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リモートワークの導入で企業が考えるべき環境づくりと長く続けるコツ

新型コロナウイルス感染拡大に伴い、リモートワークの必要性も増しています。政府からの要請もあるため、リモートワーク導入の検討を始めた企業もあるのではないでしょうか。

リモートワークを成功させるためには、安全かつ効率的に業務ができるシステムづくりが欠かせません。そこでこの記事では、企業がどのようにリモート環境を整備すればよいのか、手順や成功のポイントをご紹介します。やるべきことが分かれば、リモートワークをスムーズに導入できるでしょう。

リモートワークの導入には段取りとシステムが重要

「新型コロナウイルスの影響がここまで長期化するとは思っていなかった」という方もいるのではないでしょうか。そのため、リモートワークをその場しのぎで導入したことによる失敗例も散見されます。場当たり的なシステムの構築では、リモートワークの長期運用に耐えられません。

大切なのはリモートワークの長期的な成果を見越し、手順を踏んで導入することです。システムに関しても、安全性や使いやすさ、互換性など、さまざまな面を考慮して選ばなければなりません。企業側が働きやすいリモート環境をつくり出せれば、社員が気持ち良く働けるだけでなく、ビジネスの成功にもつながります。

リモートワーク導入によりもたらされるメリット

リモートワーク導入は長期的に見ればビジネスへの投資といえます。なぜなら、リモートワークには健康上のメリットだけでなく、ビジネスを成功へと導くさまざまなメリットがあるからです。リモートワークがビジネスにどのようなメリットをもたらすのかが分かれば、企業がどこまでリモートワークに投資できるか判断できるでしょう。

優秀な人材を世界中から採用できる

リモートワークでスムーズに業務を進められるようになれば、採用条件を通勤可能な範囲に絞る必要がなくなります。オフィスに出社する必要がないため、遠方に住む優秀な人材はもとより、海外在住者の採用も可能です。

地方採用者の住むエリアにサテライトオフィスを開設し、そこを足掛かりにビジネスを拡大している企業もあります。リモートワークは優秀な人材の発掘だけでなく、事業エリアの拡大にもつながる施策であるといえるでしょう。

通勤がネックになる社員を失わずに済む

企業にとって人材は大きな財産です。社員を育てるには時間がかかるものですが、ようやく一人前になったと思ったら、子育てや介護を理由に辞めていくというケースもあります。在宅勤務などリモートワークが可能であれば通勤する必要がないため、ライフスタイルが変わっても離職せずに済むケースも多いでしょう。

病気や障害などのために通勤ができない社員に関しても同様です。リモートワークを導入して働き方の幅を広げることで、社員に長く働いてもらえます。

不測の事態にもビジネスを継続できる

新型コロナウイルスの影響はビジネスに大きな影響を及ぼしてきました。他にも、自然災害や大規模な交通障害など、ビジネスを取り巻く状況が突然変化してしまうことがあります。全ての業務をオフィスに集中させていると、オフィスにダメージが及んだ場合、ビジネスはストップしてしまうでしょう。

リモートワークによってオフィス外でも業務を進められる環境が整っていれば、オフィスが使えなくなってもビジネスを中断せずに済みます。不測の事態がビジネスチャンスになることさえあるでしょう。

業務のパフォーマンスが向上する

リモートワークを導入すると、通勤ストレスから解放されます。オフィスへの往復に時間をかける必要もないため、時間を有効に活用できるでしょう。気分転換やリフレッシュがしやすいため、モチベーションを保ちながら業務をこなすことも容易です。

このような職場環境の変化は、業務パフォーマンスにもプラスの影響を与えます。リモートワークの効果として「業務の効率が上がった」「新たなビジネスのヒントを得られた」と感じる方も少なくありません。

コスト削減になる

リモートワークを導入するとオフィスで働く人員を大幅に減らせます。そのため、オフィスに必要なスペース、設備、システムも縮小できるでしょう。かなりのコスト削減が可能です。

大部分の業務をリモートワークで行えるようになると、通勤しやすい立地である必要性がなくなります。大都市の中心部から、賃料の安いエリアへとオフィスを移転できるかもしれません。

また、リモートワークを導入すると業務におけるペーパーレス化も進み、印刷代や文房具代も減らせます。他にも交通費や残業代など、さまざまなコスト削減が期待できるでしょう。

社員も満足、企業イメージもアップ

柔軟な働き方を可能にするリモートワークは、オフィスで働く社員にも恩恵を与えます。社外でもスムーズに業務を進められるようにシステムを整えることは、社内で働く社員の働きやすさにもつながるからです。

リモートワーク導入で空いたスペースを、社員がくつろげるカフェスペースにするなど、満足度を高める手段として活用している企業もあります。企業のイメージアップもメリットのひとつです。リモートワークを導入している企業は、「働きやすい」「社員への配慮がある」と高評価を得られる傾向にあります。

リモートワーク導入に最低限必要なもの

リモートワーク導入には費用がかかります。できるだけコストを抑えたいというのが企業側の本音でしょう。リモートワーク導入に最低限必要なものは、「通信設備」「通信環境」「ITツール」の3つです。以下で、それぞれ具体的に説明します。

通信設備

リモートワークには「在宅勤務」「モバイルワーク」「社外ワークスペースの利用」という3つのスタイルがあります。どのスタイルで導入する場合にも、パソコンやスマホなどが必要です。場合によっては、コミュニケーションツールの利用に必要なWebカメラやルーターなどのWi-Fi環境も整備しなければならないでしょう。

これらのハードウェアは会社が貸与する、または社員の私物を使うという方法があります。私物の業務利用は、コスト面ではメリットとなりますが、セキュリティの面ではリスクの高い方法です。私物を利用する場合には、セキュリティに関する厳格なルールづくりと社員への周知が欠かせません。

通信環境

社外から社内ネットワークにアクセスするためには、通信環境を整備しなければなりません。これにはインターネットVPN、IP-VPNなどさまざまな方法があります。ついつい価格で選んでしまいがちですが、通信環境を選ぶにあたっては、セキュリティレベルをしっかりと確認しなければなりません。

インターネットを使ったアクセス方法では、外部からの攻撃を受けやすく、実際に情報漏えいも起きています。大切なのはコストとセキュリティのバランスです。安全性の高いサービスの中から、妥当な価格のものと選ぶとよいでしょう。

ITツール

社外でオフィスと同じように業務をこなすためには、「コミュニケーションツール」「管理ツール」「業務ツール」など、いくつかのITツールを準備しなければなりません。

「コミュニケーションツール」には、メールやチャットなどテキストでやり取りするものと、ビデオ会議システムなど顔を見ながら会話できるものがあります。「管理ツール」は、スケジュールや勤怠状況、備品の在庫などを確認するためのものです。

「業務ツール」は、オフィスのコンピューターで現在使用しているものの他に、情報共有やチーム作業を可能にするツールが必要になるかもしれません。

リモートワークを導入する手順

リモートワークを導入する場合には、導入の目的を見極め、それに合わせた段取りをしていかなければなりません。目的がしっかりと定まれば、「在宅勤務」「モバイルワーク」「社外ワークスペース利用」など、どのスタイルを選ぶべきかが見えてくるでしょう。ここではリモートワークの導入を成功させるための手順をご紹介します。

1.リモートワークの全体像を決める

リモートワークを導入する際は、長期的な運用目的を整理してみましょう。子育てや介護など通勤がネックになっている社員が多いのであれば、「在宅勤務」の導入が現実的です。拠点を分散させ、低コストでビジネスの拡大を狙うなら「社外ワークスペース」としてサテライトオフィスやスポットオフィスの開設を検討するのもよいでしょう。

外回りをする社員であれば、オフィスに縛られることなく柔軟に動ける「モバイルワーク」を選択すれば業務効率アップが期待できます。

2.リモートワークを導入する部署・業務・人員を決める

リモートワークの導入は、「試験的な導入」から始め、「一部本格導入」「本格導入の拡大」というステップで進めるとよいでしょう。

まずは「試験導入」で誰をリモートワークの対象にするか決めなければなりません。個人的な家庭の事情にフォーカスするより、業務単位で導入しやすいセクションを決め、まとめて導入するほうが簡単です。この段階で「一部本格導入」「本格導入拡大」時に対象とする人員も決めておくと、先を見越したシステムの選定が容易になります。

3.リモートワークに即したルールを作る

リモートワークでは社員の顔が見えないため、どのように業務に取り組んでいるのか分かりづらくなります。自己管理ができずに生産性が落ちてしまう社員もいれば、働き過ぎてしまう社員もいるため、明確なルールが必要です。就業規則や評価制度はリモートワークに即した新しいものに作り替えなければなりません。

また、セキュリティに関するルールづくりは必須です。ITに強い社員ばかりではないかもしれません。チェックリストを作成するなどし、分かりやすい方法で周知徹底することが大切です。

4.試験導入を行う

必要なリモートワーク環境とルールづくりが済んだら、試験導入を開始します。リモートワーカーとオフィスワーカーは異なる環境で協働しなければならないため、互いにやりにくさを感じるかもしれません。

コミュニケーションの取り方や業務の手順を調整するなど、リモートワーカーとオフィスワーカーの不平等感をなくす取り組みが必要です。微調整を加えながら、新しいスタイルの働き方に企業全体で順応していかなければなりません。

5.問題点と解決策を洗い出す

試験導入で一定期間が過ぎたら、問題点を洗い出す必要があります。アンケートやヒアリングなどを行い、率直な意見をくみ取っていかなければなりません。リモートワーカーとオフィスワーカーを混ぜたグループでのヒアリングも有効です。

問題点がはっきりしてきたら、解決策を考え、本格導入に向けてシステムを再構築しなければならないでしょう。就業ルールや管理・評価制度、業務手順などを細かく見直す必要があるかもしれません。

6.リモートワークの導入計画を策定する

いよいよ本格導入となります。リモートワークに必要な備品やシステムの整備、セキュリティや新たな就業ルールに関する社員への説明会・研修など、やることはたくさんあります。「いつ」「何を」「誰に」「どのように」行うか、明確な計画書を作成しましょう。

テレワークの一部本格導入にあたっては、マネジメント層が積極的にテレワークを行うことで、導入への理解を広げられます。社員が感じるやりにくさも体感できるため、より実態に即したシステムづくりができるでしょう。

リモートワーク導入を成功させるポイント

リモートワークは企業の規模、業種、目的などによって細かな導入プロセスに違いがあります。しかし、リモートワークを成功させるために押さえておくべきポイントは同じです。幸いなことに、すでに多くの企業がリモートワークを導入しており、課題も見えてきました。それらを踏まえ、リモートワークを成功させる3つのポイントをご紹介します。

セキュリティ対策を徹底する

リモートワーク導入にあたっては、新たな通信環境やITツールを整備しなければなりません。企業としてコストを気にするのは当然です。しかし、コストだけで選ぶと、安全性に疑問のあるシステムを導入してしまうかもしれません。

リモートワークの導入に当たっては、「信頼できる業者から、安全性の高いシステムを導入する」ことが必須といえます。また、社員へのセキュリティ教育も欠かせません。ビジネス上の情報をしっかりと守る環境づくりが、リモートワーク成功の鍵です。

定期的に見直しを行う

本格導入に入った後も、定期的な見直しは不可欠です。「在宅勤務をメインにしていたが、サテライトオフィスを開設して積極的に利用するスタイルへと転換する」など、リモートワークの目的や形が変わる可能性もあります。ルールやシステムを柔軟に変更していくことで、より働きやすく、効率的なビジネス環境へと進化させられるでしょう。

通信環境や設備を選ぶ場合には、将来的な仕様変更にも対応できるものが最適です。同じ業者から一括してシステム・ツールを導入しておくと、変更時の調整も一括してできるため手間がかかりません。

コミュニケーション不足を補う方法を考える

リモートワークにはさまざまなメリットがあります。しかし、「物理的に距離が離れているためスムーズにコミュニケーションが取れない」「顔が見えない」という点がウィークポイントです。チームとして行う業務も多いため、コミュニケーション不足を補わなければなりません。

チャットやZoomなど、コミュニケーションツールを上手に使って意思の疎通を図っている企業は多くあります。ツールを導入するだけでなく、雑談を推奨するなど、コミュニケーションを活発化させるための工夫も必要です。

リモートワーク導入についてのQ&A

Q.リモートワーク導入費用を抑えるにはどうしたらよい?

A.リモートワーク導入の費用を抑えるには、試験導入期間に必要な設備・システムをきちんと見極めることが必要です。最初は必要最低限のシステムを整備し、その後オプションを増やしていけるようなサービスなら、運用しながら柔軟に対応できます。

また助成金を活用すると、費用をかなり抑えられるでしょう。政府はリモートワークを推奨しており、さまざまな省庁や都道府県がリモートワーク導入に助成金を出しています。

内容は、リモートワーク機器導入やサテライトオフィス開設にかかる費用の助成、建物賃借料の助成などです。新たなオフィス開設への助成がサテライトオフィスに適用されるものもあります。

Q.リモートワークが可能な業務とは?

A.リモートワークは直接物をやり取りしない業務に適した働き方です。パソコン業務の場合は、ほぼ全ての業種でリモートワークが実現できるでしょう。

人と対面する職業であっても、ビデオ会議システムなどコミュニケーションツールを使うことで対応できます。新型コロナウイルス感染を気にする方も多いため、リモートワークのほうがかえって喜ばれるかもしれません。

週2日出勤など、一部リモートワークという形が現実的な場合もあります。自社に適したスタイルでの導入がポイントといえるでしょう。

Q.リモートワークにも労災は適用されるの?

A.労災認定の要件をクリアしていれば、リモートワークであっても労災は適用されます。労災認定の要件は「業務遂行性」と「業務起因性」です。簡単に言うと、「仕事をしているとき」または「仕事のせいで」けが・病気・死亡が生じた場合に労災が適用されるといえるでしょう。

リモートワーク中のけがは「仕事をしているとき」ですので、労災要件に当たります。ただし、昼食休憩中や仕事の合間に家事をしているときには適用されません。在宅勤務で家族から新型コロナウイルスに感染した場合にも、適用は難しいようです。

リモートワークに役立つイッツコムのツール活用例

イッツコムはリモートワークに役立つさまざまなサービスを提供しています。通信環境とITツールの一括導入をご検討の際はぜひご相談ください。イッツコムの提供する「モバイル閉域接続」とITツール「box」「Zoom」がリモートワークに適している理由を、活用例とともにご紹介します。

どんなリモートワークもモバイル閉域接続で安心!

モバイル閉域接続は、安全な閉域網経由で社内ネットワークに接続するシステムです。セキュリティリスクの高いインターネットは使用しません。専用SIMを使ってアクセスできるため、在宅勤務はもちろん、モバイルワークやサテライトオフィスでも使用できます。

在宅勤務中心で導入したリモートワークが、サテライトオフィス開設へと規模を拡大することもあるでしょう。イッツコムならリモートワークのスタイルが変わっても通信環境を変える必要がありません。データ容量はグループシェアできるため、リモートワークを行う人数が増えた場合にもコストを抑えられます。

boxとZoomで情報共有もスムーズに

情報共有ツール「box」とコミュニケーションツール「Zoom」とセットで導入することで、チームプロジェクトをスムーズに進行できます。容量無制限のオンラインストレージを利用できるboxは、多くの政府機関や金融機関でも使われている安全性の高いツールです。

boxを使えば、社内・社外問わずプロジェクトに関わる全ての人が、それぞれに与えられた権限の範囲内で情報にアクセス・実行できます。box上で作業指示もできる他、Zoomを併用してより密にコミュニケーションを取りながら作業が可能です。

プロジェクトの進捗状況は可視化されるため、メールなど他のコミュニケーションツールでいちいち確認する必要はありません。

まとめ

リモートワーク導入を成功させるためには、目的を見極め、安全で快適なリモートワーク環境を整備することが必要です。イッツコムなら通信環境とITツールを一括導入できます。テレワークのスタイルが変化したり規模が拡大したりした場合にも、拡張性の高いイッツコムのサービスなら対応可能です。

安全性はもちろん、導入の手軽さや使いやすさなど、テレワーク導入という大仕事をスムーズに進めるサービスをご提供しています。テレワークの導入をお考えなら、ぜひイッツコムにご相談ください。