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リモートワークの導入方法とは?ICTツール活用で成功に導く秘訣

新型コロナウイルス感染症の影響もあり、日本でもリモートワークの導入が急速に拡大しました。働き方改革の一環として政府も推進していることもあり、リモートワーク導入の検討を始めたという企業も多いのではないでしょうか。

リモートワークを成功させるためには、安全かつ効率的に業務ができるシステムづくりが欠かせません。そこでこの記事では、企業がリモートワークを導入するには、どのように環境を整備すればよいのか、手順や成功のポイントをご紹介します。やるべきことが分かれば、リモートワークをスムーズに導入できるでしょう。

リモートワーク導入率と主な導入目的


リモートワークは2020年4月の緊急事態宣言発令を受け一気に導入が加速しました。その後も緊急事態宣言の発令・解除の影響を受け導入率は変動しており、実際のところ現在どれほどの企業がリモートワークを導入しているかは分かりにくいかもしれません。まずは2021年末のリモートワーク導入率や、コロナ禍以後のテレワーク導入目的を見ていきましょう。

【関連記事】 リモートワークにはメリットがたくさんある?導入事例からしっかり学ぼう!

2021年リモートワーク導入率

2021年11月に内閣府が発表した統計情報によると、同年9月~10月のリモートワーク導入率は32.2%、全国でおおよそ1/3の企業がリモートワーク実施中です。地域別に見ると東京都23区55.2%、地方圏23.5%と温度差はありますが、全国的にリモートワーク導入率は上昇傾向にあります。

企業規模別に見ると社員数1,000人以上の企業で46.7%、社員数2名~29名の企業で20.9%です。企業規模が大きいほどリモートワーク導入率は高くなる傾向にありますが、全てのボリュームで導入率は上昇傾向にあります。

緊急事態宣言解除などの影響で「リモートワークをやめる企業も多い」という声も聞かれますが、大局的に見るとリモートワーク導入企業は増加傾向にあるのが現状です。

参考:『第4回 新型コロナウイルス感染症の影響下における生活意識・行動の変化に関する調査|内閣府』

コロナ禍以後のテレワーク導入目的

総務省が2020年(緊急事態宣言発令後)に発表した統計情報によると、テレワークの導入目的は「非常時(地震・台風・大雪・感染症の流行など)の事業継続に備えて」が68.3%と最も高い結果となりました。導入目的2位~5位は以下の通りです。

・「勤務者の移動時間の短縮・混雑回避」43.1%
・「業務の効率性(生産性)の向上」29.7%
・「勤務者のワークライフバランスの向上」28.4%
・「障害者、高齢者、介護・育児中の社員などへの対応」17.0%

これらの導入理由を挙げる企業はコロナ禍以前から非常に多く、リモートワークがBCP(事業継続計画)対策に必須という認識が広まってからも、多くの企業が働き方改革の文脈でリモートワークを導入しています。

参考:『令和2年 通信利用動向調査報告書(企業編)|総務省』

リモートワーク導入によりもたらされるメリット

リモートワーク導入は長期的に見ればビジネスへの投資と言えます。その理由として、リモートワークには社員の通勤がなくなることでストレスが軽減されるなどのメリットだけでなく、ビジネスを成功へと導く企業側へのメリットもあるからです。リモートワークがビジネスにどのような効果をもたらすのかが分かれば、企業がどこまでリモートワークに投資できるか判断できるでしょう。

優秀な人材を世界中から採用できる

リモートワークでスムーズに業務を進められるようになれば、採用条件を通勤可能な範囲に絞る必要がなくなります。オフィスに出社する必要がないため、遠方に住む優秀な人材はもとより、海外在住者の採用も可能です。

地方採用者の住むエリアにサテライトオフィスを開設し、そこを足掛かりにビジネスを拡大している企業もあります。リモートワークは優秀な人材の発掘だけでなく、事業エリアの拡大にもつながる施策であると言えるでしょう。

通勤がネックになる社員を失わずに済む

企業にとって人材は大きな財産です。社員を育てるには時間がかかるものですが、ようやく一人前になったと思ったら、子育てや介護を理由に辞めていくというケースもあります。在宅勤務などリモートワークが可能であれば通勤する必要がないため、ライフスタイルが変わっても離職せずに済むケースも多いでしょう。

病気や障害などのために通勤ができない社員に関しても同様です。リモートワークを導入して働き方の幅を広げることで、社員に長く働いてもらえます。

不測の事態にもビジネスを継続できる

新型コロナウイルスの影響はビジネスに大きな影響を及ぼしてきました。他にも、自然災害や大規模な交通障害など、ビジネスを取り巻く状況が突然変化してしまうことがあります。全ての業務をオフィスに集中させていると、オフィスにダメージが及んだ場合、ビジネスはストップしてしまうでしょう。

リモートワークによってオフィス外でも業務を進められる環境が整っていれば、オフィスが使えなくなってもビジネスを中断せずに済みます。不測の事態がビジネスチャンスになることさえあるでしょう。

業務のパフォーマンスが向上する

リモートワークを導入すると、社員は通勤ストレスから解放されます。オフィスへの往復に時間をかける必要もないため、時間を有効に活用できるでしょう。気分転換やリフレッシュがしやすいため、モチベーションを保ちながら業務をこなすことも容易です。

このような職場環境の変化は、業務パフォーマンスにもプラスの影響を与えます。リモートワークの効果として「業務の効率が上がった」「新たなビジネスのヒントを得られた」と感じる方も少なくありません。

コスト削減になる

リモートワークを導入するとオフィスで働く人員を大幅に減らせます。そのため、オフィスに必要なスペース、設備、システムも縮小できるでしょう。かなりのコスト削減が可能です。

大部分の業務をリモートワークで行えるようになると、通勤しやすい立地である必要性がなくなります。大都市の中心部から、賃料の安いエリアへとオフィスを移転できることも可能でしょう。

また、リモートワークを導入すると業務におけるペーパーレス化も進み、印刷代や文房具代も減らせます。他にも交通費や残業代など、さまざまなコスト削減が期待できるでしょう。

社員も満足、企業イメージもアップ

柔軟な働き方を可能にするリモートワークは、オフィスで働く社員にも恩恵を与えます。社外でもスムーズに業務を進められるようにシステムを整えることは、社内で働く社員の働きやすさにもつながるからです。

リモートワーク導入で空いたスペースを、社員がくつろげるカフェスペースにするなど、満足度を高める手段として活用している企業もあります。企業のイメージアップもメリットのひとつです。リモートワークを導入している企業は、「働きやすい」「社員への配慮がある」と高評価を得られる傾向にあります。

リモートワーク導入に最低限必要なもの


リモートワーク導入には費用がかかります。必要不可欠な初期投資ですが、できるだけコストを抑えたいというのが企業側の本音でしょう。リモートワーク導入に最低限必要なものは、「通信設備」「通信環境」「ITツール」の3つです。以下で、それぞれについて具体的に解説します。

通信設備

リモートワークには「在宅勤務」「モバイルワーク」「サテライトオフィス勤務」という3つのスタイルがあります。どのスタイルで導入する場合にも、パソコンやスマホなどが必要となるでしょう。場合によっては、コミュニケーションツールの利用に必要なWebカメラやルーターなどのWi-Fi環境も整備しなければいけません。

これらのハードウェアは会社が貸与する、または社員の私物を使うという方法があります。私物の業務利用は、コスト面ではメリットとなりますが、セキュリティの面ではリスクの高い方法です。私物を利用する場合には、セキュリティに関する厳格なルールづくりと社員への周知が欠かせません。

通信環境

社外から社内ネットワークにアクセスするためには、通信環境を整備しなければなりません。これにはインターネットVPN、IP-VPNなどさまざまな方法があります。ついつい価格で選んでしまいがちですが、通信環境を選ぶにあたっては、セキュリティレベルをしっかりと確認する必要があります。

インターネットを使ったアクセス方法では、外部からの攻撃を受けやすく、企業を狙ったサイバー攻撃での情報漏えいも日々起きています。大切なのはコストとセキュリティのバランスです。安全性の高いサービスの中から、妥当な価格のものと選ぶとよいでしょう。

ITツール

社外でオフィスと同じように業務をこなすためには、「コミュニケーションツール」「管理ツール」「業務ツール」など、いくつかのITツールを準備しなければなりません。

「コミュニケーションツール」には、メールやチャットなどテキストでやり取りするものと、ビデオ会議システムなど顔を見ながら会話できるものがあります。「管理ツール」は、スケジュールや勤怠状況、備品の在庫などを確認するためのものです。

「業務ツール」は、オフィスのコンピューターで現在使用しているものの他に、情報共有やチーム作業を可能にするツールが必要になることもあるでしょう。

リモートワークを導入する手順

リモートワークを導入する場合には、導入の目的を見極め、それに合わせた段取りをしていかなければなりません。目的がしっかりと定まれば、「在宅勤務」「モバイルワーク」「サテライトオフィス勤務」など、どのスタイルを選ぶべきかが見えてくるでしょう。ここでは、リモートワークの導入を成功させるための手順をご紹介します。

1.リモートワークの全体像を決める

まずは全体指針として、経営層の判断によりリモートワークの導入目的や実施形態を決めます。導入目的の例は以下の通りです。

・社員のワークライフバランス向上と離職防止
・企業イメージ向上と人材確保
・感染拡大や災害時の事業継続性の担保

複数の目的があれば優先順位を決め、具体的な制度整備の指針とします。続いて以下のような項目を検討し、リモートワーク制度の骨組みを作りましょう。

・リモートワークの対象者や対象業務
・1日や1週間当たりのリモートワーク実施頻度
・導入形態(在宅勤務・モバイルワーク・サテライトオフィス勤務)

2.リモートワークに即したルールを作る

続いて運用中の就業規則に補足する形で、リモートワークの就業規則を策定します。基本的な項目は以下の通りです。

・リモートワーク勤務を命じることに関する規定
・リモートワークの労働時間に関する規定
・通信費や光熱費などの負担に関する規定

労働時間や残業・休日などに関しては、就業規則に取り決めがない限り、リモートワーカーであってもコアオフィス勤務者と同様です。フレックスタイム制を導入する場合などは規定を追加しましょう。また勤怠報告の方法や情報管理・端末利用のセキュリティ指針など、ビジネスに支障をきたさないためのルール作り・規定追加も必要です。

3.リモートワーク環境を構築するツールの導入

リモートワークはICT環境があって成立するため、ICTツールの導入が必須です。基本的なICTツールには以下のようなものがあります。

・クラウドストレージ
・Web会議システム
・ビジネスチャットやグループウェア
・勤怠管理システム
・電子契約サービス

またアンチウイルスソフトやVPNサービスなど、セキュリティ関連のシステム構築も必須です。利用方法をルール化するなら、必要に応じてリモートワーク就業規則に規則を追加しましょう。

4.試験導入を行う

必要なリモートワーク環境とルールづくりが済んだら、試験導入を開始します。リモートワーカーとオフィスワーカーは異なる環境で協働しなければならないため、互いにやりにくさを感じるかもしれません。

コミュニケーションの取り方や業務の手順を調整するなど、リモートワーカーとオフィスワーカーの不平等感をなくす取り組みが必要です。微調整を加えながら、新しいスタイルの働き方に企業全体で順応していかなければなりません。

5.問題点と解決策を洗い出す

試験導入で一定期間が過ぎたら、問題点を洗い出す必要があります。アンケートやヒアリングなどを行い、率直な意見をくみ取っていかなければなりません。リモートワーカーとオフィスワーカーを混ぜたグループでのヒアリングも有効です。

問題点がはっきりしてきたら、解決策を考え、本格導入に向けてシステムを再構築しなければならないでしょう。就業ルールや管理・評価制度、業務手順などを細かく見直す必要も出てくるでしょう。

6.リモートワークの導入計画を策定する

いよいよ本格導入となります。リモートワークに必要な備品やシステムの整備、セキュリティや新たな就業ルールに関する社員への説明会・研修など、やることはたくさんあります。「いつ」「何を」「誰に」「どのように」行うか、明確な計画書を作成しましょう。

テレワークの一部本格導入にあたっては、マネジメント層が積極的にテレワークを行うことで、導入への理解を広げられます。社員が感じるやりにくさも体感できるため、より実態に即したシステムづくりができるでしょう。

リモートワーク導入を成功させるポイント

リモートワークは企業の規模、業種、目的などによって細かな導入プロセスに違いがあります。しかし、リモートワークを成功させるために押さえておくべきポイントは同じです。幸いなことに、すでに多くの企業がリモートワークを導入しており、課題も見えてきました。それらを踏まえ、リモートワークを成功させる3つのポイントをご紹介します。

セキュリティ対策を徹底する

リモートワーク導入にあたっては、新たな通信環境やITツールを整備しなければなりません。企業としてコストを気にするのは当然ですが、コストだけで選ぶと、安全性に問題のあるシステムを導入してしまうかもしれません。

リモートワークの導入に当たっては、「信頼できる業者から、安全性の高いシステムを導入する」ことが必須と言えます。また、社員へのセキュリティ教育も欠かせません。ビジネス上の情報をしっかりと守る環境づくりが、リモートワーク成功の鍵です。

定期的に見直しを行う

本格導入に入った後も、定期的な見直しは不可欠です。「在宅勤務をメインにしていたが、サテライトオフィスを開設して積極的に利用するスタイルへと転換する」など、リモートワークの目的や形が変わる可能性もあります。ルールやシステムを柔軟に変更していくことで、より働きやすく、効率的なビジネス環境へと進化させられるでしょう。

通信環境や設備を選ぶ場合には、将来的な仕様変更にも対応できるものが最適です。同じ業者から一括してシステム・ツールを導入しておくと、変更時の調整も一括してできるため手間がかかりません。

コミュニケーション不足を補う方法を考える

リモートワークにはさまざまなメリットがあります。しかし、「物理的に距離が離れているためスムーズにコミュニケーションが取れない」「顔が見えない」という点がウィークポイントです。チームとして行う業務も多いため、コミュニケーション不足を補わなければなりません。

チャットやWeb会議システム「Zoom」など、コミュニケーションツールを上手に使って意思の疎通を図っている企業は多くあります。ツールを導入するだけでなく、雑談を推奨するなど、コミュニケーションを活発化させるための工夫も必要です。

ICTツール活用によるペーパーレス化の推進

リモートワーカーはオフィスから離れた場所で仕事をするため、郵送や出社が伴う紙資料に依存した業務スタイルはリモートワークにマッチしません。リモートワーク導入によって業務効率化や生産性向上を求めるなら、紙ではなく電子データによって情報を共有・活用するスタイル、つまりペーパーレス化が求められます。

Web会議システムもペーパーレス化に効果的ですが、最もクリティカルなソリューションはクラウド型のファイル共有システムを導入することです。データ保存・活用のプラットフォームをクラウドに移行することで、自然にペーパーレス化が推進できます。

また、電子契約サービスを利用すれば稟議・承認のプロセスも電子化でき、紙の必要性を最小限に抑えられるでしょう。

クラウド型のICTツールを活用する

リモートワーク導入に当たってはWeb会議システムやファイル共有システム、勤怠管理システムなど、複数のICTツールの導入が必須です。仮にこれらのシステムがオンプレミス型(自社構築・自社運用)なら、コスト面や管理面に懸念が生じる上、リモートワーカーとのやり取りに支障が生じます。

そこで重要なのは、オンプレミス型ではなくクラウド型のICTツールを導入することです。クラウド型はサーバー管理をサービス事業者側で実施し、ユーザーは専用アプリからシステムの本体にアクセスします。クラウド型の主なメリットは以下の通りです。

・場所やデバイスを選ばずに利用できる
・資産や保守体制を社内に持つ必要がなく、コスト面・管理面で非常に有利
・災害時のバックアップとして利用できる
・管理不要で24時間365日安定運用でき、可用性が高くなる
・安価な月額料金で強力なセキュリティ基盤を利用できる

リモートワーク導入についてのQ&A

Q.リモートワーク導入費用を抑えるにはどうしたらよい?

A.リモートワーク導入の費用を抑えるには、試験導入期間に必要な設備・システムをきちんと見極めることが必要です。最初は必要最低限のシステムを整備し、その後オプションを増やしていけるようなサービスなら、運用しながら柔軟に対応できます。

また助成金を活用すると、費用をかなり抑えられるでしょう。政府はリモートワークを推奨しており、さまざまな省庁や都道府県がリモートワーク導入に助成金を出しています。

内容は、リモートワーク機器導入やサテライトオフィス開設にかかる費用の助成、建物賃借料の助成などです。新たなオフィス開設への助成がサテライトオフィスに適用されるものもあります。

参考: 『一般社団法人日本テレワーク協会|テレワークに関する助成、補助』

Q.リモートワークが可能な業務とは?

A.リモートワークは直接物をやり取りしない業務に適した働き方です。パソコン業務の場合は、ほぼ全ての業種でリモートワークが実現できるでしょう。

人と対面する職業であっても、ビデオ会議システムなどコミュニケーションツールを使うことで対応できます。新型コロナウイルス感染を気にする方も多いため、リモートワークのほうがかえって喜ばれるかもしれません。

週2日出勤など、一部リモートワークという形が現実的な場合もあります。自社に適したスタイルでの導入がポイントと言えるでしょう。

Q.リモートワークにも労災は適用されるの?

A.労災認定の要件をクリアしていれば、リモートワークであっても労災は適用されます。労災認定の要件は「業務遂行性」と「業務起因性」です。簡単に言うと、「仕事をしているとき」または「仕事のせいで」けが・病気・死亡が生じた場合に労災が適用されると言えるでしょう。

リモートワーク中のけがは「仕事をしているとき」ですので、労災要件に当たります。ただし、昼食休憩中や仕事の合間に家事をしているときには適用されません。在宅勤務で家族から新型コロナウイルスに感染した場合は、労災の対象とならない可能性が高いようです。

リモートワーク導入時のICT環境整備はイッツコム!

リモートワークの導入に当たってはクラウド型のファイル共有システムやWeb会議システム、ネットワークセキュリティのソリューションが必須です。イッツコムが提供する「Box」「Zoom」「モバイル閉域接続」を導入すれば、これら基本的なICT環境を一括整備できます。

コンテンツのクラウド管理と共有なら Box

リモートワーク環境はスムーズなファイル共有や情報漏えい対策など、リモートワーカーとの情報共有にいくつかの課題があります。そこで導入したいのが、法人向けに開発されたクラウド型コンテンツマネジメントシステム「Box」です。

有料版Boxは容量無制限で、ファイルだけでなくタスクやプロジェクトまで、あらゆるコンテンツを一元管理できます。米国政府に採用されるほど高セキュアで、利用するだけで強力なセキュリティ対策になることも利点です。

さらにファイルのリアルタイム共同編集や、他社サービスでは難しい社外のコラボレータの安全な招待にも対応します。安価な月額料金で利用できる上、1,500以上のアプリと連携できるため、将来的な拡張を予定したスモールスタートにも最適です。

コミュニケーションの課題を一挙解決 Zoom

リモートワーク環境はコミュニケーション不足がさまざまな弊害を生みやすく、社員のモチベーション・業務効率・生産性・帰属意識などに悪影響を及ぼすことも珍しくありません。

そこで導入必須と言えるのが、国内で圧倒的シェアを誇るWeb会議システム「Zoom」です。Zoomは「顔が見えるコミュニケーション」に最適で、オンライン会議だけでなくリモート昼食会や上司・部下の1on1ミーティング、コロナ禍で一般化したオンライン商談にも対応します。

有料版Zoomなら時間制限を気にすることなく利用できる上、ウェビナーアドオンを購入すれば大規模ウェビナーの開催も可能です。有料アカウント登録が必要なのはホスト(主催者)だけなので、導入コストが肥大化することもありません。

また、Zoomには有料版、無料版に関わらず利用できるチャット機能も備わっています。ミーティング中の文字によるチャットだけでなく、普段の業務チャットとしても利用可能です。会議中でも会議の流れを止めずに質問できたり、他の参加者に知られずにチャットしたりすることもできます。会議ツールと業務チャットの統一化により密に連携ができるため、コミュニケーション促進にも役立つでしょう。

セキュリティ対策と通信環境整備の両立 モバイル閉域接続

BoxやZoomは国内外問わず多数の企業が採用する基本的なICTツールで、実際にリモートワークの多くの課題を解決します。ただしリモーワーカーは社外ネットワークからアクセスするため通信経路のセキュリティに課題があり、またリモーワーカーの自宅にはビジネスレベルの通信環境がないケースも珍しくありません。

これらネットワーク関連の課題を一挙解決できるのが、VPNの仕組みを利用したモバイルデータ通信サービス「モバイル閉域接続」です。モバイル閉域接続はPCやスマホに専用SIMを挿入するだけの簡単設定で、ICTツール活用時に自動的に社内LANを経由します。

この仕組みによりリモーワーカーに安全かつ標準化された通信環境を提供可能です。さらに「シェアプラン」を利用すれば複数SIMで通信容量をシェアできるため、週1日・2日程度のリモートワークでもコストの無駄は生じません。

まとめ

リモートワーク導入を成功させるためには、目的を見極め、安全で快適なリモートワーク環境を整備することが必要です。イッツコムなら通信環境とITツールを一括導入できます。テレワークのスタイルが変化したり規模が拡大したりした場合にも、拡張性の高いイッツコムのサービスなら対応可能です。

安全性はもちろん、導入の手軽さや使いやすさなど、テレワーク導入という大仕事をスムーズに進めるサービスをご提供しています。テレワークの導入をお考えなら、ぜひイッツコムにご相談ください。