テレワーク導入のポイントは？導入ステップや助成金・ガイドラインも

テレワーク導入は、従業員にとってはワークライフバランスの向上、企業にとっては魅力的な職場作りによる人材不足解消などの効果を期待できます。導入に当たってはICTツールの整備が必須です。これから導入する企業は各種助成金やガイドラインなども活用しましょう。

そこでこの記事では、テレワーク導入のメリットやプロセス、成功のポイントについて紹介します。

テレワーク導入率と主な導入目的

テレワークは2020年4月の緊急事態宣言発令を受け、一気に導入が加速しました。その後も緊急事態宣言の発令・解除の影響を受け導入率は変動しており、実際のところ現在どれほどの企業がテレワークを導入しているかは分かりにくいかもしれません。まずは2023年のテレワーク導入率や、コロナ禍以後のテレワーク導入目的を見ていきましょう。

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2023年のテレワーク導入率

東京都労働産業局の統計によると、都内企業（従業員30人以上）のテレワーク実施率は新型コロナウイルス感染症の世界的感染拡大を受け急激に拡大し、2021年の緊急事態宣言期間に65.0%にまで達しました。

2023年5月に新型コロナウイルス感染症が5類感染症に移行したことを受け、5月の実施率は44.0%まで低下したものの、8月には45.3%まで微増しています。

企業規模が大きいほどテレワーク実施率は高く、従業員300人以上の企業は66.7%が実施中です。実施回数が週3回以上の企業は44.2%を占め、終日のテレワークではなく半日・時間単位の「テレハーフ」を活用する企業は22.8%となっています。

企業のテレワーク実施率は減少傾向にありますが、従業員のテレワーク継続希望意向はむしろ高まっており、柔軟な働き方の選択肢としては依然重要です。

（参考:『テレワーク実施率調査結果 8月｜東京都産業労働局』）

コロナ禍以後のテレワーク導入目的

総務省が2020年（緊急事態宣言発令後）に発表した統計情報によると、テレワークの導入目的は「非常時（地震・台風・大雪・感染症の流行など）の事業継続に備えて」が68.3%と最も高い結果となりました。導入目的2位~5位は以下の通りです。

・「勤務者の移動時間の短縮・混雑回避」43.1%
・「業務の効率性（生産性）の向上」29.7%
・「勤務者のワークライフバランスの向上」28.4%
・「障害者、高齢者、介護・育児中の社員などへの対応」17.0%

これらの導入理由を挙げる企業はコロナ禍以前から非常に多く、テレワークがBCP（事業継続計画）対策に必須という認識が広まってからも、多くの企業が働き方改革の文脈でテレワークを導入しています。

参考:『令和2年 通信利用動向調査報告書（企業編）｜総務省』

テレワーク導入によりもたらされるメリット

テレワーク導入は長期的に見ればビジネスへの投資と言えます。その理由として、テレワークには社員の通勤がなくなることでストレスが軽減されるなどのメリットだけでなく、ビジネスを成功へと導く企業側へのメリットもあるからです。テレワークがビジネスにどのような効果をもたらすのかが分かれば、企業がどこまでテレワークに投資できるか判断できるでしょう。

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優秀な人材を世界中から採用できる

テレワークでスムーズに業務を進められるようになれば、採用条件を通勤可能な範囲に絞る必要がなくなります。オフィスに出社する必要がないため、遠方に住む優秀な人材はもとより、海外在住者の採用も可能です。

地方採用者の住むエリアにサテライトオフィスを開設し、そこを足掛かりにビジネスを拡大している企業もあります。テレワークは優秀な人材の発掘だけでなく、事業エリアの拡大にもつながる施策であると言えるでしょう。

通勤がネックになる社員を失わずに済む

企業にとって人材は大きな財産です。社員を育てるには時間がかかるものですが、ようやく一人前になったと思ったら、子育てや介護を理由に辞めていくというケースもあります。在宅勤務などテレワークが可能であれば通勤する必要がないため、ライフスタイルが変わっても離職せずに済むケースも多いでしょう。

病気や障害などのために通勤ができない社員に関しても同様です。テレワークを導入して働き方の幅を広げることで、社員に長く働いてもらえます。

不測の事態にもビジネスを継続できる

新型コロナウイルスの影響はビジネスに大きな影響を及ぼしてきました。他にも、自然災害や大規模な交通障害など、ビジネスを取り巻く状況が突然変化してしまうことがあります。全ての業務をオフィスに集中させていると、オフィスにダメージが及んだ場合、ビジネスはストップしてしまうでしょう。

テレワークによってオフィス外でも業務を進められる環境が整っていれば、オフィスが使えなくなってもビジネスを中断せずに済みます。不測の事態がビジネスチャンスになることさえあるでしょう。

【関連記事：BCP対策とは？必要性やメリット、運用のポイントを徹底解説】

業務のパフォーマンスが向上する

テレワークを導入すると、社員は通勤ストレスから解放されます。オフィスへの往復に時間をかける必要もないため、時間を有効に活用できるでしょう。気分転換やリフレッシュがしやすいため、モチベーションを保ちながら業務をこなすことも容易です。

このような職場環境の変化は、業務パフォーマンスにもプラスの影響を与えます。テレワークの効果として「業務の効率が上がった」「新たなビジネスのヒントを得られた」と感じる方も少なくありません。

コスト削減になる

テレワークを導入するとオフィスで働く人員を大幅に減らせます。そのため、オフィスに必要なスペース、設備、システムも縮小できるでしょう。かなりのコスト削減が可能です。

大部分の業務をテレワークで行えるようになると、通勤しやすい立地である必要性がなくなります。大都市の中心部から、賃料の安いエリアへとオフィスを移転できることも可能でしょう。

また、テレワークを導入すると業務におけるペーパーレス化も進み、印刷代や文房具代も減らせます。他にも交通費や残業代など、さまざまなコスト削減が期待できるでしょう。

社員も満足、企業イメージもアップ

柔軟な働き方を可能にするテレワークは、オフィスで働く社員にも恩恵を与えます。社外でもスムーズに業務を進められるようにシステムを整えることは、社内で働く社員の働きやすさにもつながるからです。

テレワーク導入で空いたスペースを、社員がくつろげるカフェスペースにするなど、満足度を高める手段として活用している企業もあります。企業のイメージアップもメリットの1つです。テレワークを導入している企業は、「働きやすい」「社員への配慮がある」と高評価を得られる傾向にあります。

テレワーク導入に必要な環境整備

テレワーク導入には費用がかかります。必要不可欠な初期投資ですが、できるだけコストを抑えたいというのが企業側の本音でしょう。テレワーク導入に最低限必要なものは、「テレワーカーの執務環境」「リモートアクセスサービス」「ICTツール」の3つです。以下で、それぞれについて具体的に解説します。

テレワーカーの執務環境

テレワークには「在宅勤務」「モバイルワーク」「サテライトオフィス勤務」という3つのスタイルがあります。どのスタイルで導入する場合にも、PCやスマホなどが必要となるでしょう。場合によっては、コミュニケーションツールの利用に必要なWebカメラやルーターなどのWi-Fi環境も整備しなければいけません。

これらのハードウェアは会社が貸与する、または社員の私物を使うという方法があります。BYOD（私物の業務利用）は、新たな機器購入やトレーニングが不要でコスト面のメリットは大きい一方、マルウェア感染などのセキュリティリスクも増大しかねない方法です。私物を利用する場合には、セキュリティに関する厳格なルール作りと社員への周知が欠かせません。

また在宅勤務者に対しては、机・椅子・照明設備・空調などを整備するための補助金・手当も検討しましょう。健康管理のために、「VDT作業における労働衛生管理のためのガイドライン」（厚生労働省）に留意することも大切です。

【関連記事：BYODとは？メリット・デメリットや導入時の環境整備を分かりやすく解説】

リモートアクセスサービス

社外から社内ネットワークにアクセスするためには、リモートアクセス環境を整備しなければなりません。これにはインターネットVPN、IP-VPNなどさまざまな方法があります。ついつい価格で選んでしまいがちですが、通信環境を選ぶに当たっては、セキュリティレベルをしっかりと確認する必要があります。

インターネットを使ったアクセス方法では、外部からの攻撃を受けやすく、企業を狙ったサイバー攻撃での情報漏えいも日々起きています。大切なのはコストとセキュリティのバランスです。安全性の高いサービスの中から、妥当な価格のものと選ぶとよいでしょう。

各種ICTツール

社外でオフィスと同じように業務をこなすためには、「コミュニケーションツール」「管理ツール」「業務ツール」など、いくつかのICTツールを準備しなければなりません。

「コミュニケーションツール」には、メールやチャットなどテキストでやり取りするものと、Web会議システムなど顔を見ながら会話できるものがあります。「管理ツール」は、スケジュールや勤怠状況、備品の在庫などを確認するためのものです。

「業務ツール」は、オフィスのPCやサーバで現在使用しているものの他に、情報共有やチーム作業を可能にするクラウド型ツールが必要になることもあるでしょう。

テレワークを導入する手順

テレワークを導入する場合には、導入の目的を見極め、それに合わせた段取りをしていかなければなりません。目的がしっかりと定まれば、「在宅勤務」「モバイルワーク」「サテライトオフィス勤務」など、どのスタイルを選ぶべきかが見えてくるでしょう。ここでは、テレワークの導入を成功させるための手順を紹介します。

1.テレワークの全体像を決める

まずは全体指針として、経営層の判断によりテレワークの導入目的や実施形態を決めます。導入目的の例は以下の通りです。

・社員のワークライフバランス向上と離職防止
・企業イメージ向上と人材確保
・感染拡大や災害時の事業継続性の担保

複数の目的があれば優先順位を決め、具体的な制度整備の指針とします。続いて以下のような項目を検討し、テレワーク制度の骨組みを作りましょう。

・テレワークの対象者や対象業務
・1日や1週間当たりのテレワーク実施頻度
・導入形態（在宅勤務・モバイルワーク・サテライトオフィス勤務）

【関連記事：テレワークのメリット・デメリットを一挙解説！課題解決策と成功事例も】

2.テレワークに即したルールを作る

続いて運用中の就業規則に補足する形で、テレワークの就業規則を策定します。基本的な項目は以下の通りです。

・テレワーク勤務を命じることに関する規定
・テレワークの労働時間に関する規定
・通信費や光熱費などの負担に関する規定

労働時間や残業・休日などに関しては、就業規則に取り決めがない限り、テレワーカーであってもコアオフィス勤務者と同様です。フレックスタイム制を導入する場合などは規定を追加しましょう。また勤怠報告の方法や情報管理・端末利用のセキュリティ指針など、ビジネスに支障をきたさないためのルール作り・規定追加も必要です。

【関連記事：在宅勤務導入！ルール設定の必要性や導入の流れ、ポイントを網羅的に解説】

3.テレワーク環境を構築するツールの導入

テレワークはICT環境があって成立するため、ICTツールの導入が必須です。基本的なICTツールには以下のようなものがあります。

・クラウドストレージ
・Web会議システム
・ビジネスチャットやグループウェア
・勤怠管理システム
・電子契約サービス

またアンチウイルスソフトやVPNサービスなど、セキュリティ関連のシステム構築も必須です。利用方法をルール化するなら、必要に応じてテレワーク就業規則に規則を追加しましょう。

4.試験導入を行う

必要なテレワーク環境とルール作りが済んだら、試験導入を開始します。テレワーカーとオフィスワーカーは異なる環境で協働しなければならないため、互いにやりにくさを感じるかもしれません。

コミュニケーションの取り方や業務の手順を調整するなど、テレワーカーとオフィスワーカーの不平等感をなくす取り組みが必要です。微調整を加えながら、新しいスタイルの働き方に企業全体で順応していかなければなりません。

5.問題点と解決策を洗い出す

試験導入で一定期間が過ぎたら、問題点を洗い出す必要があります。アンケートやヒアリングなどを行い、率直な意見をくみ取っていかなければなりません。テレワーカーとオフィスワーカーを混ぜたグループでのヒアリングも有効です。

問題点がはっきりしてきたら、解決策を考え、本格導入に向けてシステムを再構築しなければならないでしょう。就業ルールや管理・評価制度、業務手順などを細かく見直す必要も出てくるでしょう。

【関連記事：テレワークの労務管理はどうすべき？課題解決のコツやツールを解説】

6.テレワークの導入計画を策定する

いよいよ本格導入となります。テレワークに必要な備品やシステムの整備、セキュリティや新たな就業ルールに関する社員への説明会・研修など、やることはたくさんあります。「いつ」「何を」「誰に」「どのように」行うか、明確な計画書を作成しましょう。

テレワークの一部本格導入に当たっては、マネジメント層が積極的にテレワークを行うことで、導入への理解を広げられます。社員が感じるやりにくさも体感できるため、より実態に即したシステム形成ができるでしょう。

テレワーク導入を成功させるポイント

テレワークは企業の規模、業種、目的などによって細かな導入プロセスに違いがあります。しかし、テレワークを成功させるために押さえておくべきポイントは同じです。幸いなことに、すでに多くの企業がテレワークを導入しており、課題も見えてきました。それらを踏まえ、テレワークを成功させる3つのポイントを紹介します。

セキュリティ対策を徹底する

テレワーク導入に当たっては、新たな通信環境やITツールを整備しなければなりません。企業としてコストを気にするのは当然ですが、コストだけで選ぶと、安全性に問題のあるシステムを導入してしまうかもしれません。

テレワークの導入に当たっては、「信頼できる業者から、安全性の高いシステムを導入する」ことが必須と言えます。また、社員へのセキュリティ教育も欠かせません。ビジネス上の情報をしっかりと守る環境作りが、テレワーク成功の鍵です。

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定期的に見直しを行う

本格導入に入った後も、定期的な見直しは不可欠です。「在宅勤務をメインにしていたが、サテライトオフィスを開設して積極的に利用するスタイルへと転換する」など、テレワークの目的や形が変わる可能性もあります。ルールやシステムを柔軟に変更していくことで、より働きやすく、効率的なビジネス環境へと進化させられるでしょう。

通信環境や設備を選ぶ場合には、将来的な仕様変更にも対応できるものが最適です。同じ業者から一括してシステム・ツールを導入しておくと、変更時の調整も一括してできるため手間がかかりません。

コミュニケーション不足を補う方法を考える

テレワークにはさまざまなメリットがあります。しかし、「物理的に距離が離れているためスムーズにコミュニケーションが取れない」「顔が見えない」という点がウィークポイントです。チームとして行う業務も多いため、コミュニケーション不足を補わなければなりません。

チャットやWeb会議システム「Zoom」など、コミュニケーションツールを上手に使って意思の疎通を図っている企業は多くあります。ツールを導入するだけでなく、雑談を推奨するなど、コミュニケーションを活発化させるための工夫も必要です。

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ICTツール活用によるペーパーレス化の推進

テレワーカーはオフィスから離れた場所で仕事をするため、郵送や出社が伴う紙資料に依存した業務スタイルはテレワークにマッチしません。テレワーク導入によって業務効率化や生産性向上を求めるなら、紙ではなく電子データによって情報を共有・活用するスタイル、つまりペーパーレス化が求められます。

Web会議システムもペーパーレス化に効果的ですが、最もクリティカルなソリューションはクラウド型のファイル共有システムを導入することです。データ保存・活用のプラットフォームをクラウドに移行することで、自然にペーパーレス化が推進できます。

また、電子契約サービスを利用すれば稟議・承認のプロセスも電子化でき、紙の必要性を最小限に抑えられるでしょう。

【関連記事：データ共有の方法を徹底解説！クラウドストレージがおすすめの理由とは？】

クラウド型のICTツールを活用する

テレワーク導入に当たってはWeb会議システムやファイル共有システム、勤怠管理システムなど、複数のICTツールの導入が必須です。仮にこれらのシステムがオンプレミス型（自社構築・自社運用）なら、コスト面や管理面に懸念が生じる上、テレワーカーとのやり取りに支障が生じます。

そこで重要なのは、オンプレミス型ではなくクラウド型のICTツールを導入することです。クラウド型はサーバ管理をサービス事業者側で実施し、ユーザーは専用アプリからシステムの本体にアクセスします。クラウド型の主なメリットは以下の通りです。

・場所やデバイスを選ばずに利用できる
・資産や保守体制を社内に持つ必要がなく、コスト面・管理面で非常に有利
・災害時のバックアップとして利用できる
・管理不要で24時間365日安定運用でき、可用性が高くなる
・安価な月額料金で強力なセキュリティ基盤を利用できる

【関連記事：クラウドサービスとは？種類・例・メリットや活用のポイントを解説】

テレワーク導入に役立つ助成金制度やガイドライン

政府や自治体はテレワーク導入支援施策を継続しており、これから導入する企業も各種助成金やガイドラインなどを活用できます。またテレワーク月間や表彰制度なども実施しており、優れた取り組みを対外的にアピールすることも可能です。

テレワーク導入で利用できる助成金制度

厚生労働省による「人材確保等支援助成金（テレワークコース）」は、テレワークの新規導入や施行的導入をする企業を対象とした助成金制度です。就業規則・労働協約・労使協定の作成・変更やコンサルティング・研修の他、以下のものにかかる費用も助成対象となっています。

・テレワーク用の端末（PC・スマホ・タブレット）のレンタル・リース
・リモートアクセス・リモートデスクトップサービス
・仮想デスクトップサービス
・クラウドPBXサービス
・Web会議などに用いるコミュニケーションサービス
・ウイルス対策・エンドポイントセキュリティサービス

他にも公益財団法人東京しごと財団による「テレワーク促進助成金」、地方自治体による「ふるさとテレワーク」関連の助成金制度など、さまざまな制度で金銭的補助を受けられます。制度によって申請の要件や期限が異なるため、利用できるものがあるかチェックしてみましょう。

テレワーク導入の指針となるガイドライン

総務省や厚生労働省は、テレワーク導入や労務管理、ICTツール活用やセキュリティ対策などに役立つ複数のガイドラインを公開しています。在宅勤務やサテライトオフィス勤務など実施形態別の指針も得られるため、導入時に参考にしましょう。主なガイドラインは以下の通りです。

【総務省】
・働き方改革のためのテレワーク導入モデル
・テレワークセキュリティガイドライン
・中小企業等担当者向けテレワークセキュリティの手引き（チェックリスト）

【厚生労働省】
・テレワークの適切な導入及び実施の推進のためのガイドライン
・テレワークではじめる働き方改革
・テレワークモデル就業規則
・テレワーク導入のための労務管理等Q&A集

その他のテレワーク推進施策

他にも政府は、さまざまな施策でテレワーク活用を推進しています。例えばICTや労務管理について総合的に相談・コンサルティングを受け付ける「テレワーク・ワンストップ・サポート事業」、「テレワーク月間」の参加企業・団体に対するセミナーや表彰イベントなどです。

また以下の表彰制度により、テレワークの十分な実績や他社の模範となる取り組みを行った企業・団体を表彰し、広く社会に発信しています。

・総務省：テレワークトップランナー
・厚生労働省：テレワーク推進企業等厚生労働大臣表彰（輝くテレワーク大賞）
・内閣府地方創生推進室：地方創生テレワークアワード

テレワーク導入に必要なICTツール整備はイッツコム！

イッツコムは容量無制限の「Box」による効率的なコンテンツマネジメントや、「Zoom」によるWeb会議システムとビジネスチャットの一本化をサポートできます。テレワーク導入の成功に必須となるファイル共有システムやコミュニケーションツールは、イッツコムで一括導入が可能です。

容量無制限の「Box」で効率的なコンテンツマネジメント

テレワーク導入に当たって、オフィスとテレワーカーの間でスムーズにファイル共有ができる仕組み作りは必須です。クラウドストレージはインターネット経由でどこからでもアクセスできるため、ファイルサーバをリモートアクセス環境で運用する手間・コストがかかりません。

容量無制限の「Box」なら、あらゆるファイルを安全に一元管理でき、オンライン共同編集にも対応します。ファイルへのコメント付与や「Box Notes」により、直感的な操作でタスク管理やプロジェクト管理ができることも魅力です。さらに「Box Sign」や「Box Relay」を活用すると、回覧・稟議・契約などのワークフローもBox上で完結できます。

Boxは1,500以上の外部ツールと連携できるため、オフィスとテレワーカーをつなぐ中核的な業務システムとして重宝するでしょう。

「Zoom」でWeb会議システムとビジネスチャットを一本化

テレワークはコミュニケーションの難しさが課題になりやすいため、使いやすいWeb会議システムやビジネスチャットも必須です。

ビジネスシーンで圧倒的シェアを誇る「Zoom」なら、ビデオ通話・画面共有・ホワイトボードなどによる高機能なWeb会議システムとして、また「Zoom Team Chat（チームチャット）」機能によりビジネスチャットとしても活用できます。

ただし無料ライセンスだとミーティングに40分の時間制限があり、40分経過後の連続開催もできません。40分以上のミーティング開催に対応するには、プロ以上の有料ライセンスを取得することが必要です。ホスト（主催者）さえ有料ライセンスユーザーなら、実質無制限（30時間/1回）でミーティングを開催できます。

イッツコムなら日本語サポート込みの有料版Zoomをプロ1ライセンスから契約でき、最小限のコストでテレワーク対応のコミュニケーション環境を提供できるのが強みです。

まとめ

テレワーク導入は、従業員にとってはワークライフバランスの向上、企業にとっては魅力的な職場作りによる人材不足解消などの効果が期待できます。導入に当たってはファイル共有やコミュニケーションに関するICTツールの整備が必須です。政府はさまざまな導入支援施策を展開しており、これから導入する企業も各種助成金制度やガイドラインなどを活用できます。

イッツコムは「Box」や「Zoom」などを提供しており、テレワーク導入に必要なICT環境整備のトータルサポートが可能です。テレワーク導入をお考えなら、ICT環境整備のきめ細やかなサポートができるイッツコムにご相談ください。