営業効率化に必要な施策は？DX ・AIツールでナレッジ活用を目指そう

営業効率化を実現するには、営業DXやAI活用を推進し、データドリブンによる生産性向上を目指すことが重要です。活用したいツールとしてはCRM・SFA・MAなどが挙げられますが、ツールの導入自体がゴールではありません。

この記事では、単にツールを導入するのではなく、具体的にどのような目的や方向性でナレッジ活用を推進すべきかを詳しく解説します。導入ステップごとの活用例を参考にしながら、AI搭載型クラウドサービスを効果的に使いこなし、営業組織の課題解決と持続的成長を目指しましょう。

営業効率化とは？

営業効率化とは、営業組織のムリ・ムダ・ムラを排除し、より効率的な営業活動ができるように改善することを指します。例えば事務作業に忙殺されて業務負荷が大き過ぎたり、経験や勘に頼った営業によりニーズが顕在化されていない見込み顧客にアプローチしたり、トップセールスと新人の成績差が大きかったりする状況は珍しくありません。

こういった状況がある中、営業パーソンの働き方や営業組織のあり方を改善することで、効率的に売上を最大化していく取り組みが営業効率化です。具体的な取り組みにはICTツールの活用が基盤となります。後述するSFA（営業支援システム）やクラウドストレージによる営業データの一元管理、特にAI搭載型クラウドサービスによる一連の営業プロセスの自動化など、営業DXの推進が求められます。

営業効率化の目的と営業DX・AI活用の推進イメージ

営業効率化とは、単に「時間を短縮する」ことではなく、限られたリソースで最大の成果を上げるために、業務プロセスと情報活用を最適化することを目的としています。少子高齢化による人材不足、成果を求められる厳しい市場環境、多様化する顧客ニーズといった課題の中で、営業組織におけるさまざまな構造的問題を解消する取り組みです。

売上アップや顧客満足度の向上、組織の持続的な成長を実現するには、営業DX・AI活用を推進し、データドリブンな生産性向上を目指すことが求められます。

ここでは、営業組織が抱える課題と営業効率化の目的について、営業DX・AI活用の観点から4点に整理して解説します。

属人化の解消と再現性のある営業力を獲得

【営業組織の課題】
営業活動は属人化しやすく、以下のような構造的問題によって、組織の成長が頭打ちになることがあります。

• 営業成果が一部のトッププレイヤーに依存し、個人のスキルや経験が組織に共有されていない
• 新人や中堅が成果を出すまでに時間がかかる（オンボーディングが遅い）
• 組織的なナレッジが蓄積されず、経験と勘に頼った営業が続く

【営業効率化の目的】
属人化の問題を解消し、「再現性のある営業力」を組織全体に構築するために、DX・AI活用による営業効率化が求められています。

• SFAやクラウドストレージを活用して営業知見を組織で共有・活用し、誰でも一定レベル以上の提案ができる状態を構築する
• AIによって過去の商談や顧客傾向を分析し、「誰に・どう提案すべきか」を導き出す
• ベテランの属人的ノウハウをAIでデータ化・整理し、誰でもいつでもアクセス・再利用できる環境を整備し、ナレッジとして次世代に継承する

営業データの一元管理と資産化

【営業組織の課題】
営業組織では各担当者が日々さまざまな情報を収集していますが、情報管理は後回しになりやすく、次のような情報活用の難しさに直面することがあります。

• 名刺・顧客リスト・商談履歴・提案資料がバラバラに管理されており、探す・更新するだけで時間がかかる
• 情報が最新化されておらず、誤ったデータに基づいた営業を行うリスクがある
• 必要な資料や事例がすぐに見つからず、営業準備に過剰な時間を要している

【営業効率化の目的】
分断されがちな営業データを一元管理し、誰でも活用できる資産へと変えるために、DX・AI活用による営業効率化が求められています。

• 顧客接点の履歴・提案資料・契約データをAIで自動分類し、顧客や案件ごとに一元化することで、情報探索や資料の再作成にかかる無駄を削減
• PDFやPowerPointなどの非構造化データをAIで整理・タグ付けし、「探す時間」を「提案に使う時間」へと転換
• 常に最新情報が共有されることで、営業担当者間の連携や引き継ぎもスムーズになる

商談準備・報告の削減で本業集中

【営業組織の課題】
商談の準備や報告に時間を奪われ、コア業務に集中しにくいという課題があります。

• 商談前に顧客情報を調べたり、過去の提案を整理したりするのに多くの時間がかかる
• 商談後も議事録や報告書の作成といった事務作業が多く、本来の営業活動（顧客接点）が圧迫されている
• 社内承認・資料整理・メール対応などの付帯業務が煩雑で、スピード感を欠いてしまう

【営業効率化の目的】
各担当者が営業活動に集中できる時間を取り戻すために、DX・AI活用による営業効率化が求められています。

• AIの自動要約や抽出機能を活用し、商談準備・報告を効率化することで、担当者は顧客理解と提案活動に集中
• 営業1人当たりの生産性を高め、限られた人員でも成果を最大化
• 顧客体験の質を高め、信頼関係の深化にリソースを再配分

未活用のデータを「判断の根拠」に変え戦略的営業へ移行

【営業組織の課題】
営業組織ではICTツールを活用してデータを集積しても、それが有益な活用に結び付かないケースがあります。

• CRMやSFAなどの営業ツールにデータは蓄積されているものの、「次の一手」を導く仕組みがない
• 案件分析・失注要因・提案効果が数値化されておらず、改善サイクルが回らない・データが現場で活用されず、「報告のための入力」にとどまっている

【営業効率化の目的】
データを「判断の根拠」として活用し、戦略的営業へ移行するために、DX・AI活用による営業効率化が求められています。

• AIが営業データを解析し、顧客の興味・行動変化・勝ちパターンを可視化
• 勘や経験に頼らず、データに基づいて提案内容や実行タイミングを判断
• マネジメント層は組織全体の営業活動をリアルタイムで把握し、最適なリソース配分が可能になる

営業効率化に活用されるICTツール

営業効率化に活用される代表的なICTツールとして、名刺管理ソフトやMA・SFA・CRMを挙げられます。これらを一本化したAI搭載型クラウドサービスは非常に有用です。Web会議システムやクラウドストレージも多面的に営業効率化を支援でき、特にAI搭載型サービスは大きな導入効果を期待できます。

名刺管理ソフト

名刺管理ソフトとは、名刺に記載された情報をスマホのカメラや専用のスキャナでスキャンして、ローカル（デバイス内）またはクラウド（ベンダーのサーバ内）で管理するアプリの総称です。

個人向けの無料アプリを利用するケースもよくありますが、これは名刺情報を紙管理からデジタル管理に移行するためのものが多く、組織内での情報共有には向きません。

法人向けの名刺管理ソフトは組織内で情報共有することが前提で、営業効率化にはこちらを用います。人事異動や企業ニュースを自動取得できるなど、営業効率化に役立つ複数の機能を備えたアプリも多く存在します。

【関連記事：「名刺管理ソフトとは？メリットや機能、比較ポイントをわかりやすく解説」】

MA（マーケティングオートメーション）

MAとは、マーケティング活動を自動化または半自動化することで、業務効率化や生産性向上を図るためのツールの総称です。MAは以下3つのマーケティング領域を支援します。

• リードジェネレーション（見込み顧客の獲得）
• リードナーチャリング（見込み顧客の育成）
• リードクオリフィケーション（確度の高い見込み顧客の抽出）

営業の前段階に当たるマーケティング活動を、ターゲティングメールの一斉配信やニーズ変化の自動分析などの機能で支援します。基本的にはマーケティング担当者が利用しますが、営業組織内でマーケティングと営業を一本化する目的で利用するケースも多いでしょう。

【関連記事：「マーケティングオートメーション（MA）とは？機能・メリットと導入のコツ」】

SFA（営業支援システム）

SFAとは、営業チームの情報共有と業務効率化を目的としたさまざまな機能を備え、組織的な営業活動を支援するツールの総称です。主に案件・商談の進捗状況管理やオンライン営業報告、顧客情報管理や営業アプローチリストの作成管理、目標管理などの機能があります。

全ての情報はシステム利用者全員で共有可能です。営業効率化の必須ツールとして多くの企業が採用しています。

【関連記事：「SFAとは？CRMとの違いや導入のポイント、MA・名刺管理との連携を解説」】

CRM（顧客関係管理システム）

CRMとは、オフライン・オンラインのさまざまなチャネルから収集した顧客の属性や接触履歴を一元管理し、顧客との長期的かつ良好な関係構築や取引関係の継続を目的としたツールの総称です。顧客の行動や変化をリアルタイムで把握し、きめ細かな対応につなげることで、CX（顧客体験）の向上やLTV（顧客生涯価値）の最大化を目指します。

顧客に対する営業活動の管理・支援などSFAと機能的に重複する部分も多いため、SFAと一体型のCRMも珍しくありません。例えば「ホットプロファイル」は、名刺管理・SFA・CRM・MAを一体型にしたクラウドサービスです。営業データを一元管理し、さらにAI機能（AI議事録・AIファイル管理・AIアシスタント）も活用でき、営業DXの推進に大いに役立ちます。

【関連記事：「CRMとは？顧客管理システムとSFA・MAを組み合わせて生産性向上へ」】

Web会議システム

営業活動の中心である商談や打ち合わせは、従来、移動や日程調整に多くの時間を要していました。Web会議システムを活用することで、時間や場所の制約を取り払い、営業プロセスの高速化が可能になります。活用イメージと主なメリットは以下の通りです。

• 移動コスト・待機時間の削減：移動や訪問準備にかかる時間を短縮し、商談件数の増加につなげる
• 顧客接点の拡大：地理的に離れた顧客や潜在層とも容易に接触でき、営業機会を最大化できる
• チーム連携の強化：会議記録を共有することで、上司や他部門がリアルタイムでフォローできる体制を構築。「個人営業」から「チーム営業」への転換が進みやすくなる
• 営業ツール連携：CRMやSFAと連携させることで、名刺情報・商談記録・会話内容を自動で顧客データベースに反映
• AIによる会議支援：「Zoom Workplace」のようなAI搭載型サービスを使えば、議事録の自動生成・要約や商談内容の整理を通じて、次のアクションを提示するなど、報告業務の負担軽減にもつながる

【関連記事：Zoom有料版「プロプラン」を利用すべき理由とは？無料版との比較を解説】

クラウドストレージ

営業現場では、提案書・見積書・契約書・製品資料など、多様なファイルが日々やりとりされています。クラウドストレージを活用することで、資料の管理・共有・活用を組織全体で最適化できます。活用イメージと主なメリットは以下の通りです。

• 営業資料の一元管理・即時共有：最新版の資料をクラウド上で共有し、バージョン違いによる混乱を防止。社内・社外を問わず、どこからでも安全にアクセスできる
• ナレッジの蓄積と再利用：過去の提案書や成功事例を検索・参照して再利用し、提案スピードを向上
• セキュリティと権限管理の両立：アクセス制限・監査ログ・暗号化などにより、顧客情報や商談データを安全に保護
• AIによる文書理解・活用支援：「Box」などのAI搭載型サービスでは、AIが文書の要約・内容検索・質問応答を行い、必要な情報を即座に取得可能。蓄積したファイルを高精度で解析し、情報探索・知見抽出・提案支援を行う営業基盤として活用できる

【関連記事：クラウドストレージ「Box」の魅力は？使い方やメリットを徹底解説】

営業効率化を実現する6ステップと営業DX・AI活用の具体的なアイデア

ここでは、営業効率化を実現する流れを、現状の可視化と課題整理から継続的改善・文化の浸透まで、6ステップで詳細に解説します。ホットプロファイルやBoxのAI機能を活用した営業DXのアイデアについても併せて紹介します。

ステップ1.現状の可視化と課題整理

まずはKPIやボトルネック、どの業務に時間がかかっているかなど、営業活動の現状を整理します。担当者別や業務プロセス別に、時間・成果・非効率な点を洗い出しましょう。どの業務が営業コアタイム・顧客接点の強化を阻害しているかを明確にし、探す・整理する・準備するといったノンコア業務にどれだけ時間を取られているかを把握します。

ここで、顧客情報・商談情報・営業関連資料・営業プロセスデータがどこに保存・保管してあるか、散在の度合いや一元化可能かどうかも確認しておきましょう。

ステップ2.ナレッジ・資料・データの一元化基盤整備

SFAやクラウドストレージを導入し、営業組織にとって有益なナレッジを蓄積・活用できる状態を整えます。

• ホットプロファイルの活用例：名刺情報・商談履歴・資料データなどを一元化。AIファイル管理機能により、提案書・契約書をアップロードするだけで「この顧客にこの資料が紐づいていた」「この案件で使われた資料はこれだった」といった可視化・分類が可能
• Boxの活用例：営業資料・契約書・提案書・商談動画などあらゆるコンテンツを格納し、「Box AI」で要約・タグ付け・検索可能な状態に。また「Box Hubs」で営業データを基にナレッジポータルを作成し、関連部門との情報共有も容易にする

この段階では、過去の商談履歴や名刺データ、商談メモ・録音がきちんと蓄積されているかも確認します。ホットプロファイルのAI議事録機能があれば、今後の商談からもナレッジを自動で蓄積できます。

ステップ3.営業プロセス・準備業務の効率化

構築したデータ基盤を活用し、商談準備・資料作成・引き継ぎといったノンコア業務の作業負担を軽減します。

• ホットプロファイルの活用例：AIアシスタント（ホット博士）が顧客企業の最新トピック・業界情報・過去の提案内容・想定質問・課題仮説を提示し、準備時間を短縮
• Boxの活用例：提案資料・ナレッジ資料・過去成功事例などをBox AIで要約・タグ化し、「この顧客属性にはこの提案で採用された資料がある」といった情報をすぐ探せる状態にする

商談前の「誰にどうアプローチするか」という戦略設計も、蓄積されたナレッジやAIの提示情報を基に迅速化できます。後任者への引き継ぎについても、AI議事録やナレッジ共有によって、どこまで進んでいたかを明確に把握できます。

ステップ4.営業活動・商談の実行と支援

実際の顧客接点（訪問・Web商談）に、より多くの時間を割けるよう、準備・整理作業をさらに効率化します。

• ホットプロファイルの活用例：AI議事録機能を活用し、録音・録画データをAIが解析・要約して商談ログを自動的に残す。これにより、営業担当者は商談へ集中でき、情報のサイロ化を抑制しながらチームナレッジとして蓄積できる
• Boxの活用例：営業資料・契約書・商談ログを使いやすく整理しておけば、商談中・商談直後に必要な資料をすぐ呼び出せる環境が整う

さらに、「Box Relay」で契約ワークフローを自動化すれば、商談後の事務処理（契約承認・電子署名・契約書のフォルダ移動）もスムーズになります。

ステップ5.営業マネジメント・改善の仕組み化

営業組織として、「どの提案が効いたか、どのアプローチが効かなかったか」といった振り返りや、ナレッジへのフィードバックを実施できる状態を整えます。

• ホットプロファイルの活用例：AIアシスタントにより、若手営業がベテランの提案手法・接点設計を参照できるようにする
• Boxの活用例：「Box AI Studio」で営業ナレッジからカスタムAIエージェントを作成し、自律的な支援によって営業効率をさらに高める

また、定型化できるプロセス・帳票・資料を整備し、営業プロセスの標準化・再現性を高めることも有効です。KPIダッシュボードを整備し、AIが提示した内容と実績をリンクさせ、「何が効いたか、何を改善すべきか」を迅速に判断できる体制を構築しましょう。

ステップ6.継続的改善・文化の浸透

営業ツールの導入がゴールではなく、継続的に改善する文化を組織に根付かせることが重要です。定期的にナレッジの蓄積状況・活用状況を確認し、営業担当者が「資料を探す時間や商談準備の時間が減った」「提案品質が上がった」と実感できる状態を維持します。具体的には以下の取り組みが文化の浸透につながります。

• ホットプロファイルやBoxのAI機能を使った活用事例（営業成功ケース、ナレッジ活用ケースなど）を社内で共有し、横展開を図る
• 商談録音→自動要約→ナレッジ格納といったプロセスを必須化し、「ツールを使わないと困る、使えば早く成果が出る」という仕組みを整える
• 営業組織だけでなく、営業企画・マーケティング部門・経営層も巻き込み、データ・ナレッジ活用が当たり前の文化を作る

営業DX・AI活用で営業効率化を実現する基盤構築ならイッツコム！

イッツコムは、AI搭載型クラウドサービス「ホットプロファイル」や「Box」に加え、出先でもセキュアにナレッジ活用ができるモバイルデータ通信サービス「モバイル閉域接続」を提供しています。データドリブンな営業組織に必要なナレッジ活用基盤を、情報通信事業者としての豊富なノウハウを生かして一括整備できるのが強みです。

「ホットプロファイル」でAIと営業データを活用

データドリブンな営業組織を目指すには、名刺管理ソフト・CRM・SFA・MAといったツールを駆使し、営業プロセス全体を効率化することが理想です。しかし、活用するツールが増えるほど、営業担当者の負担や運用コストが大きくなるという課題も生じます。データ・ナレッジ活用の文化を浸透させるには、営業現場で使いやすいツールを導入することが欠かせません。

名刺管理・CRM・SFA・MAが一体化された「ホットプロファイル」は、営業現場に眠る膨大なデータとAIを活用し、営業の「次の一手」を導き出すプラットフォームです。人脈・売上や顧客の興味関心の可視化など、営業担当者やマネージャーが求める多様な機能を1つのツールで利用でき、AI機能によってナレッジ活用も効率化できます。

さらに、480万社以上の企業データベースに基づきフォーム営業を自動化する「ホットアプローチ」と組み合わせれば、接点のない企業と接点のできた企業の両方に対し、強力なアプローチ支援が可能になります。

容量無制限の「Box」でデータ・ナレッジ活用の基盤構築

営業DXを実現するデータ・ナレッジ活用の基盤として、企業向けに最適化されたクラウドストレージは有用です。

「Box」は、日経225銘柄企業の77％をはじめ国内2万社以上が利用する（2025年3月時点）、利便性とセキュリティを両立したコンテンツクラウドです。容量無制限のストレージであらゆるファイルを一元管理でき、ナレッジポータルの作成や契約ワークフローの自動化など、営業効率化に寄与する機能を備えています。

各機能でBox AIの支援を受けられ、大量文書のメタデータ自動抽出や一括付与、複数ドキュメントの要約・分析・比較にも対応できます。営業組織向けのカスタムAIエージェント作成も可能です。取引先やパートナー企業を安全に招待し、Box上でコンテンツの生成や共同編集を行えるため、商談や打ち合わせの効率化にもつながります。

出先のナレッジ活用も「モバイル閉域接続」で高セキュアに

営業担当者は、移動中の車内や営業先から社内ネットワークやクラウドサービスにアクセスする場面も多く、営業活動中は守秘性の高い情報を扱うことがあるため、モバイルセキュリティの確保は重要です。

法人データSIMと閉域網接続を組み合わせた「モバイル閉域接続」を導入すれば、社外でも社内ネットワーク内と同等のセキュリティを確保できます。専用SIMカードを挿入したデバイスは、インターネットから分離された閉域網を通じて社内LANにアクセスし、クラウドサービス利用時には社内LANを経由します。

専用SIMカードで経路判別する仕組みのため、VPNの設定や利用者ID・パスワードの管理は不要です。通信ログの取得も可能で、出先でも社内セキュリティポリシーを維持しながらナレッジを活用できます。

まとめ

営業組織の課題解決のために重要なことは、営業DX・AI活用の推進です。CRM・SFA・MAやクラウドストレージ、特にAI搭載型のクラウドサービスを導入し、業務プロセスと情報活用を最適化することが求められます。

ただしツール導入がゴールではありません。データ・ナレッジ活用の基盤を整備し、経営層や関連部門も巻き込んでデータドリブンな文化の浸透を図り、組織の持続的成長を求めて「次の一手」に着手しましょう。

営業DX・AI活用の推進をお考えなら、AI搭載型ツールでデータ・ナレッジ活用の基盤を一括整備できるイッツコムにご相談ください。