアイデアを共有できる「Zoom Whiteboard（ホワイトボード）」などです。Gmailまたは職場や学校のMicrosoft 365アカウントを登録し、Zoomアプリ内で既存のメールやカレンダーを使うこともできます。
さらに、BoxやJiraといった、外部のクラウドストレージや、プロジェクト管理ツールなどとの連携も可能です。複数アプリを行き来する作業負担が減ることで、生産性向上や業務効率化などにつながります。
Zoomミーティングの参加や主催に必要なもの
ZoomミーティングはWindows PCやMacの他、iPhone/iPadやAndroidでも利用できます。ユーザーはZoom Workplaceアプリがあればミーティングにもウェビナーにも参加できますが、ウェビナーの主催には有料ライセンスが必要です。ここでは、Zoom Workplaceの基本機能を利用するために必須となる準備を解説します。
【関連記事：もう迷わないZoomウェビナーの使い方！設定や便利機能を詳しく解説】
PCでZoomを利用する準備
Zoom WorkplaceはPCとインターネット回線、無料のZoomデスクトップクライアントがあれば利用できます。PC関連の必須機器は以下3つです。
- Webカメラ：自身の顔を映してミーティングに参加する場合に必要
- マイク：自身の声を参加者に届けるために必要
- スピーカー：参加者の声を聴くために必要
これら全てが内蔵されているノートPCなどを利用する場合、機器の購入は必要ありません。内蔵されていない、または画質・画角・音質などに問題がある場合、外付けWebカメラやヘッドセットを用意しましょう。
スマホやタブレットでZoomを利用する準備
iPhone/iPadやAndroid端末でZoom Workplaceを利用する場合、デバイス本体にカメラ・マイク・スピーカーが内蔵されています。他に必要なものはモバイル回線のみです。ただし手持ちだと映像のブレなどが問題になりやすいため、スマホスタンド・タブレットスタンドを用意することをおすすめします。
スマホ・タブレットならではの利点として、ミーティング中に前面カメラ（インカメラ）と背面カメラ（アウトカメラ）を切り替え、建設現場やイベント会場の様子を中継することも可能です。
【初回】Zoomミーティングに参加する方法
PCでもスマホやタブレットでも、無料のZoom Workplaceアプリがあればミーティングにもウェビナーにも参加できます。ウェビナーの場合は参加時にメールアドレスの入力も求められますが、操作の手順はミーティングに参加する場合と同様です。
【関連記事：Zoomミーティングの使い方を予約・招待から参加方法まで一挙解説】
PCから参加
Windows PCやMacからZoomミーティングを利用する場合、参加するだけならアカウント取得は必要ありません。サインアップせずに参加する手順は以下の通りです。
1.ホストから送られた招待メールなどに記載された、招待URLをクリックする
2.初めてZoomを利用する場合、自動的にZoomデスクトップクライアントのインストーラーのダウンロードが始まる
3.ダウンロードされた実行ファイルを開く
4.インストールが完了するとZoomデスクトップクライアントが起動する
5.ポップアップしたウィンドウに名前を入力し、[ミーティングに参加]をクリックする
6.[コンピューターでオーディオに参加]をクリックするとミーティング参加
スマホやタブレットから参加
iPhone/iPadやAndroid端末でZoomミーティングを利用する場合、PCの場合と同じく、参加するだけならアカウント取得は不要です。
1.iPhone/iPadの場合はApp Storeから、Android端末はGoogle Playストアから、「Zoom Workplace」を検索し、ダウンロード・インストールする
2.インストールが完了したらZoomモバイルアプリを起動する
3.サインインせずに参加する場合は[ミーティングに参加する]をタップする
4.名前（表示名）と、ホストから送られた招待メールなどに記載されたミーティングIDを入力し、[参加]をタップする
5.システムダイアログの[Wi-Fiまたは携帯のデータ]をタップし、ミーティング参加は完了
【2回目以降】Zoomミーティングに参加する方法
ミーティングの初回参加時にZoom Workplaceアプリをインストールしているため、2回目以降の参加方法はシンプルです。招待URLをクリック/タップするだけで、スムーズにZoom Workplaceアプリを立ち上げて参加できます。またZoomデスクトップクライアントからミーティングIDを入力して参加することも可能です。
PCで招待URLから参加
Windows PCやMacで2回目以降にZoomミーティングに参加する場合、Zoomデスクトップクライアントのインストール作業をスキップできます。招待URLから参加する手順は以下の通りです。
1.ホストから送られた招待メールなどに記載された、招待URLをクリックする
2.[Zoom Meetingsを開きますか？]というシステムダイアログが表示されたら、[Zoom Meetingsを開く]をクリックする
3.Zoomデスクトップクライアントが起動する
4.ポップアップしたウィンドウに名前を入力し、[ミーティングに参加]をクリックする
5.[コンピューターでオーディオに参加]をクリックするとミーティング参加
PCでミーティングIDを入力して参加
ZoomデスクトップクライアントからミーティングIDを入力して参加する方法もあります。
1.Zoomデスクトップクライアントを起動する
2.[ミーティングに参加する]をクリックする
3.名前（表示名）と、ホストから送られた招待メールなどに記載されたミーティングIDを入力し、[参加]をクリックする
4.[コンピューターでオーディオに参加]をクリックするとミーティング参加
スマホ・タブレットで招待URLから参加
iPhone/iPadやAndroid端末で2回目以降にZoomミーティングに参加する場合、すでにZoomモバイルアプリがインストールされています。この場合、招待URLをタップすると参加がスムーズです。
1. ホストから送られた招待メールなどに記載された、招待URLをタップする
2.Zoomモバイルアプリが起動する
3.名前（表示名）を入力し、[参加]をタップする
4.システムダイアログの[Wi-Fiまたは携帯のデータ]をタップし、ミーティング参加は完了
Zoomミーティングを主催する方法
Zoomミーティングを主催する場合、ホストにはアカウント登録が必要です。基本機能を利用するだけなら無料アカウントで問題ありませんが、40分の時間制限には注意しましょう。またZoom内ビジネスチャット機能の「チームチャット」から、ミーティング開催と同時に複数メンバーを自動的に招待することもできます。
【関連記事：【Zoomの使い方】ホストとしてミーティングを開催・管理する方法】
PCで[新しいミーティング]から開催
Windows PCやMacでZoomミーティングを主催する手順は以下の通りです。
1.Zoomデスクトップクライアントを起動する
2.[無料でサインアップ]をクリックする
3.メールアドレスとパスワードを入力するか、SSO・Googleアカウント・Facebookアカウントのいずれかでサインイン
4.[ホーム]タブの[新しいミーティング]をクリックしてミーティングを開始する
5.メニューの[参加者]→[招待]の順にクリックし、参加者を招待する
PCで[チームチャット]から開催
Zoomにサインインすると、チームチャットからミーティングを開始することもできます。
1.Zoomデスクトップクライアントを起動する
2.[チームチャット]タブをクリックする
3.連絡先またはチャネルの名前を選択してチャットを開く
4.ビデオカメラボタンをクリックすると、ミーティングが開始され、グループチャットまたはチャネルのメンバー全員が招待される
スマホ・タブレットで[新規ミーティング]から開催
iPhone/iPadやAndroid端末でZoomミーティングを主催する手順は以下の通りです。
1.Zoomモバイルアプリを起動する
2.[サインアップ]をタップする
3.メールアドレスとパスワードを入力するか、SSO・Googleアカウント・Facebookアカウントのいずれかでサインイン
4.[新規ミーティング]をタップしてミーティングを開始する
5.メニューの[参加者]→[招待]の順にタップし、参加者を招待する
スマホ・タブレットで[チームチャット]から開催
スマホやタブレットでもPCと同様に、チームチャットからZoomミーティングを開始できます。
1.Zoomモバイルアプリを起動する
2.[チームチャット]タブで、1対1のチャット、グループチャット、チャネルのいずれかをタップする
3.ビデオカメラボタンをタップすると、ミーティングが開始され、グループチャットまたはチャネルのメンバー全員が招待される
Zoom Workplaceで使いこなしたい便利な機能
Zoom Workplaceを使いこなすなら、Zoomミーティングのスケジュール作成や、ミーティング中の各種機能の使い方も覚えておきましょう。ここではデスクトップクライアント版の操作方法を解説しますが、モバイルアプリ版でも同様の機能を利用できます。
ミーティングのスケジュール作成や事前招待
Zoomミーティングは即時開催もできますが、メンバーのスケジュール調整が必要な場合、簡単な操作でスケジュール作成や事前招待もできます。操作の手順は以下の通りです。
1.Zoomデスクトップクライアントを起動し、サインイン
2.[スケジュール作成]をクリック
3.ミーティングのトピックや開催日時などを設定し、[保存]をクリック
ミーティングIDやパスコードはデフォルトで自動生成されます。参加者を事前に招待する場合は、[ミーティング]タブや連携したスケジューラーからミーティングを検索し、招待状をコピーしてメールやチャットなどで共有しましょう。
なお、スケジュール作成時に[待機室]チェックボックスをオンにしておくことで、参加者をミーティングルームに直接入室させず、ホストが許可したメンバーだけを入室させられるようになります。ミーティング中に[参加者]メニューをクリックすると、待機室の個別のメンバーまたは全員を入室させられます。
ビデオのオンオフやマイクのミュート・ミュート解除
参加するミーティングによってメンバーの顔出しが必要かどうかは異なり、大勢が参加する場合はマイク音声が雑音になってしまう場合もあります。自身の映像や音声のオンオフを切り替える操作はシンプルです。ミーティング中に[ビデオ]メニューをクリックするとビデオのオンオフの切り替え、[オーディオ]メニューをクリックするとミュート・ミュート解除の切り替えができます。
自身がミーティングのホストの場合、以下の手順で参加者のミュート・ミュート解除も管理できます。
1.[参加者]メニューをクリックし、参加者ウィンドウを開く
2.任意の参加者を選択し、[ミュート]や[ミュート解除]をクリックして、個別にミュート・ミュート解除を切り替える
3.参加者全員を一括でミュートにしたい場合、参加者ウィンドウ下の[全員をミュート]をクリックし、[参加者に自分のミュートの解除を許可する]かどうかを選んで[はい]をクリック
背景ぼかし・バーチャル背景やアバターの設定
Zoomミーティング中に表示されるビデオの背景は、[背景とエフェクト]メニューから、ぼかしたり任意のバーチャル背景に置き換えたりできます。背景が気になる場合、以下の手順でミーティング前に設定を変更しておきましょう。
1.Zoomデスクトップクライアントを起動し、サインイン
2.右上の歯車アイコン（設定）をクリックし、[背景とエフェクト]タブを選択
3.メニュー画面をスクロールするか[バーチャル背景]メニューをクリック
4.オリジナルのバーチャル背景を使いたい場合は[＋]から[画像を追加]を選び、ストレージ内のJPEG画像やPNG画像を追加する
5.任意のバーチャル背景または「ぼかし」を選択し、プレビューに問題がなければ設定ウィンドウを閉じる
[背景とエフェクト]メニューからは自身の姿を3Dアバターに置き換える設定もでき、バーチャル背景と併用できます。なお、ミーティング中にバーチャル背景やアバターの設定を変えたい場合、[ビデオ]メニュー横の[^]→[背景とエフェクトを調整する]の順にクリックします。
【関連記事：Zoomの背景設定を徹底解説！PC・スマホでバーチャル背景を使う方法】
【関連記事：【2023年最新版】Zoomのアバター機能の使い方を徹底解説】
デスクトップ画面やホワイトボードなどの画面共有
Zoomミーティングは充実した画面共有機能も魅力です。任意の画面をリアルタイムで共有して、注釈ツールも活用しつつスムーズな会議進行を補助できます。こちらも操作方法はシンプルです。ミーティング中に[共有]メニューをクリックし、以下のような画面を選択し、[共有]をクリックすると画面共有を開始できます。
- [画面]タブ：デスクトップの[画面全体]や、開いている[アプリケーション ウィンドウ]を共有し、操作方法のレクチャーなどに活用できる
- [ドキュメント]タブ：任意のストレージサービスに保存したファイルの他、[ドキュメント]（Zoom Docs）や[ホワイトボード]を共有し、参加者全員と同時編集ができる
ドキュメントやホワイトボードは、Zoomクラウドに保存されるため、会議の前後で編集を継続できます。ただし、無料アカウントの場合は共有・編集可能なドキュメント数やボード数に制限があります。「プロ」以上の有料プランなら共有可能なドキュメント数は無制限、「ビジネス」以上の有料プランなら編集可能なボード数は無制限です。
チームチャットやミーティング内チャット
Zoom Workplaceはミーティングの前後にも最中にもチャット機能を利用できます。Zoom Workplaceアプリの[チームチャット]タブをクリックすると、任意のメンバーといつでもテキストやファイルの共有ができ、チャット中の相手を直接ミーティングに招待することも可能です。
ミーティング中には[チャット]メニューをクリックするとチャットウィンドウを表示でき、個別の参加者または全員と、テキストやファイルを直接やりとりできます。ミーティング内チャットの履歴は、[…]（詳細）→[チャットを保存]の順にクリックして随時保存できる他、以下の手順で自動保存の設定もできます。
1.Zoomウェブポータル（https://zoom.us/signin#/login）にサインイン
2.[設定]メニューをクリックし、[ミーティング]タブを選択
3.[チャット自動保存]トグルスイッチをオンにすると、次回以降のミーティング内チャットが自動的に保存される
なおプロ以上の有料プランであれば、Zoomクラウドにチャット履歴を保存でき、「AI Companion」によるチャットスレッドの要約など、業務効率化に役立つ機能も利用できます。
ブレイクアウトルームの作成・割り当てや共同ホストによる管理
Zoomミーティングでグループ討論などを行う場合、「ブレイクアウトルーム」が便利に活用できます。ブレイクアウトルームは、ミーティングルームを最大100のセッションに分割（小部屋を作成）し、任意の参加者を個別のセッションに割り当てられる機能です。
ミーティング中に[ブレイクアウトルーム]メニューをクリックすると、直感的な操作でルームの作成やメンバーの割り当てを行えます。セッションごとに共有画面を出し分けることも、全てのセッションに同じ共有コンテンツを表示させることも可能です。
ホスト一人で全てのセッションを管理するのは難しい場合もありますが、有料プランなら[参加者]メニューから任意のメンバーを「共同ホスト」に指定でき、ホスト権限を共有したメンバーに各セッションの管理を任せられます。
Zoomを使いこなす有料アカウント契約ならイッツコム！
Zoom Workplaceは無料でミーティングの主催・参加ができますが、ホストが無料アカウントユーザーの場合、ミーティング時間は40分に制限されます。アカウントの保持期間が長い場合、40分経過後の連続開催もできません。
プロ以上の有料ライセンスを取得すれば、100名以上参加のミーティングを実質無制限（30時間/1回）で開催できます。ウェビナーアドオンを購入すると最大1万名参加のZoomウェビナーの開催も可能です。参加者はミーティングもウェビナーも無料で利用できます。
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【関連記事：【2023年最新】Zoom無料版の機能制限や有料版との違いを解説】
まとめ
Zoom Workplaceアプリをインストールして無料でサインアップすると、Zoomミーティングの主催・参加をはじめとした豊富な機能を利用できます。ただし無料ユーザーのままだと、ミーティング時間の40分制限などさまざまな機能制限があります。
時間制限を解除してZoom Workplaceを使いこなすには、プロ以上の有料プランへのアップグレードが必要です。日本語サポートなどに強みのある国内代理店を窓口として、必要数の有料ライセンスを契約しましょう。
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