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社用携帯は導入すべき?必要性やメリット、導入ノウハウを分かりやすく解説

テレワーク導入やWebサービス利用拡大の流れの中、社用携帯の導入について理解を深めたい企業担当の方もいるのではないでしょうか。

社用携帯が求められる背景や有用性、運用管理やセキュリティ対策の取り組みについて知ることで、社用携帯の安全な導入方法が理解できます。社用携帯とICTツールの組み合わせにも目を向け、デジタル化するビジネスへ対応しましょう。

そこでこの記事では、社用携帯を導入する必要性やメリット、デメリットを払拭しメリットを享受するポイントについてご紹介します。

社用携帯を導入する必要性


スマホ・Webサービスの一般化やテレワークの浸透により、日常生活だけでなくビジネスにおいてもスマホ利用が常識化しつつあります。デジタル化の進展を受け、企業ではICT(情報通信技術)環境の拡充が急務となっており、社用携帯の導入も重要性が増している状況です。まずは社用携帯を導入する必要性を見ていきましょう。

スマホ利用の浸透による社用携帯の普及

総務省が公表した情報通信白書によると、スマホの世帯保有率は年々増加しており、2020年時点で89.4%にも上ります。またインターネット利用率は83.4%、利用端末別でみるとスマホによるインターネット利用率が68.3%と最も多く、PCやタブレットを上回っている状況です。

この流れを受けて各サービス事業者はスマホ利用を前提としたサービスを拡充しており、多くの企業は各種クラウドサービスなど、さまざまなWebサービスをスマホから利用しています。特にテレワーク環境ではスマホとICTツールの組み合わせは重要です。

(参考: 『令和3年版 情報通信白書|総務省』)

社用携帯でデジタル化の恩恵を享受

コロナ禍の影響を受けて社会のデジタル化は加速していますが、デジタル化に慎重な見方をする向きもあります。総務省が公表した情報通信白書によると、「世の中でデジタル化が進んでいないと思う理由」を訪ねたところ、回答の上位5件は以下のようになりました。

1.「情報セキュリティやプライバシー漏えいへの不安」52.2%
2.「利用する人のリテラシーが不足しているから」44.2%
3.「デジタルでの業務利活用が不十分」36.7%
4.「通信インフラが不十分」35.5%
5.「情報端末が十分に行きわたっていない」34.0%

デジタル化の進展による恩恵を享受するには、企業側がセキュリティ・プライバシーを管理し、適切な情報通信環境を整えることが求められます。この一環として、社用携帯の支給・貸与や運用体制の整備が重要です。

(参考: 『令和3年版 情報通信白書|総務省』

社用携帯を導入する6つのメリット


社用携帯を導入することには以下のようなメリットがあります。

・クライアントの信用獲得
・社員のプライバシー保護
・情報漏えいリスクの低減
・スムーズなデータ活用
・退職・紛失時の情報管理
・事務処理の効率化やコスト削減

ここからは、社用携帯を導入する必要性をよりクリアにイメージしていきましょう。

クライアントの信用獲得

社用携帯を支給するメリットのひとつは、クライアントの信用を得られることです。個人携帯を業務利用してクライアントと電話番号を交換する場合、クライアントには「取引の内容を個人携帯に保存される」という緊張が生まれます。

やり取りを続ければスマホで情報共有しますが、個人携帯を私的利用する範囲はクライアントには分かりません。社用携帯であれば「企業側が管理している」という安心感があり、クライアントの信用を得やすくなります。

社員のプライバシー保護

社員のプライバシー保護になることも社用携帯を支給するメリットです。社用携帯を利用すれば仕事上の付き合いで個人の電話番号を教える必要がなく、公私混同を避けられます。

個人携帯へ仕事の電話がかかってこないのでプライベートな時間に緊張する必要もなく、電話番号に紐づいたSNSを盗み見られることもありません。

情報漏えいリスクの低減

セキュリティ対策になることも社用携帯を支給するメリットです。スマホの私的利用をする際、悪意のあるWebサイトやアプリを経由してウイルス感染や不正アクセスの被害に遭い、データを盗み出される場合があります。

私的利用するスマホに社内情報を保存していると、いつ情報漏えいを起こすか分からない点は大きなリスクです。そこで企業がセキュリティソフトや利用範囲を管理する社用携帯を支給し、私的利用・業務利用を明確に区別すれば、情報漏えいリスクを抑えられます。

スムーズなデータ活用

社用携帯を支給するとモバイルデバイスのプラットフォームを統一でき、データ活用に役立つのもメリットです。スマホを業務利用するとさまざまなICTツールを活用しますが、個人携帯は搭載OSやスペックが統一されておらず、業務遂行に支障をきたす場合があります。

「企業が整備したICTツールを使うモバイルデバイス」としての社用携帯を支給することで、データ活用のトラブルを抑え、業務効率化や生産性向上が可能です。

退職・紛失時の情報管理

情報管理に役立つのも社用携帯を支給するメリットです。業務利用するスマホには社内情報が蓄積されますが、個人携帯を業務利用すると社員の退職時に後処理が困難になります。企業が管理する社用携帯を使用することで、情報漏えいリスクの低減やスムーズな引き継ぎが可能です。

またMDM(Mobile Device Management)と呼ばれるソフトを用いれば、遠隔操作によるロックやデータ消去にも対応し、紛失時の情報漏えいリスクも抑えられます。

事務処理の効率化やコスト削減

事務処理の効率化やコスト削減に役立つのも社用携帯を支給するメリットです。個人携帯を業務利用すると私用・業務利用の線引きがあいまいになり、通信費の申請や経理のチェックなどに手間がかかります。社用携帯であればこういったムダな業務とは無縁です。

また法人向けスマホや法人向けSIMは個人向けのものより低コストである場合が多く、利用台数が多いほど大きなコスト削減効果を得られます。

社用携帯を導入する際の注意点


社用携帯の導入にはさまざまなメリットがある一方、以下のような注意点もあります。

・安全かどうかは社用携帯の使い方次第
・トータルコストが高くなる場合も

このようなリスクも想定して、対策を検討しましょう。

安全かどうかは社用携帯の使い方次第

社用携帯を支給すると、社員は企業の目が届かない場所でデバイスを操作します。社員によってはITリテラシーやセキュリティ意識が低い場合もあり、特にこれまで社用携帯を使ったことがない社員は、個人利用のスマホと同じ感覚で操作しがちです。

公私混同して私的利用することも考えられ、企業側の適切な管理・教育がなければセキュリティリスクの増大を招く場合もあります。

トータルコストが高くなる場合も

法人向けのスマホ・SIMは個人向けのものより割安な料金プランとなっているのが一般的ですが、導入に当たっては初期費用が必要です。また一部社員が業務とは無関係なデータ通信をし過ぎたり、置き忘れなどでデバイスを紛失したりすると、ランニングコストが高くなる場合もあります。

社用携帯の導入時に押さえるべき5つのポイント


社用携帯の導入時には以下のポイントを押さえることが大切です。

・トータルコストを把握する
・セキュリティポリシーを策定する
・セキュリティ教育を実施する
・保守管理体制を整える
・データをクラウド管理する

特に問題になりやすい私的利用や情報漏えいはしっかりと対策しましょう。

トータルコストを把握する

社用携帯のコストを把握しておけば、定量的・定性的な導入効果を見極めやすくなります。まずは社用携帯が必要な部署や利用範囲を明確化し、コストを把握しましょう。法人向けスマホ・SIMの料金表と照らし合わせ、以下のような点からおおよそのコストを算出します。

・利用台数
・サービスの料金プラン
・故障紛失時のサポート内容
・テレワークの実施頻度
・Webサービスの利用頻度

セキュリティポリシーを策定する

社用携帯を支給するとセキュリティ対策の必要性が高まるので、社用携帯に関するセキュリティポリシーを策定することも大切です。例えば「スマートデバイス利用規定」として以下のような項目について運用ルールを定め、セキュリティ対策の指針を示します。

・私的利用の禁止
・社用携帯の利用者制限
・インストールするアプリの制限
・セキュリティソフトの利用方法
・Webブラウザやメーラーの利用方法
・ICTツールの利用方法
・ネットワークの利用方法

これらは基本的にセキュリティインシデントの予防策ですが、ウイルスに感染した際の対処方法など、問題が起こった場合に何をすべきかも規定しましょう。

セキュリティ教育を実施する

セキュリティポリシーには違反時の罰則を規定することもできますが、ポリシーが守られるかどうかは社員の自主性次第なので、セキュリティ教育を実施することも重要です。

セキュリティ対策の必要性や想定されるセキュリティインシデントを周知し、必要なアクションが取れることを確かめましょう。テレワーク環境で研修の実施が難しい場合、Web会議システムを用いたオンライン研修が効果的です。

保守管理体制を整える

セキュリティポリシーを順守するためには、セキュリティ教育を実施するとともに、企業側で保守管理体制を整えることも大切です。

例えばMDMを用いれば、アプリのバージョン統一やインストール制限、遠隔操作によるロックやデータ消去に対応できます。VPN環境を構築してインターネット接続の際に社内LANを経由させ、ファイアウォールなどの社内セキュリティシステムを適用することも効果的です。

データをクラウド管理する

情報漏えいが問題になりやすいのは、社用携帯に社内情報をダウンロード・保存する場合です。顧客情報やプロジェクトの内容が漏えいすると、信用失墜や株価下落などの大きなダメージを被ることもあります。

そこで効果的なのが、データをクラウド管理することです。クラウドストレージなどのクラウドサービスを利用すれば、データは常にセキュアなクラウド上で保存・管理でき、社用携帯にはクライアントアプリをインストールするだけで済みます。

イッツコムのサービスで社用携帯の導入を安全かつ低コストに!


社用携帯は法人データSIMを利用することでトータルコストを抑えられます。またセキュリティ対策も必須です。イッツコムが提供する「法人データSIM」や「モバイル閉域接続」と「Box」を組み合わせ、安全かつ低コストに社用携帯を導入しましょう。

複数デバイスをまとめて精算「法人データSIM」

社用携帯を支給すると、各メンバーの利用時間・データ通信量がばらばらで、トータルコストが高くなってしまう場合もあります。

そこで導入したいのが、安心のNTTドコモ回線を利用できる、イッツコムの法人データSIMです。個人向けプランと大きく違う点は「シェアプラン」を選択できることで、複数メンバーでデータ容量をシェアしてトータルコストを抑えられます。

SIMカードはスマホだけでなくタブレットやPC、SIM対応のPOSレジや監視カメラにも挿入できるため、通信手段をひとつのサービスにまとめられるのも利点です。なお、SIMカードとモバイルWi-Fiルーターを組み合わせた契約もできます。

データSIMと閉域網接続を一括導入「モバイル閉域接続」

社用携帯の支給に合わせ、セキュリティ対策にVPN環境を構築する企業は珍しくありません。しかしVPNは構築・設定・運用の手間がかかり、ネットワークやサーバー関連の専門知識を要します。

そこで導入したいのが、イッツコムの法人データSIMと閉域網接続の仕組みを組み合わせた「モバイル閉域接続」です。社用携帯などに専用SIMを挿入するだけで設定は完了するので、面倒な手間や専門知識不要で導入・運用できます。

社内LANへの接続にはNTTドコモ網・イッツコム網による閉域網を経由するため、通信内容がインターネットに漏えいすることはありません。インターネット接続の際は社内LANを経由するので、トラフィック制御や社内セキュリティポリシーの標準化にも役立ちます。なお、モバイル閉域接続も「シェアプラン」を利用可能です。

安全かつ低コストにデータをクラウド管理「Box」

社用携帯に社内情報を蓄積していくとセキュリティリスクが増大するため、データのクラウド管理が求められます。そこで導入したいのが、世界最高峰のセキュリティ基盤を誇るクラウド型コンテンツマネジメントシステム「Box」です。

有料版Boxは容量無制限のクラウドストレージとして利用でき、情報共有のハブとして活用できます。プレビュー機能を活用すればスマホに専用ソフトが入っていなくても、WordやPowerPoint、PDF、動画ファイルなどの各種コンテンツの中身をBoxアプリ上で閲覧可能です。データのダウンロードが不要なので社用携帯へのデータ保存を最小限に抑えられると同時に情報の流出を防ぐことにも繋がります。

またユーザー管理・データ管理・サーバー管理などあらゆる面で高セキュアのうえ、利用するだけで強力なセキュリティ対策になり、セキュリティ対策費を大幅に削減できます。

まとめ


ビジネスのデジタル化に伴い、社用携帯とICTツールを組み合わせる必要性が増しています。社用携帯で問題になりやすいのは情報漏えいなので、セキュリティポリシーの策定・順守やセキュアなクラウドストレージの導入により、万全なセキュリティ体制を整えましょう。

イッツコムが提供する法人データSIMやモバイル閉域接続とBoxを組み合わせれば、安全かつ低コストに社用携帯を導入できます。社用携帯とICTツールによるビジネスの加速をお求めなら、複数サービスの組み合わせで不安を払拭できるイッツコムにご相談ください。